איך כותבים הצהרת בעיה?

תאר את מצב העניינים "האידיאלי". ישנן המון דרכים שונות לכתוב הצהרת בעיה - מקורות מסוימים ימליצו לקפוץ ישר לבעיה עצמה, בעוד שאחרים ממליצים לספק הקשר רקע תחילה כדי שהבעיה (והפתרון שלה) יהיו קלים יותר להבנה עבור הקורא. אם אי פעם לא בטוח כיצד להתחיל, בחר באפשרות השנייה. אמנם תמציתיות היא משהו שכל כתיבה מעשית צריכה לשאוף אליו, אבל חשוב עוד יותר להיות מובנים היטב. התחל בתיאור כיצד הדברים צריכים לעבוד. לפני שאתה בכלל מזכיר את הבעיה שלך, הסביר בכמה משפטים איך הדברים יהיו אם הבעיה לא הייתה קיימת.

• למשל, נניח שאתה עובד בחברת תעופה מרכזית ושמת לב שהדרך בה הנוסעים עולים למטוסים שלך היא שימוש לא יעיל בזמן ובמשאבים. במקרה זה, אתה יכול להתחיל את הצהרת הבעיה שלך בתיאור מצב אידיאלי שבו מערכת העלייה למטוס אינה יעילה שהחברה צריכה לירות אליה, כך: "פרוטוקולי העלייה למטוס המשמשים את איי.בי.סי איירליינס צריכים לשאוף להביא את הנוסעים של כל טיסה לסיפון מטוס במהירות וביעילות, כך שהמטוס יכול להמריא בהקדם האפשרי. יש לעלות על אופטימיזציה לתהליך העלייה למטרת יעילות בזמן אך גם להיות פשוט מספיק בכדי שניתן יהיה להבין אותו בקלות על ידי כל הנוסעים. "

הסבירו את הבעיה שלכם. כלשונו של הממציא צ'רלס קטרינג, "בעיה המוצהרת היטב היא בעיה שנפתרה למחצה." אחת המטרות החשובות ביותר (אם לא ההמטרה החשובה ביותר) של כל הצהרת בעיה היא לבטא את הבעיה המופנית לקורא באופן ברור, פשוט וקל להבנה. סיכמו בצורה תמציתית את הבעיה שאתם מתכוונים לפתור - זה חותך את ליבת הנושא באופן מיידי ומציב את המידע החשוב ביותר בהצהרת הבעיה בסמוך לראש, היכן שהוא נראה לעין ביותר. אם זה עתה התחלת מצב "אידיאלי" כפי שהוצע לעיל, ייתכן שתרצה להתחיל את המשפט שלך בניסוחים כמו "עם זאת,..." או "למרבה הצער,..." כדי להראות שהבעיה שזיהית היא מה מונע מהחזון האידיאלי להיות מציאות.

• בואו נגיד שאתם חושבים שפיתחתם מערכת מהירה ויעילה יותר להעלאת הנוסעים למטוסינו מאשר מערכת הישיבה האופיינית ל"קדימה קדמית ". במקרה זה, תוכלו להמשיך במספר משפטים כמו: "עם זאת, מערכת העלייה הנוסעת הנוכחית של חברת התעופה ABC Airline היא שימוש לא יעיל בזמן ומשאבי החברה. על ידי בזבוז שעות עבודה של עובדים, פרוטוקולי העלייה למטוס הופכים את החברה לפחות תחרותית, ועל ידי תרומה לתהליך עלייה למטוס איטי הם יוצרים תדמית מותגית לא טובה. "

הסבר את העלויות הכספיות של הבעיה שלך. זמן קצר לאחר שתציין את הבעיה שלך, תרצה להסביר מדוע זה עניין גדול - הרי לאף אחד אין את הזמן או את המשאבים לנסות לפתור כל בעיה מינורית. בעולם העסקי, כסף הוא כמעט תמיד השורה התחתונה, לכן תרצה לנסות להדגיש את ההשפעה הכספית של הבעיה שלך על החברה או הארגון שאתה כותב עבורו. למשל, האם הבעיה בה אתה דן מונעת מהעסק שלך להרוויח יותר כסף? האם זה עולה באופן פעיל את הכסף העסקי שלך? האם זה פוגע בתדמית המותג שלך ובכך בעקיפין עולה כסף לעסק שלך? היה מדויק וספציפי לגבי הנטל הכספי של בעייתך - נסה לציין סכום מדויק של דולר (או אומדן נתמך היטב) לעלות הבעיה שלך.

• לדוגמא חברת התעופה שלנו, תוכלו להמשיך ולהסביר את העלות הכספית של הבעיה כך: "חוסר היעילות של מערכת העלייה למטוס הנוכחית מהווה נטל כספי משמעותי עבור החברה. בממוצע, מערכת העלייה למטוס הנוכחית מבזבזת כארבע דקות בכל פנסיון למטוס, וכתוצאה מכך בסך הכל 20 שעות עבודה מבוזבזות ביום בכל טיסות ABC. זה מהווה בזבוז של כ -300 אירו ליום או 109000 אירו לשנה. "

גבה את הטענות שלך. לא משנה כמה כסף אתה טוען שהבעיה שלך עולה לחברה שלך, אם אינך יכול לגבות את טענותיך בראיות סבירות, יתכן שלא תיקח אותך ברצינות. ברגע שתתחיל לטעון טענות ספציפיות בנוגע לחומרת הבעיה שלך, יהיה עליך להתחיל לתמוך בהצהרות שלך בראיות. במקרים מסוימים זה עשוי להיות ממחקר משלך, מנתונים ממחקר או פרויקט קשור, או אפילו ממקורות צדדים שלישיים מכובדים.

• במצבים ארגוניים ואקדמיים מסוימים, יתכן שתצטרך להפנות במפורש את הראיות שלך בטקסט הצהרת הבעיה שלך, ואילו במצבים אחרים, ייתכן שיהיה זה פשוט להשתמש בהערת שוליים או בצורה אחרת של קיצור לציונים שלך. אם אינך בטוח, בקש עצה מהבוס או מהמורה שלך.
• בואו נבדוק מחדש את המשפטים ששימשו בשלב הקודם. הם מתארים את עלות הבעיה אך אינם מסבירים כיצד אותרה עלות זו. הסבר מעמיק יותר עשוי לכלול את זה: "... בהתבסס על נתוני מעקב ביצועים פנימיים, ^[1] בממוצע, מערכת העלייה הנוכחית מבזבזת כארבע דקות בכל פגישת עלייה למטוס, וכתוצאה מכך 20 שעות עבודה מבוזבזות ביום לאורך כל טיסות ABC. המסוף האישי משולם בממוצע 15 אירו לשעה, כך שזה בזבוז של כ -300 אירו ליום או 109000 אירו לשנה. " שימו לב להערת השוליים - בהצהרת בעיה אמיתית, זה יתאים להפניה או לנספח המכיל את הנתונים שהוזכרו.

הציעו פיתרון. לאחר שהסברת מה הבעיה ולמה היא כל כך חשובה, המשך להסביר כיצד אתה מציע להתמודד איתה. כמו בהצהרה הראשונית של בעייתך, יש לכתוב את ההסבר שלך לפיתרון שיהיה ברור ותמציתי ככל האפשר. היצמד למושגים גדולים, חשובים וקונקרטיים והשאיר פרטים קלים יותר להמשך - יהיו לך הרבה הזדמנויות להיכנס לכל היבט משני של הפתרון המוצע שלך בגוף ההצעה שלך.

• בדוגמה של חברת התעופה שלנו, הפיתרון שלנו לבעיית שיטות העלייה הלא יעילות הוא מערכת חדשה זו שגיליתם, לכן עליכם להסביר בקצרה את הפעולות הרחבות של מערכת חדשה זו מבלי להיכנס לפרטים הקטנים. אתה יכול לומר משהו כמו: "באמצעות מערכת עלייה למטוס שהוצעה על ידי ד"ר אדוארד זכות מהמכון לקולארד ליעילות עסקית שעליה נוסעים עולים על המטוס מהצדדים ולא מאחור לחזית, חברת התעופה ABC יכולה לחסל את ארבע הדקות האלה. של פסולת. " לאחר מכן תוכל להמשיך ולהסביר את מהותה הבסיסית של המערכת החדשה, אך לא היית משתמש ביותר ממשפט או שניים לשם כך, שכן "בשר" הניתוח שלנו יהיה בגוף ההצעה.

הסבר את היתרונות של הפתרון. שוב, עכשיו לאחר שסיפרת לקוראים שלך מה צריך לעשות בבעיה, זה רעיון טוב מאוד להסביר מדוע פתרון זה הוא רעיון טוב. מכיוון שעסקים תמיד מנסים להגדיל את היעילות שלהם ולהרוויח יותר כסף, אתה רוצה להתמקד בעיקר בהשפעה הכספית של הפתרון שלך - אילו הוצאות הוא יצמצם, אילו צורות הכנסה חדשות הוא יניב וכן הלאה. אתה יכול גם להסביר יתרונות לא מוחשיים, כמו שיפור שביעות רצון הלקוחות, אך ההסבר הכולל שלך לא אמור להיות ארוך יותר מכמה משפטים לפסקה.

• בדוגמה שלנו, תוכל לתאר בקצרה כיצד חברתנו יכולה להפיק תועלת מהכסף שנחסך באמצעות הפתרון שלנו. כמה משפטים בסגנון זה עשויים לעבוד: "חברת התעופה איי.בי.סי איירליינס תרוויח משמעותית מאימוץ תוכנית העלייה למטוס חדשה זו. לדוגמא, 109,000 אירו בחיסכון שנתי משוער יכולים להיות מופנים מחדש למקורות הכנסה חדשים, כמו הרחבת החיסכון שלה מבחר טיסות לשווקים בעלי ביקוש רב. בנוסף, על ידי היותה חברת התעופה האירופית הראשונה המאמצת פיתרון זה, ABC עומדת לזכות בהכרה ניכרת כחולשת מגמות בענף בתחומי הערך והנוחות. "

מסכמים את סיכום הבעיה והפתרון. לאחר שהצגת את החזון האידיאלי עבור החברה שלך, זיהית את הבעיה המונעת ממך להגיע לאידיאל זה והצעת פיתרון, כמעט סיימת. כל שנותר לעשות הוא לסכם עם סיכום הטיעונים העיקריים שלך שמאפשר לך לעבור בקלות לגוף העיקרי של ההצעה שלך. אין צורך להסיק מסקנה זו יותר ממה שהיא צריכה להיות - נסה לציין, בכמה משפטים, את התמצית הבסיסית של מה שתיארת בהצהרת הבעיה שלך ואת הגישה שאתה מתכוון לנקוט בגוף המאמר..

• בדוגמה של חברת התעופה שלנו, אתה עלול להסיק כך: "אופטימיזציה של פרוטוקולי עלייה למטוס או אימוץ פרוטוקולים חדשים ויעילים יותר היא מכרעת להמשך התחרותיות של החברה. בהצעה זו, פרוטוקולי העלייה למטוס שפותחו על ידי ד"ר ימין הם נותחו את כדאיותם ומוצעים צעדים ליישום יעיל. " זה מסכם את עיקרה של הצהרת הבעיה - שהליך העלייה למטוס הנוכחי אינו טוב במיוחד ושהנושא החדש הזה טוב יותר - ואומר לקהל למה לצפות אם ימשיכו לקרוא.

לעבודה אקדמית, אל תשכח הצהרת תזה. כאשר אתה צריך לכתוב הצהרת בעיה לבית הספר, ולא לעבודה, התהליך יהיה זהה במידה רבה, אך יתכן שיהיו פריטים נוספים שתצטרך לקחת בחשבון כדי להבטיח ציון טוב. לדוגמא, שיעורי קומפוזיציה רבים ידרשו ממך לכלול הצהרת תזה בהצהרת הבעיה שלך. אמירה התזה (לפעמים פשוט שנקרא "תזה") הוא משפט אחד שמסכם כל הטיעון שלך, לתמצת את העניין כדי החיוניים שלה. הצהרת תזה טובה מזהה את הבעיה ואת הפיתרון בצורה תמציתית וברורה ככל האפשר.

• למשל, נניח שאתה כותב מאמר על הבעיה של מפעלי חיבורים אקדמיים - חברות שמוכרות עבודות שנכתבו מראש ו / או מותאמות אישית עבור סטודנטים לרכישה ולהכנה כעבודה משלהם. כהצהרת התזה שלנו, אתה יכול להשתמש במשפט זה, אשר מכיר בבעיה ובפתרון שאנו עומדים להציע: "ניתן להילחם בפועל של קניית מאמרים אקדמיים, שמערער את תהליך הלמידה ונותן יתרון לסטודנטים עשירים, על ידי מתן פרופסורים עם כלי ניתוח דיגיטלי חזקים יותר. "
• חלק מהשיעורים דורשים ממך במפורש להציב את משפט התזה במקום מסוים בהצהרת הבעיה שלך (למשל כמשפט הראשון או האחרון). בפעמים אחרות יהיה לך יותר חופש - בדוק עם המורה שלך אם אינך בטוח.

עקוב אחר אותו תהליך לבעיות רעיוניות. לא כל הצהרות הבעיות מתייחסות למסמכים העוסקים בבעיות מעשיות ומוחשיות. חלקם, במיוחד באקדמאים (ובמיוחד במדעי הרוח), הולכים להתמודד עם בעיות רעיוניות - בעיות שקשורות לצורתך לחשוב על רעיונות מופשטים. במקרים אלה, אתה עדיין יכול להשתמש באותה מסגרת בסיסית של הצהרת בעיות כדי להציג את הבעיה שעל הפרק (תוך ברור שהיא מתרחקת ממוקד עסקי). במילים אחרות, תרצה לזהות את הבעיה (לעיתים קרובות, לבעיות רעיוניות, זה יהיה שרעיון כלשהו אינו מובן היטב), להסביר מדוע הבעיה חשובה, להסביר כיצד אתה מתכנן לפתור אותה ולסכם את כל זאת במסקנה.

• למשל, בואו נגיד שאנחנו מתבקשים לכתוב הצהרת בעיה לדיווח על חשיבות הסמליות הדתית ב"האחים קרמזוב " מאת פיודור דוסטויבסקי. במקרה זה, אמירת הבעיה שלנו צריכה לזהות היבט כלשהו לא מובנה של הסמליות הדתית ברומן, להסביר מדוע זה חשוב (למשל, אתה יכול לומר שעל ידי הבנה טובה יותר של הסמליות הדתית ברומן, ניתן להסביר תובנות חדשות. מהספר), ופרוס איך אתה מתכנן לתמוך בטיעון שלנו.

היה תמציתי. אם יש לזכור דבר כשכותבים הצהרות בעייתי, זה זה. הצהרות הבעיות לא צריכות להיות ארוכות מכפי שהן צריכות להיות כדי למלא את משימתן לפרוש את הבעיה ואת פתרונה עבור הקורא. אין לבזבז משפט. יש להסיר כל משפט שאינו תורם ישירות למטרות הצהרת הבעיה. השתמש בשפה ברורה וישירה. אל תסתבך בפרטים מינוריים - הצהרות בעיות צריכות להתמודד רק עם עיקרי הבעיה והפתרון שלך. באופן כללי, שמור על הצהרת הבעיה שלך קצרה ככל האפשר מבלי לוותר על האינפורמטיביות שלה.

• הצהרת בעיה אינה מקום להוסיף פרשנות אישית או "טעם" משלך, מכיוון שהדבר הופך את הצהרת הבעיה ליותר ארוכה ללא מטרה מעשית. יתכן וייתכן שלא תהיה לך הזדמנות להיות ארוכת רוח יותר בגוף המסמך שלך, תלוי ברצינות הנושא והקהל שלך.

כתוב לקהל שלך. כשאתה מצהיר בעיה, חשוב לזכור שאתה כותב למען מישהו אחר, לא בשביל עצמך. לקהלים שונים יהיו קבוצות שונות של ידע, סיבות שונות לקריאה וגישות שונות כלפי הבעיה שלך, לכן נסה לזכור את הקהל המיועד שלך בזמן שאתה כותב. אתה רוצה שאמירת הבעיה שלך תהיה ברורה וקלה ביותר להבנת הקהל שלך ככל האפשר, מה שאומר שתצטרך לשנות את הטון, הסגנון והדיקציה שלך מקהל אחד למשנהו. בזמן שאתה כותב, נסה לשאול את עצמך שאלות כמו:

• "למי, ספציפית, אני כותב?"
• "למה אני פונה לקהל הזה?"
• "האם הקהל הזה יודע את כל אותם מונחים ומושגים כמוני?"
• "האם הקהל הזה חולק את אותה הגישה כמוני כלפי בעיה זו?"
• "מדוע לקהל שלי אכפת מבעיה זו?"

אל תשתמש בז'רגון מבלי להגדיר זאת. כפי שצוין לעיל, יש לכתוב את הצהרת הבעיה שלך כך שקל להבין את הקהל שלך ככל האפשר. פירוש הדבר הוא כי אלא אם כן אתה כותב לקהל טכני העשוי להיות בקיא במינוח התחום עליו אתה כותב, תרצה להימנע משימוש בז'רגון הטכני בכבדות יתר ולוודא שאתה מגדיר כל חלקי ז'רגון שאתה כן משתמש בו. לעולם אל תניח את ההנחה שלקהל שלך יש באופן אוטומטי את כל הידע הטכני שאתה עושה או שאתה מסתכן בהרחקתם ואיבוד הקוראים ברגע שהם נתקלים במונחים ובמידע שהם לא מכירים.

• למשל, אם אנו כותבים למועצה של רופאים בעלי השכלה גבוהה, יכול להיות בסדר להניח שהם יידעו מה פירוש המושג "מטקרפאל". עם זאת, אם אנו כותבים לקהל המורכב משני רופאים ומשקיעים עשירים בבתי חולים שעשויים להיות בעלי הכשרה רפואית או לא, מומלץ להציג את המילה "metacarpal" עם הגדרתה - העצם בין שני המפרקים הראשונים של האצבע.

היצמד לבעיה צרה ומוגדרת. הצהרות הבעיה הטובות ביותר אינן קטעי כתיבה שרועים, משתוללים. במקום זאת, הם מתמקדים בבעיה אחת וקל לזיהוי ובפתרונה. בדרך כלל, נושאים צרים ומוגדרים קלים יותר לכתוב עליהם באופן משכנע מאשר נושאים גדולים ומעורפלים, ולכן במידת האפשר תרצו לשמור על היקף הצהרת הבעיה שלכם (ובכך גוף המסמך שלכם) ממוקד היטב. אם זה מקצר את הצהרת הבעיה שלך (או את גוף המסמך שלך), זה בדרך כלל דבר טוב (למעט במצבים אקדמיים שבהם יש לך מגבלות עמוד מינימליות למשימה שלך).

• כלל אצבע טוב הוא לטפל רק בבעיות שתוכלו לפתור סופית מעל לכל ספק. אם אינך בטוח בפתרון סופי שיכול לפתור את כל הבעיה שלך, ייתכן שתרצה לצמצם את היקף הפרויקט שלך ולשנות את הצהרת הבעיה שלך כדי לשקף את המיקוד החדש הזה.
• כדי לשמור על היקף הצהרת הבעיה תחת שליטה, זה יכול להיות מועיל להמתין עד לסיום גוף המסמך או ההצעה לכתוב את הצהרת הבעיה. במקרה זה, כשאתה כותב את הצהרת הבעיה שלך, אתה יכול להשתמש במסמך האמיתי שלנו כקו מנחה, כך שלא תצטרך לנחש מהי השטח שאתה יכול לכסות כשאתה כותב אותו.

זכור את "חמשת השבועות". הצהרות הבעיות צריכות להיות אינפורמטיביות ככל האפשר בכמה שפחות מילים, אך לא להעמיק בפרטים זעירים. אם אתה אי פעם ספק מה עליו לכלול בהצהרת הבעיה שלך, רעיון חכם הוא לנסות לענות על חמישה המ"מים (מי, מה, איפה, מתי, ועל למה), בתוספת כמה. התייחסות לחמשת ה- Ws מעניקה לקורא שלך ידע בסיסי טוב בכדי להבין את הבעיה והפתרון מבלי לדרוך לרמות פירוט מיותרות.

• למשל, אם אתה כותב הצהרת בעיה להציע פיתוח בניין חדש למועצת העירייה המקומית שלך, תוכל לפנות לחמשת Ws על ידי הסבר למי הפיתוח ייהנה, מה הפיתוח ידרוש, היכן הפיתוח צריך להיות, בזמן הבנייה. צריך להתחיל, ומדוע הפיתוח הוא בסופו של דבר רעיון חכם עבור העיר.

השתמש בקול פורמלי. הצהרות בעיות משמשות כמעט תמיד להצעות ופרויקטים רציניים. מכיוון שכך, תרצה להשתמש בסגנון כתיבה רשמי ומכובד (זהה לסגנון המקווה ששימש לגוף המסמך) בהצהרת הבעיה. שמור על הכתיבה שלך ברורה, ברורה וישירה. אל תנסה לזכות בקורא שלך על ידי נימה ידידותית או אגבית בהצהרת הבעיה שלך. אל תשתמש בהומור או בבדיחות. אל תכלול צדדים חסרי טעם או אנקדוטות. אל תשתמש בסלנג או דיבורים. הצהרות בעיות טובות יודעות שיש להן תפקיד להשיג ואינן מבזבזות זמן או דיו על תוכן מיותר.

• הכי קרוב שאתה יכול בדרך כלל לכלול תוכן "משעשע" גרידא בכתיבה אקדמית במדעי הרוח. כאן, מדי פעם, ניתן להיתקל בהצהרות בעייתיות שמתחילות בציטוט או אפיגרף. אולם גם במקרים אלה, הציטוט משפיע במידה מסוימת על הבעיה הנדונה ושאר הצהרת הבעיה נכתבת בקול פורמלי.