כיצד לנהל פגישה יעילה?
כשאתה שולח את טיוטת סדר היום שלך לפגישה, שאל את המשתתפים אם יש להם שאלות או פריטים נוספים להוסיף לסדר היום.
אם היא מתנהלת ביעילות, פגישה יכולה להיות דרך שימושית ביותר לאגד משאבים ולקבל נקודות מבט מרובות על משימה או פרויקט. המפתחות להפעלת פגישה אפקטיבית הם קביעה ועמידה באג'נדה מוצקה, ניהול פגישה המנהלת זמן ביעילות, והקצאה ברורה של פריטים הניתנים לאנשים להשלים לאחר הפגישה.
שיטה 1 מתוך 3: קביעת סדר יום
- 1הגדר מוקד עיקרי לפגישה. לפני שתקיים את הפגישה שלך, עליך לסיים את סדר היום. אם פריט אינו הכרחי או יסיח את הדעת מהמוקד העיקרי של הפגישה, הסר אותו מסדר היום הסופי. תוכלו להגיש את הנושא לפגישה אחרת או לדון בו ישירות עם אותו אדם.
- אם תבחר יותר מדי יעדים, אז הפגישה שלך תאבד את המיקוד.
- 2כתוב טיוטת סדר יום והפץ אותו לפני הפגישה. כשאתה קובע פגישה, כלול סדר יום מקדים המפרט על מה תהיה הפגישה כדי שאנשים יוכלו להתכונן. לספר לאנשים על מה תהיה הפגישה מבעוד מועד תביא לפגישה יעילה ויעילה יותר מכיוון שכולם יהיו באותו דף.
- אם מישהו צריך להרכיב מידע לפגישה, ספר להם איך זה קשור לסעיף שעל סדר היום.
- שלח את טיוטת סדר היום לפחות שבוע לפני הפגישה.
- 3אפשר לאנשים להוסיף פריטים לסדר היום. כשאתה שולח את טיוטת סדר היום שלך לפגישה, שאל את המשתתפים אם יש להם שאלות או פריטים נוספים להוסיף לסדר היום. יתכן שלא שקלת משהו או שלא היית ברור לגבי נושא שעל סדר היום.
- לתת לאנשים לתרום לסדר היום יגרום להם להרגיש שהם תורמים ויכולים ליצור פגישה יעילה יותר.
טיפ: שקול להשתמש במסמך משותף כמו Google Doc כדי לאפשר למספר משתמשים להוסיף לסדר היום.
- 4החליטו כמה זמן תרצו להשקיע בכל פריט. על מנת לתזמן כמה זמן תרצה שהפגישה שלך תימשך, עליך להסתכל על כל פריט על סדר היום ולקבוע זמן מקסימאלי שתוכל להשקיע בו. קביעת מגבלת זמן לכל נושא תשמור על הפגישה.
- אפשר לפחות 5 דקות לפריט כדי לאפשר דיון פרודוקטיבי.
- תן יותר זמן לפריטים חשובים יותר.
עותקים קשיחים של סדר היום יכולים לעזור לאנשים להתמקד בפגישה מכיוון שהם מכירים את מבנה הפגישה. - 5כלול זמן לדיון ושאלות בסוף הפגישה. כלול תמיד כ 5-10 דקות בסוף סדר היום לאנשים לשאול שאלות או להבהיר דבר מהפגישה. אם אנשים יודעים שיש להם זמן לפרט יותר או לשאול שאלה בסוף הפגישה, הפגישה תעבור בצורה יעילה יותר.
- זו גם הזדמנות טובה לשאול אם מישהו לא ברור לגבי משהו שנדון בפגישה.
שיטה 2 מתוך 3: ניהול הפגישה ביעילות
- 1חלק עותקים מודפסים של סדר היום בתחילת הפגישה. הדפיסו עותקים של סדר היום של הפגישה כדי לתת למשתתפים כדי שכולם יוכלו לראות את לוח הזמנים ומה יכלול הפגישה. וודאו שכולם בפגישה יקבלו עותק.
- הצב ערימה של סדר היום ליד הכניסה כדי שאנשים יוכלו לתפוס אחת בדרכה פנימה.
- עותקים קשיחים של סדר היום יכולים לעזור לאנשים להתמקד בפגישה מכיוון שהם מכירים את מבנה הפגישה.
- 2הקצה אדם אחד להיות הנוטל הרשמי. כדי לשמור על כולם ממוקדים בדיון ולא לדאוג לרשום נקודות חשובות, בחר אדם אחד לרשום הערות. בחר מישהו שמיטיב לרשום הערות או שאדם שאינו קשור לפגישה, כמו מזכיר או עמית לעבודה אחר, ישב בישיבה כדי לרשום הערות.
- 3שוחח על נושא אחד בכל פעם כדי לשמור על המיקוד בנושא זה. הבהיר כי הפגישה תתמקד בנושא אחד בכל פעם לפני שתעבור לנושא אחר. קל לאנשים לאבד את ההתמקדות בנושא ולהתחיל לדון בפגישות או לחשוב על נקודות דיון אחרות.
- אתה יכול לומר משהו כמו: "יש לנו הרבה מה לכסות, אז בואו נתמודד עם כל פריט כל אחד כדי שלא נלך לאיבוד."
- 4עודד אנשים לרשום שאלות שיש לשאול בסוף. למען הזמן, בקש מאנשים לרשום כל שאלה שיש להם כדי שניתן יהיה לדון בהם בסוף הפגישה. זה ימנע מהפגישה שלך להיות מופרע על ידי שאלות ויהפוך אותה ליעילה יותר.
- לעתים קרובות, שאלות של אנשים עשויות להיענות במהלך הפגישה, ולכן כתיבת שאלות יכולה לחסוך זמן ולשמור על אנשים ממוקדים בפגישה.
- 5הקצה פריטי פעולה עם עלייתם. כאשר פרויקט או משימה עולים בפגישה, הקצה אותה לאדם המצויד בצורה הטובה ביותר לבצע אותה. אחד ההיבטים החשובים ביותר בפגישה הם הפריטים הניתנים לפעולה המופצים למשתתפים. ללא מטלות המשך, הפגישה הייתה בעיקר רק דיון. חייבת להיות פעולה כדי שהפגישה תהיה יעילה.
טיפ: הגדר מועד אחרון לביצוע המשימה או לדוח מצב על הפריט. מועדים גורמים לאנשים להרגיש נוטים יותר לבצע פעולה פעולה.
לספר לאנשים על מה תהיה הפגישה מבעוד מועד תביא לפגישה יעילה ויעילה יותר מכיוון שכולם יהיו באותו דף. - 6כלול את כולם בדיון. אנשים רבים מופנמים ולא נהנים לדבר מול אנשים, אך לעתים קרובות יש להם דעות ומידע תקפים ושימושיים. שאל אנשים איך משהו נראה מנקודת מבטם. שאל שאלות שמקדמות דיון עמוק יותר כדי לגרום לאנשים לדבר.
- אם יש רק אדם אחד ממחלקת הנהלת חשבונות בפגישה, הם עשויים להרגיש כמו איש מוזר. כדי לגרום להם לתרום, שאל אותם משהו כמו: "איך זה נראה מנקודת מבט חשבונאית?"
- במקום לשאול שאלות שטוחות כמו, "מה אתה חושב?" שאל שאלות עמוקות יותר המקדמות דיון כמו: "מדוע אתה חושב שכך זה?" או "אתה יכול להרחיב מדוע אתה חושב שזה?"
- 7היצמד לסדר היום כאשר הדיון יורד מהנושא. פגישות יכולות לעיתים להיפשל על ידי דיונים החורגים מהנושא ויכולים לאכול זמן רב. בכל פעם שאתה רואה שנושא או דיון מאבדים את המיקוד, שלט במפגש באמצעות סדר היום כדי לחזור למסלול.
- אמור משהו כמו, "תראה, זה באמת מעניין, אבל בוא נתמקד ביעדים ובנושאי הדיון של הפגישה. אולי נוכל לדבר על זה יותר בסוף או אחר כך."
- 8לסכם את הפריטים הניתנים לפעולה בסיום. כאשר הפגישה מתקרבת לסיום, תמיד יש לסיים בסיכום ההערות ולעבור על הפריטים הניתנים לביצוע שנדונו. וודא שמי שהוקצה לו פריט יודע מה עליו לעשות ומתי עליו לעשות זאת.
- תנו למשתתפים אפשרות לשאול שאלות או להבהיר פריט.
- 9השתמש בטופסי משוב אנונימיים כדי לתת לאנשים קול. יידע את המשתתפים שאתה מתכנן לספק להם טפסים כדי לספר לך עד כמה הפגישה הייתה אפקטיבית. טופס משוב אנונימי הוא דרך מצוינת לגרום לאנשים להרגיש בנוח להשמיע את דעתם. אל תעלב מביקורת. אם אפשר לעשות משהו טוב יותר בפגישה הבאה, עשה זאת!
- אתה רוצה שאנשים ירגישו שהם יכולים לומר לך אם יש להם בעיה בפגישה שלך והיכולת לספר לך באופן אנונימי עשויה לגרום להם להרגיש בנוח מספיק כדי לתת לך ביקורת.
שיטה 3 מתוך 3: ניהול זמן הפגישה
- 1קבעו את הפגישה לזמן הנוח ביותר לכולם. לקבלת מעורבות מרבית מהמשתתפים שלך, הימנע מתזמון הפגישה במהלך הפסקת הצהריים של מישהו או שעות אחר הצהריים. בחר זמן שבו אנשים יהיו הכי מרוכזים ולא יתוסכלו מאי הנוחות.
טיפ: קבע פגישות סיעור מוחות בבוקר כאשר היכולת של אנשים לחשוב יצירתי היא הגבוהה ביותר. פגישות לפתרון בעיות מתוזמנות בצורה הטובה ביותר מאוחר יותר אחר הצהריים כאשר מוחם של אנשים רגוע יותר והם אינם מוסחים על ידי המשימות שעליהם לבצע באותו יום.
המפתחות להפעלת פגישה אפקטיבית הם קביעה ועמידה באג'נדה מוצקה, ניהול פגישה המנהלת זמן ביעילות, והקצאה ברורה של פריטים הניתנים לאנשים להשלים לאחר הפגישה. - 2התחל וסיים את הפגישה בזמן. התחלה של פגישה באיחור יכולה לנקז את אנרגית החדר מתחילת הפגישה. המשתתפים בפגישה שלכם יראו אתכם כדוגמה, לכן קבעו טוב על ידי הגעה בזמן. אתה גם לא רוצה שהאנשים בפגישה שלך תוהים מתי זה ייגמר אי פעם. זמן סיום מוגדר ישמור על אנשים ממוקדים ומעורבים.
- זמן סיום מוחלט גם יחזיר אנשים לעבודה מהר יותר.
- 3קבעו ציפייה שכולם צריכים להתמקד בפגישה. התחל את הפגישה בהכרזה שאתה מתכנן לעקוב אחר סדר היום של הפגישה וכי אתה מצפה לתשומת לב מלאה של כולם. ציין כי סדר היום שמר זמן מה בתום הפגישה לשאלות ולדיון.
- שים מחשבים ניידים ומסמכים שאינם קשורים לפגישה.
- שימוש בסמארטפון לבדיקת מייל במהלך הפגישה יכול לפעמים להועיל. אבל הרחיקו את הטלפונים אלא אם כן יש צורך בכך.
- 4היכנס לחדר כל עשר דקות. מפגשים יכולים לפעמים להיות מעט מייגעים, וטווח הקשב הממוצע של האדם הוא כ -10 דקות. כדי לעסוק בכולם, בדוק עם כולם בחדר כדי לוודא שהם שמים לב ושהם עוקבים אחריהם.
- קח רגע מדי פעם לשאול דברים כמו: "איך כולם מסתדרים? יש שאלות?" זה נותן לך הזדמנות לראות עד כמה האנשים בחדר מעורבים וזה גם מקפיץ אנשים אם הם יודעים שאתה מסתכל ומדבר איתם.
קרא גם: איך לזהות גנב?
תגובות (4)
- אני אוהב במיוחד את המחשבה על מבנה, לא רק לפגישה, אלא שהיא עוברת לתוכנית פעולה שאפשר להחליט ולהעביר.
- יעיל יותר בפגישות ומועיל.
- הייתי צריך להתכונן לפגישה והייתי זקוק לעזרה בקבלת מידע לכל חלק בפגישה. מאמר זה הזכיר לי אלמנטים או דקות טובות.
- הייתי קורבן להעלבות שונות במקום העבודה. זה גרם להשפעות טראומטיות על חיי העבודה וחיי האהבה שלי. המאמר עזר לי להשיג את ההצלחה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
