כיצד לנהל ישיבת דירקטוריון ראשונית?

קבעו תאריך ושעה שנוחים לכל הדירקטורים להשתתף בו. דאגו ליידע את דירקטוריוני החברה בכדי שכולם יוכלו להשתתף. באופן כללי, על מנת לנהל עסקים בפגישה, עליכם להיות מניין בו נמצא רוב הדירקטורים. בדרך כלל, דירקטורים עשויים "להשתתף" בפגישה בשיחת ועידה כל עוד כל הנוכחים יכולים לשמוע זה את זה. דירקטורים רשאים להצביע באמצעות מיופה כוח אם התקנון קובע הצבעות מיופה כוח, אולם מכיוון שאסיפה זו היא תקופה בה הדירקטורים הראשונים יקבלו החלטות רבות, חשוב שכמה שיותר דירקטורים ישתתפו בישיבה כדי שיוכלו לספק את תשומת ליבם.
התקנון שלך עשוי לדרוש למסור הודעה מסוימת לכל דירקטור לפני קיום פגישה, אשר בדרך כלל קובע כי ההודעה תינתן מספר מסוים של ימים מראש. אם כן, עליך למסור את ההודעה המתאימה לכך. לחלופין, אתה רשאי לנהל את הפגישה מבלי למסור את ההודעה הספציפית אם כל הדירקטורים משתתפים בפגישה ואינם מתנגדים לחוסר ההודעה, אם דירקטורים מסוימים מפספסים את הפגישה אך עדיין קיים מניין בפגישה (בתנאי שהם כל אחד מהם חותם על ויתור על הודעה), או אם הדירקטורים שמתגעגעים לפגישה חותמים על פרוטוקול הפגישה שהוחמצה. באופן כללי, זה רעיון טוב שכל דירקטור שמתגעגע לכל פגישה יחתום על פרוטוקול הפגישה שהוחמצה על ידי כתיבת "אישור" וחתימת שמם.

רשום פרוטוקול מהפגישה. בפרוטוקול החברה נשמרות תוצאות ההצבעות, רישומי ההחלטות וסיכומי הרעיונות המוצעים של החברה. מנהל, בדרך כלל המזכיר, צריך לנהל רישום על המתרחש בפגישה. הפרוטוקול לא צריך להכיל שום שפה מיוחדת, אלא צריך לשקף במדויק את מה שנאמר ונעשה בפגישה.
הפריטים שיש לכלול בפרוטוקול הם: הזמן, המיקום והחברים שנכחו בפגישה; כל נושאי חברה רלוונטיים שהועלו וסיכום של כמה מהנושאים המרכזיים שהועלו בתגובה לנושא זה; תוצאות כל ההצבעות שנערכו, כולל מי הצביע בעד או נגד; וכל מידע חשוב אחר על מה שקרה בפגישה. כלל אצבע טוב הוא לכלול את כל המידע שבמאי שלא יכול היה להגיע לפגישה יהיה עליו לדעת. יש להגיש פרוטוקולים עם כל מסמכי החברה החשובים האחרים. תבנית לדוגמא מקושרת למטה.

אמץ את התקנון. במקרים רבים, חברה שהתאגדה זה עתה תקים ועדת תקנון בשלבי ההתאגדות הראשונים במטרה לנסח מערכת תקנון לחברה. התקנון הראשוני מוסכם בדרך כלל באופן בלתי פורמלי עוד לפני פגישה רשמית זו. לכן אימוץ התקנון הוא עניין פשוט של הצבעה והקלטת התוצאות. התקנון עצמו יכול לקבוע סוג מסוים של הצבעה להחלטות, אך בישיבה ראשונית זו לכל דירקטור תהיה קול אחד ורוב כל הדירקטורים חייבים לאשר את התקנון. בדרך כלל כל דירקטור יחתום על המקום המתאים בתקנון ותוצאות ההצבעה יירשמו בפרוטוקול הישיבה.

בחרו דירקטוריון "קבוע". תקנון ההתאגדות קובע בדרך כלל דירקטוריון "ראשוני". אותם דירקטורים הם אלה שמשתתפים בפגישה הראשונית ועושים את העבודה הראשונית להקמת החברה. הדירקטוריון הראשוני עשוי להיות זהה לדירקטוריון הקבוע. בישיבה הראשונית, הדירקטוריון הראשוני ישתמש בשיטת ההצבעה הקבועה בתקנון לבחירת הוועדה ה"קבועה ". מספר הדירקטורים בחברה נקבע בתקנון החברה. המילה "קבוע" היא במרכאות מכיוון שהיא מתייחסת לדירקטוריון שנבחר לאחרונה, אך בדרך כלל אותם דירקטורים עומדים להצבעה על בסיס שנתי או דו שנתי.

מניית הנפקה. בפגישה ראשונית זו יש לאשר את האישור הפיזי של בעלות על מניות בדרך של החלטת הדירקטוריון. לכל מדינה יהיה נוהל לפורמליות הנדרשת בתעודה. חברות רבות בוחרות להזמין "ספרי חברות" מחברת אספקה עסקית המגיעות עם תעודות מניות שניתן למלא אותן בקלות ולמסור לבעלי המניות.