כיצד לענות על שאלות בדוא"ל באופן מקצועי?

השב מייד לדוא"ל. כשאתה מקבל את הדואר האלקטרוני, אל תחכה ימים או שבועות כדי להשיב לו. זה עלול להרגיז את השולח ולהיות לא מקצועי, במיוחד בסביבה במקום העבודה. אם אינך יודע את התשובה לשאלה, תוכל לשאול מישהו אחר שעשוי לדעת את התשובה. למשל, אם מישהו שואל אותך אם יש צורך בציוד לבית הספר או רק לתרומה, כתוב בחזרה עם משהו כזה: "אני לא יודע אם נדרשים ציוד לבית ספר, אבל שאלתי את המפקח שלנו על כך ואעקוב איתך בהקדם האפשרי."

דע כיצד לבקש בנימוס בבירור. אם אינך מבין מה השולח מבקש, תוכל לבקש ממנו להבהיר. אתה יכול לנסות לכתוב הערה מנומסת ומקצועית כזו: "אני מצטער, אבל אני לא מבין מה אתה שואל. האם בבקשה תפרט?" השולח עשוי להגיב בהרחבה על שאלתו / ה, כדי שתוכל לענות עליה.

השתמש באיות ודקדוק תקין. זה מובן מאליו. אנשים רבים באינטרנט משתמשים בדקדוק לא תקין, וזה מאוד לא מקצועי, במיוחד בדואר אלקטרוני למישהו. אם אתה לא מאיית טוב, נסה להשתמש במשאב לבדיקת איות מקוון כדי שהאיות שלך יהיה נכון. כדאי לקרוא גם כיצד להשתמש בפיסוק אנגלי נכון.

כלול את השאלה המקורית שהשולח שאל. נסה לעצב שאלה זו לתשובה במקום להשיב לדואר אלקטרוני. זה חשוב במיוחד אם השולח שואל שאלה סגורה (כמו שאלה כן / לא, או שאלה מרובת אופציות בה תצטרך לענות באופציה מסוימת). למשל, אם השולח שאל אותך "האם בית הספר מתחיל ביום שלישי הבא?" אל תשיב רק ב"כן ". השב עם "כן, בית הספר מתחיל ביום שלישי הבא".

• בשיחה פנים אל פנים אנשים בדרך כלל עונים על שאלות סגורות במילה אחת, אך הדואר האלקטרוני שונה. זה יכול לבלבל את השולח כאשר אתה עונה לשאלה סגורה עם מילה אחת, מכיוון שהשולח יצטרך לגלול מטה כדי למצוא את השאלה המקורית שלו.