איך להוביל ישיבה?

התקשר לפגישה להזמנה. כאשר הפגישה מגיעה לשעת ההתחלה המתוכננת שלה וכל הנוכחים (או לפחות כל החשובים) נוכחים, קחו את תשומת ליבם של כל החדרים בחדר. הציגו את עצמכם כיו"ר והצביעו על מטרת הפגישה. קבע את מסגרת הזמן המיועדת לפגישה על ידי הודעה לכולם על מועד הסיום שאליו אתה יורה - אתה עשוי לרוץ זמן רב או קצר, אך ציון מגבלת הזמן המיועדת שלך מבעוד מועד עוזר להשאיר את הפגישה על המסלול. אם חלק מהמשתתפים אינם מכירים זה את זה, הקדש רגע לשיחת מפקד קצרה והציג משתתפים חשובים.

• שים לב שלעסקים מסוימים וארגונים יש נהלים קפדניים ומוסדרים לפתיחה ולניהול פגישה. למשל, הפדרציה האירופית לעובדי מדינה, מחוז ועירייה (AFSCME) משתמשת במערכת הנקראת כללי הסדר של רוברט הכוללת הזמנת הפגישה לסדר על ידי דופק במילית וכללים ספציפיים מאוד להכנסת תנועות והעברתם.

סיכמו נקודות רלוונטיות מפגישות קודמות. בתחילת פגישות המהוות חלק מפרויקט ארוך ומתמשך, תרצה לתפוס בקצרה את כל המשתתפים במצב הפרויקט עד כה על ידי סיכום מהיר של אירועים או החלטות רלוונטיים מפגישות קודמות. לא כל הנוכחים עשויים להיות בקיאים בנושאי הדיון כמוכם, כך שמהירות מהירה של כולם יכולה לעבור דרך ארוכה בכדי להפוך את הפגישה שלכם ליעילה ואפקטיבית.

• במקום לסכם בעצמך פגישות קודמות, כדאי שכותב סופר רשמי או שומר רשומות יקרא את הפרוטוקולים מהפגישות הקודמות כדי לתת לסיכום תחושת רשמיות.
• אתה יכול גם לשקול לקרוא כל התכתבות חשובה או תקשורת שהתרחשה מאז הפגישה הקודמת.
• שים לב שאם אתה מספק עותקים של הפרוטוקולים / התכתבות למשתתפים, בדרך כלל אין קריאה בקול רם.

אפשר למשתתפים חשובים לדווח על מצב העניינים. לאחר מכן, אפשרו לאנשים עם ידע רלוונטי להודיע לאסיפה על התפתחויות חדשות או לאחרונה שהתרחשו מאז הפגישה האחרונה. אלה יכולים להיות כמעט כל דבר - למשל, כאן ניתן לטפל בבעיות חדשות העומדות בפני העסק או הארגון שלך, שינויים בכוח אדם, התפתחויות בפרויקטים ושינויים אסטרטגיים. משתתפי הפגישה ירצו גם לשמוע על תוצאות פעולות ספציפיות שבוצעו בגלל החלטות שהתקבלו בפגישה האחרונה.

פנו לכל עסק שלא נגמר. אם יש בעיות שנותרו לא פתורות או החלטות שלא התקבלו מהפגישה האחרונה, השתדל לטפל בהן לפני שתעבור לבעיות חדשות. ככל שמדברים בעיות ישנות יותר, כך כל משתתף ירצה לקחת אחריות עליהן, לכן נסה להצמיד ולפתור כל עסק לא גמור שנמשך במהלך הפגישה שלך. בדרך כלל, עסקים לא גמורים מצויינים במפורש כ"מתלבטים "או" הונחו לדיון עתידי "בפרוטוקולים מישיבות קודמות.

• בהתאם לתרבות ולכללים שבהם אתה עובד, העסק שלך או הארגון שלך עשויים להיות נהלים ספציפיים לקבלת החלטה - למשל, משתתפי הפגישה עשויים פשוט להזדקק להסכמת רוב, או לקבוצה נבחרת של אנשים בכירים עשויה להיות משימה. עם כל קבלת ההחלטות.
• שים לב שחלק מהדברים פשוט גדולים מכדי להשלים בין פגישה לפגישה. אתה לא בהכרח צריך להתעכב על התקדמות הפרויקטים ארוכי הטווח שעדיין לא הסתיימו. אתה צריך, עם זאת, להביא את החלטות או בפרויקטים בהם הפעולה הנוכחי נדרש.

פנו לכל עסק חדש. הבא, להעלות חדשות בעיות, חששות, בעיות שצריכות להידון. אלה צריכים להיות דברים שבאופן טבעי נובעים מהתפתחויות שהתרחשו בין כל הפגישות הקודמות להווה. נסו להשיג מהמשתתפים החלטות קונקרטיות ומובהקות - ככל שתשאירו יותר פריטים, כך תצטרכו להעלות עסק לא גמור יותר לפגישה הבאה.

סיכמו את מסקנות הפגישה. כאשר התייחסת לכל העסק בעבר ובהווה, הקדש רגע לסיכום מסקנות הפגישה לכל הנוכחים. פרק את תוצאות ההחלטות שהתקבלו ובמידת הצורך, תאר את הפעולות הספציפיות שצפויים המשתתפים לבצע לפני הפגישה הבאה.

• שלב זה הוא קריטי - זו ההזדמנות האחרונה שלך לוודא שכולם יעזבו את הפגישה בידיעה היכן בדיוק עומדים הפרויקטים שלך ומה מצופה מהם.

סיום בהנחת היסודות לפגישה הבאה. לסיום, ספרו לכולם למה לצפות לפגישה הבאה, ואם כבר התחלתם לתכנן זאת, ספרו להם מתי ואיפה לצפות שתהיה. זה עוזר לתת למשתתפים את תחושת המשכיות מפרויקט חשוב או החלטה אחת למשנהו ונותן להם מסגרת זמן להתקדמות או להשלמת המשימות שהוקצו להם.

• שים לב שאתה לא בהכרח צריך לתכנן פגישה אחרת אם אתה פונה לכל העסק בעבר ובהווה בפגישה הנוכחית שלך. עם זאת, אם יש מספיק עסקים לא גמורים כדי להצדיק דיון עתידי או שאתה מחכה לראות כיצד פרויקטים מסוימים מתפתחים, זה כנראה רעיון טוב.

הנחו את הדיון, אך אל תשלטו בו. אחד התפקידים שלך כיושב ראש הישיבה הוא לשמור על הדיון בתנועה ובמשימה. התפקיד שלך הוא לא להציע דעה בכל נושא ולשמור על הדיון על פי לוח זמנים מדויק. יש גמישות מסוימת. תן למשתתפים האחרים לדבר בחופשיות ולאפשר לנושאים חדשים לדיון להתעורר גם אם הם לא על הפרק. יתכן שתגלה שאתה צריך לסיים או לשנות נושאי שיחה מסוימים בכדי לשמור על הדיון במסלול, אבל אתה לא צריך להרגיש כאילו אתה צריך לשלוט בכל היבט של הפגישה. אחרי הכל, זה תהליך שיתופי.

• עם התקדמות הפגישה, עקוב אחר סדר היום שלך. אם אתה פועל מאחור, יתכן שתצטרך לדלג על נושאים מסוימים של דיון או להגיש אותם למועד מאוחר יותר לטובת הזמן. אל תפחדו לעשות את זה אם הנושאים הם דנים הם אלה מאוד חשוב.

עודדו את כל המשתתפים להשתתף. כיו"ר הישיבה, תפקידכם להבטיח דיון פתוח ויצרני. אם אתה מבחין שמשתתפים מסוימים שעשויים להיות בעלי ידע רלוונטי לנושאים הנדונים אינם נפתחים לקבוצה, עודד אותם לדבר. אינך צריך לאתגר או לקרוא אותם ישירות - פשוט לומר משהו בסגנון "אני חושב שהמומחיות של גברת סמית 'תועיל כאן" היא דרך נהדרת להעסיק חברים פחות בפגישה.

ודא שכולם מבינים על מה דנים. זה יכול להיות קשה לזכור שלא לכל אחד מהמשתתפים בפגישה יש אותה מידה של ניסיון או ידע בנושאי הדיון. כדי לוודא שכל מי שנכנס לפגישה השקיע את זמנו בחוכמה, כדאי לנצל את ההזדמנות לפשט בקצרה נושאים או נושאים מורכבים כאשר הם עולים. המשתתפים הפחות בעלי ידע יעריכו זאת ללא ספק.

אל תתעלם משאלות קשות או מביכות. אם הם לא נשלטים על ידי יושב ראש מוכשר, ישיבות יכולות להיות לא יצרניות להפליא. נסה לוודא שכל נושא חשוב שבאת לדון בו יטופל. אל תאפשר למשתתפים להאשים או להציע תירוצים מעורפלים לבעיות שלא טופלו. נסה לאתר ולקבל תשובות לנושאים שאף אחד לא רוצה לטפל בהם. אף על פי שזה לא בהכרח מה שכל משתתף ירצה, שאלות מסוגרות כאלה הן בדיוק השאלות שצריך לענות עליהן הכי הרבה כדי שהפגישה תהיה אפקטיבית ככל האפשר.

• וודאו שמתועדות החלטות חשובות (אם יש לכם רשומות רשומות או רושמי פרוטוקולים, הקצו להם משימה זו). אם אתה מתאמץ לשאול את השאלות הקשות, תרצה לוודא שהתשובות שאתה מקבל מתועדות היטב.