איך לסיים מכתבים עסקיים?
לסיום מכתבים עסקיים, השתמש בסגירה מקצועית מנוסה ואמיתית כגון "בברכה" או "שלך באמת." הקפד לדלג על שורה אחרי הגופה כדי שיהיה רווח ריק בין המשפט האחרון לסגירה. חשוב גם שתיישר את הסגירה לשמאל ותכלול פסיק אחריה כדי שהסגירה שלך תהיה רשמית יותר. לאחר מכן, הוסף את חתימתך בכתב ידך או אלקטרונית 4 שורות ריקות מתחת לסגירה. אם ביקשת מהאדם ליצור איתך קשר במכתב שלך, הקלד את פרטי הקשר שלך מתחת לחתימתך, כך שיהיה קל לזהות ולהפנות אותו. ואם צירפת קורות חיים, תיעוד או חומרים אחרים, דלג על שורה אחרי חסימת החתימה שלך וכתוב "מארז" כדי שיידעו שיש פריטים נוספים בעקבות המכתב. לקבלת טיפים בנושא הגהת מכתבים עסקיים שלך בזהירות, המשך לקרוא!
סיום מכתב עסקי אינו תמיד פשוט כמו שזה נראה. איך משיגים איזון נכון בין פורמליות לידידות? מה לגבי הבהרה מנומסת שאתה מצפה מהמקבל להשלים פעולה ספציפית עבורך? למרבה המזל, יש המון דרכים פשוטות למשוך כל מכתב רשמי לסגור מקצועי, מנומס ומעוצב כהלכה.
חלק 1 מתוך 3: כתיבת הפסקה האחרונה שלך
- 1בצע מחדש את ייעוד מכתבך בתמציתיות בפסקת הסיום. הביאו את גופתו של המכתב לסיום עם סיכום מהיר של הנקודה העיקרית שלכם. שמור על זה בקצרה; הפסקה האחרונה צריכה להיות בערך 1 עד 3 שורות. אינך צריך לכתוב מסקנה ארוכה, שלב אחר שלב, ואינך צריך להעלות נושאים שכבר לא סיקרת במכתב.
- לדוגמא, אם אתה כותב מכתב מקדים לקבלת מועמדות לעבודה, אמור בקצרה את התעניינותך בתפקיד: "אודה להזדמנות לדון בהמשך בענייני וכישורי. תודה על זמנך ואני מקווה ללמוד עוד אודות השלבים הבאים בתהליך הגשת הבקשה. "
- 2הסתיים בנימה מנומסת וידידותית, אך שמור על הטון שלך רשמי. אלא אם כן אתה כותב תלונה או נזיפה, הטון של הפסקה האחרונה צריך להיות ידידותי או מעריך. גם אם אתה כותב מכתב תלונה רשמי, אתה עדיין צריך להיות מנומס ואופטימי. אם אתה כותב למישהו שאתה מכיר, אתה יכול לסיים בהערה אישית, אך לא להיות רשמי מדי.
- למשל, כתוב: "היה טוב לראות אותך בכנס. אני מצפה לעבוד איתך שוב בעתיד." אם אתה כותב תלונה, סגור עם "אני מקווה שנוכל לפתור את המצב הזה ולהמשיך לעשות עסקים יחד בעתיד."
טיפ: שמור על טון עקבי לאורך המכתב שלך. נניח שאתה מודיע לבעל הבית שלך על תיקונים שהם צריכים לבצע. לא היית מסיים את הגוף עם נעימה מבעבעת או משתמש בסגירה כמו "משאלות חמות" או "לחיים".
- 3כלול קריאה ספציפית לפעולה אם המכתב מכוון לתוצאות. אם אתה מגיש בקשה, מגיש תלונה או כותב אחרת כדי להניב תוצאה, סגור במשפט חזק אחד כדי להבהיר את רצונך. סיום בקריאה מנומסת וספציפית לפעולה יכול להוסיף תחושת דחיפות או חשיבות אם אתה זקוק לקורא שיעשה משהו בשבילך. דוגמאות מכילות:
- "אני מצפה לדון בנושא זה עוד בפגישתנו ב- 7 בדצמבר."
- "אנא עדכן אותי במצב עד סוף השבוע."
- "תודה על המאמצים שלך, אנא התקשר אלי אם אתה זקוק לפרטים נוספים."
חלק 2 מתוך 3: עיצוב הסגירה והחתימה
- 1השתמש "בכנות" או "שלך באמת" לסגירתך. בברכה "ובאמת שלך" הם סוגרים מקצועיים, ניסויים ואמיתיים. סגירות פחות רשמיות, כמו "בברכה" או "בברכה חמה", מתאימות אם אתה נמצא על שם פרטי עם מקבל המכתב.
- הימנע מסיום מכתב עסקי עם סגירות לא רשמיות, כגון "Fondly", "Cheers" או "Ciao".
- 2דלג על שורה אחרי הגוף ואז הקלד את הסגירה. יישר את הסגירה שמאלה והכלל אחריה פסיק. אם הסגירה היא 2 מילים, כמו "שלך באמת", השתמש באותיות גדולות במילה הראשונה בלבד.
- הקפד לדלג על שורה כדי שיהיה רווח ריק בין המשפט האחרון של הגוף לסגירה.
- 3הוסף את החתימה שהקלדת 4 שורות מתחת לסגירה. חתימתך הידנית או האלקטרונית תעבור בארבע השורות הריקות מתחת לסגירה. לאחר דילוג על השורות, הקלד את שמך כדי להתאים לחתימתך בכתב יד.
- לדוגמה, כלול את ההתחלה האמצעית שלך אם אתה משתמש בה בחתימה בכתב ידך.
- אם תרצה, כלול תארים או דירוגים מקצועיים, כגון דוקטורט. או CPA, לאחר החתימה שהוקלדת. הקלד את שמך ואחריו פסיק ואז הוסף את התואר או ההסמכה.
- 4הקלד את הכותרת או את פרטי הקשר שלך מתחת לחתימתך, אם תרצה בכך. כלול את הכותרת שלך ישירות מתחת לחתימה שהקלדת בלי לדלג על שורה. אם ביקשתם שיחת טלפון או דוא"ל, הקלד את פרטי הקשר שלך מתחת לכותרת שלך, כך שיהיה קל לזהות אותם.
- 5שימו לב לכל החומרים שסגרתם. אם כללת קורות חיים, תיעוד או כל חומר אחר, דלג על שורה אחרי חסימת החתימה שלך, והקלד "מארז" או "מארזים". אם כללת מספר מסמכים, כדאי לכתוב את המספר בסוגריים, כך: "מארזים (2)."
- אל תכלול פיסוק אחרי סימון המתחם שלך.
אופציונלי: אם מישהו אחר הקליד את המכתב, כלול את ראשי התיבות של הקלדנית מתחת לחסימת החתימה וסימון המארז. הקלד את ראשי התיבות של השולח באותיות גדולות, הוסף נקודתיים, ואז כתוב את ראשי התיבות של הקלדנית באותיות קטנות, כך: "JB: gh." אל תכלול נקודה או פיסוק אחר אחרי ראשי התיבות.
חלק 3 מתוך 3: סיום מכתבך
- 1הגה היטב את מכתבך. קרא את המכתב בקול רם כדי לזהות משפטים מביכים. בדוק אם קיימים שגיאות כתיב, דקדוק או עיצוב, וודא שהכתיבה שלך ברורה ותמציתית.
- חשוב תמיד לוודא שעבודתך נקייה משגיאות, אך חיוני בהחלט אם אתה כותב מכתב מקדים.
- 2הוסף חתימה אלקטרונית אם אתה שולח את המכתב באופן מקוון. או לחתום על פיסת נייר ולסרוק אותה למחשב שלך, להשתמש בתוכנית עיבוד התמלילים שלך להוסיף תכונת חתימה או לצייר חתימה בתוכנית עריכת גרפיקה. הכנס את התמונה עם החתימה שלך לשטח הריק שבין חתימת הסגירה והקלד.
- אם יש צורך, שנה את גודל התמונה ויישר אותה לטקסט שמסביב.
וריאציה: כלול חתימה אלקטרונית רק אם אתה שולח אותה בדוא"ל או מעלה אותה לאתר. אם אתה שולח את המכתב בדואר רגיל, הוסף את חתימתך בכתב יד לאחר הדפסתו.
- 3שמור את המכתב כקובץ PDF אם אתה שולח אותו דיגיטלית. שמור את המכתב שלך כמסמך מילים (כגון.doc או.docx) למקרה שתצטרך לבצע עריכות עתידיות. בנוסף, אם אתה שולח את המכתב בדוא"ל או מעלה אותו לאתר אינטרנט, מצא את האפשרות "שמור כקובץ PDF" בתפריט הנפתח "שמור בשם", "פרסם" או "הורד כ" בתוכנית עיבוד התמלילים שלך.
- מסמך PDF יציב יותר ממסמך מילים ויכול לעזור להבטיח שהקורא שלך יקבל מכתב מעוצב כהלכה.
- 4הדפיסו את המכתב ואטמו אותו במעטפה אם אתם שולחים אותו בדואר. הוסף את חתימתך בכתב יד לאחר הדפסת המכתב. הקלד או כתוב את כתובות ההחזרה והנמען על גבי מעטפה, ולאחר מכן שלח את המכתב על פי תקני הדואר של המדינה שלך.
- הקפידו לכלול את כל המסמכים הסגורים במעטפה.
- שמור על הטון שלך רשמי, אך נסה לא להיראות עמוס או בוטה. זכור גם שפסקת סיום מעריכה ומנומסת צריכה להיות ידידותית מבלי להיות אישית מדי.
- ככלל אצבע, ודא שהמכתב העסקי שלך הוא בעמוד אחד או פחות.
- כיום, כולל סקריפט פוסט (PS) נחשב דביק ומיושן. בנוסף, זה עשוי להצביע על כך שלא ארגנת היטב את מכתבך והיית צריך להוסיף פרט חשוב כמחשבה אחרונה.
