איך להוביל ישיבה?

לראשות פגישה, ודא שכולם מבינים מה נדון על ידי מתן סקירה קצרה על כל פריט סדר יום. לאחר מכן, עודד את כל המשתתפים להשתתף על ידי בקשת קלט מחברים פחות קולניים, ואמר משהו כמו "אני חושב שהמומחיות של גברת סמית 'תועיל כאן." למרות שתפקידך לשמור על הדיון בתנועה ומשימה, נסה להימנע משליטה בכל היבט של הפגישה. בנוסף, נסה להתייחס לכל עסק שלא נגמר מהפגישה האחרונה לפני שתעבור לעסקים חדשים. לטיפים נוספים, כמו להכין סדר יום, המשך לקרוא!

שלח את הפגישה שלך לפני הפגישה עצמה - ככל שהפגישה שלך חשובה יותר
שלח את הפגישה שלך לפני הפגישה עצמה - ככל שהפגישה שלך חשובה יותר, כך אתה צריך לשלוח אותה מוקדם יותר.

עבודה עסקית, במיוחד במסגרת משרדית, דורשת מידה מסוימת של שיתוף פעולה. לדוגמא, החלטות חשובות לעיתים קרובות דורשות יותר מנקודת מבט של אדם אחד ועבודה חשובה זקוקה לעיתים קרובות למומחיות של מספר אנשים בכדי שיספיקו. פגישות הן אחת הדרכים להפוך את שיתוף הפעולה למובנה ומאורגן, אך ללא תחושת מטרה או שליטה, פגישות יכולות להפוך בקלות וללא יעילות. הידיעה כיצד לתכנן, להכין ולהוביל פגישה שאתה עומד בראשה יכולה לעשות את ההבדל בין פגישה יעילה לפגישה מבוזבזת.

חלק 1 מתוך 3: הכנה לפגישה

  1. 1
    דון בפגישה הקרובה עם משתתפיך. כשנודע לך כי אתה עומד בראש ישיבה הקרובה, אחד הדברים הראשונים שעליך לעשות הוא להקדיש זמן קצר לשיחה עם האנשים שישתתפו בהם (במיוחד אנשים בכירים או חשובים). שאל אותם אם יש משהו שהם רוצים לדון בו במיוחד בפגישה. שימו לב לתשובותיהם והשתמשו בהן כדי להדריך אתכם כשאתם כותבים את סדר היום.
    • לשאול את המשתתפים שלך על מה הם רוצים לדון הוא צעד חכם לא רק משום שהוא מקל על כתיבת סדר יום, אלא גם משום שהוא מרתק אותם בתהליך הפגישה לפני שהוא בכלל מתחיל. אנשים נוטים יותר להשתתף ולשים לב במהלך הפגישות אם הם יודעים שנושאים החשובים להם יטופלו.
  2. 2
    כתוב והפיץ סדר יום. סדר יום של פגישה יכול להיות כלי רב ערך לא רק ליו"ר הפגישה, אלא גם לאורחים הנכחים. סדר היום מכיל מידע רב ערך על הפגישה כמו מתי היא תהיה, היכן היא תתקיים ומי יהיה בהשתתפות. והכי חשוב, הם גם מתווים את כל נושאי הדיון המיועדים, ומאפשרים לכולם להתכונן. שלח את הפגישה שלך לפני הפגישה עצמה - ככל שהפגישה שלך חשובה יותר, כך אתה צריך לשלוח אותה מוקדם יותר.
    • דבר אחד שעל סדר היום שלכם להכיל בהחלט הוא מגבלת זמן משוערת לכל נושא דיון. קביעת לוח זמנים גס שתואר מראש מקלה הרבה יותר על קיום הפגישה שלך על המסלול. למרות שחלק מהפריטים שעל סדר היום שלך עשויים לרוץ זמן רב (ואחרים עשויים להיעצר קצרים), לוח הזמנים מקל על מעקב אחר פריטים אלה והתאמה בהתאם.
  3. 3
    חקר את נושאי הדיון וכל הפגישות הקודמות. האנשים שמשתתפים בפגישה שלך עשויים שלא להיות מהירים בכל הנושאים שאתה מתכוון לדון בהם - יתכן שחלקם לא השתתפו בפגישות עבר ואילו אחרים פשוט שכחו. כיו"ר הישיבה, מומלץ להכיר את היסטוריית הדיון עד כה. נסה לדבר עם אנשים שהשתתפו בפגישות חשובות קודמות כדי ללמוד כל עסק לא גמור חשוב שעליך לפנות אליו בפגישה שלך. ייתכן גם שתרצה לבקש פרוטוקולים של פגישות עבר משומר רשומות רשמי שיעזור לכוון את התכנון שלך.
    • הפרוטוקולים מישיבות קודמות יכולים להוות משאב חשוב עבורך כיו"ר. אלה מסכמים את הדיונים וההחלטות שהתרחשו במהלך פגישות העבר, מה שהופך אותו למהיר וקל יחסית למהיר. אולי אפילו תרצה להפיץ לנוכחים פרוטוקולים חשובים עם סדר היום שלך.
    מומלץ להכיר את היסטוריית הדיון עד כה
    כיו"ר הישיבה, מומלץ להכיר את היסטוריית הדיון עד כה.
  4. 4
    הכן את מרחב הפגישות שלך מבעוד מועד. ביום הפגישה שלך, תרצה להבטיח שהחדר או המקום שאתה מתכוון להיפגש בו יהיו נקיים, ייצוגיים ומוכנים להכיל את הנוכחים שלך. תרצה לוודא שכל המרכיבים הטכנולוגיים של הפגישה (כמו מצגות, מקרנים, תצוגות וכו ') פועלים כראוי ומוכנים לחלוטין לצאת לדרך - סנאפים טכניים יכולים לבזבז זמן יקר ולהוציא את הפגישה שלך מחוץ למסלול.
    • אם אתה משתמש במצגת אלקטרונית (כמו PowerPoint וכו '), הקדש לרגע את היכרותך עם השלט הרחוק או הקליק בו תשתמש כדי לעבור בין השקופיות שלך. אתה לא רוצה לבזבז זמן בגישוש עם הפקדים שלך כאשר אתה יכול לדון בנושאים חשובים.

חלק 2 מתוך 3: משחק כיו"ר במהלך הפגישה

  1. 1
    התקשר לפגישה להזמנה. כאשר הפגישה מגיעה לשעת ההתחלה המתוכננת שלה וכל הנוכחים (או לפחות כל החשובים) נוכחים, קחו את תשומת ליבם של כל החדרים בחדר. הציגו את עצמכם כיו"ר והצביעו על מטרת הפגישה. קבע את מסגרת הזמן המיועדת לפגישה על ידי הודעה לכולם על מועד הסיום שאליו אתה יורה - אתה עשוי לרוץ זמן רב או קצר, אך ציון מגבלת הזמן המיועדת שלך מבעוד מועד עוזר להשאיר את הפגישה על המסלול. אם חלק מהמשתתפים אינם מכירים זה את זה, הקדש רגע לשיחת מפקד קצרה והציג משתתפים חשובים.
    • שים לב שלעסקים מסוימים וארגונים יש נהלים קפדניים ומוסדרים לפתיחה ולניהול פגישה. למשל, הפדרציה האירופית לעובדי מדינה, מחוז ועירייה (AFSCME) משתמשת במערכת הנקראת כללי הסדר של רוברט הכוללת הזמנת הפגישה לסדר על ידי דופק במילית וכללים ספציפיים מאוד להכנסת תנועות והעברתם.
  2. 2
    סיכמו נקודות רלוונטיות מפגישות קודמות. בתחילת פגישות המהוות חלק מפרויקט ארוך ומתמשך, תרצה לתפוס בקצרה את כל המשתתפים במצב הפרויקט עד כה על ידי סיכום מהיר של אירועים או החלטות רלוונטיים מפגישות קודמות. לא כל הנוכחים עשויים להיות בקיאים בנושאי הדיון כמוכם, כך שמהירות מהירה של כולם יכולה לעבור דרך ארוכה בכדי להפוך את הפגישה שלכם ליעילה ואפקטיבית.
    • במקום לסכם בעצמך פגישות קודמות, כדאי שכותב סופר רשמי או שומר רשומות יקרא את הפרוטוקולים מהפגישות הקודמות כדי לתת לסיכום תחושת רשמיות.
    • אתה יכול גם לשקול לקרוא כל התכתבות חשובה או תקשורת שהתרחשה מאז הפגישה הקודמת.
    • שים לב שאם אתה מספק עותקים של הפרוטוקולים / התכתבות למשתתפים, בדרך כלל אין קריאה בקול רם.
  3. 3
    אפשר למשתתפים חשובים לדווח על מצב העניינים. לאחר מכן, אפשרו לאנשים עם ידע רלוונטי להודיע לאסיפה על התפתחויות חדשות או לאחרונה שהתרחשו מאז הפגישה האחרונה. אלה יכולים להיות כמעט כל דבר - למשל, כאן ניתן לטפל בבעיות חדשות העומדות בפני העסק או הארגון שלך, שינויים בכוח אדם, התפתחויות בפרויקטים ושינויים אסטרטגיים. משתתפי הפגישה ירצו גם לשמוע על תוצאות פעולות ספציפיות שבוצעו בגלל החלטות שהתקבלו בפגישה האחרונה.
  4. 4
    פנו לכל עסק שלא נגמר. אם יש בעיות שנותרו לא פתורות או החלטות שלא התקבלו מהפגישה האחרונה, השתדל לטפל בהן לפני שתעבור לבעיות חדשות. ככל שמדברים בעיות ישנות יותר, כך כל משתתף ירצה לקחת אחריות עליהן, לכן נסה להצמיד ולפתור כל עסק לא גמור שנמשך במהלך הפגישה שלך. בדרך כלל, עסקים לא גמורים מצויינים במפורש כ"מתלבטים "או" הונחו לדיון עתידי "בפרוטוקולים מישיבות קודמות.
    • בהתאם לתרבות ולכללים שבהם אתה עובד, העסק שלך או הארגון שלך עשויים להיות נהלים ספציפיים לקבלת החלטה - למשל, משתתפי הפגישה עשויים פשוט להזדקק להסכמת רוב, או לקבוצה נבחרת של אנשים בכירים עשויה להיות משימה. עם כל קבלת ההחלטות.
    • שים לב שחלק מהדברים פשוט גדולים מכדי להשלים בין פגישה לפגישה. אתה לא בהכרח צריך להתעכב על התקדמות הפרויקטים ארוכי הטווח שעדיין לא הסתיימו. אתה צריך, עם זאת, להביא את החלטות או בפרויקטים בהם הפעולה הנוכחי נדרש.
    ודא שכולם מבינים מה נדון על ידי מתן סקירה קצרה על כל פריט בסדר היום
    לראשות פגישה, ודא שכולם מבינים מה נדון על ידי מתן סקירה קצרה על כל פריט בסדר היום.
  5. 5
    פנו לכל עסק חדש. הבא, להעלות חדשות בעיות, חששות, בעיות שצריכות להידון. אלה צריכים להיות דברים שבאופן טבעי נובעים מהתפתחויות שהתרחשו בין כל הפגישות הקודמות להווה. נסו להשיג מהמשתתפים החלטות קונקרטיות ומובהקות - ככל שתשאירו יותר פריטים, כך תצטרכו להעלות עסק לא גמור יותר לפגישה הבאה.
  6. 6
    סיכמו את מסקנות הפגישה. כאשר התייחסת לכל העסק בעבר ובהווה, הקדש רגע לסיכום מסקנות הפגישה לכל הנוכחים. פרק את תוצאות ההחלטות שהתקבלו ובמידת הצורך, תאר את הפעולות הספציפיות שצפויים המשתתפים לבצע לפני הפגישה הבאה.
    • שלב זה הוא קריטי - זו ההזדמנות האחרונה שלך לוודא שכולם יעזבו את הפגישה בידיעה היכן בדיוק עומדים הפרויקטים שלך ומה מצופה מהם.
  7. 7
    סיום בהנחת היסודות לפגישה הבאה. לסיום, ספרו לכולם למה לצפות לפגישה הבאה, ואם כבר התחלתם לתכנן זאת, ספרו להם מתי ואיפה לצפות שתהיה. זה עוזר לתת למשתתפים את תחושת המשכיות מפרויקט חשוב או החלטה אחת למשנהו ונותן להם מסגרת זמן להתקדמות או להשלמת המשימות שהוקצו להם.
    • שים לב שאתה לא בהכרח צריך לתכנן פגישה אחרת אם אתה פונה לכל העסק בעבר ובהווה בפגישה הנוכחית שלך. עם זאת, אם יש מספיק עסקים לא גמורים כדי להצדיק דיון עתידי או שאתה מחכה לראות כיצד פרויקטים מסוימים מתפתחים, זה כנראה רעיון טוב.

חלק 3 מתוך 3: הובלת הפגישה בצורה יעילה

  1. 1
    הנחו את הדיון, אך אל תשלטו בו. אחד התפקידים שלך כיושב ראש הישיבה הוא לשמור על הדיון בתנועה ובמשימה. התפקיד שלך הוא לא להציע דעה בכל נושא ולשמור על הדיון על פי לוח זמנים מדויק. יש גמישות מסוימת. תן למשתתפים האחרים לדבר בחופשיות ולאפשר לנושאים חדשים לדיון להתעורר גם אם הם לא על הפרק. יתכן שתגלה שאתה צריך לסיים או לשנות נושאי שיחה מסוימים בכדי לשמור על הדיון במסלול, אבל אתה לא צריך להרגיש כאילו אתה צריך לשלוט בכל היבט של הפגישה. אחרי הכל, זה תהליך שיתופי.
    • עם התקדמות הפגישה, עקוב אחר סדר היום שלך. אם אתה פועל מאחור, יתכן שתצטרך לדלג על נושאים מסוימים של דיון או להגיש אותם למועד מאוחר יותר לטובת הזמן. אל תפחדו לעשות את זה אם הנושאים הם דנים הם אלה מאוד חשוב.
  2. 2
    עודדו את כל המשתתפים להשתתף. כיו"ר הישיבה, תפקידכם להבטיח דיון פתוח ויצרני. אם אתה מבחין שמשתתפים מסוימים שעשויים להיות בעלי ידע רלוונטי לנושאים הנדונים אינם נפתחים לקבוצה, עודד אותם לדבר. אינך צריך לאתגר או לקרוא אותם ישירות - פשוט לומר משהו בסגנון "אני חושב שהמומחיות של גברת סמית 'תועיל כאן" היא דרך נהדרת להעסיק חברים פחות בפגישה.
    נסה לדבר עם אנשים שהשתתפו בפגישות חשובות קודמות כדי ללמוד כל עסק לא גמור חשוב שעליך לפנות אליו בפגישה שלך
    נסה לדבר עם אנשים שהשתתפו בפגישות חשובות קודמות כדי ללמוד כל עסק לא גמור חשוב שעליך לפנות אליו בפגישה שלך.
  3. 3
    ודא שכולם מבינים על מה דנים. זה יכול להיות קשה לזכור שלא לכל אחד מהמשתתפים בפגישה יש אותה מידה של ניסיון או ידע בנושאי הדיון. כדי לוודא שכל מי שנכנס לפגישה השקיע את זמנו בחוכמה, כדאי לנצל את ההזדמנות לפשט בקצרה נושאים או נושאים מורכבים כאשר הם עולים. המשתתפים הפחות בעלי ידע יעריכו זאת ללא ספק.
  4. 4
    אל תתעלם משאלות קשות או מביכות. אם הם לא נשלטים על ידי יושב ראש מוכשר, ישיבות יכולות להיות לא יצרניות להפליא. נסה לוודא שכל נושא חשוב שבאת לדון בו יטופל. אל תאפשר למשתתפים להאשים או להציע תירוצים מעורפלים לבעיות שלא טופלו. נסה לאתר ולקבל תשובות לנושאים שאף אחד לא רוצה לטפל בהם. אף על פי שזה לא בהכרח מה שכל משתתף ירצה, שאלות מסוגרות כאלה הן בדיוק השאלות שצריך לענות עליהן הכי הרבה כדי שהפגישה תהיה אפקטיבית ככל האפשר.
    • וודאו שמתועדות החלטות חשובות (אם יש לכם רשומות רשומות או רושמי פרוטוקולים, הקצו להם משימה זו). אם אתה מתאמץ לשאול את השאלות הקשות, תרצה לוודא שהתשובות שאתה מקבל מתועדות היטב.
  5. 5
    עקוב אחר הזמן שלך. יש סיבה שלפגישות יש מוניטין רע - עבור רבים הם נחשבים לבזבוז זמן חמור. כדי למנוע מהפגישה שלך להימשך זמן רב, השתמש בכוחך כיו"ר כדי לשמור על הדיון. אל תפחד להגיש נושאים מסוימים או שיחות לא חשובות עד למועד מאוחר יותר אם נראה שהפגישה שלך אורכת זמן רב יותר ממה שציפית. היו מוכנים ומוכנים להתאים את לוח הזמנים שלכם לטוס כדי לוודא שאף אחד מהזמנים היקרים מהמשתתפים שלכם לא מתבזבז.

שאלות ותשובות

  • מה על היו"ר לומר כאשר הישיבה יורדת מהדרך?
    אולי, "גבירותיי ורבותיי, נראה שירדנו מהמסלול. בואו נחזור לסיבה שאנחנו כאן."
  • מה עלי לעשות אם הפגישה מתחממת או יוצאת משליטה?
    נסו להרגיע את כולם ולקחת הפסקה. לאחר מכן, התחל שוב עם הנושא בגרסה מתונה כדי לא לחמם את הפגישה שוב.
  • באילו מילים על יו"ר להשתמש בכדי להתחיל פגישה?
    בוקר טוב / אחר הצהריים - מפגש ה- _____ יגיע כעת לסדר. הציגו את בעלי התפקידים והאורחים ובקשו סליחה מכל מי שאינו יכול להגיע לפגישה.
  • האם ניתן לאשר את פרוטוקול 2 הישיבות בהצעה?
    כן הם יכולים להיות, אם דיונים בנושא הספציפי כבר התרחשו וזה הזמן להחליט עליו. אז אתה יכול לקבל את זה מאושר באמצעות הצעה.
  • האם יושב ראש יכול להציע הצעה במהלך פגישה?
    בהחלט, אבל זה יכול להיות טוב להציע את הצעתך בצורה של שאלה אם אתה היושב ראש - כך האחרים יכולים להקפיץ את הרעיון שלך. ודא שהתוספות שלך שומרות על השיחה ממוקדת ובכוונה לעבר המטרה הרצויה.
  • מה הנוהל לנקוט בתנועה שהוצגה מהרצפה?
    1. תודה למגיש. 2. העבירו את התנועה למשתתפים. 3. שאל אם למישהו מהמשתתפים יש השקפה על התנועה. 4. בקש את התומכים בהצעה. 5. בקש דעות מנוגדות. 6. נקט עמדה והסבר מדוע נקטת בתפקיד.
שאלות ללא מענה
  • אם לאיש לאיש יושב ראש אין ישיבות בדירקטוריון, כיצד הם יכולים להגיב כדי לקבל יותר תשומת לב?

תגובות (16)

  • leannewatson
    אני עובר על הדרכה על פגישות והליך עם קבוצת הכנסיות שלנו והייתי צריך להבריש. זה עזר לי מאוד.
  • camille59
    זה עזר לי מאוד ואני כל כך שמח ללמוד, תודה.
  • frunolfsdottir
    זה היה די מרשים.
  • abartoletti
    מאמר נהדר - הולך להעביר אותו למישהו הלומד!
  • darwinhane
    מאמר מאוד שימושי. עמדתי בראש ישיבות רבות לפני שקראתי אותו. שמחתי למצוא את המבנה שהשתמשתי בו בעבר ולרענן את זיכרוני בדרך הטובה ביותר לקיים פגישות יעילות, במיוחד ההכנה, שתמיד הייתה החלק שאני הכי אוהב.
  • louisharris
    קל מאוד להבנה.
  • selinathomas
    עזר לי כל כך בהבנת נושאים ואיך לגשת לסדר יום וכו '.
  • rayledner
    המאמר היה מאוד מועיל. קצר ולעניין. דברים ארוכים יכולים להיות מסובכים, ואחד מאבד את התמצית.
  • ecox
    מידע מצוין - פשוט ומוסבר לעניין.
  • sofia24
    אהב את המבנה והסדר שהעצה הזו מביאה לפגישות.
  • mohammad80
    תמיד רציתי להוביל ישיבות, ומה שקראתי עוזר לי כל כך.
  • camron69
    המאמר שלך באמת מצטיין לקריאה וביצוע. היתרון הגדול הוא בחינם! אני באמת מעריך את זה.
  • chapmanrebecca
    מצאתי שזו הייתה עזרה נהדרת, תודה רבה.
  • schummtrevor
    מאמר זה עזר לי לארגן את מחשבותיי בכל הנוגע לראשות ישיבות. ידעתי כמה דברים שהוזכרו אבל המאמר היה באמת אינפורמטיבי. עכשיו אני בטוח יותר ביכולתי לנהל ישיבות!
  • tcarroll
    זה באמת עוזר כי זה נותן נקודות סבירות עם הסברים.
  • kilbackruth
    אני יושב ראש בראש הפגישה הראשונה שלי כיו"ר HOA, אז תודה. קיבלתי מידע מועיל, למרות שהמדריך היה בעל אופי יותר ארגוני ופרויקטי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
מאמרים בנושאים דומים
  1. איך לעבוד מהבית בזמן וירוס כורון?
  2. איך כותבים תוכנית עסקית בסיסית?
  3. כיצד לבחור שם חברה?
  4. איך לפתוח עסק קייטרינג?
  5. איך להפוך לספק?
  6. איך להקים עסק משלך בלי כסף?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail