איך כותבים סדר יום לפגישה?
לכתיבת סדר יום לפגישה התחל בכותרת הכוללת את נושא הפגישה. לאחר מכן, רשום את כל מה שאתה רוצה לכסות במהלך הפגישה, ונסה לבטא את פריטי סדר היום כשאלות כדי לסקרן את חברי הצוות שלך. לדוגמא, במקום לכתוב "מועדי פרויקט", תוכל לכתוב "האם ניתן להעלות את מועדי הפרויקט בכדי לענות על הביקוש הגובר?" כמו כן, כלול זמנים משוערים לצד כל נושא סדר היום, וכן מי יוביל את הדיון בנושא זה. כדי ללמוד כיצד לסכם ולשלוח את סדר היום שלך, גלול מטה!
לכתיבת סדר יום לפגישה התחל בכותרת הכוללת את נושא הפגישה.
אף אחד לא אוהב פגישה שנמשכת ללא מטרה. אם אתה אחראי על כתיבת סדר היום, הימנע מתרחיש זה על ידי כתיבת סדר יום ברור, קבע מה תכסה וכמה זמן תבזבז על כל נושא. על ידי יצירת תוכנית וביצוע ביצועים, תוכל להשיג יותר דברים ולא לבזבז את זמן היקר של עמיתיך.
חלק 1 מתוך 3: עבודה על התוכנית הבסיסית
- 1בקש מידע מעמיתייך. אנשים יהיו מעורבים יותר בפגישה אם יש להם אמירה בסדר היום. בקש הצעות לגבי מה לכלול, ונסה להוסיף כמה מהן לסדר היום שלך.
- 2קבע את המטרה העיקרית שלך. לפגישה צריכה להיות מטרה מוגדרת, כמו לקבל החלטה, לשתף מידע, לתכנן תוכניות לעתיד או לתת דוחות התקדמות. אחרת, אתה לא צריך להיפגש מלכתחילה.
- לפגישה יכולה להיות יותר ממטרה אחת. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשתף דוחות התקדמות כדי לעזור לך לקבל החלטות לגבי העתיד.
- 3התמקדו בנושאים שמשפיעים על יותר מכמה אנשים. אם פריט על סדר היום שלך יכול להיפתר על ידי פגישה בין 2 אנשים, השאר אותו. במקום זאת, השתמש בזמן הפגישה היקר שלך לעבודה על בעיות שכולם צריכים לשקול.
- למשל, אם אתה ואדם אחר צריכים להתכנס בנוגע לפרויקט חדש, קבע פגישה נפרדת לכך.
- אם אתה מנצל זמן פגישות יקר לבעיה הניתנת לפיתרון של כמה אנשים, אחרים ירגישו שאתה מבזבז את זמנם. בנוסף, קשה לקבוע פגישות עם מספר רב של אנשים, אז השתמשו בהזדמנות.
- 4צמצם את רשימת פריטי האג'נדה שלך עד למה שאתה רוצה לכסות. העדיפו בראש סדר העדיפויות את מה שהכי חשוב לסיים בפגישה זו. יתכן שלא תוכל לכסות הכל, אז היצמד למה שחשוב ביותר.
- למשל, אולי יש לך " מועדי פרק זמן למשא ומתן ", "דוחות התקדמות", "פרויקטים חדשים" ו"פגישת סיעור מוחות ". אתה יכול להחליט שאין לך זמן לפגישת סיעור מוחות בפגישה זו.
- יתכן שתצטרך לתאם פגישות קטנות יותר כדי לעזור לבצע דברים שיורדים מסדר היום העיקרי שלך לפגישה הגדולה.
- 5תזמן תחילה את הנושאים החשובים ביותר. בעת תכנון פגישות, זה בדרך כלל מדיניות טובה לטעון מראש את לוח הזמנים עם הנושאים החשובים ביותר. זה מבטיח שכולם יוכלו לדון בנושאים חשובים אלה כאשר הם נמצאים בחדות והפחות עייפים שלהם בתחילת הפגישה.
- לדוגמה, ייתכן שתרצה לשים פריטי קבלת החלטות לפני דוחות התקדמות (אלא אם כן עליך לשמוע את דוחות ההתקדמות כדי לקבל את ההחלטה).
- בנוסף, אם הפגישה צריכה להסתיים מוקדם או שמשתתפים מסוימים צריכים לעזוב לפני שהיא מסיימת, כבר דנים בנושאים החשובים ביותר.
- 6מפה כמה זמן כל פריט ייקח. אמנם אינך יכול לדעת בוודאות כמה זמן כל פריט ייקח, אך אתה זקוק לרעיון כללי. קחו בחשבון כמה זמן הפגישה וכמה נושאים עליכם לסקר. נסו להקצות זמן רב יותר לנושאים החשובים ביותר.
- לדוגמה, אולי תשקיע 30 דקות לדיווחי התקדמות, 10 דקות לדיון ו -10 דקות להצבעה על מועדים חדשים.
- אם אין לך זמנים מוגדרים לנושאים, לא תעבור את סדר היום שלך. חשוב על תזמון לקראת הפגישה מכיוון שאתה יכול להחליט שאתה לא יכול לכסות את כל מה שאתה רוצה בזמן המוקצב.
- גורם למספר האנשים שמשתתפים בפגישה שלך בעת קביעת תוספות הזמן. אם יש לך 15 אנשים ואתה נותן נושא 15 דקות, זה אומר שכל אדם יכול לדבר רק פחות מדקה. גם אם לא כל אדם מדבר, זה עשוי להיות מתאים.
כיצד אוכל לכתוב סדר יום לביקור עבודה בן שלושה ימים במשרד משנה?
חלק 2 מתוך 3: בניית סדר היום
- 1התחל בכותרת לסדר היום והפגישה שלך. הכותרת שלך צריכה לומר לקורא שהם קוראים סדר יום. זה צריך גם להציג את נושא הפגישה. לאחר שתקבל החלטה, הצב את כותרתך בראש המסמך הריק שלך. שמור על הכותרת שלך פשוטה ונקודה.
- לדוגמה, הכותרת שלך יכולה להיות "סדר היום של פגישות יולי: דיון על רעיונות חדשים לפרויקט " או "אוגוסט 2019 סדר יום הפגישות: העברת מועדי הפרויקט למעלה".
- היצמד לגופן עסקי רגיל כמו טיימס ניו רומן או קליברי.
- 2הקדישו זמן בפגישה לברכות וקבלת פנים. חלק זה של הפגישה נותן לאנשים הזדמנות להגיד שלום. זה גם מקום עבורך או עבור מנהיגי פגישות אחרים לפתוח את הפגישה ולדון בפריטים העיקריים שתכסה.
- אתה יכול גם להשתמש במפסק קרח אם הפגישה כוללת אנשים רבים שאינם מכירים זה את זה.
- אם אתה כותב סדר יום לפגישה גדולה, נניח בכנס, הזמן הדרוש לחלק זה יכול להיות משמעותי. בפגישת משרד קטנה, חלק זה עשוי לארוך מספר דקות בלבד.
- אתה יכול גם להשאיר מקום לשינויים בסדר היום בהתחלה.
- 3ביטא את פריטי סדר היום שלך כשאלות לסקרן את חברי הצוות שלך. כשאתה שם רק כמה מילים על סדר היום, זה יכול להשאיר את עמיתייך מבולבלים. שאלה עוזרת לספק קשר, וזה נותן להם הזדמנות לחשוב על זה מראש.
- למשל, במקום לכתוב "מועדי פרויקט", אתה יכול לכתוב, "האם ניתן להגדיל את מועדי הפרויקט כדי לענות על הביקוש הגובר?"
- אם יש צורך, הוסף תיאור קצר תחת השאלה.
- 4כתוב בזמנים משוערים לצד כל נושא סדר היום. אמנם אתה לא בהכרח צריך לכלול זמנים, אבל זה יכול לעזור לאנשים להתכונן. זה יאפשר להם לבקש יותר זמן במידת הצורך, למשל.
- זה גם נותן לאנשים אפשרות לקצר את דבריהם אם העיתוי קצר.
- 5צור תהליך עבור כל פריט ברשימה. התהליך קובע כיצד תפנה לכל נושא סדר יום. למשל, אם אתה מדבר על העברת מועדים לפרויקטים, כל אדם יגיע לנושא מנקודה אחרת בתהליך. על ידי הקמת תהליך, אתה מקבל את כולם באותו דף.
- לדוגמה, נניח שסעיף האג'נדה הוא, "האם ניתן להעלות את מועדי הפרויקט בכדי לענות על הביקוש הגובר?" התהליך שלך עשוי להיות "10 דקות כדי לדון בהתקדמות הנוכחית. 15 דקות כדי לקבוע מה יידרש כדי להגדיל את הפרודוקטיביות. 10 דקות לשקול יתרונות וחסרונות. 5 דקות להצביע האם צריך להעלות את המועדים."
- 6קבע מי יוביל כל חלק על סדר היום. שים לב מי הולך להוביל כל חלק בפגישה. אל תתנו לזה להפתיע את האדם. עליכם לעבוד על כך מבעוד מועד, ואז לכתוב זאת בסדר היום.
- אם אתה מוביל את כל הישיבה, אתה יכול לציין שבראש סדר היום.
- 7הקצה זמן בלוח הזמנים לכל האורחים המיוחדים. אם אורחים כלשהם באים לפגישה שלך כדי לדון בנושאים בעלי חשיבות, תרצה להקדיש לאנשים אלה נתח מזמן הפגישה. מתכננים להקצות לכל אורח רשומה אחת על סדר היום גם אם יש להם יותר מאשר נושא אחד לדיון. בדרך זו הם יוכלו לארגן את הנושאים שלהם כראות עיניהם.
- עדיף ליצור קשר עם האורחים מבעוד מועד כדי להבין כמה זמן כל אחד יזדקק לנושא הדיון שלהם. זה עוזר למנוע התנגשויות תזמון מביכות.
- 8השאירו פתח לעסקים אחרים. חלק זה של סדר היום אמור להגיע בסוף. זה רק נותן לך הזדמנות לשאול אחרים אם משהו אחר צריך להתייחס לפגישה. בנוסף, זה נותן לחברים הזדמנות לחזור למשהו שאולי התברר קודם לכן.
- כשאתה נכנס לסדר היום, זה מאפשר לחברים לדעת שיש להם סיכוי לתרום גם אם מה שהם צריכים לדבר עליו אינו מכוסה על ידי סדר היום שלך.
- ניתן לכלול גם זמן לשאלות ותשובות בסעיף זה.
אם פריט על סדר היום שלך יכול להיפתר על ידי פגישה בין 2 אנשים, השאר אותו.
חלק 3 מתוך 3: סיכום סדר היום
- 1הוסף את פרטי הפגישה לסדר היום. כלול את השעה, התאריך והמיקום של הפגישה. כמו כן, הוסף את שמות כל מי שיהיה בפגישה. בדרך זו, אנשים יודעים מבעוד מועד עם מי הם יוכלו להתחבר בזמן שהם שם.
- מומלץ גם לכלול אנשים שבדרך כלל היו שם אך אינם יכולים להגיע לפגישה זו. הבהיר שהם לא יוכלו להשתתף.
- כלול מפה או הוראות אם יש אנשים שאינם מכירים את האזור שלך בפגישה.
- 2שימו לב לכל עבודה מוקדמת שצריכה להיעשות לפגישה. אולי יש משהו שקולגות שלך צריכים לקרוא מבעוד מועד, או אולי הם צריכים לחקור פתרונות. אולי תרצה שהם יחשבו על בעיות מסוימות.
- צרו רווח בתחתית סדר היום. הפוך אותו לבלוט עם גופן מודגש או הדגשה כך שהמשתתפים יראו אותו.
- 3בדוק אם יש שגיאות בסדר היום לפני הפצתו. מכיוון שחלק מהמשתתפים עשויים להסתמך בכבדות על סדר היום של הפגישה, זה נבון לקרוא אותו לשגיאות ולשלמות לפני שהוא נותן אותו. פעולה זו אינה רק באדיבות המשתתפים; זה גם משקף באופן חיובי את תשומת הלב לפרטים הקטנים ואת הכבוד שיש לך אליהם.
- 4שלח את סדר היום 3-4 יום לפני הפגישה. לתת לעמיתים שלך לראות את סדר היום נותן להם הזדמנות להתכונן. אתה לא רוצה לשלוח אותו מוקדם מדי, מכיוון שהוא ילך לאיבוד בדשדוש.
- לפגישות גדולות יותר בכנסים, יתכן שתצטרך להוציא את סדר היום חודשים לפני הזמן.
יתכן שתצטרך לתאם פגישות קטנות יותר כדי לעזור לבצע דברים שיורדים מסדר היום העיקרי שלך לפגישה הגדולה.
- נסה להשתמש בתבנית הכלולה במעבד התמלילים שלך. בתוכניות עיבוד תמלילים רבות, כמו Microsoft Office, Pages for Mac וכן הלאה, יש תבניות למגוון מסמכים אישיים ומקצועיים, העשויים לכלול סדר יום לפגישות. תבניות אלו מקלות על הפקת מסמך מקצועי במהירות ובקלות.
- אם לחברה שלך יש טופס מיוחד לסדר יום, השתמש בטופס זה כתבנית.
- היצמד ללוח הזמנים של סדר היום שלך, אך היה גמיש. ודא שהפגישה שלך תישאר על פי לוח הזמנים על ידי שמירה על השעון. כשאתה מקבל את ההזדמנות, קדם את הפגישה בנימוס באמירה כמו: "עלינו לעבור לנושא הבא אם אנחנו רוצים לצאת מכאן בזמן."
קרא גם: איך להפוך לספק?
שאלות ותשובות
- אילו שאלות אוכל לשאול את הבוס שלי כשהיא מבקשת ממני לארגן פגישה?מה מטרת הפגישה? מי צריך להיות נוכח? באיזה יום, שעה ומיקום תתקיים הפגישה? מי יושב ראש / יקל ומי ייקח דקות? מה סדר היום של הפגישה?
- האם הפורמט לסדר היום צריך להיות זהה לפורמט הדקות?לא בהכרח, אבל זה הגיוני לנסות לעקוב אחר אותו פורמט להמשכיות.
- מהו "עסק הנובע מדקות"?דיונים / מעקבים מהפגישה האחרונה שיש לטפל בהם לפני תחילת הפגישה החדשה, כלומר דיווח על שאלות שהועלו בפגישה האחרונה או ייעוץ לקבוצה לגבי הפעולות שבוצעו והעניינים הושלמו.
- מה הגודל האופייני לסדר יום?הגודל האופייני לסדר היום הוא 1-2 עמודים. זה ישמור על הפגישה במגבלות זמן והאנשים שמשתתפים בפגישה לא יתעייפים מקריאת סדר יום ארוך. כמו כן, אג'נדות ארוכות נוטות לשעמם את הקוראים והם לא יקראו את כל העניין.
- אני נשיא דירקטוריון ללא מטרות רווח, אך המנהל תמיד קובע את סדר היום לישיבת הדירקטוריון. האם הנשיא לא צריך לקבוע את סדר היום?כן, הנשיא צריך לקבוע את סדר היום לישיבת הדירקטוריון, אך עליו להתייעץ עם המנהל. שוחח עם הבמאי שלך.
- כיצד אוכל לכתוב סדר יום לביקור עבודה בן שלושה ימים במשרד משנה?התחל עם יעדי הביקור שלך; שצריך להיות נוכח; קביעת זמנים לכל נושא / דובר אורח; וודא שאתה שולח טיוטת סדר יום מראש כדי להבטיח שהמשתתפים יוכלו להיפגש באותם זמנים.
- כיצד אוכל להתחיל את פרוטוקול הפגישה?הפניה כתוב פרוטוקולים ארגוניים.
- האם ניתן לדון על עסק כלשהו שאינו נכלל בסדר היום של הפגישה?זה נדון בדרך כלל בפורום הפתוח, אשר יכול להיכלל ככזה על סדר היום.
שאלות ללא מענה
- מהן כמה דוגמאות לסדר יום לפגישות?
- מה המונח של מאמר שמופץ וניתן לדון בו במידת הצורך?
תגובות (18)
- אני מורה בכיר בתיכון בפיליפינים. אני מלמד מקצועות פיליפינים בכיתה י"ב, ואחד הנושאים בתכנית הלימודים שלנו הוא כיצד לכתוב סדר יום, לצד כתיבת תזכיר, פרוטוקולים של כתיבת הפגישה, וכל זה ייכתב בשפתנו המקומית פיליפינית. אני באמת לא יכול למצוא דרך טובה יותר להציג את השיעורים האלה בפני הכיתה שלי עד שגיליתי מחדש את שלך. התגלה מחדש, כי ראיתי וקראתי את המצגת שלך, אבל זה החליק ממני.
- מאמר זה עזר לי להתכונן ליצירת סדר היום שלי בפגישה עם עמית ושותף עסקי פוטנציאלי. בעיקרון זה עזר לי להיראות כאילו אני יודע על מה אני מדבר, אז תודה, מדריך!
- זה עזר לי לבנות את תהליך החשיבה שלי.
- עכשיו אני נשיא מועדון ומעולם לא כתבתי סדר יום. זה היה קל כמו לרכוב על אופניים! תודה! אני בטוח שנכנס לפגישה הראשונה שלי.
- הודיעו לי בלימודים שלי בתקשורת עסקית, אבל לאחר שקראתי את המאמר שלך, אני חשוף ומודע הרבה יותר. אני מרגיש הרבה יותר בטוח בהכנת המסמך הזה, תודה למיליון.
- זה עזר לי לסיים את המטלה בזמן.
- מאמר זה מועיל מאוד בבחינות שלי, כמו גם בפגישות עסקיות.
- אני קצין בחברה היסטורית ואני פוגש את הפרק הראשון שלי אי פעם. לא הייתי בטוח כיצד להמשיך. יהיה לי להשתמש בטיפים אלה כדי ליצור את האג'נדה והפגישה הראשונה שלי.
- קביעת פגישה בסוף השנה, כך שמאמר זה האיר אותי כיצד להגדיר סדר יום ולהקצות קווי זמן. זה איפשר לי להגדיר סדר יום הכוללים ומשלב את הרעיונות של כל חברי הצוות.
- מאמר זה כל כך מועיל.
- מאמר יוצא מן הכלל, נפלא, מרהיב את הדעת. זה עזר לי מאוד.
- טוב וקל להבנה.
- זה מאוד מועיל. טוב, קל להבין, ובאמת תמך בי כיצד לכתוב סדר יום של פגישות בעבודתי.
- זה עזר לי לכתוב את סדר היום הראשון לפגישה לאחר טיול יחד עם קבוצה לצרכי שפה.
- זה ממש עוזר לי לבנות את סדר היום שלי ולבצע כתיבה יעילה. תודה רבה.
- קיבלתי מידע ורעיונות מאוד מרגשים שיעזרו לי מאוד בעתיד.
- כשחיפשתי בגוגל למידע, ציפיתי שאופנה לאתר אחר או שאצפה לקבל רק קטע אלא אם רכשתי פתרון מלא בתיבה. עם זאת, קיבלתי כאן בדיוק את מה שהייתי צריך! תודה!
- אני אוהב את המאמר שלך. זה מצוין וניתן להבין אותו בקלות.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
