איך לחסל דוא"ל במקום העבודה שלך?
גייס מדגם אקראי של עובדים וזמן כמה זמן לוקח להם להרכיב דוא"ל רגיל.
האם מנכ"ל חברת טק אירופית, אטוס יכול להיות מטורף או בדרך הנכונה לאחר שהודיע כי הוא מתכנן לאסור אימיילים בתוך החברה הזו? לדברי המנכ"ל תיירי ברטון רק 10% מהדואר האלקטרוני שהוא מקבל הם בעלי ערך אמיתי לתפקידו ואומר, "דוא"ל כבר אינו הכלי המתאים. הגיע הזמן לחשוב אחרת." אם אתה חולק את דעתו האם באמת יש דרך לאסור מיילים בעבודה במטרה להגביר את היעילות?
- 1הדגים כיצד מיילים יכולים לבזבז זמן. הדרך הטובה ביותר לייצר אימוץ בעבודה היא להדגים בבירור כיצד יוזמה תחסוך זמן ו / או כסף. אם אתה יכול להוכיח שאיסור דוא"ל יגביר את היעילות, יהיה לך יותר טוב לקבל אישור או קבלה של הרעיון שלך.
- ערכו מחקר מדעי על האופן שבו מיילים מבזבזים זמן ומפחיתים יעילות. נקט בגישה דו-כיוונית על ידי ביצוע מחקר עצמאי באינטרנט העוסק במחקרים סביב מיילים ומקומות עבודה, אך גם יישם סקר פנימי שאינו מדעי. כלול גם שאלון עובדים וגם תצפית כדי לקבוע כמה זמן העובדים משקיעים לא רק בבדיקה וכתיבה של דוא"ל, אלא אפילו בהסרת המיקוד מעבודתם כאשר הם שומעים דוא"ל הכנסה מכה בתיבת הדואר הנכנס שלהם. עצירה באמצע העבודה כדי לענות על מיילים יכולה להיות הסחת דעת. על פי כתב דיילי מייל, פיטר אלן, לוקח לעובד הממוצע 64 שניות להתמקד בעבודה לאחר קריאת אימיילים. אם אתה מפסיק לקרוא הודעה בכל פעם שאתה מקבל דוא"ל, לעולם לא יהיה לך זרם פוקוס קבוע.
- הזמן כמה זמן לוקח לרוב העובדים לחבר דוא"ל לעומת שיטות תקשורת אחרות. גייס מדגם אקראי של עובדים וזמן כמה זמן לוקח להם להרכיב דוא"ל רגיל. ממוצע הפעמים להגיע למספר ממוצע. ואז השווה זמני דואר אלקטרוני לשיטות אחרות (השתמש באותה שיטת מעקב ומדידה) של תקשורת, כולל הודעות טקסט ושיחות טלפון כדי לראות איזו שיטה יעילה ביותר.
- מדוד את משך הזמן שעובדים משקיעים בניסיון להתמודד עם בעיות טכנולוגיות סביב דוא"ל. אם הרשת שלך קורסת או חווה הפרעות, עובדים עשויים להשקיע זמן ניכר בניסיון להבין כיצד לשלוח דוא"ל במקום להחזיר את המיקוד לעבודתם. צור סקר ובקש דגימה אקראית של העובדים כמה זמן הם מקדישים להתמודד עם בעיות I / T סביב מיילים ובאיזו תדירות.
- 2תכנן תוכנית חלופית. פשוט איסור על אימיילים לא יזכה לקבל הסכמה רבה אלא אם כן יש לך רעיון חלופי וטוב יותר. לפני שאתה בכלל ניגש לעובדים עם הרעיון שלך, תהיה מוכן להציג את התוכנית החלופית שלך.
- אימייל המוני שלא כולל כל צד. התחל בצעדים של התינוק על ידי הצעה ראשית כי יש לאסור את כל הודעות הדוא"ל ההמוניות. אם רק אחוז קטן מהודעות דוא"ל נוגעות למשרות של עובד בודד, שקול להוסיף לוח הודעות ענק לחדר ההפסקה שלך, שם ניתן לפרסם הודעות במקום לשלוח הודעות דוא"ל המוניות.
- הגדל את השימוש בתא הקולי. הרחב את יכולות הדואר הקולי. במובן מסוים אנשים שלחו מיילים שניתן היה לתקשר אליהם בקלות באמצעות הטלפון מכיוון שהם לא רוצים להתמודד עם שיחת טלפון. לספק לעובדים אפשרויות לשיחות לעבור ישירות לתא הקולי (עם הגבלת זמן של 10 עד 20 שניות) או למערכת הודעות קולית אחרת.
- שקול הודעות טקסט. שלא כמו דוא"ל טקסט צריך להיות קצר ולעניין. האם לכל העובדים יכולות הודעות טקסט ובאיזו מידה? במקרים מסוימים, העובדים עשויים אפילו לא להחזיק טלפון סלולרי או שיהיה להם טלפון עם יכולות מוגבלות, לכן קבעו אם זה משהו שיעבוד בארגון שלכם תחילה.
- תכנון אינטראנט. במקרה שנראה כי הודעות דוא"ל המוניות הכוללות את כל הארגון או המחלקה האישית משבשות ביותר שקול ליצור אינטרא-נט של החברה. ככל הנראה קצין טכנולוגיית המידע שלך יכול ליצור מערכת המאפשרת החלפה אישית וקבוצתית, פרסום מידע חיוני ואף הכשרה אינטראקטיבית.
- שקול להשתמש בסקייפ או טופס אחר כדי לתקשר מחוץ לאתר. דוא"ל עשוי להיות עמוד השדרה של תקשורת מחוץ לאתר, במיוחד אם יש לך עובדים שעובדים מרחוק או בשטח. אמנם ייתכן שלא תוכל להרחיק לחלוטין דוא"ל במקרה זה, אך תוכל להגדיל את כמות השימוש בתקשורת חיה כגון סקייפ. למעשה העובדים יכולים אפילו להוריד אפליקציה ולהשתמש בתוכנה בסמארטפון שלהם, כך שניתן יהיה להשתמש בה לא משנה לאן עובדים נוסעים.
הזמן כמה זמן לוקח לרוב העובדים לחבר דוא"ל לעומת שיטות תקשורת אחרות. - 3צור כללי הפצת מידע חדשים. אם אתם מתכננים להיגמל לאט לאט מהדוא"ל או לגלות שפשוט צמצום כמות הדואר האלקטרוני או הגודל שלו מסיח את הדעת, שקול ליישם כמה כללים כדי לגרום לעובדים להרגל להיות קצרים אך ישירים בתקשורת.
- ההודעות חייבות להיות קצרות וענייניות (יכולות לכלול מגבלת תווים). אפשר רק כמה דמויות בכדי לאלץ את העובדים להיות קצרים ולעניין עם המסרים שלהם.
- יש לצמצם את הפטפוטים והשיחות חולין. קבע כלל שיש להרתיע מלהשאיר שאלות אישיות או שיחות חולין כלליות (כמו לשאול על מזג האוויר או רכילות במשרד). הודעות דוא"ל צריכות להיות עיקריות וישירות.
- בכל הודעה צריכה להיות קריאה לפעולה. במקום להסביר את עמדתך או את מחשבותיך בדוא"ל (שיכולות להתאים קווים ושורות) במקום זאת רמז את הקורא למה שאתה רוצה בכמה מילים קצרות ואז אמור לו / ה מה אתה רוצה לעשות, כגון קיום פגישה או טלפון להתקשר בשעה ויום מסוימים.
- 4הקל על החברה בשיטה החדשה. אל תנתק אנשים מהודו קר - הקהילה עלולה להתקומם. למרות שדואר אלקטרוני לא היה לפני 25 שנה והחברות תפקדו בסדר גמור, התרבות הארגונית של ימינו רואה במיילים חלק ממכונה משולבת לחלוטין.
- הודיעו ובקשו משוב ורעיונות. תן לעובדים כמה שבועות ואפילו חודשים להחתה מתוך תפיסה שדוא"ל כבר לא יכול להיות חלק מהתרבות הארגונית שלך. זכור כי עובדים רבים מסתמכים על דוא"ל בכדי לבצע מגוון משימות, לכן תן להם זמן להתרגל למחשבה לפני שהם נוקטים בפעולה כלשהי.
- אתגר את העובדים לשבור את ההרגל באמצעות תחרות. הפוך את היוזמה לאתגר ובדוק מי יכול לשבור את הרגל הדוא"ל במהירות. צור משחק או תחרות המאפשרים לעובדים להשתמש בצד התחרותי שלהם. בסופו של דבר הם עשויים להיות כל כך מרוכזים בזכייה שעם הזמן הם יפתחו התנהגות חדשה שלא כוללת שליחת מיילים.
- הגדל את התוכנית שלך על פני כמה חודשים או שנים. אפשר לעובדים זמן רב להרגיש בנוח עם הרעיון. אולי התחל רק להציג את הרעיון שלך ואז כמה חודשים אחר כך, להציע מערכת מקוצרת לשליחת מיילים. כאשר העובדים משנים את התנהגותם לאורך זמן, התלות שלהם בדוא"ל עשויה לדעוך והם עשויים לפתח אמצעים יעילים יותר להעברת מסרים.
מדוד את משך הזמן שעובדים משקיעים בניסיון להתמודד עם בעיות טכנולוגיות סביב דוא"ל.
- היו מוכנים להתנגדויות ודחפו לאחור. דוא"ל הוא נוח ולעיתים מאפשר לעובדים להימנע מתקשורת פנים אל פנים ו / או להתחייב באופן מלא להיבטים מסוימים בתפקידם. הכינו תשובות לפני שתודיעו.
- אסוף נתונים סטטיסטיים או הפעל משאל בודד של כמה זמן לוקח לעובדים להגיב ולנהל אימיילים. כשמגיע הזמן להציג את המקרה שלך, אתה יכול להשתמש במחקר משלך כדי לגבות את טענותיך.
אם אתה מפסיק לקרוא הודעה בכל פעם שאתה מקבל דוא"ל, לעולם לא יהיה לך זרם פוקוס קבוע. - הפוך את העובדים לחלק מהפתרון. במקום למסור כללים ומדיניות, אפשר להם להציע הצעות ולעזור ביישום השינוי. לא רק העובדים יכלו למצוא דרך טובה יותר לתקשר, אלא שהקנייה תהיה גדולה יותר כאשר כולם יהיו מעורבים.
- הימנע מלהתעקש על איסור על אימיילים אם אתה חווה התנגדות חזקה. לעולם אל תכריח עובדים להתנהגות חדשה אם הם אינם מוכנים מכיוון שהיוזמה עלולה לגרום לבעיה חוזרת וליצור בעיות נוספות (מה שמפחית עוד יותר את היעילות).
קרא גם: כיצד מחשבים את עלות החוב?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
