איך כותבים תזכורת לתשלום?

אתה יכול לכתוב: "מכתב זה נועד להזכיר לך כי התשלום בחשבונך מס '45667 היה בתאריך 12 באפריל 2016.

אחד המצבים הקשים ביותר עבור בעל עסק או יזם הוא התמודדות עם לקוחות המגיעים לחשבונות שלהם. בקשת תשלום בצורה מנומסת אך איתנה היא נושא עדין, אך ניתן להשיג איזון. עליך לשלוח הודעת תזכורת המציינת את סכום התשלום וכיצד הלקוח יכול לשלם. אם הלקוח לא משלם עד המועד האחרון, עליך לעקוב אחר מכתבים נוספים. באופן כללי, ישנם שלושה מכתבים: הודעה ראשונה, תזכורת נחרצת ודרישה סופית.

חלק 1 מתוך 3: שליחת ההודעה הראשונה

1
פרמט את המכתב שלך. המכתב שלך צריך להיות מוגדר כמו מכתב עסקי רגיל. הגדר את הגופן למשהו קריא - בדרך כלל טיימס ניו רומן 12 נקודות עובד עבור רוב הקוראים.
- זכור לכלול את התאריך שבו אתה שולח את המכתב.
- אם אינך משתמש בנייר מכתבים של החברה, עליך לכלול את כתובת העסק שלך בחלק העליון.
2
בקש תשלום. עליך לשלוח תזכורת ראשונית ביום הראשון לתשלום. אתה רוצה להשתמש בטון ידידותי. אחרי הכל, ייתכן שהלקוח פשוט שכח שהתשלום נדרש או שאולי אפילו צ'ק בדואר. דאגו לתת ללקוח מועד אחרון לתשלום.
- אתה יכול לכתוב: "מכתב זה הוא להזכירך שהתשלום בחשבונך מס '45667 היה אמור להיות בתאריך 12 באפריל 2016. נכון להיום, לא קיבלנו ממך תשלום. אנא הגש את התשלום שלך תוך שבעה ימים."
- אולי אתה מוכן להציע תוכנית תשלום. אם כן, אז הזכיר זאת במכתב. לדוגמא, ייתכן שתקבל מחצית מהסכום המגיע החודש והחצי השני לאחר מכן.
3
זהה אמצעי תשלום מקובלים. אתה לא רוצה שהלקוח ישלח לך תשלום בשיטה שאתה לא מקבל. כדי להגן על עצמך, ציין במפורש אילו אמצעי תשלום אתה מקבל - צ'ק אישי, הזמנת כסף, מזומן או כרטיס אשראי (כגון ויזה, מאסטרקארד, Discover, European Express וכו ').
- אם תשלום בכרטיס אשראי הוא אפשרות, כלול שורות בתחתית המכתב שלך למספר הכרטיס, תאריך התפוגה, שם בעל הכרטיס, החתימה והסכום שיש לחייב.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "אתה יכול לשלם בצ'ק או בהזמנת כסף, שניתן לתשלום [הכנס את שמך]. באדיבות לקוחותינו, אנו מקבלים תשלום גם עם ויזה, מאסטר קארד או אירופה אקספרס. אם תבחר לשלם את היתרה שלך באמצעות כרטיס אשראי, מלא את הטופס בתחתית, חתום והחזר מכתב זה למשרדנו. לחלופין, תוכל להתקשר להגדרת תשלום בכרטיס אשראי. "
4
סיום המכתב. עליך לספר ללקוח אילו קבצים מצורפים כללת. דאגו גם לומר להם להתעלם מהמכתב אם התשלום כבר נשלח. אם נייר המכתב שלך אינו מכיל מספר טלפון או כתובת דוא"ל, עליך לספק גם את המידע הזה.
- לדוגמא, אתה יכול לכתוב, "צירפתי עותק של החשבונית ששלחתי. כמו כן מצורף מעטפה מוטבעת וממוותת שבה תוכל להשתמש. אם כבר שלחת את התשלום שלך, אנא התעלם ממכתב זה."
- זכור לחתום על מכתבך. כלול גם את התואר שלך, למשל, רכז חשבון החולה.
5
שלחו את ההודעה ללקוח. ניתן לשלוח את המכתב באמצעות דוא"ל או בדואר. אם אתה שולח בדואר, עדיף לשלוח דואר מאושר, בקשה להחזרת בקשה. זה יראה שהלקוח קיבל את התזכורת שלך.
- אל תשכח לכלול מארזים כלשהם, כגון העתק של החשבונית או מעטפה.
- אם אתה שולח הודעה זו בדוא"ל, ואז שלח קבצים מצורפים כקובצי PDF.

עליך לשלוח הודעת תזכורת המציינת את סכום התשלום וכיצד הלקוח יכול לשלם.

חלק 2 מתוך 3: שליחת תזכורת איתנה

1
הזכר ללקוח שהוא באיחור. הכן אות שניה באותה תבנית כמו הראשונה. זכרו להזכיר שכבר שלחתם הודעה ראשונה אך לא שמעתם דבר. אם הוספת עמלות, חיובים או ריבית באיחור, דאג להזכיר זאת. אמצו טון רציני. התזכורת הראשונה שלך הייתה ידידותית, אבל עכשיו אתה צריך להתחיל להיות רציני.
- לדוגמא, תוכל לכתוב, "נכון להיום, טרם קיבלנו ממך תשלום, למרות ששלחנו לך הודעה ב- 13. באפריל. כתוצאה מכך, חשבונך חלף באיחור. טרם החלנו חיובי תשלום מאוחרים או ריבית. "
2
ספק מועד אחרון. תן ללקוח עוד שבעה ימים לשלוח תשלום. הזכירו להם גם את ההשלכות אם הם לא ישתלמו. לדוגמה, אתה יכול להוסיף עמלות מאוחרות או חיובים אחרים.
- בשפה לדוגמה ניתן היה לקרוא: "אם לא נקבל תשלום מלא בשבעת הימים הקרובים, אנו עשויים להוסיף קנס מאוחר של 37 אירו לחשבונך."
- אתה יכול להזכיר ללקוח את אמצעי התשלום המקובלים שלך, תוך שימוש באותה שפה בה השתמשת בהודעה הראשונה שלך.
3
סיום המכתב. אתה יכול לספר ללקוח מה יקרה אם הם לא ישלמו. לדוגמא, ייתכן שיש לך מדיניות לא לעשות יותר עסקים עם מישהו אם הוא מאחר בתשלומים שלו.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "שים לב שיש לנו מדיניות לסרב לשירות לכל אדם שיש לו חשבון יותר מ -14 יום. אנו סומכים שלא יהיה צורך להפסיק לעשות עסקים ומצפים לתשלום שלך. אם כבר שלחת תשלום, אנא התעלם ממכתב זה. "
- אתה לא צריך לשלוח הודעה זו בדוא"ל. במקום זאת, שלחו אליו דואר מאושר, בקשה להחזר. שמור תמיד עותק לרישומיך.

לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "אתה יכול לשלם באמצעות המחאה או הזמנת כסף, בתשלום [הכנס את שמך].

חלק 3 מתוך 3: שליחת מכתב הדרישה הסופי

1

זהה את המכתב כדרישה הסופית שלך. הגדר את המכתב כמכתב עסקי רגיל. עם זאת, כלול גם כותרת, כגון המילים "דרישה סופית". שים את המילים מודגשות והדגיש אותן. אתה רוצה שהנמען יידע שזו ההזדמנות האחרונה שלהם לשלם לפני שתנקוט פעולה נוספת.
2
הסבר עמלות מאוחרות. עליך לומר ללקוח כי הם מפרים כעת את הסכמתך וכי הוספת ריבית או קנס בגין איחור. ואז ספר להם את הסכום הכולל החדש שהם צריכים לשלם.
- בשפה לדוגמה ניתן היה לקרוא: "למרות תזכורות קודמות, חשבונך נותר עבריין. מכיוון שאתה מפר כעת את תנאי התשלום שלנו, אנו מוסיפים קנס בגין איחור בתשלום בסך 37 אירו בהתאם ל'תנאי ההסכם של תשלום מאוחר של חובות '. יתרת החוב הוא כעת 170 €"
3
תן מועד אחרון. עליכם לספר ללקוח כמה זמן יש לו לתשלום סופי. אתה לא צריך לתת להם יותר מדי זמן. לדוגמה, תוכל לקבוע מועד אחרון ל 72 שעות. הסבירו מה יקרה אם הלקוח לא יעמוד במועד האחרון. לדוגמה, אתה עשוי להעביר את החשבון לאוספים או לתבוע את הלקוח בבית המשפט.
- בשפת הדוגמה ניתן היה לקרוא: "כעת חשוב שתשלם את החשבון המצטבר במלואו בשבעים ושעתיים הקרובות. אם לא, לא נותר לנו אלא להעביר חשבון זה לסוכנות גביית החובות שלנו, אשר יוסיף חיובים נוספים לחשבון. "
- אתה יכול להדגיש את "שבעים ושתיים שעות" כדי להבליט את המלים האלה.
4

סיים את מכתבך. הדגישו שעל הלקוח להתייחס למכתב הדרישה הסופי הזה ברצינות ולשלם. לדוגמה, תוכל לכתוב, "לכן אנו מציעים שתתייחס לעניין זה ברצינות ותשלם את יתרתך במלואה בהקדם האפשרי."
5

שלחו את המכתב בדואר. אתה צריך לשלוח את זה דרך הדואר, באמצעות דואר מאושר, בקשה להחזרת בקשה. אם אינך שומע את הלקוח, אנא שלח את החשבון לאוספים או לתבוע - על כל מה שאיימת במכתב.

לדוגמא, תוכל לכתוב, "נכון להיום, טרם קיבלנו ממך תשלום, למרות ששלחנו לך הודעה ב- 13 באפריל.

טיפים

אם אינך מקבל תגובות מתזכורות התשלום שלך, שקול להתקשר ללקוח. קשה יותר להימנע מהמצב שהוא או היא מדברים בפועל עם נציג החברה שלך.
צור תבנית לשימוש החברה שלך בכל המקרים של חשבונות עבריינים. בתבנית יהיו רווחים למילוי המידע הספציפי עבור לקוח מסוים. לדוגמה, השאר את השם, הסכום החייב, ימים עבריינים ופרטים אחרים ריקים עד למילויו עבור לקוח ספציפי.

דברים שתזדקק להם

מחשב
טלפון (אם יש צורך)

קרא גם: איך לכתוב למחוקק (ארה"ב)?