איך כותבים מיילים עסקיים?

1. 1
   השתמש בטון רשמי. הטון של הדוא"ל שלך צריך להישאר מקצועי ופשוט. השתדל לטון בטוח ואדיב. נסה להשאיר את השפה הרגשית או הבלתי פורמלית מחוץ לדוא"ל. הימנע מצירים וקיצורים במידת האפשר. זכור, ביטויים באורך מלא נראים לרוב רשמיים יותר.

   • לדוגמא, הדוא"ל הבא הוא לא רשמי מדי לעסקים: תודה על הנחשים ששלחת. צר לי לומר ששניים היו מתים. שלח עוד בקרוב, plz. דבר איתך אחר כך!
   • גרסה רשמית יותר של המייל הקודם: תודה על המשלוח של ארבעת פיתוני הכדור לחנות שלנו, Pets Alive! ב- 2 במרץ 2015. למרבה הצער נראה שניים מהנחשים נפגעו במהלך הלידה ונפטרו כשפתחתי את ארגז הנחשים. הייתי רוצה שתשלח שני נחשים חלופיים בהקדם האפשרי. אנא שלחו לי אימייל או התקשרו לחנות עם שאלות נוספות או כדי לתאם משלוח למשלוח חדש.
   • לפעמים מייל רשמי יותר מתאים "בבית" עם עמיתים לעבודה שאתה מכיר היטב ואם זה עולה בקנה אחד עם "תרבות העבודה". עם זאת, אל תשתמש בקיצורי טקסט, השתמש במשפטים שלמים ואל תכתוב שום דבר שלא היית רוצה שהבוס שלך יקרא.
2. 2
   הגה הגהה של הדוא"ל שלך. עשה כמיטב יכולתך כדי להבטיח שהדוא"ל שלך לא יכלול שגיאות דקדוק או איות וישתמש בפיסוק רגיל - ללא ALL CAPS, למשל. רבי תוכניות הדוא"ל כוללות אפשרות בדיקת איות; אם בדוא"ל שלך יש כזה, השתמש בו! דקדוק גרוע כמעט בוודאות יערער את המסר שאתה שולח, אז אם אפשר השתמש בבודק דקדוק.

   • אם אתה שולח דוא"ל למספר רב של אנשים או אם הדוא"ל הוא חשוב במיוחד, ייתכן שתרצה שמישהו (או כמה אנשים) יגיה אותו לפני שתשלח אותו.

בהתאם ליחסיך עם הנמען, ייתכן שתרצה להשתמש בפתחים וסגירות רשמיים. הדברים הבאים מספקים כיוון כלשהו ומגוון אפשרויות.

1. 1
   התחל את הדוא"ל שלך בברכה. הברכה צריכה להיות תמציתית ורשמית. אתה יכול או לא יכול לבחור לפנות לאדם באופן ספציפי בשם, תלוי בהקשר של ההודעה. הודעה לעסק אחר או לאדם שלא צוין אינה דורשת שם.

   • כמה דוגמאות לברכות הן:
     • אחר הצהריים טובים,
     • ברכות,
     • ד"ר סמית היקר,
     • גברת קמפבל,
2. 2
   סיים את הדוא"ל עם סגירה. סגירה מתאימה היא מנומסת ומסמנת כי הדוא"ל הגיע לסיומו. בעוד שסגירת דוא"ל עשויה שלא לשאת סגירת מכתב נפוצה כמו "איחולים" או "בכבוד רב", זה נחשב ל"שיטה הטובה ביותר "לספק סגירה לדוא"ל שלך.

   • כמה סגירות אפשריות:
     • אני מצפה לתגובתך,
     • אני מקווה לשמוע ממך בקרוב,
     • תודה על זמנך,
   • אתה יכול לסיים את חיות המחמד שלך בחיים! שלח דוא"ל למפיץ הנחשים באומרו, "תודה על תשומת לבך לעניין זה."
3. 3
   חתום את שמך. ראוי לכתוב את שמך בסוף אימייל. תוכניות דוא"ל רבות מאפשרות לך לספק חתימה אוטומטית המותאמת אישית לטעמך. ודא שהפורמליות של תגובתך תואמת לפרטי ההודעה. ייתכן שתרצה לספק את שמך המלא והתואר שלך בהודעת דוא"ל לעבודה לעסק אחר או למישהו שלא פגשת, ואילו שמך הפרטי לבדו עשוי להיות מתאים בדוא"ל לחבר לעבודה שאתה רואה מדי יום.

   • כמה אפשרויות חתימה הן:
     • ד"ר ג'יין סמית '(רשמית ביותר)
     • ד"ר סמית '(מעט פחות רשמי)
     • ג'יין סמית '(לא רשמית במקצת)
     • ג'יין (לא רשמית)
4. 4
   שקול לספק פרטי קשר מתחת לחתימתך. תלוי בפרטי הדוא"ל, ייתכן שתרצה לספק פרטי קשר כגון מספר הטלפון, מספר הפקס, הכתובת או אתר האינטרנט שלך. אם זהו מידע שברצונך לכלול ברוב או בכל הודעות הדוא"ל שלך, ניתן לבנות אותו לחתימת הדוא"ל המותאמת אישית שלך.