כיצד לעבד חשבונות חייבים?
כדי לעבד חשבונות חייבים, ראשית תצטרך לבנות תהליך בקשת אשראי ואת תנאי המכירה כדי שהלקוחות שלך יידעו מתי הם צריכים להחזיר לך עד. לאחר מכן, פתח מערכת חשבוניות פיזית או דיגיטלית כדי שתוכל לשלוח חשבוניות ללקוחות שלך המבקשים תשלום. כדי לעזור לך לעקוב אחר חשבונות הניהול שלך, השתמש במערכת ניהול אוטומטית כמו Quickbooks, או עקוב ידנית אחר הכל ב- Excel. לקבלת ייעוץ נוסף ממחבר האוצר שלנו, כמו כיצד לתת חשבון לחשבונות שלך, המשך לקרוא!
עם זאת, כאשר התשלום מתבצע בחשבונות אלה, חשבונות חייבים מיוחסים כדי להפחית את הערך הכולל של חשבונות שלא שולמו.
עליך להגדיר נהלים לקבלת חשבונות אם אתה מעניק אשראי ללקוחות שלך. חיוב בחשבון נוצר כאשר אתה מאפשר ללקוח להחזיק מיידית במוצר או לקבל שירות בתמורה להבטחה לשלם בעתיד. במילים אחרות, פירוש הדבר שאתה מאפשר להם להשתלט על המוצרים שלך לפני שהם משלמים לך. אם העסק שלך מקבל כרטיסי אשראי, חברת כרטיסי האשראי מנהלת את הסיכון. אך אם הלקוחות ישלמו במזומן או בצ'קים, עליכם לנהל את אימות התשלומים והסיכון. תהליך קבלת החשבונות כולל קביעת נהלים להארכת אשראי, הפקת חשבוניות, ניהול תיעוד תשלומים ותשלומים שהתקבלו, וביצוע פונקציות חשבונאיות.
חלק 1 מתוך 4: קביעת נוהלי אשראי
- 1לפתח תהליך בקשת אשראי. החליטו אם תעבירו אשראי ללקוחות בודדים או לעסקים אחרים בלבד. בקש מכל המועמדים למלא בקשה המספקת לך את המידע הדרוש להערכת מידת האשראי שלהם. הפעל בדיקת אשראי על כל המועמדים.
- אנשים המבקשים אשראי צריכים לספק לכם את שמם, פרטי יצירת הקשר, פרטי התעסוקה ומספר הביטוח הלאומי.
- עסקים המבקשים אשראי צריכים לרשום את שם העסק שלהם, פרטי קשר של מחלקת החשבונות שלהם, הפניות של חברות אחרות שהאריכו להם אשראי ושמות המנהלים העסקיים שלהם.
- 2קבעו את תנאי המכירה. הכן מסמך המסביר את דרישותיך ואת חובות הלקוח. במסמך זה יש לציין מתי התשלומים נדרשים. לדוגמא, תוכל לציין כי התשלום נדרש בתוך 30 יום מרגע הרכישה. ציין כמה ריבית תחויב בגין איחור בתשלומים. קבע כי הלקוח יהיה אחראי לתשלום דמי צ'קים שהוחזרו או דמי גביית חובות.
- בטופס בקשת האשראי שלך צריך להיות מקום שבו המועמדים יכולים לבדוק או לחתום כדי לאשר שהם קראו והבינו את התנאים וההגבלות.
- 3ציית לחוקי האשראי הצרכני. נציבות הסחר הפדרלית (FTC) אוכפת את החוקים המגנים על הצרכנים. חוקי אשראי צרכני מסדירים את האופן שבו אתם מתקשרים עם לקוחות לגבי אשראי. הם גם מבטיחים שלקוחות יקבלו גילוי מלא אודות נוהלי האשראי שלך.
- עליך להעביר בבירור את הריבית שלך.
- עליך להשיב לתביעות בגין טעויות חיוב תוך פרק זמן מוגדר.
- עליך לעקוב אחר התקנות לנהלי גביית חובות.
- בקר FTC ללמוד על החוקים המסדירים גביית חובות, את נהלי אוספי חוב ההוגנים לפעול ואת זכויות הזדמנות אשראי צרכני שווה
עם זאת, אם העסק שלך צומח, תוכל לבחור להפוך את התהליך לאוטומטי באמצעות תוכנת ניהול חשבונות חייבים כמו QuickBooks.
חלק 2 מתוך 4: חשבונית לקוחות
- 1למד את ההגדרה של חשבונית. חשבונית היא מסמך שהקונה מקבל מהמוכר בזמן המכירה. הוא מפרט את המוצרים והשירותים שסופקו ואת עלות מוצרים או שירותים אלה, וכן את המועד שבו צפוי תשלום. חשבונית אינה זהה לקבלה. קבלת מכירה מונפקת רק אם הלקוח משלם במלואו בעת הרכישה. אם הלקוח משלם בשלב מאוחר יותר או משלם על מספר תשלומים, אתה מוציא חשבונית.
- חשבונית אינה זהה להצהרה. הצהרה נשלחת ללקוח עם חשבונית שוטפת אחת או כמה עם העסק ומפרטת את הסכום הכולל לתשלום. הצהרות נוצרות במטרה לפשט את החיוב עבור הלקוח.
- 2בחר כיצד תחויב ללקוחות. אתה יכול לבחור לשלוח חשבוניות בעצמך, או לשכור חברה שתעשה זאת בשבילך. אם אתה רק מתחיל, שקול לעשות את החשבונית בעצמך. זה יאפשר לך לפתח הבנה מלאה של הכספים של החברה שלך. בהמשך תוכל למסור את החיוב למישהו אחר.
- 3כלול את כל המידע הרלוונטי בחשבונית. יש להציג בבירור את המילה "חשבונית". כל חשבונית חייבת להכיל גם מידע ספציפי המזהה את הלקוח ואת הסחורה או השירותים הניתנים. כמו כן, יש לציין בבירור את שמך, שם העסק שלך ואת הכתובת שאליה יש לשלוח תשלומים.
- על כל חשבונית לקבל מספר ייחודי.
- יש להציג את התאריך בבירור.
- זה צריך להיות שם וכתובת הלקוח ושם העסק שלך וכתובת.
- ספק תיאור ברור של הטובין או השירות הניתן והמועד בו ניתן.
- ציין את הסכום שיש לשלם ותאריך התשלום.
- 4בחר בין חשבוניות דיגיטליות או פיזיות. באפשרותך לשלוח חשבוניות נייר בדואר, חשבוניות דיגיטליות באמצעות דואר אלקטרוני או שניהם. על הלקוח לציין כיצד יש לשלוח חשבוניות. חשבונית אלקטרונית פחות יקרה ונוחה מנייר. עם זאת, חלק מהלקוחות אינם מרגישים בנוח לקבל מידע פיננסי באינטרנט. כמו כן, אם כתובת הדוא"ל של הלקוח משתנה, זה יכול להיות קשה למצוא את הכתובת החדשה.
- 5כלול מעטפה חזרה. זה מקל על הלקוח לשלוח את התשלום שלו. הדפיסו מראש את הכתובת שלכם על המעטפה. לחלופין, תוכלו להשתמש במעטפת חלון, להדפיס את כתובתכם בתלוש הכספים ולהורות ללקוחות לוודא שכתובתכם מופיעה דרך החלון. אם לקוחות משלמים באופן שגרתי באופן מקוון או באופן אישי, רשמו זאת. אם הם לא צריכים אחת, חסוך לעצמך את ההוצאה ואל תשלח להם.
- על מנת להקל על התשלום עבור הלקוח, תוכלו גם להקים מערכת הפקדה ישירה בה סכומי החשבונית מנוכים אוטומטית מחשבונות הלקוחות ונשלחים אליכם. בדרך כלל קל להגדיר את זה מול הבנקים שלך.
כדי לעבד חשבונות חייבים, ראשית תצטרך לבנות תהליך בקשת אשראי ואת תנאי המכירה כדי שהלקוחות שלך יידעו מתי הם צריכים להחזיר לך עד.
חלק 3 מתוך 4: מעקב אחר חשבונות חייבים
- 1בחר מערכת ניהול חשבונות חייבים. יכול להיות שאתה מרגיש בנוח עם מערכת הזנה ידנית במצב לא מקוון באמצעות Excel. עם זאת, אם העסק שלך צומח, תוכל לבחור להפוך את התהליך לאוטומטי באמצעות תוכנת ניהול חשבונות חייבים כמו QuickBooks. אפשרות נוספת היא כלי לקבל חשבונות מקוונים כגון מנטה או Freshbooks.
- 2השתמש במערכת מעקב לקבלת חשבונות ידנית. אם אתה משתמש במערכת ידנית, תוכל להגדיר גיליון אלקטרוני ב- Excel. צור עמודות לתאריך, שם הלקוח, מספר החשבונית, הסכום ותאריך התשלום. רשום מידע בגיליון האלקטרוני כשאתה שולח חשבוניות ומקבל תשלומים.
- יהיה עליך ליצור תבנית מסמך עבור החשבוניות שלך וליצור באופן ידני את כל החשבוניות שלך.
- שמור תיק חיובים ותיק חשבוניות בתשלום.
- חשבוניות שלא שולמו נשמרות בתיק החייבים.
- לאחר תשלום החשבוניות, הסר אותן מתיק החייבות והכנס אותן לתיק החשבוניות בתשלום.
- 3עקוב אחר חשבונות חייבים באמצעות תוכנה. אם אתה משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות עם אפשרות חייבים, היא תאפשר לך לעקוב בקלות אחר חשבוניות ותשלומים המגיעים. אתה יכול לטעון את כל פרטי הלקוחות והמכירות שלך למערכת. זה ייצור עבורך חשבוניות נייר ודיגיטליות. אם לתוכנית שלך יש קישוריות לאינטרנט, היא יכולה לשלוח את החשבוניות הדיגיטליות שלך ללקוחות. אתה יכול להריץ דוח שיאמר לך אילו חשבוניות עדיין אינן נותרות, כך שלא תצטרך לשמור קבצי נייר נפרדים של חשבוניות בתשלום ולא בתשלום.
- תוכנה מסוגלת גם לבצע ניתוח גיל חשבוניות. תהליך זה מפריד בין חשבוניות באיחור כמה ימים באיחור התשלומים שלהן, ומאפשר לבעלי עסקים לבצע מדיניות גבייה שמציינת פעולות מסוימות כאשר איחרים בתשלומים הם 30, 60 או 90 יום.
- 4הוצא דוחות חודשיים ללקוחות. הצהרה שונה מחשבונית. הצהרה מונפקת אחת לחודש. הוא מפרט את כל הסכומים המגיעים בחשבוניות קודמות. זה גם מראה תשלומים שהתקבלו. בסוף הוא מחשב כל יתרת קדימה שנותרה ללא תשלום. עבור חשבונות שממשיכים להיות ללא תשלום, יש לפתח ולהתקין מערכת לזיהוי, מעקב ואיסוף על חשבונות עבריינים.
תהליך קבלת החשבונות כולל קביעת נהלים להארכת אשראי, הפקת חשבוניות, ניהול רישומי תשלומים בתשלומים שהתקבלו ותשלומים שהתקבלו וביצוע פונקציות חשבונאיות.
חלק 4 מתוך 4: חשבונאות חשבונות חייבים
- 1השתמש בתוכנת הנהלת חשבונות כדי להפוך את התהליך לאוטומטי. אם אתה מייצר חשבונית בתוכנת הנהלת חשבונות, היא תרשום באופן אוטומטי בדוחות הכספיים שלך לחודש. היתרון של אוטומציה זו בכך שהיא חוסכת לך את הזמן והמאמץ להזין את אותו מידע באופן ידני יותר מפעם אחת. כמו כן, זה מפחית את הופעת הטעויות מהקלדת כמויות שונות או מידע על דוחות שונים.
- 2רשום מכירת שירותים באשראי. ראשית, אשר את חשבון המכירה עבור הסכום החייב עבור השירות. לאחר מכן, חיוב חשבון חשבונות החשבונות באותו סכום. כאשר הלקוח משלם, חייב את חשבון המזומן עבור הסכום ששולם. לאחר מכן, אשר את חשבון חשבונות החשבונות באותו סכום.
- לדוגמה, נניח שאתה שולח ללקוח חשבונית תמורת 3730 € עבור מתן שירות.
- צור רישום יומן של חיוב של 3730 € לחשבונות חייבים. זה מגדיל את הנכס לקבל החשבונות במאזן.
- ערוך יומן של אשראי של 3730 € למכירות. זה מגדיל את המכירות בדוח הכספי.
- 3רשום מכירת סחורות באשראי. ראשית, ערוך רשומות יומן כדי לרשום את המכירה ואת חשבונות הקשורים. בדיוק כמו שעשיתם עם השירות, הייתם מזכים חשבונות מכירה וחיוב. לאחר מכן, עליך לרשום את צמצום המלאי שנמכר ללקוח כעלות הסחורה שנמכרה.
- לדוגמא, נניח שביצעת עסקת מכירה של 7460 € בה מכרת 5220 € סחורה ללקוח.
- בצע רישום יומן של זיכוי למכירות תמורת 7460 € וחיוב חשבונות חייבים עבור 7460 €
- לאחר מכן, רשום יומן של חיוב בסך 5220 € לעלות הסחורה שנמכרה. זה מופיע כהוצאה על הדוחות הכספיים. לאחר מכן, רשום זיכוי בסך 5220 € לחשבון המלאי. זה מקטין את נכס המלאי ב -52020 אירו במאזן.
- 4התחשב בחובות גרועים. הדרך הנכונה להתחשב בחובות גרועים היא לערוך הערכה של כמה חשבוניות שלא ישולמו ולצבור כל חודש בערכי יומן. שיטת צבירה זו מאפשרת לך לרשום את ההוצאה בגין חובות רעים באותו חודש בו אתה מנפיק חשבוניות. הוא תואם את עקרון ההתאמה הקובע כי יש לרשום את ההוצאות באותו חודש בהכנסות שעזרו להרוויח.
- אם אינך צובר הוצאות חובות גרועים ופשוט מחכה לרשום את הוצאות החוב הרעות כאשר לקוח אינו משלם, הדבר מפר את עקרון ההתאמה.
- לדוגמא, אם אתה מעריך שחשבוניות של 29900 € לא ישולמו חודש אחד, רשום רישום יומן של הוצאה של 29900 € לחשבון הוצאות החוב הגרוע. זה מופיע כסעיף הוצאות בדוח הכספי שלך.
- כמו כן, רשום יומן של זיכוי באותו סכום לקצבה בגין חשבון חובות לא טובים במאזן.
- מאוחר יותר, כשאתה מזהה חשבוניות ספציפיות שלא שולמו, אתה רושם חיוב בגין הקצבה בגין חשבונות חובות גרועים וזיכוי לחשבונות חייבים.
- 5התחשב בהנחות בתשלום מוקדם. אם אתה מציע הנחה על תשלום מוקדם, הלקוח ישלם פחות מסך החשבונית. לאחר מכן עליך לרשום את ההפרש כהפחתת רווח בחשבון הנחות המכירות. זה מיישב את ההפרש בדוח רווח והפסד.
- לדוגמה, נניח ששלחת ללקוח חשבונית בסך 750 € והצעת הנחה של 10 אחוזים, או 75 €, עבור תשלום של 10 ימים מוקדם. לכן הלקוח משלם רק 670 €
- צור רישום יומן של אשראי לחשבונות בסך 750 €
- רשום חיוב למכירות תמורת 670 €, והוראת חיוב נוספת למכירה תמורת 75 €
- 6הכן דוח הזדקנות חשבונות. דוח זה מספק לך פרטים על כל החשבוניות שלא שולמו. הוא בנוי להראות כמה ישנות חשבוניות. זה נותן לך עמודות עבור חשבוניות שוטפות, באיחור של 0 עד 30 יום, באיחור של 31 עד 60 יום, באיחור של 61 עד 90 יום ואיחור של יותר מ -90 יום. היית משתמש בדוח זה כדי לאמוד את צבירת חובות גרועים שלך. כמו כן, תוכל להשתמש בו לזיהוי חשבוניות הדורשות פעולות מעקב.
קרא גם: כיצד לחשב פיצויים נדחים?
שאלות ותשובות
- מהם חשבונות חייבים?חשבונות חייבים הם תיעוד של מכירות שהעסק ביצע שטרם שולמו על ידי הלקוח. הרשומה מציינת את סכום העסקה ומתי יש לשלם את התשלום.
- אני צריך לדעת כיצד לעבד צ'קים שהתקבלו עבור a / r, האם עליך לייעד אדם שייקח אותם לבנק?אם לחברה שלך יש מתקן אינטרנט, ניתן לעשות זאת באופן מקוון. אחרת אתה יכול גם לייעד אדם שייקח את הצ'קים לבנק, למשל, על בסיס שבועי, או על פי החברה.
- עליך ליישב את דוחות הבנק מיד לאחר קבלתם. 1. מדוע? 2. מה עלול לקרות אם לא? 3. לפי איזה קוד? 4. שוב, איך זה קשור לשאלה האם חשבונות חייבים יכולים לעשות או לשבור עסק?התאמת דוחות בנק הינה נוהג מקובל, הן עבור עסקים והן עבור אנשים פרטיים. בנקים טועים לעיתים רחוקות, אך הם עדיין קורים. כאשר הם עושים זאת, בדרך כלל יש לך זמן מסוים בלבד ליצור קשר עם הבנק שלך לתיקון לפני סגירת העסקה. במקרים מסוימים זה יכול לגרום לאובדן תשלום שבוצע על ידך או של לקוח, מה שיכול להשאיר אותך מחוץ לסכום העסקה. אפילו הבדלים קטנים בין רשומות הבנק שלך לשלך יכולים להקשות על יצירת החשבונאות והדוחות הכספיים שלך.
- אם לקוח מציין אילו חשבוניות הוא משלם, האם אוכל להחיל את הכסף על החשבוניות הוותיקות ביותר, או שמא עלי ליישם אותו באופן שציין?אתה צריך ליישם את זה כמו שציינו. ייתכן שהלקוח גבה את הכסף בחשבון ספציפי שהקצה למחלקה מסוימת, למשל.
- מהם השלבים הדרושים לעיבוד חשבון ללא כתובת העברה?אם אין לך כתובת ללקוח, תזדקק לדרך אחרת ליצור קשר איתם כדי לוודא שהוא מבצע את התשלומים. בקש מספר טלפון, כתובת דוא"ל או צורה אחרת של פרטי קשר. לאחר מכן, עבד את החשבונית ואת יתרת החשבון כרגיל.
- בשיטה 4, שלב 5 התחשב בהנחות בתשלום מוקדם, השיטה מזכה את החשבונות המשתלמים בגין המכירה, אך בשלב 2 ו- 3 באותה שיטה, חייבים חייבים בתשלום. נראה לי ש- A / P צריך להשתנות באותו כיוון למכירות בכל הדוגמאות הללו.בשלבים 2 ו -3, חשבונות חייבים (חשבונות חייבים) מחויבים מכיוון שהם מוגדלים. הסיבה לכך היא שהערך הכולל של חשבונות שלא שולמו עולה כאשר המכירות נעשות באשראי. עם זאת, כאשר התשלום מתבצע בחשבונות אלה, חשבונות חייבים מיוחסים כדי להפחית את הערך הכולל של חשבונות שלא שולמו. סכום זה מועבר לאחר מכן למכירות מכיוון שהתשלום בוצע והמכירה הושלמה.
שאלות ללא מענה
- האם מזומנים שלא יושמו הם נכס או התחייבות? מה אני עושה עם מזומנים שלא הוחלו?
תגובות (7)
- חיפשתי את זה בלבד. תודה. זה עוזר.
- מידע מלא על אופן פעולתו.
- כעת אני מכיר את תהליך קבלת החשבונות, ויודע כיצד לטפל בתהליך החשבונאי של אותו.
- הנושא שסופק היה קל להבנה עבור מי חדש ב- AR.
- זה מאוד שימושי לאנשי מקצוע של חייבי חשבונות.
- זה באמת עזר מאוד. תודה.
- מאוד שימושי, עזר להתכונן לראיונות רבים.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
