איך מזמנים פגישה לפי הזמנה?
בפגישה רשמית אמור, "אני מזמין פגישה זו לסדר בשעה 11:30 ביום חמישי, 4 במאי 2017.".
כשאתה יושב בראש ישיבה, קריאה לפגישה לסדר היא ציפייה. יש אנשים שהמשימה הזו מאיימת, במיוחד כשהם חדשים בה. דיבור מול קבוצה יכול להיות קשה, אבל זה מתחיל להיות קל יותר. למרות שאתה עלול להרגיש עצבני בהתחלה, הזמנת פגישה לפי הזמנה היא משימה פשוטה לאחר ששלחת להפגין מקצועיות בפגישה, להראות ביטחון באמצעות שפת גוף ולשמור על יציבה טובה.
חלק 1 מתוך 3: הצגת מקצועיות בפגישה
- 1ברוך הבא אנשים כשהם מגיעים. זו הזדמנות נהדרת לתת את הטון, לעודד אנשים לדבר ולהפנות אנשים לפינת הישיבה.
- שמור על שפת גופך נינוחה על ידי חיוך ותנועה בדרך הכניסה.
- השתמש בברכות מזדמנות. אתה יכול לנסות פשוט, "בוקר טוב. מה שלומך?"
- 2קיים שיחת חולין. נהל שיחות קצרות וארוחות עם הנוכחים. זכור לשמור על הנושאים שלך מקצועיים.
- השתמש בשיחות חולין כדי לבסס את תפקידך כיו"ר באופן נינוח. זו ההזדמנות שלך לדבר עם המשתתפים בתפקיד הרשמי שלך כמארח הפגישה. אמור, "האם ראית את מאמר החדשות על אודות מתקני שעשועים בטוחים יותר לפארקים?"
- בחר נושאים הקשורים לסדר היום של הפגישה, כך שתוכל להזיז את הנוכחים בעדינות אל מטרת הפגישה. לדוגמה, אם הפגישה שלך קשורה לשירותי פארק, בחר נושאים כמו שיפורים בפארק לאחרונה או סיפורים המתרחשים בפארק.
- 3התחל בזמן. הגדר שעת התחלה מדויקת ושעת סיום צפויה. היצמדו ללוח הזמנים שלכם כיוון שעיכוב התחלת פגישה עולה לארגון את זמנו של כל אדם שיושב ומחכה.
- אם מישהו מכריע לפגישה שלך לא הגיע או שאתה חסר מניין הכרחי, פנה למשתתפים שלך כדי להודיע להם על העיכוב בהגעתו של אותו אדם. התחל את הפגישה והשתמש בזמן השהיה כפורום פתוח. כוון את הדיון כך שאנשים לא יושבים ומחכים.
- זכור שאם אתה מתחיל מאוחר, יש סיכוי שאנשים עדיין יעזבו בשעה הסופית שתוכננה במקור מכיוון שאולי הם קבעו פגישות או פעילויות אחרות להמשך היום.
- 4תעמוד. כאשר מגיע הזמן להתחיל את הפגישה, קם ממושבך כדי למשוך את תשומת לבם של המשתתפים וסמן שאתה עומד להתחיל. בעמידה אתה מתקשר שאתה בפיקוד על החדר.
כשאתה יושב בראש ישיבה, קריאה לפגישה לסדר היא ציפייה. - 5ברוך את המשתתפים. התחל לדבר בהערת פתיחה כללית. זה מסמן את פתיחת הפגישה ומפנה את תשומת ליבם של כל מי שעדיין עסוק בשיחה צדדית או בפעילות מחוץ למשימה, כגון גלילה דרך אימייל עבודה בטלפון נייד.
- לדוגמא, אמור "בוקר טוב. תודה שהצטרפת אלינו היום."
- הימנע מברכות לא רשמיות, כגון "היי, כולם". זה יקבע את הטון הלא נכון.
- 6הצג את עצמך. ספק בקצרה את שמך וציין את עמדתך. גם אם המשתתפים מכירים אותך, חשוב לקבוע שאתה היושב ראש. זה גם הזמן להציג רמקולים כלשהם.
- 7הודיעו על קריאתכם להזמין. כיו"ר אתה אחראי לקביעת זמן התחלה לרישום. הדקות מתחילות לאחר השיחה הרשמית להזמין. במסגרת קריאתך להזמין, תציין גם את התאריך והשעה לרישום.
- בפגישה רשמית אמור, "אני מזמין פגישה זו לסדר בשעה 11:30 ביום חמישי, 4 במאי 2017."
- אם הפגישה שלך לא פורמלית, אתה יכול לשנות את הדיבור שלך, אך עדיין חשוב לציין כי הפגישה החלה. במקום לומר שהפגישה נקראת לסדר, אתה יכול לומר: "אנו מתחילים את הפגישה בשעה 11:30 ביום חמישי, 4 במאי 2017."
- 8ציין את מטרת הפגישה. הזכר למשתתפים את מטרת הפגישה. כיו"ר, באחריותך לוודא שכולם מבינים מה מצופה מהפגישה ושכולם עומדים בתפקיד למשך הפגישה.
- אמור, "אנחנו כאן היום כדי לבחור צבע צבע לספסלים החדשים בפארק פינס שקט."
- המטרה שלך צריכה להיות מוגדרת במשפט של 1-2 משפטים.
- 9נהל את הפגישה. התיישב במקום ובצע את סדר היום להמשך הפגישה. כיו"ר הישיבה, עליכם לוודא שהפגישה תישאר במשימה וכי הקלט של כולם יישמע.
- מידת השליטה שיש לך בפגישה כיו"ר תלויה בסגנון האישי שלך ובתרבות הארגון שלך.
- לאחר תחילת הפגישה, קריאתך להזמנה הושלמה.
טיפ מומחההיצמד למגבלת הזמן שלך. ג'ין לינצקי, מייסד סטארט-אפ, אומר: "הפגישות לא צריכות להימשך יותר מ -30 דקות. אם אתה מתפתה לקבוע פגישה למשך שעה, חשוב מחדש, פצל אותה או צמצם את ההיקף מכיוון שבפגישה אופיינית, הזמן היצר הוא אולי 10 דקות.
חלק 2 מתוך 3: הפגנת ביטחון באמצעות שפת גוף
- 1ליצור קשר עין. קשר עין מגביר את תשומת הלב, גורם לך להיות מורגש יותר ומשכנע אנשים שדבריך חשוב.
- במסגרת פגישה, העבר את מבטך לחדר תוך כדי דיבור, תוך יצירת קשר עין עם כל אדם כאשר מבטך עובר מעל החדר.
- אם לא נוח לך, הסתכל במקום במרכז האף שלהם.
- התחל בנוח עם קשר עין מראש על ידי תרגול על חברים, בני משפחה ועמיתים לעבודה. התחל בהסתכלות על מצחם ואז עבר למרכז אפם. לבסוף, צור קשר עין למספר שניות בכל פעם, לאט להתקדם למגע עין עקבי בזמן הדיבור.
כיו"ר הישיבה, עליכם לוודא שהפגישה תישאר במשימה וכי הקלט של כולם יישמע. - 2אל תתעסק. עמידה או ישיבה במקום משדרת שאתה בטוח, אז מצא את האיזון שלך.
- להסתובב הרבה ולקשקש מצביע על כך שאתה עצבני או חרד, ופוגע בסמכותך.
- שמור על הידיים ממוקדות במשימה, כגון לחיצת יד או ציון סדר היום שלך.
- 3דבר בקצב רגיל. אנשים עצבניים נוטים לדבר במהירות, אז שימו לב לדיבור שלכם. שדר ביטחון על ידי דיבור ברוגע ובקול רם.
- 4הישאר פתוח. שמור על הידיים לצדך. אנשים חרדים לרוב מקפלים את זרועותיהם או מנסים לכסות את פניהם.
- 5הישען פנימה כשאתה מדבר עם מישהו, רכון אליו כדי להראות שאתה מעוניין במה שהוא אומר וכי אתה פעיל בשיחה. זה מראה שאתה מזהה מה אחרים מביאים לשולחן ולא מפחד לשמוע נקודות מבט אלטרנטיביות.
- 6תן את הטון. כיו"ר, הגישה שלך מכתיבה את גישת הפגישה כולה. כדי לקיים פגישה מוצלחת, גש לתפקידך כיושב ראש במקצועיות ובתפיסה אופטימית. באמצעות שפת גופך, העבר למשתתפים שאתה מצפה למקצועיות.
- חייכו כשאתם מדברים על המטרות, התוכניות או האחריות של הארגון.
- מחווה בזמן שאתה מדבר.
- אמור, "יש לנו הזדמנות מצוינת לשקף את המשימה של הארגון שלנו באמצעות התוכנית החדשה שבאנו לדון בה."
חלק 3 מתוך 3: שמירה על יציבה טובה
- 1יישר את הגב. לדמיין חוט שמושך אותך ישר הוא הצעד הראשון לשמירה על יציבה טובה. יציבה טובה מגלה ביטחון ומעניקה לך נוכחות פיקודית.
- תרגלו לעמוד זקוף כך שזה יהפוך להרגל.
- תחב את הבטן שלך, ותן לזרועותיך לתלות בצדדים שלך.
- דחפי את הכתפיים לאחור. אתה צריך להרגיש את השכמות שלך מתהדקות כאילו הן נמשכות זו לזו.
במקום לומר שהפגישה נקראת לסדר, אתה יכול לומר, "אנו מתחילים את הפגישה בשעה 11:30 ביום חמישי, 4 במאי 2017.". - 2הסתכל קדימה. שמור על הראש ישר. כדי לקבל יציבה טובה, תנוכי האוזניים שלך צריכות להיות אפילו עם הכתפיים.
- אל תדחוף את הראש קדימה. אתה רוצה להראות שאתה בטוח, לא להוט יתר על המידה.
- אל תסתכל כלפי מטה, מה שעלול לגרום לך לרפול.
- 3הימנע מתנודד. שמור על הרגליים נטועות היטב. בזמן שאתה יכול להעביר את משקלך מרגל אחת לשנייה כאשר אתה עומד זמן רב, זו צריכה להיות תזוזה עדינה ולא נדנוד.
- יו"ר טוב שומר על הסדר על ידי התמקדות במטרות הוועדה במקום להגדיל מעמדם האישי שלהם.
- התחל וסיים בזמן.
- שמרו על התנהגות מקצועית לפני, במהלך ואחרי הפגישה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
