איך לנהל ועדה?

צור קריטריונים. הסתכל על המטרות והמטלות שלך מלמעלה. כתוב רשימת מיומנויות הדרושות בכדי לסייע בהגשמת מטרות אלה. למשל, אם המטרה העיקרית שלך היא גיוס תרומות, תזדקק לאנשים שטובים בארגון, שיכולים ליצור קשר עם אנשים אחרים ושהם יצירתיים.

ליצור קשרים טובים עם חברים ותיקים. אם הוועדה כבר הוקמה, כבר יהיו בה חברים. זה לא אומר שכל אדם בוועדה צריך להישאר בו. שקול כיצד הוועדה תתקדם ואילו חברים מתאימים למטרה זו.

• עם זאת, ייתכן שתצטרך לבקש מהחברים להתפטר אם אתה מרגיש שהם לא תורמים למטרה העיקרית. עם זאת, עליכם לעשות זאת בזהירות, במיוחד אם אתם מנהלים ועדת התנדבות. אתה צריך לשמור על רצון טוב עם המתנדבים שלך.

השתמש בקריטריונים שלך כדי לבחור חברים חדשים. אם באחריותך לגייס או למנות חברים, עליך לוודא שאתה ממנה אנשים מהסיבות הנכונות. לאחר שקבעת את היעדים והמשימות העיקריות של הוועדה לעיל, זה יכול לעזור לך לקבוע מי יהיו חברים טובים. כלומר, שקול את כישוריו של העובד או המתנדב לפני שתבקש מהם להצטרף לוועדה. הכישורים של האדם צריכים לתרום בצורה כלשהי למטרות שלך.

• אם אינך יודע למי יהיו כישורים מסוימים בארגון שלך, שאל סביב. יתכן שתמצאו המלצות שמניבות לכם חברים חדשים רבים.

קח את מושב הראש. אם יש מושב ראש בחדר בו אתה משתמש, מתאים לך לקחת אותו. אתה המנהיג ואתה קובע זאת באופן חזותי על ידי תפיסת מושב הראש.

• מצד שני, אם ברצונך לקבוע הגדרה בלתי פורמלית יותר, ייתכן שתשב באמצע הקבוצה. זה יהפוך אותך לנגיש יותר, אם כי זה עשוי לצמצם מעט את סמכותך.

הגדר את הכללים מראש. אם הוועדה חדשה, הסביר כיצד היא תתנהל. כלומר, אם יש לך כללים ספציפיים לגבי אופן העלאת הרעיון, זה הזמן להניח את הכללים האלה. אתה צריך גם לחלק את הכללים כדי שהחברים שלך יוכלו לחזור אליהם מאוחר יותר.

• בוועדות רשמיות מאוד יש אנשים הפונים לחוקי ההזמנות של רוברט שתוקנו לאחרונה. הוא מספק כללים לאופן ניהול הוועדות.
• אתה יכול גם לקבוע כל כללים להתנהלות לא נכונה, לכלול אנשים שמגיעים באיחור לפגישות, לא מוכנים או משתלטים על פגישה לחלוטין.

ודא שהמטרה ברורה. כבר קבעת לעצמך את מטרת הוועדה. עם זאת, חבריכם צריכים להיות ברורים גם מה המטרה. עברו על המטרה בפגישה הראשונה. בנוסף, אתה צריך להיות ברור לגבי מה כל חבר צריך לתרום מבחינת הזמן והרעיונות.

• כמו כן, תהיה לך המטרה בכתב לעזור להנחות את חבריך לאורך כל תקופת היותם בוועדה.

וודא שהחוקים מקיימים. ברגע שהחוקים וההשלכות קיימים, אתה צריך להיות זה שמוודא שמקיימים אותם. זה אומר לעקוב אחר כל התוצאות בצורה הוגנת וצודקת. תמיד משתלם להיות דיפלומטי, גם כשמישהו עובר על הכללים.

• כדוגמא, אם כולכם הסכמתם שאף אחד לא יכול לדבר יותר מ -10 דקות, למעט מצגות מיוחדות, כאשר מישהו עובר, עליכם להיכנס. עם זאת, במקום לומר "ג'ון, אתה צריך שקט עכשיו. אתה נמצא לאורך זמן. " אתה יכול לומר, "תודה, ג'ון, על המידע החשוב הזה. אני יודע שיש לך עוד מה להגיד, אבל אולי אתה יכול לשים את זה בדוא"ל קצר לכל חברי הוועדה שלנו כדי שנוכל להיות בטוחים בכיסוי כל הנושאים שעל סדר היום שלנו היום."

תמיד יש סדר יום כתוב מתאים. סדר היום מדריך פגישות מכיוון שהם עוזרים לקבוצה להתמקד בכמה רעיונות עיקריים. עליכם לוודא שסדר היום מתאים. כלומר, עליכם לוודא שיש לכם מספיק זמן לתת לכל נושא שעל סדר היום את תשומת הלב שהוא זקוק לו. אם יש לך יותר מדי על זה, תאלץ לדלג על כמה פריטים.

• העבירו את סדר היום יום-יומיים לפני הפגישה כדי שהחברים יוכלו להיות מוכנים.
• וודאו שכל אדם יודע על מה הוא או הוא אחראי על סדר היום מראש.

שמישהו ייקח דקות. אם לוועדה אין מזכיר מבוסס, ודא שמישהו לוקח דקות בכל פגישה. בדרך זו, אתה יכול לקבל משהו לחזור אליו כאשר אתה רוצה לדעת מה קרה בכל פגישה.

לתקשר לעתים קרובות. ברגע שקיימת את הפגישה הראשונה שלך, דאג לשמור על תקשורת קבועה עם חבריך. הציעו עדכונים שוטפים על זמני הפגישות וכן על תקצירי הפגישות. יהיה עליכם לספק עדכונים ככל שיהיה מידע חדש זמין.

שים את הוועדה מעל סדר היום האישי שלך. חשוב שהאג'נדה האישית שלך (כמו התקדמות בחברה) לא תגיע לוועדה. פירוש הדבר שאתה מקדיש חשיבות רבה יותר לכך שהוועדה תצליח ביעדיה מאשר שתצליח ביעדים שלך.

עודדו יצירתיות. אחת מנקודות המפתח לעידוד היצירתיות היא שאתה בונה חברים במקום לקרוע אותם. אם אתה מתלונן כל הזמן מול חברי הקבוצה בגלל רעיונותיהם, הם בקרוב יפסיקו רעיונות להתנדב. לכן חשוב להפוך את הוועדה למקום שבו אתה מקבל מחשבות ורעיונות חדשים, גם אם הם נראים מוזרים בהתחלה.

השג חברים חדשים. כאשר חברים ותיקים יוצאים מהוועדה, יהיה עליכם לגייס חברים נוספים. כפי שאתה עושה, הקפד לספק להם אוריינטציה מתאימה המכסה את כללי ומיקוד הקבוצה, בדיוק כפי שעשית כשהתחלת עם הוועדה. עזור לאדם החדש להבין כיצד היא או הוא יכולים לעסוק בוועדה.