כיצד לחבר מייל עסקי למישהו שאינך מכיר?
כדי לחבר דוא"ל עסקי למישהו שאינך מכיר, פנה אליו באמצעות "מר". או "גב '" ואחריהם שם המשפחה שלהם. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "מר סמית 'היקר." אם אינך יודע את שם האדם, התחל את הדוא"ל שלך ב"שלום "פשוט. הימנע משימוש ב"מי זה עשוי לעניין "מכיוון שזה יכול להיות רשמי ולא אישי מדי, אך הימנע מלהיות מזדמן מדי על ידי פתיחת הדוא"ל שלך במשהו כמו" היי ". כדי ללמוד כיצד לכתוב את תוכן הדוא"ל שלך, גלול מטה!
איך אני מגיב למישהו בדוא"ל עסקי אם כל מה שאני יודע זה השם הפרטי?
כשאתה עובד בעסקים, ייתכן שתצטרך לרשום דוא"ל למישהו שאינך מכיר. אמנם קצת מביך, אבל זה חלק מהחיים המקצועיים. ישנם כללי נימוס מסוימים שעליך להקפיד עליהם בעת שליחת דוא"ל מקצועי לאדם זר.
חלק 1 מתוך 3: התחלת המייל
- 1תעשה את המחקר שלך. יש מגוון מידע שאתה צריך לדעת לפני שאתה כותב דוא"ל לאדם זר. לפני שתתחיל להקליד, עיין במהירות באתר של החברה בה הנמען עובד.
- אם אינך יודע את כתובת הדוא"ל של הנמען, ניתן למצוא זאת באמצעות סריקת אתר החברה. אם לא מופיע אימייל, היזהר מפנייה לאדם באמצעות הדוא"ל. כדאי לבחור במקום זאת במכתב פיזי.
- אם תכננת לשאול שאלות בדוא"ל, בדוק אם האתר מתייחס לשאלות אלה. אינך רוצה ליצור רושם שאתה עצלן ולא התפנה לקרוא אתר ביסודיות.
- ודא שאתה יוצר קשר עם האדם הנכון. אנשים רבים מתחילים דוא"ל עם משהו כמו, "אני לא בטוח אם אתה האדם הנכון לשאול, אבל..." זה נחשב לא מקצועי ולא מכבד את הזמן של הנמען. אם אינך יודע למי לפנות, המתן את הדוא"ל עד שתוכל להבין את המידע הזה.
- 2כתוב שורת נושא תיאורית. שורת הנושא שלך צריכה להעביר את הסיבות המדויקות שלך למשלוח הדוא"ל. לעתים קרובות מתעלמים או מתעלמים מהודעות דוא"ל מזרים. שורת נושא מוצקה מקטינה את סיכוי הדוא"ל שלך יועבר מעל.
- השתמש בכמה מילים כדי לומר מה הדוא"ל נוגע. השתמש בכמה שיותר פרטים כדי לכלול ב -4 או 5 מילים. לדוגמא, "להיפגש ב -10 בבוקר על מחשבים חדשים" עדיף על "להיפגש הבוקר".
- שורות נושא מעורפלות, כמו "שלום" ו"היי ", נקראות לעתים בשוגג כספאם ומופנות לתיקיית הספאם של הנמען.
- השתמש בדוא"ל מקצועי, מכיוון שהדוא"ל שלך יופיע לצד שורת הנושא. השתמש בדוא"ל שמשתמש בשמך המלא ולא בכזה שמשתמש בפרסונה או בביטוי מעורפל.
- לעולם אל תשתמש בכל הכותרות בשורת נושא הדוא"ל, גם אם הדוא"ל דחוף. זה יוצא כצעקות, שיכולות להתפרש כעוינות.
כיצד אוכל לשלוח דוא"ל אם אני יודע את שם האדם אך לא את כתובת הדוא"ל שלו? - 3החליטו כיצד לפנות למקבל. זה יכול להיות מסובך אם אתה שולח דוא"ל לאדם זר, מכיוון שאולי אינך יודע את שמו המועדף. ישנם כמה הנחיות נימוס, עם זאת, שיכולות לעזור לך להימנע מצגיות שגויות.
- אם אינך יודע את שמו של האדם, הימנע מביטויים רשמיים מדי כמו "למי זה עשוי לדאוג" או "אדוני / מיס היקר." אל תלך גם יותר מדי מזדמן. "היי" הוא לא מקצועי מדי עבור אימייל עסקי. אולי עדיף לך להתחיל את הדוא"ל עם הכיתוב "שלום".
- אם אתה יודע את שם האדם, דאג לאיית אותו נכון. בדוק את האיות מספר פעמים, שכן קל להחליק אם מעולם לא שלחת דוא"ל לאדם קודם.
- השתמש ב"מר " ו"גב '" ואחריו שם המשפחה של האדם בלבד. לדוגמה, אם אתה שולח דוא"ל לג'יין הארט התחל את הדוא"ל שלך ב"גב 'הארט היקרה "במקום ב"גב' ג'יין הארט היקרה."
- לעולם אל תניח הנחות לגבי מצבה המשפחתי של אישה. אם אתה מכיר את מצבה המשפחתי, עדיף להימנע משימת תשומת לב אליו בדוא"ל שכן הוא לא רלוונטי לעולם העסקים. היצמד ל"גברת "ולעולם אל תשתמש ב"עלמה" או "גברת". אלא אם כן הנמען משתמש בעצמו בברכות אלה.
- אם למישהו יש תואר דוקטור, ראוי להשתמש ב"דר "כאשר הוא פונה אליו.
- 4זהה את עצמך ואת החברה שאתה מייצג. זכרו, כשאתם שולחים אימייל עסקי אתם מייצגים את מקום העבודה שלכם. במשפט הראשון שלך, זהה את עצמך ואת החברה שלך. לדוגמא, דוא"ל יכול להתחיל, "גב 'הארט יקרה, שמי ג'ון דוסון ואני עובד בשיווק בחברת וילסון טכנולוגיות."
חלק 2 מתוך 3: כתיבת המייל
- 1שמור על זה קצר ולעניין. על ידי הגעה לנקודה וזיהוי ברור של מטרתך, אתה מציג דימוי מקצועי שייקח ברצינות על ידי הקורא. זה גם מגביר את הסבירות שהאימייל שלך יקרא ותגיב מיד, כשאנשים דוחים להתמודד עם תגובות מילוליות מדי.
- לאחר זיהוי עצמך ואת החברה שלך, המשפט הבא שלך אמור להסביר את מטרת הדוא"ל. עדיף לציין את עניינך תוך שני משפטים.
- להיות חיובי. גם אם אתה כותב לטפל בתלונה או חשש, היה אדיב ומכבד לאורך כל הדוא"ל. אל תתנו רע למפקדי הפה, לחברות אחרות או לעובדים מכיוון שהדבר משקף אתכם בצורה גרועה.
- בעוד במכתבים נלווים, זה רגיל לכלול מידע רקע בסיסי אודות עצמך אם אתה שולח דוא"ל מטעם חברה להשאיר את המידע הזה בחוץ. פשוט ציין את שמך ותפקידך בחברה לפני שתעבור למטרת הדוא"ל.
כדי לחבר דוא"ל עסקי למישהו שאינך מכיר, פנה אליו באמצעות "מר". - 2השתמש בפרוזה פשוטה וישירה. אימייל עסקי צריך להיות קל לקריאה ככל האפשר. המשמעות היא שימוש בשפה ברורה וקל להבנה.
- בחר את הקול הפעיל על פני הקול הפסיבי. לדוגמא, אל תגיד, "תזכיר נשלח אליך על ידי הבוס שלי, ג'יימס פיטרסון." במקום זאת אמור, "הבוס שלי, ג'יימס פיטרסון, שלח לך תזכיר."
- הימנע מז'רגון ומונחים טכניים, גם אם מונחים כאלה משמשים בכבדות בחברתך. Opt עבור אנגלית פשוטה ו ביטויים נפוצים.
- השתמש במשפטים קצרים. בטל צירופים במידת האפשר ושבר משפטים ארוכים. לדוגמא, "לא שמענו ממך בנוגע לתזכיר ורצינו לבצע מעקב כדי לוודא שאתה מבין את המידע." זה יצוין טוב יותר כ: "לא שמענו ממך בנוגע לתזכיר. רצינו לעקוב כדי לוודא שאתה מבין את המידע."
- השתמשו בדקדוק, איות ופיסוק נאותים. בדיקת איות והגהה של כל הודעות הדוא"ל לפני לחיצה על כפתור השליחה.
- 3דע מה להימנע משליחה. ישנם כללי נימוס מסוימים ביחס למה שיש להעביר באמצעות דוא"ל. להבין מה להימנע משליחה לפני יצירת קשר עם מישהו.
- קבצים מצורפים הם בסדר אם אתה שולח דוא"ל בנוגע למידע שהתבקש ספציפית, אך אל תשלח קבצים מצורפים לזרים מבלי לבקש זאת.
- הימנע מקבצים מצורפים וקבצים גדולים מדי. אם יש צורך בשליחת מידע כזה, שלח דוא"ל מראש והעניק למקבל ראש.
- אל תשתמש בחתימה ארוכה מדי. באופן אידיאלי, החתימה שלך צריכה לכלול רק את שמך, כתובת הדואר שלך, כתובת הדוא"ל ומספר הטלפון שלך. אם תרצה, כדאי גם לכלול את שם התפקיד שלך.
- אל תכלול גרפיקה או רקע. הם נוטים לסתום את זיכרון הדואר האלקטרוני ולהיות בלתי מקצועיים במסגרת עסקית.
חלק 3 מתוך 3: סיום הדוא"ל
- 1תן למקבל הוראות כיצד להגיב. לקראת סוף האימייל, ספק הוראות כיצד הנמען יכול לבצע מעקב.
- ציין בנימוס מסגרת זמן בה תרצה לשמוע. למשל, "אם היית יכול לחזור אליי מחר בסוף היום, אני באמת אעריך את זה."
- כלול כל פרטי קשר לפי הצורך. אתה יכול פשוט לומר "זה הדוא"ל הכי טוב שאליו ניתן להגיע אלי" או לבקש שיחת טלפון ולכלול את המספר שלך.
- היה ספציפי לגבי מה שאתה רוצה מהמקבל. אל תגיד פשוט, "אני מקווה לשמוע ממך בקרוב." במקום זאת, אמור, "אני מקווה לשמוע ממך בקרוב כדי שנדון בלוגיסטיקה של המעבר למערכת מחשב חדשה."
כשאתה עובד בעסקים, ייתכן שתצטרך לרשום דוא"ל למישהו שאינך מכיר. - 2השתמש בשליחה מתאימה. לפני שמך תהיה צורה כלשהי של פרידה. בחר עסק המתאים לשליחה לדוא"ל שלך.
- לא פשוט להשתמש במקף ואז לכלול את שמך. זה מתגלה כבלתי פורמלי מדי, כמו גם חיתומים כמו "נתראה מסביב" ו"קח את זה בקלות ". עדיף להימנע מסמוטיקונים, כמו פרצופי סמיילי.
- בדוא"ל עסקי, משהו כמו "הכי טוב" או "כל טוב" מתאים מכיוון שהוא ידידותי מבלי לוותר על המקצועיות. בכבוד רב היא אפשרות טובה נוספת, אך עשויה לצאת מחניקה.
- גם "תודה" ו"תודה "מתאימים, אך יש להימנע מהם אם אינך מבקש מהנמען לבצע משימה או חובה ספציפיים.
- 3מעקב. העולם העסקי עמוס. אם אינך שומע מהמקבל במסגרת זמן מתאימה, כדאי לשלוח דואר אלקטרוני מעקב.
- אם מישהו לא מגיב, סביר להניח שזה לא היה מכוון. הודעות דוא"ל מגובות ולעתים קרובות, גם אם אתה פועל לפי פרוטוקול תקין, דברים מסתכמים בטעות במסנן דואר זבל.
- דוא"ל מעקב אמור להיות תשובה ישירה להודעת דוא"ל שכבר שלחת. היו מנומסים והתחילו במשהו כמו: "אני יודע שאתה כנראה מאוד עסוק, אבל רק רציתי לוודא שקיבלת את הדוא"ל שלי." ואז בצע שוב את נושא ההודעה המקורית.
קרא גם: איך כותבים דוח ביקורת?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לשלוח דוא"ל למישהו שמבקש ממנו בבקשה לשמור לי סיסמה?אל תשתף סיסמאות, אישיות או רשמיות, עם אף אחד.
- מתי זה בסדר לשלוח זרים בדוא"ל לגבי העסק שלי?אם באמת מדובר בעסק שיעסיק את האדם הזה, למשל, אם אדם זה הגיש קורות חיים לעסק שלך, ראוי לשלוח לאדם זה דוא"ל אם הוא נמצא בתפקיד או לא. מצד שני, לא יהיה זה נכון לפרסם את העסק שלך באמצעות דוא"ל. לבסוף, הקפידו לשמור על נימה ידידותית אך מכבדת בכל פעם שאתם כותבים דוא"ל.
- כשאני לוחץ על כפתור השליחה אני מקבל הודעה שאומרת 'השדה לא זוהה, אנא וודא שכל הכתובות מעוצבות כהלכה.' מה זה אומר?זה כנראה אומר שאחת מכתובות הדואר האלקטרוני שלך מוקלדת באופן שגוי או בכלל לא קיימת. במילים אחרות, הודעה זו פירושה שלא כל כתובות הדואר האלקטרוני שהכנסת הן במצב תקין (כגון כתובות שגויות) או שהיא כבר לא מסוגלת לקבל הודעות דוא"ל.
- מה אם אני לא יודע את שם האדם שאליו אני שולח דוא"ל?אם אינך יודע את שם האדם, אתה אמור להיות הדוא"ל עם "למי זה עשוי לדאוג".
- לשם מה נדרש ה"סמ"ק "בעת שליחת דוא"ל?במינוח דואר אלקטרוני, "cc" מייצג "עותק פחמן" ו- "bcc" מייצג "עותק פחמן עיוור." ההבדל ביניהם הוא שמקבלי עותק פחמן (סמ"ק) גלויים לכל הנמענים האחרים, ואילו מי שנמכר ב- bcced אינו גלוי לאיש.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לשלוח דוא"ל אם אני יודע את שם האדם אך לא את כתובת הדוא"ל שלו?
- כיצד אוכל לגלות את כתובת הדוא"ל של מישהו?
- איך אני מגיב למישהו בדוא"ל עסקי אם כל מה שאני יודע זה השם הפרטי?
- כיצד אני מרכיב משפט שמבקש מהנמען להעביר את הדוא"ל שלי אם הוא לא הנמען המיועד?
תגובות (13)
- טיפים נהדרים לכתוב מייל עסקי נכון. תודה, זה היה מאוד מועיל!
- ממש טוב לכיווני עובדים חדשים!
- זה מאוד עוזר לי. תודה!
- בתור אידיאליסט מקצועי צעיר חדש, הדבר שיפר מאוד את מבנה הדוא"ל הכללי שלי בתוך מספר דקות בלבד.
- אני בתהליך השכלה גבוהה לצורך הכשרה בקריירה. הייתי צריך לשלוח את המדריך הראשי בדוא"ל למשהו שהמשרד הראשי לא יכול לענות עליו. מעולם לא נאלצתי לשלוח דוא"ל למישהו לצורך התכתבות עסקית וחיפשתי את היסודות כדי שאוכל ליצור רושם ראשוני אלקטרוני טוב.
- מאמר זה עזר מאוד. זה עזר לי לגשר על פערי תקשורת ולהגדיל את ההסתברות לסגור עסקאות.
- קצר ונכון לעניין.
- אכן מועיל מאוד! דרך מהירה ופשוטה להתחיל בכתיבת מיילים עסקיים!
- אני בתהליך של לימודים לתכנית להכשרה בקריירה והייתי צריך לשלוח דואר אלקטרוני למדריך הראשי למשהו שהמשרד לא יכול לענות עליו. רציתי לחפש את הנימוסים המתאימים לדואר אלקטרוני מסוג העסק.
- למדתי הרבה על מיילים עסקיים, שלא הבנתי כלום עליהם.
- המאמר כתוב יפה. זה עזר לי מאוד במובנים רבים. אני אסיר תודה לסופר. שאלוהים יברך אותך.
- מאמר זה עזר לי כיצד לכתוב מכתב תלונה על עמיתי.
- למדתי לא מעט דברים על ידי מעבר לעניין. כל מה שלמדתי יועיל לי מאוד.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
