כיצד להנפיק חשבונית מחדש?
להנפקה מחדש של חשבונית, בצע את כל התיקונים הנחוצים במקור ושנה את מספר החשבונית.
חשבונית היא חשבון עבור הסחורה או השירותים שאתה מספק ללקוחות. אתה צריך לשלוח חשבוניות מייד, אבל לפעמים אתה צריך לשלוח אותן שוב. לדוגמה, ייתכן ששגית שגיאה בחשבונית המקורית, או שהלקוח שלך איבד את העותק שלו. להנפקה מחדש של חשבונית, בצע את כל התיקונים הנחוצים במקור ושנה את מספר החשבונית. אם הלקוח שלך לא משלם במהירות, עקוב אחר תזכורת לתשלום. אם אתה מחוץ לארה"ב, התייעץ עם רואה חשבון אם החשבונית שלך נכללה בדוח מע"מ.
חלק 1 מתוך 3: יצירת חשבונית נוספת
- 1זהה איזה מידע השתנה. לדוגמא, ייתכן שמישהו הגדיל את הזמנתו, או טעית בחשבונית המקורית. עבור דרך כל פיסת מידע בחשבונית וחפש שינויים באחד מהדברים הבאים:
- מידע על לקוחות
- סכום לתשלום
- מועד אחרון לתשלום
- תיאור טובין או שירותים הניתנים
- 2תקן את החשבונית. היכנס לתוכנת החשבונית שלך ועדכן את המידע הדרוש לשינוי. עליך לשנות את מספר החשבונית כך שהוא ישקף את התיקון. לדוגמה, מספר חשבונית 12567 יהיה 12567-R. שים את המילים "חשבונית מתוקנת" בראש המסמך.
- עליכם לשנות גם את תאריך החשבונית.
- אם הלקוח שלך פשוט איבד את החשבונית, אינך צריך לעדכן את המידע או לכלול בראשם את המלים "חשבונית מתוקנת". במקום זאת, אתה פשוט מספק עותק חדש של חשבונית שלא השתנתה.
- 3האריך את תאריך היעד, במידת הצורך. אם היית צריך לשנות את החשבונית כדי לשקף שירותים נוספים הניתנים, ואז הארך את תאריך היעד. עם זאת, אינך צריך להאריך את תאריך היעד אם הלקוח שלך רק איבד את העותק שלו.
לדוגמה, ייתכן ששגית שגיאה בחשבונית המקורית, או שהלקוח שלך איבד את העותק שלו. - 4הדפיס את החשבונית שלך. יהיה עליך לשלוח ללקוח שלך עותק מהחשבונית המתוקנת, לכן הדפיס אותו והתכונן לדואר. תוכנות חשבוניות רבות מאפשרות לך לשלוח חשבוניות בדוא"ל, אז שלח אותה ככה אם זה יותר נוח.
- הדפס עותק לרשומות שלך והדק אותו לחשבונית המקורית.
חלק 2 מתוך 3: שליחת מכתב כיסוי עם החשבונית
- 1לעצב מכתב עסקי רגיל. עליך לכלול הערה קצרה עם החשבונית החדשה ולהסביר כל שינוי. פתח מסמך עיבוד תמליל ריק והגדר את הגופן למשהו קריא, למשל, Times New Roman 12 נקודה.
- אם לעסק שלך יש נייר מכתבים, השאר מקום בראש הדף עבור נייר המכתבים.
- אם אתה שולח מסמך PDF של החשבונית שלך, תוכל להקליד את המכתב המקדים הזה בדוא"ל.
- 2הסבר שינויים בחשבונית. מן המכתב שלך צריך להיות ברור מדוע שלחת שוב את החשבונית. לדוגמה, יכול להיות שגיאה בעת חישוב הסכום המגיע לך. אתה יכול לכתוב משהו כמו: "החשבונית המצורפת משקפת את הסכום שתוקן. אני מתנצל על השגיאה בחשבונית המקורית."
- אם לא היו תיקונים, כתוב משהו כזה: "סיפקתי עותק נוסף של החשבונית מיום 30 במאי 2017, לפי בקשתך."
- 3הזכר ללקוח בעת התשלום. ייתכן שבחשבונית שלך כבר יצוין תאריך פירעון התשלום, אך מומלץ לחזור על תאריך היעד במכתב. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "כתזכורת, התשלום אמור להתבצע ב -1 ביולי 2017."
- 4סיום המכתב. הזכר ללקוח ליצור איתך קשר אם יש לו שאלות, וזה חשוב במיוחד אם שינית את הסכום שהלקוח חייב. תודה להם על העסק שלהם וכללו את "בכבוד רב" ואת החתימה שלכם.
לדוגמה, מספר חשבונית 12567 יהיה 12567-R. שים את המילים "חשבונית מתוקנת" בראש המסמך.
חלק 3 מתוך 3: ניסוח תזכורת לתשלום
- 1הגדר מכתב עסקי רגיל. אם לא תקבל תשלום עד לתאריך היעד, הכין מכתב שישלח ללקוח. יש לקוחות ששוכחים מתי חייבים לחייב חשבונות, ולכן תזכורת ידידותית עשויה לעזור. לעצב מכתב עסקי.
- אתה יכול גם לשלוח תזכורת לתשלום מאוחר בדוא"ל, אם אתה חושב שזה קל יותר.
- 2הסבירו מדוע אתם כותבים. בפסקה הראשונה, אמור ללקוח כי חשבונו חלף בתשלום ואתה שולח מכתב זה כתזכורת לתשלום. לדוגמא, אתה יכול לכתוב, "מכתב זה הוא תזכורת לכך שחשבונך איתנו חלף כעת."
- הימנע מלהראות כעס או לתקוף את הלקוח. טעויות אכן קורות, אז נסה להיות מבין.
- 3זהה אילו חשבוניות אינן משולמות. כתוב משהו כמו: "לא קיבלנו תשלום עבור החשבוניות הבאות...." כלול את מספר החשבונית, תאריך היעד לחשבונית והסכום החייב. אם הלקוח מחויב בכמה חשבוניות, רשום אותן בעמודות.
- 4ציין את אפשרויות התשלום של הלקוח. הפוך את התשלום לקל ככל האפשר. הזכר ללקוח אילו אמצעי תשלום אתה מקבל, למשל, מזומן, כרטיסי אשראי גדולים, צ'ק אישי וכו '. אם אתה מקבל תשלום מקוון, כלול קישור לאתר.
- 5הזכר ללקוח את דמי האיחור שלך. ייתכן עונש מאוחר לתשלומים כי הם יותר מ 30 ימים האחרונים בשל. זה הזמן להזכיר ללקוח את התנאים הללו, שאמורים להנחות אותו לשלם לך במהירות.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "כפי שאתה בוודאי יודע, תנאי התשלום שלך הם 30 יום מיום הוצאת החשבונית. עמלה מאוחרת בשיעור של 5% תוערך אם לא נקבל תשלום עד אז."
- אל תאיים לתבוע במכתב זה. במקום זאת, החזק את האיום במכתב עוקב אם הלקוח עדיין מסרב לשלם.
לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "כפי שאתה בוודאי יודע, תנאי התשלום שלך הם 30 יום מיום הוצאת החשבונית. - 6סיום המכתב. תודה ללקוח על תשומת לבם המהירה לעניין זה והזכיר להם שהוא לקוח מוערך. הקלידו "בכבוד רב" ואז כללו את שמכם למטה.
- 7שלח את המכתב. כלול את המכתב עם עותק של החשבונית שלא שולמה. שלח את המכתב בדואר מאושר, קבלת ההחזר המבוקש כדי שתדע מתי הוא התקבל. זכור לשמור עותק של המכתב לצורך רישומך.
- 8כתוב אותיות נוספות, במידת הצורך. אני מקווה שמספיק אות אחת. אם לא, כדאי לנסח תזכורות נוספות לתשלום. היכולת שלך לגבות על החוב תפחת ברגע שהחשבונית שלך תעבור ליותר מ -60 יום.
- מאמר זה מתאר הנפקה מחדש של חשבונית בארה"ב. במדינות מסוימות יש חוקים הקובעים איזה מידע חייב להיכלל בחשבונית. כמו כן, אם למדינה שלך קיימת תוכנית מס ערך מוסף, ייתכן שלא תוכל לבטל או לשנות את החשבונית. התייעץ עם רואה חשבון באזור מגוריך אם יש לך שאלות.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
