כיצד להשתמש בכללי ההתנהגות הנכונים של דוא"ל עסקי?
כדי לכתוב אימייל עסקי טוב, התחל עם שורת נושא מקצועית - למשל, במקום "בוא נשוחח!" נסה, "בקשה לפגישה אחר הצהריים ביום שני." לאחר מכן, פתח את המסר שלך בברכה רשמית, כמו "מר ג'ונס היקר." כאשר אתה מוכן להרכיב את המסר שלך, זכור לשמור על תוכן תמציתי, רשמי ומנומס. עטוף אותו עם כניסה רשמית, כמו "בכבוד רב" או "תודה", ואל תשכח לבדוק אם יש שגיאות כתיב ודקדוק לפני שתלחץ על שלח! המשך לקרוא לטיפים נוספים, כולל כיצד להחליט מתי לבצע שיחת טלפון במקום לשלוח דוא"ל.
אם אתה משתמש בכתובת הדוא"ל האישית שלך למטרות עסקיות, כתובת הדוא"ל שלך צריכה למסור את שמך (כלומר
למרות שהשימוש באינטרנט גרם למגמה מוגברת של נוהלי תקשורת בלתי פורמליים, זה עדיין רעיון נבון לעקוב אחר כללי התנהגות נאותים של דוא"ל עסקי כשפונים לעמית למטרות מקצועיות. בדומה לכתיבת מכתב עסקי רשמי, המיילים העסקיים שלך לא צריכים לכלול מונחי סלנג, קיצורי הודעות טקסט והוספות נפוצות אחרות המשמשות במיילים לא רשמיים או בהודעות מיידיות. על ידי ביצוע כמה טיפים והנחיות, הדוא"ל שלך ישקף את המקצועיות שלך וייתן את האישורים שלך לזרוח.
שיטה 1 מתוך 2: יצירת דוא"ל
- 1תייג את המיילים שלך עם שורת נושא מקצועית. שורת הנושא של הדוא"ל שלך צריכה להיות ברורה ועניינית. על שורת הנושא ליידע את הנמען את מטרת הדוא"ל. במקום לומר "צריך לדבר", נסה לומר "דיון בנושא X.
- הנושא צריך להיות בין שש לשמונה מילים.
- אם הדוא"ל נשלח לבקשת עבודה, ציין את שמך ואת התפקיד אליו אתה מבקש. אם היית שולח דוא"ל לחבר לעבודה, היית מצרף את שם הפרויקט שעליו דוא"ל דוא"ל.
- 2יש לך כתובת דוא"ל מקצועית. אם אתה משתמש בכתובת הדוא"ל האישית שלך למטרות עסקיות, כתובת הדוא"ל שלך צריכה למסור את שמך (כלומר mary.smith @ או MichaelJones @). כתובות דוא"ל כגון hotmama @, cutiepie @ או mustlovedogs @ אינן מתאימות להודעות דוא"ל עסקיות. אם אתה עובד בחברה, עליך להשתמש תמיד בכתובת הדוא"ל שלך לעבודה.
- 3השתמש בהצדעה רשמית. הדוא"ל שלך צריך להתחיל תמיד בברכה מקצועית. "היי" או "מה קורה" לא מתאים. עדיף "היי" או "שלום". אם אתה מצרף את שמו של הנמען בהצדעה שלך, אל תשתמש בגרסה מקוצרת של שמם (כלומר השתמש ב"וויליאם "במקום ב"וויל").
- אם למישהו יש שם ניטרלי מגדרי, כמו כריס סמית ', ואתה לא יודע אם האדם הוא מר / גב' / וכו ', עדיף לכתוב "כריס סמית' היקר."
כדי לכתוב אימייל עסקי טוב, התחל עם שורת נושא מקצועית - למשל, במקום "בוא נשוחח!" - 4השתמש בשפה מקצועית. עליך להשתמש באנגלית רשמית בעת כתיבת מיילים עסקיים. הימנע מסלנג ודיבורים בדוא"ל שלך. אין להשתמש בקיצורים, רגשונים ושפת הודעות טקסט (למשל Lol).
- הדוא"ל שלך צריך להיות תמציתי. לא רק שהקורא הוא אדם עסוק, אלא שהוא או היא קוראים את הדוא"ל שלך במכשיר נייד. דוא"ל קצר ונקודתי קל הרבה יותר לקרוא ולהגיב אליו מאשר הודעה ארוכה ומבלבלת.
- נסו לא להתייחס ליותר מעניין אחד בדוא"ל. אימיילים הם צורות תקשורת קצרות. אם אינך יכול לטפל בנושא בצורה קצרה, ייתכן שיהיה עליך לבחור בטלפון ולהתקשר לאדם.
- 5היה מודע לטון שלך. בנוסף לשימוש בשפה ברורה ותמציתית, עליך לקרוא את הדוא"ל בקול רם כדי לוודא שהדוא"ל שלך מופיע כמו שהתכוונת אליו. אתה לא רוצה להישמע קשה או פתאומי.
- זכור שהדוא"ל שלך חייב לדבר בעד עצמו. אתה לא שם כדי להעביר את הטון והכוונה לקורא. אימיילים אינם מגיעים עם שפת גוף והבעות פנים. כמו כן, הומור אינו מתורגם היטב בדוא"ל.
- 6לסיים את האימייל כמו שצריך. חשוב שתסיים דוא"ל בדיוק כמו שתסיים כל שיחה אחרת. עליכם לסיים את הדוא"ל באמירה "תודה", "תודה" או "בברכה" ואחריכם שמכם. הודעות הדוא"ל שלך צריכות לכלול גם חתימה.
- החתימה שלך מאפשרת לקורא לדעת ליצור איתך קשר. זה צריך לכלול את שמך, החברה, הכתובת, הטלפון, כתובת הדוא"ל שלך וקישור לאתר אם יש לך כזה.
- 7קרא הגהה לפני שאתה שולח. עליך לקרוא את הדוא"ל שלך מספר פעמים לפני שתשלח אותו. אל תסמוך על בדיקת איות. אנשים יבחינו בשגיאות דקדוק ובמילים שגויות או חסרות. הגהה חשובה במיוחד כשאתה מציג את עצמך לראשונה באמצעות דוא"ל. אתה רוצה לעשות רושם טוב ולא להישפט על ידי טעויות הדוא"ל שלך.
- כשאתה מגיה, עליך לשאול את עצמך: "האם אני ברור ותמציתי?" "האם צירפתי מידע מיותר?" "יש משהו שאני יכול להוציא?"
- עליך לוודא גם שאתה שולח את הדוא"ל לנמען הנכון. זה יכול להיות מביך מאוד לשלוח מייל לאדם הלא נכון.
שיטה 2 מתוך 2: מתכתב באמצעות דוא"ל
- 1דע מתי להשתמש בתשובה ולהשיב לכולם. כשתבחר באפשרות "השב", אתה שולח את הדוא"ל בחזרה לשולח המקורי. כאשר אתה לוחץ על "השב לכולם", אתה שולח את הדוא"ל לכל הנמענים המקוריים. השתמש באפשרות "השב לכולם" במשורה ורק כאשר יש צורך בהחלט לשתף את תגובתך עם כל הנמענים המקוריים.
זה צריך לכלול את שמך, החברה, הכתובת, הטלפון, כתובת הדוא"ל שלך וקישור לאתר אם יש לך כזה. - 2דע את ההבדל בין cc ו cc. עליך להשתמש ב- "עותק מוסתר" כאשר חשובה הפרטיות של מקבלי הדוא"ל. זה עשוי להיות שימושי באימיילים קבוצתיים או ברשימות הפצה גדולות. עליכם להשתמש ב- "עותק" כאשר עליכם לכלול אנשים אחרים בשיחה והפרטיות אינה בעיה. "עותק עותק" מועיל כשאתה רק רוצה להשאיר מישהו בקשר למה שקורה.
- חשוב מאוד שתשתמש בשתי הפונקציות האלה כראוי. אין להשתמש ב- "Bcc" להעברת מידע פרטי בסתר או למלכודת אנשים. לדוגמא, אתה לא צריך לשלוח דוא"ל לעבודה שלך על טעות שהם עשו ו "Bcc" למפקח שלך.
- 3זיהוי מתי שיחת טלפון עשויה להיות טובה יותר. ייתכן שיהיה מהיר יותר להרים טלפון במקום לשלוח אינספור אימיילים קדימה ואחורה. זה עשוי להיות מועיל להשתמש בכלל הדוא"ל השלוש. אם בעיה לא נפתרה תוך שלושה הודעות דוא"ל, עליך להרים טלפון ולהתקשר לאדם. ישנם מקרים בהם הטלפון יעיל יותר מאשר החלפת מספר מיילים.
- יש לזכור כי כלל זה אינו נקבע באבן. עליך להשתמש בשיקול דעתך כאשר אתה מחליט שזה הזמן להרים טלפון.
- 4דע מתי להתחיל שיחה חדשה. אם אתה צריך לדון בנושא אחר עם אותו מקבל, עליך להתחיל דוא"ל חדש. זה יקל על מעקב אחר שיחות וימנע ממך להיראות עצלן. לדוגמה, אם שלחת דוא"ל למישהו על פגישה קרובה, עליך לפתוח בשיחה חדשה אם ברצונך לדון בתוצאות הפרויקט שעובדים עליו.
- נסה להשתמש בגופנים מקצועיים (כלומר טיימס ניו רומן, הלווטיקה וכו ') בעת ביצוע דואר אלקטרוני עסקי. נסו לא להשתמש בגופנים כמו Comic Sans, מכיוון שזה יגרום לכם להראות לא מקצועיים למדי.
- כאשר אתה משיב לקבוצה, היזהר מלבחור בלחצן "השב לכולם". זה יגרום לדוא"ל שלך לעבור לכל מי שנמצא ברשימה המקורית. אם בכוונתך לפנות רק לאחד או שניים ברשימה, בחר רק את הנמענים האלה.
אף על פי שהשימוש באינטרנט גרם למגמה מוגברת של נוהלי תקשורת בלתי פורמליים, זה עדיין רעיון נבון לעקוב אחר כללי התנהגות נאותים של דוא"ל עסקי בעת יצירת קשר עם עמית למטרות מקצועיות. - היו אדיבים והגיבו למיילים בזמן. אם אינך יכול להגיב להודעת דוא"ל תוך 24 שעות, לפחות יידע את האדם שקיבלת את הדוא"ל ויחזור אליו בקרוב.
- זכור כי הדוא"ל אינו פרטי. אתה אף פעם לא צריך להכניס משהו לדוא"ל שלא תרצה שהציבור יידע.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לשלוח הודעה נכונה לבקשת פסק זמן?היו נמוכים, מנומסים ולעניין. נסה משהו כמו "ביום שני הבא אני צריך חופש ל... אתה יכול ליידע אותי אם זה מאושר? בברכה,..."
- האם ראוי לומר לרישום קבוצתי "בוקר טוב הכל"?כן, זו הדרך לעשות זאת. אם יש רק שני נמענים, לפעמים תראה את שני שמותיהם בכתובת, למשל "בוקר טוב סנדרה וג'ים", אבל אפילו זה נדיר. רשימת הנמענים נמצאת בשדות to:, cc: ו- bcc: ואף אחד לא צריך לקרוא רשימה של 20 שמות.
- האם על הצד השני לבקש אישור לכלול יותר משתתפים בדוא"ל?לא, זה לא הכרחי, אבל הצד השני צריך להסביר מדוע הם מכניסים יותר משתתפים לדוא"ל.
- מה זה נימוס ראוי? כשאתה שולח קבוצה גדולה הודעה האם היא צריכה להיות במייל או בסריקת מכתב ולשלוח בדואר אלקטרוני?מכתבים סרוקים הם לעתים קרובות מסורבלים, עדיפות מיילים ישירים.
- מתי להשתמש הזן בדוא"ל?השתמש באנטר לאחר ההצדעה, בין הפסקאות, ולפני הסגירה.
- האם ראוי לכלול תמונות מצוירות במיילים?לא, לא בהודעות רשמיות, אלא אם כן אתה מתייחס אליו באופן ספציפי. למשל, אם אתה מביא תמונה מצוירת מסוימת שנשלחה בין שני עובדים לידי קצין המניעה שלך לבטיחות בעבודה (למשל, תמונה שהיא גזענית), אתה יכול לכלול אותה.
- מהם הגופנים המקצועיים לשימוש במייל?בדוק אם החברה שלך הוציאה הנחיות לשימוש בגופנים. השתמש בגופן הסטנדרטי כפי שהוא מוגדר בשרת הדואר שלך. לחלופין, השב בגופן שקיבלת את ההודעה. בכל המקרים, גופנים צריכים להיות קריאים היטב, ולא מהודרים. הימנע מהחלפת גופנים, בחר אחד והיצמד אליו.
- איזה פיסוק עוקב אחר ההצדעה בדואר אלקטרוני עסקי רשמי?ההצדעה היא החלק הפותח של המכתב. מבחינה טכנית, זה מתייחס רק לחלקים שלפני השם, ולכן הפורמט הוא: "[הצדעה] [שם]", למשל "סנדרה יקרה", אז אם אנחנו מדייקים, אז אין פיסוק אחרי ההצדעה. אם נכלול את השם בהגדרה, לאחר מכן ההצדעה מלווה בפסיק. המילה הבאה באותיות רישיות: "סנדרה היקרה, [השיבה] המכתב הזה הוא לשאול..."
- האם על ההצדעה של אימייל עסקי להיות מלווה בפסיק, נקודתיים למחצה או נקודתיים?הדרך הנכונה לעשות זאת היא להשתמש בפסיק. הסיבה לכך היא שהברכה היא לעולם לא משפט בפני עצמו, אלא משמש להודות למי שמופנה על תשומת לבם.
- האם מישהו שהיה CC היה צריך להיות הראשון להגיב לשולח?זה תלוי אם ה- CC'd פעל בדוא"ל; במקרה זה, נימוס ידרוש תגובה ללא קשר להיות הראשון או האחרון. אחרת, "ציין" פשוט כהודאה על קבלת הודעת הדוא"ל הוא כל מה שמצופה מהעורך המקורי. בכל מקרה, לאיזו סדר המקבלים מגיבים לא משנה.
תגובות (1)
- הצלחתי לכתוב מייל ראוי!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
