כיצד להקים מערכת חיוב?
אם אין לך שום סוג של מערכת חיוב קיימת, שקול להשתמש בסוג זה של מערכת לא מקוונת פשוטה לפני שתשקיע בתוכנת חיוב.
מערכת חיובים חשובה למעקב אחר חשבונות עבור לקוחות או עסקים אחרים. שירותים ותוכנות רבות קיימים לטיפול בענייני חיוב. שימוש קבוע באחד משירותים או תוכניות אלה יכול לעזור לך לעדכן את רישומי החיוב והמידע. בצע את הצעדים הבאים להגדרת מערכת חיוב.
חלק 1 מתוך 3: בחירת מערכת חיוב
- 1השתמש במערכת חיוב לא מקוונת. רוב הסיכויים הם שאתה כבר משתמש במערכת חיוב כלשהי. אתה יכול לעקוב אחר תשלומים באמצעות רשימה כתובה, ערימה של עותקי חשבונית, או באמצעות תוכנית גיליונות אלקטרוניים כמו Excel. אם אתם מסודרים מספיק, מערכת מסוג זה יכולה לעבוד עבור עסק קטן, במיוחד אם אתם מטפלים בהיקף עסקאות נמוך יחסית. אם אין לך שום סוג של מערכת חיוב קיימת, שקול להשתמש בסוג זה של מערכת לא מקוונת פשוטה לפני שתשקיע בתוכנת חיוב.
- 2החליטו להשתמש בתוכנת חיוב. אם מעקב אחר החיוב באמצעות מערכת לא מקוונת מתחיל לקחת יותר מדי זמן, כדאי לשקול להשתמש בתוכנת חיוב במקום זאת. מערכות אלו יכולות לבצע משימות כמו ארגון החשבוניות שלך במקום אחד, הפרדתן לפי לקוח ותאריך יעד, והפקת חשבוניות. כמה מהם יכולים גם להפיק דוחות חודשיים ושנתיים כדי לתת לך סקירה כללית על חשבונותיך. יישום מערכת מסוג זה יכול לעזור לך לתפוס תשלומים בגין תשלומי עבר שאחרת אתה עלול להתעלם מהם.
- 3השווה בין חבילות תוכנת חיוב. יש הרבה מערכות תוכנת חיוב שם בחוץ, וכל אחת מהן מציעה תכונות שונות במקצת עבור עסקים בגדלים ומורכבויות שונות. חלקם בחינם, בעוד שאחרים עשויים לגבות תשלום ראשוני או דמי מנוי. כל אחד מהם מציע גם תכונות שונות שעשויות להועיל לכם או לא. מסיבות אלה, חשוב לבחון את אפשרויות התוכנה שלך ולבחור את האפשרות המתאימה ביותר לצרכים ולתקציב שלך.
- חלק מהאפשרויות הפופולריות יותר הן:
- ספרים טריים.
- זוהו.
- חשבונית SliQ.
- Intuit Quickbooks.
- Invoice2go.
- חשבונית אקספרס.
- kBilling.
- PaySimple.
- נסה למצוא תוכנת חיוב או שירות המאפשר לך לעקוב אחר החשבוניות שלך, מספק אמצעים לפתרון סכסוכים, לטפל בחריגים מהנהלים הרגילים של חיוב ומאפשר לך להעלות הודעות.
- ודא שאתה יכול למלא את הדרישות הטכניות הדרושות של תוכנת החיוב שלך לפני שאתה מוריד ו / או משלם עבור המוצר. חיוב שנקרא תוכנה ארגונית Pro, למשל, עובד רק עבור גרסאות מסוימות של מערכות ההפעלה Windows.
בצע את הצעדים הבאים להגדרת מערכת חיוב. - חלק מהאפשרויות הפופולריות יותר הן:
- 4התקן את מערכת החיוב שבחרת. אם בחרת להשתמש בתוכנת חיוב, שלם על התקנת המערכת החדשה שלך. במקרים רבים, עדיף שבעל מקצוע יתקין את התוכנה במחשב או במערכת המחשב שלך. זה יבטיח שכל התוכנות מותקנות כראוי ותפקדו כראוי.
חלק 2 מתוך 3: הגדרת מערכת החיוב שלך
- 1קבע את תנאי התשלום שלך. חלק חשוב בהקמת מערכת חיובים, ללא קשר למעקב אחר התשלומים, הוא הבהרת תנאי התשלום הרגילים שלך. אם אין לך תנאי תשלום, הלקוחות לא יידעו מתי התשלומים שלהם נדרשים ויסמכו עליך שתזכיר להם (לעתים קרובות פעמים רבות) לפני שהם ישלמו. קבעו תנאים לכמה ימים יש ללקוח לאחר מכירה שאותו הוא משלם עבור אותה מכירה.
- לדוגמא, עסקים רבים בוחרים לבצע את התשלום תוך 15 או 30 יום ממכירתם.
- תוכל גם לקבוע אורכי תשלום שונים עבור לקוחות שונים. רק הקפד לכלול את התנאים האלה בחוזים שלך איתם.
- קח בחשבון כיצד לקוחות ושותפי האספקה שלך עשויים לרצות לשלם לך את החשבונות שלהם. שקול לדון איתם על מערכת החיוב החדשה או שהשתנתה כדי להבטיח את שיתוף הפעולה שלהם בשימוש בה.
- לא משנה תנאי התשלום שתבחרו, רק היו בטוחים כי אתם עוסקים ביישום.
- 2הזן פרטי לקוח למערכת שלך. כלול פריטים כגון פרטי כרטיס אשראי, כתובות חיוב ודיוור ותאריכי פירעון קיימים לתשלום. קח את כל המידע שפרסת ברחבי המשרד, בראשך או בניירות על שולחנך והכנס אותו למערכת החדשה שלך. ארגון המידע שלך בדרך זו עשוי לגזול זמן, אך אם הכל במקום אחד יפשט מאוד את תהליך החיוב שלך.
- 3הוסף פריטי חיוב וסכומים סטנדרטיים שאתה גובה. ייתכן שתוכל לחסוך זמן בעבודה על חשבונות רק על ידי צורך להזין עלויות חיוב טיפוסיות פעם אחת למערכת שלך. לדוגמא, אם אתה גובה תעריף שעתי, ייתכן שתוכל להזין מידע זה כדי שהתוכנה תוכל לחשב חשבון כולל. לחלופין, ייתכן שתוכלו להכניס דמי חומרים או עמלות סטנדרטיות אחרות שאתם גובים לעתים קרובות כדי לחסוך זמן בעת יצירת חשבוניות.
מערכת חיובים חשובה למעקב אחר חשבונות עבור לקוחות או עסקים אחרים. - 4הכן חשבוניות חיוב. חשבוניות אלה עשויות להיות מודפסות בדואר אלקטרוני או בדוא"ל ללקוחות. חלק מחבילות התוכנה כוללות גם יצירת חשבוניות אוטומטית ודואר אלקטרוני. לחלופין, אתה יכול להפקיד עובד האחראי על הכנת ודיוור חשבוניות. בדוק אם יש שגיאות בחשבוניות לפני שתשלח אותן ללקוחות כדי למנוע בעיות או ויכוחים מאוחר יותר. חשבונית צריכה לכלול את הדברים הבאים:
- המוצרים או השירותים הניתנים.
- הכמות שסופקה (שעות או מספר מוצרים).
- הוצאות הכרוכות בכך (כולל העתקי קבלות בחלק מהמקרים).
- הסכום המגיע.
- מתי התשלום נדרש.
- למטרותיך, ייתכן שתרצה לכלול גם מספר חשבונית ו / או מספר לקוח.
חלק 3 מתוך 3: מעקב אחר תשלומים
- 1רשום את קבלת התשלומים. עקוב אחרי מתי שילם לך לקוח ומה היה סכום התשלום. הזן מידע זה תמיד למערכת החיוב שלך במהירות כדי שלא תשכח לעשות זאת. אי הזנת מידע זה עלול לגרום לך להאשים בטעות לקוח שלא שילם את חשבוניתו.
- 2שלח ללקוחות תזכורות לתשלום חשבונות. שלח ללקוחות תזכורת ידידותית לפני שהחשבון עומד לבוא. עדיף לעשות זאת על פני רודפים אחרי לקוחות שעדיין לא שילמו חשבון מאוחר ויכולים להבטיח שתקבל תשלום בזמן ובאופן קבוע. שליחת תזכורת נותנת לך גם הזדמנות ליצור קשר עם הלקוחות שלך על ידי בקשת משוב, שיתוף חדשות על העסק שלך או הבעת הערכה ללקוחות.
אם מעקב אחר החיוב באמצעות מערכת לא מקוונת מתחיל לקחת יותר מדי זמן, כדאי לשקול להשתמש בתוכנת חיוב במקום זאת. - 3קבע מדיניות תשלום מאוחר. על מנת לטפל בהצלחה בתשלומי איחור, עליך לקיים מדיניות סטנדרטית. על המדיניות שלך לציין צעדים ראשוניים לטיפול באיחור בתשלומים, כגון שליחת תזכורת עדינה כמה ימים לאחר תאריך פירעון אם התשלום לא בוצע. מכאן, עליך לציין פעולות אינטנסיביות יותר שיינקטו אם התשלומים ימשיכו ללא תשלום 30, 60 ו -90 יום. לדוגמה, אתה יכול להשעות משלוחים או שירות ללקוחות באמצעות חשבונות המאחרים מעל 30 יום.
- המדיניות שלך צריכה גם לציין את המספר המרבי של ימים מאוחרים המותרים לפני נקיטת צעדים משפטיים.
- 4בצע ניתוח גיל. ניתוח גיל עוקב אחר כמה ימים שחלפו החשבוניות שלא שולמו. ביצוע ניתוח מסוג זה יכול לאפשר לך לזהות חשבונות שלא שולמו ולפעול על פי כמה באיחור של ימים. ניתוח הגילאים מתבצע בצורה הטובה ביותר על ידי תוכנת חשבונאות או חיוב, אך ניתן לעשות זאת גם באופן ידני על ידי בחינת חשבוניות שלא שולמו מדי חודש כדי להעריך את האיחור שלהם.
תגובות (1)
- איור הצילום היה מועיל, בנוסף לכך העובדה הפשוטה שהגופן שבחרת גדולה יותר עזרה. בנוסף, נתת כמה דוגמאות לתוכנות שיש לקחת בחשבון, וזה היה נהדר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
