כיצד לארגן קבלות לעסק קטן?
ישנן מספר אפליקציות לסמארטפונים שיכולות לעזור לבעלי עסקים קטנים לעקוב אחר הוצאות השתתפות עצמית ולארגן קבלות.
אם אתה בעל עסק קטן, סביר להניח שאתה יודע שתוכל לנכות את מרבית ההוצאות שאתה מפעיל בניהול העסק שלך. עם זאת, עליך לשמור גם קבלות ותיעוד אחר של הוצאות אלה במקרה שמחלקת המס מבקרת את החזרי המס שלך או מבקשת מידע נוסף על הניכויים שתבעת. ארגון קבלות ולעקוב אחר הוצאות יכולים להיות טרחה, אך אם יש לכם מערכת נוחה ונגישה במקום תוכלו לוודא שיש לכם הכל במקום כדי למקסם את הניכויים שלכם, מגיע זמן המס.
שיטה 1 מתוך 3: פיתוח מערכת תיוק
- 1בחר מערכת אחסון קבצים נוחה. קל יותר לפתח הרגל של הגשת קבלות באופן מיידי אם אחסון הקבצים שלך נגיש בקלות. עבור רוב העסקים הקטנים, ארון תיוק בסיסי יספיק. שמור אותו במקום שאתה עובר לעתים קרובות כדי שלא תצטרך לצאת מגדרך כדי להגיש את הקבלות שלך.
- לעתים קרובות, המקום הטוב ביותר עבור מערכת אחסון הקבצים שלך נמצא ממש ליד השולחן שבו אתה מטפל בכספים עסקיים. בדרך זו, כל מה שאתה צריך נמצא ממש קרוב.
- אם יש לך עסק קטן יותר ללא הרבה קבלות, תיבת קבצים קטנה יותר עשויה לעבוד טוב יותר עבורך. לדוגמה, ייתכן שתקבל קופסת פלסטיק עם תיקיות תלויות.
- 2ארגן את הקבלות שלך לפי קטגוריות. כאשר אתה עושה את המסים שלך, יהיה עליך לסכם את הניכויים שלך בקטגוריות ספציפיות. אם תגיש את הקבלות בקטגוריות אלה, כבר עשית את העבודה הזו. בזמן המס, כל שעליך לעשות הוא להוסיף אותם. הקטגוריות שתצטרך כוללות:
- פרסום וקידום מכירות (כרטיסי ביקור, רשימות תפוצה, פיתוח אתרים, מודעות מדיה חברתית)
- ארוחות ובידור (פגישות צהריים, ארוחות ערב עם לקוחות)
- נסיעות (כרטיסי טיסה, הוצאות רכב, אגרה, קילומטראז ', לינה, ארוחות בזמן שהייה בעסקים)
- שכירות (תשלומים עבור שטחי משרדים מושכרים או ציוד שכור)
- כלי עזר (חשמל, מים, חום / מיזוג אוויר, איסוף אשפה למקום העבודה)
- תקשורת (הוצאות טלפון, גישה לאינטרנט)
- ציוד (חומרי משרד, ציוד ניקוי, קפה או בקבוקי מים במשרד)
- דמי משלוח ודיוור (תיבות דואר, דמי משלוח)
- שכר טרחה משפטי ומקצועי (שכר טרחת רואה חשבון / חשבונות, שכר טרחת עו"ד)
- ביטוח (דמי ביטוח אחריות עסקית, דמי פיצוי עובדים לעובדים)
- רישיונות ותשלומים (רישיונות עסק, רישיונות מקצוע, דמי איגוד סחר, דמי זיכיון)
- השכלה (פיתוח מקצועי, השתלמות לרישיונות מקצוע, הכשרה לעבודה עבורך או של העובדים)
טיפ: אם קבלה כוללת הוצאות במספר קטגוריות, הכינו עותק של הקבלה עבור כל אחת מהקטגוריות. יש לציין בכל עותק את הניכוי הכולל מאותה קבלה בקטגוריה זו.
- 3שמור את הקבלות בסדר כרונולוגי. אמנם זה לא הכרחי במיוחד, אבל זה יכול לעזור לך לאמוד את המסים שלך בעת הגשת מיסים רבעוניים. זה יכול לעזור לך לאתר ביתר קלות הוצאה ספציפית.
- אם יש לך הרבה קבלות בקטגוריה אחת בחודש, חישב את הסכום החודשי והוסף את זה לקובץ בסוף החודש. זה יקל על הוספת הוצאות בזמן המס וימזער את הסיכון לטעויות.
טיפ: השתמש בכתובת הדוא"ל העסקית שלך לקבלות בגין הוצאות עסק, ולא בכתובת האישית שלך. - 4קבעו זמן ספציפי להגשת הקבלות. השתמש במערכת המתאימה ביותר עבורך ושאתה יכול לעמוד בקצב שלה. ישנם בעלי עסקים קטנים המעדיפים להגיש את קבלותיהם באופן מיידי, בעוד שאחרים מפרישים זמן פעם בשבוע כדי לעבור דרכם ולהגישם.
- לא משנה באיזו שיטה תבחרו, אתה רוצה לוודא שאתה עובר את הקבלות שלך ומגיש אותם בזמן שהעסקה המסוימת עדיין טרייה במוחך, כדי שתדע למה נועדה אותה קבלה מסוימת.
- אם אתה פשוט אוסף את הקבלות שלך בקופסה ולא טורח לסווג אותם, תתקשה להגיע למס זמן ותוכל לאבד ניכויים שהיית יכול לקחת אם היית מסודר יותר.
שיטה 2 מתוך 3: תיעוד הוצאות
- 1שימו לב למטרה העסקית של כל הוצאה בקבלה. כשתזכור כי אתה עומד לשמור על קבלות במשך 6 שנים, דבר שנראה מובן מאליו שבוע לאחר שתוציא את ההוצאה לא יכול להיות משהו שאתה זוכר כמה שנים מאוחר יותר. אמנם זה לא יכול לחול על ציוד משרדי, אך ארוחות ונסיעות יכולות להיות קשות יותר.
- לדוגמה, אם יצאתם לארוחת צהריים עם לקוח, תוכלו לציין את שם הלקוח ואת הנושא הכללי של פגישת הצהריים.
- עם הוצאות נסיעה, שימו לב לסיבת הנסיעה. ייתכן שתכלול גם חוברת או מידע אחר. לדוגמא, אם נסעת לכנס סחר, תוכל לצרף עלון לאמנה לקבלות שקשורות לאמנה זו.
- 2הפרד הוצאות עסקיות ואישיות באותה קבלה. באופן אידיאלי, אתה שומר על הוצאות עסקיות ואישיות כעסקאות נפרדות. עם זאת, לא תמיד זה נוח לעשות זאת. אם יש לך הוצאות אישיות באותה קבלה בהוצאות עסק, הדגש או הדגש את הוצאות העסק וחשב סכום חדש לצרכי מס.
- לדוגמא, אם קניתם ציוד משרדי והרמתם לעצמכם בקבוק מים בעת ביצוע הצ'ק-אאוט, בקבוק המים ייחשב כהוצאה אישית ולא כהוצאה עסקית. אתה מנכה את עלות המים האלה (אל תשכח מס מכירה, אם רלוונטי) מהסכום הכולל כדי לקבל את הסכום החדש של הוצאות ההשתתפות העצמית שלך.
- 3התאם עסקאות קבלה עם רשומות דוחות כספיים. כאשר אתה מקבל את חשבונות הבנקאות העסקיים שלך וכרטיסי אשראי בכל חודש, הדפס אותם והשווה אותם לקבלות שלך. סמן או הדגש כל עסקה בכל הצהרה שיש לך קבלה עבורה.
- אם קיימת עסקה באחת מההצהרות שלך שלדעתך ניתנת לניכוי, אך אין לך קבלה עבורה, ייתכן שתוכל להדפיס שוב את הקבלה עבור הרשומות שלך. פנה לספק כדי לברר אם הדבר אפשרי.
אזהרה: הימנע משימוש במזומן לתשלום הוצאות העסק. קשה לעקוב אחריו ולא משאיר עקבות נייר כמו שעושים כרטיסי אשראי או חיוב.
אם אתה בעל עסק קטן, סביר להניח שאתה יודע שתוכל לנכות את מרבית ההוצאות שאתה מפעיל בניהול העסק שלך.
שיטה 3 מתוך 3: הולך ללא נייר
- 1סרוק את כל הקבלות לפני שתגיש אותם גם אם אתה שומר קבצי נייר. מרבית הקבלות מודפסות על נייר תרמי, שמתכלה לאורך זמן. מס הכנסה ממליץ לשמור את הקבלות במשך 6 שנים. עם זאת, הדיו על קבלת נייר תרמי עלול לדעוך עד כדי כך שהוא פשוט נראה ריק אחרי כל כך הרבה זמן.
- מרבית מדפסות המשרד כוללות סורק. אם שלך לא, השקיע באחד וזכור שהרכישה היא גם הוצאה במשרד בניכוי מס.
- אם אתה רושם הערות על כל קבלה, סרוק אותם לאחר שביצעת את ההערות שלך.
טיפ: אתה יכול גם לצלם את הקבלות שלך באמצעות טלפון חכם.
- 2שמור על קבצי התמונה שלך מסודרים ותויגו לפי קטגוריה ותאריך. לחקות את מערכת התיוק שלך בנייר עם מערכת התיוק הדיגיטלית שלך, ליצור תיקיות לכל קטגוריה. בדרך כלל, המחשב או המכשיר האלקטרוני שלך ישמרו את הקבצים כרונולוגית כברירת מחדל.
- ניתן גם ליצור תיקיות בתוך תיקיות הקטגוריה למשך חודשים. זה יעזור לך למצוא ביתר קלות תמונת קבלה ספציפית, וכן לארגן את הניכויים שלך כך שתוכל לאמוד בצורה מדויקת יותר את המסים הרבעוניים שלך.
- 3השתמש באפליקציית ארגון קבלות בסמארטפון שלך. ישנן מספר אפליקציות לסמארטפונים שיכולות לעזור לבעלי עסקים קטנים לעקוב אחר הוצאות השתתפות עצמית ולארגן קבלות. חלקן גם עוזרות לך לעקוב אחר קילומטראז 'שלך והוצאות אחרות שאולי אין לך קבלות עליהן.
- אם תחליט להשתמש באפליקציה, ודא שזה לא הדבר היחיד שאתה משתמש בו כדי לעקוב אחר ההוצאות. אתה אף פעם לא יודע מתי החברה שיצרה את האפליקציה עשויה לצאת לעסק או להפסיק את האפליקציה.
טיפ: אם אתה משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות עבור העסק שלך, בחר אפליקציה שתסתנכרן עם חשבון תוכנת החשבונאות שלך. ואז פרטי ההוצאות מהקבלות שלך יועלו אוטומטית לספרים שלך.
- 4העלה תמונות סרוקות לשרת ענן. אמנם ייתכן שאתה שומר את התמונות הסרוקות שלך במחשב או בסמארטפון, אך אתה גם רוצה לוודא שגיבוי הקבצים האלה. זכור שעליך לשמור את הקבצים הללו למשך 6 שנים, ולא סביר כי בעוד 6 שנים יהיה לך עדיין אותו סמארטפון ואותו מחשב.
- מתוך שפע של זהירות, כדאי גם ליצור גיבוי של עותק קשיח על גבי תקליטור או כונן אגודל. לדוגמה, ייתכן שתשאיר הוצאות השתתפות עצמית של שנה בכונן אגודל ותייג כל כונן אצבע עם השנה. שמור את כונני האגודל האלה במקום בטוח או מאובטח אחר.
אם יש לך הוצאות אישיות באותה קבלה בהוצאות עסק, הדגש או הדגש את הוצאות העסק וחשב סכום חדש לצרכי מס. - 5בקש מהספקים לשלוח אליך קבלות במידת האפשר. ספקים רבים מוכנים לשלוח אליך קבלות בדוא"ל במקום (או בנוסף) לתת לך קבלה פיזית. קבלות דוא"ל עדיפות לשמירת רשומות מכיוון שהן אינן משפילות את האופן שבו קבלות פיזיות על נייר תרמי עושות.
- באפשרותך להגדיר תיקיות בחשבון הדוא"ל שלך כדי לחקות את התיקיות במערכת התיוק הפיזית שלך.
- הדפיס את קבלות הדוא"ל שלך והגש אותם למערכת התיוק הפיזית שלך לכל מקרה. אתה עלול לאבד גישה לכתובת הדוא"ל שלך או לשנות אותה.
טיפ: השתמש בכתובת הדוא"ל העסקית שלך לקבלות בגין הוצאות עסק, ולא בכתובת האישית שלך.
- מאמר זה מבוסס בעיקרו על חוק המס בארה"ב. קטגוריות הוצאות עצמיות ודרישות דיווח עשויות להיות שונות במדינות אחרות. התייעץ עם רואה חשבון או איש מקצוע אחר בתחום המס.
קרא גם: כיצד למצוא את ה- EIN של חברה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
