כיצד לנהל פגישות יעילות?
כדי לקיים פגישה אפקטיבית, הקפד להופיע לפגישה עם סדר יום וכמה נקודות מפתח שיש לדון בהן. לאחר מכן, עיין בסדר היום עם כולם בפגישה כדי שכולכם יהיו באותו דף. לאחר שתסיים, הגש תוכנית פעולה על ידי מתן יעד לאדם בפגישה ומטרה או מטרה כדי שכולם יידעו במה עליהם להתמקד בעקבות הפגישה. לפני שכולם עוזבים, קבעו את הפגישה הבאה כדי שתוכלו להתמודד עם כל התנגשויות בתזמון מיד. כדי ללמוד כיצד להתכונן לפגישה, גלול מטה!
כדי לקיים פגישה אפקטיבית, הקפד להופיע לפגישה עם סדר יום וכמה נקודות מפתח שיש לדון בהן.
ניהול פגישה אפקטיבית הוא קריטי לתפקוד של כל חברה או ארגון. זה מהווה הזדמנות לארגן, לשתף מידע, לשתף פעולה עם חברי צוות מגוונים ולהתמודד עם יעדים ביעילות. להיות מוכן, לקחת מנהיגות בעת הצורך ולהאציל ביעילות הם מרכיבים חשובים בפגישות יעילות. בנוסף, בעת קיום פגישות, הקפד למנף את האנרגיה והמעורבות של הצוות ככל האפשר.
חלק 1 מתוך 3: ניהול פגישה
- 1היה מוכן. ודא שיש לך את האג'נדה בהישג יד, תחושה של אילו נקודות מפתח צריך לשים דגש ותפיסה על התוצאות שיש לחזק לפני סיום הפגישה.
- התייצב בזמן. תפיסת מקום העבודה חשובה. אם תופיע לפגישות 15 דקות מוקדם, אנשים יניחו שחסר לך פרודוקטיביות או שאתה משתמש בפגישה כדי לקחת זמן ממשימות אחרות.
- הכן עותק של סדר היום. בעוד שרוב הדברים הם דיגיטליים בימינו, לפעמים הדבר הטוב ביותר לעשות הוא להדפיס עותק של סדר היום, כך שתוכלו לרשום הערות מהירות לפי הצורך.
- 2הובילו את הפגישה. המשמעות היא נקיטת צעדים כדי להבטיח שכל עסק בסדר היום ייפתר וכל הקולות נשמעים. להלן הצעות שיסייעו בכך:
- האם מסדר. פגישות הן אמצעי להפצת מידע בצורה יעילה לקבוצה ומאפשרים דיון כדי להבטיח שכל האנשים מבינים את תפקידם בתוצאות הצפויות. ביצוע שיחת משימה מבטיחה שתדעו מי לא בפגישה, כך שניתן יהיה לגשת אליהם בהמשך ולמלא אותם. זה גם מוכיח שאתה רציני לגבי המידע בפגישה.
- עיין בסדר היום. זה עוזר למשתתפים למקד את תשומת ליבם ולהבין מה יידרש מהם. אנשים רבים משתתפים בפגישות בזה אחר זה ומספק מארגן מראש יכול להועיל להתמקד.
- 3אשר תוכנית פעולה. תוכנית פעולה היא סיכום וכלה המאשר אילו פעולות יש לבצע את המפגש. הוא גם מציג תוכנית להמשך המשפיעים על כל חברי הישיבה. להלן מספר הצעות ליצירת תוכנית פעולה:
- ודא שלכל מטרה יש "אדם נקודתי": לא מצפים מאדם הנקודתי להשלים את המטרה באופן אישי; במקום זאת, הם מתפקדים כמנהל פרויקטים המחבר בין האנשים שצריכים להיות מעורבים ומעמיד לרשותם את המשאבים הדרושים.
- הקצה דוחות התקדמות: אלה יכולים להיות רשמיים או בלתי פורמליים, אך הרעיון הוא שהאדם בנקודה יודע לבצע צ'ק-אין לאחר פרק זמן מסוים כדי לאשר התקדמות במשלוחים.
- 4הישאר בנושא. לאחר כל פריט סדר יום והדיון המקביל שלו, סיכמו בקצרה את התוצאות בדיון הקבוצתי, שאלו שאלות והמשיכו הלאה.
אנשים רבים משתתפים בפגישות בזה אחר זה ומספק מארגן מראש יכול להועיל להתמקד. - 5קבעו את הפגישה הבאה. על ידי קביעת פגישה בזמן שכולם נוכחים, זה מבטיח שהם יכולים להגיב מיד עם התנגשויות בלוח הזמנים. בנוסף, המשמעות היא גם שהפגישה שלך תוזמן כמה שיותר זמן מראש, כדי למנוע התנגשויות עם פגישות אחרות.
- אסוף פריטי סדר יום באמצעות דוא"ל. בסיום הפגישה, ציין כי תשתמש בסדר היום הנוכחי כטיוטה לפגישה הבאה ותעודד את משתתפי הפגישה לשלוח אליך פריטי סדר יום הרלוונטיים ליעדים הקיימים.
חלק 2 מתוך 3: הכנה לפגישה
- 1להחליט מי יושב הראש. תפקיד זה בדרך כלל נופל על המנהלים; עם זאת, דרך נהדרת ליצור הזדמנויות מנהיגות עבור חברי צוות בהמשך היא להקצות אותם לתפקיד יושב ראש ישיבות מחלקות.
- 2בקש מהדוברים להשתתף. הדוברים הם בדרך כלל אנשי הצוות ליעדים בודדים. הם ארגנו אנשים ומשאבים כדי לבצע את העבודה ויכולים לתאר את התהליך ואת התוצאות בצורה היעילה ביותר. הם יכולים גם להשמיע דאגות בגלל קשיים בלתי צפויים והצורך במשאבים רבים יותר.טיפ מומחה
המומחה שלנו מסכים: כשאתה קובע פגישה, יש לך מטרה ואז לגרום לאנשים אחרים להיות מעורבים. למשל, יתכן שאנשים אחרים יתעדכנו או יתרמו לסדר היום. בדרך זו, לא סתם יש לך ראש מדבר בקדמת החדר כל הזמן.
- 3תיאום לוחות זמנים. קבעו פגישות כדי להתאים לזמינות ולמגבלות מציאותיות. לדוגמא, בעוד שכולם עשויים להיות זמינים בשעות אחר הצהריים המאוחרות ביום שישי, ייתכן שזה לא הזמן הטוב ביותר לדון בנושאים מאתגרים.
- אם לא כולם יכולים להגיע לפגישה, העריך מי השחקנים המרכזיים בפרויקט, וודא שהפגישה תואמת את לוחות הזמנים שלהם.
- האציל את רישום ההערות וודא כי פרטי הפגישה מועברים למי שלא יכול היה להגיע.
- 4הכינו סדר יום. על סדר יום, לכל הפחות, לקבוע רשימת נושאים, להאציל את חובות המצגת ולקבוע את הזמן המוקדש לכל נושא סדר יום. להלן מספר הצעות מועילות לקביעת סדר יום לפגישות:
- בקש הצעות. דוא"ל הוא מקור טוב לכך מכיוון שתוכלו לקבל בקשות בכתב. קבל הצעות לסדר היום עד יומיים לפני הפגישה.
- סכם את כל בקשות סדר היום לטבלה עם עמודות לנושא, לדובר ולזמן המוקצב. אם בקשות מסוימות אינן נושא הנושא הכללי, צרו קשר עם האדם והציעו להפוך את הבקשה למזכר נפרד, או לדון בה בפגישה עתידית.
- תהיה מציאותי. אל תנסה לדחוס תיאור ודיון של 30 דקות בתוך 15 דקות. במקום זאת, קבע את זמן הפגישות ותסתיים מוקדם במידת הצורך.
- 5קבע כללי פגישה. זה לא חייב להיות רשמי או ענישה, אך כדאי להציע פרוטוקול כדי להבטיח שהפגישה תתנהל בצורה חלקה וכולם יוכלו לחלוק את התובנות שלהם.
- ניתן לעשות זאת בתחילת הפגישה. כל שעליך לעשות הוא לציין "לעניין הזמן, ערוך שאלות והערות עד לאחר שהציג כל דובר. אם לא נגיע לתגובתך בזמן הדיון המוקצב, שלח לי דוא"ל מאוחר יותר ונוכל לדבר."
- 6הגדר מסגרות זמן. כחלק מסדר היום שלך, כלול את משך הפגישה וכן מדדים למשך כמה זמן הדוברים מדברים, וכמה זמן יתקיים דיון כללי בעקבות כל נקודת סדר יום.
- זה נותן למשתתפים תחושה של תזמון מתי הם תורמים ויכול להפחית נקודות דיון סוערות או זרות.
- כלל אצבע טוב הוא לתקצב לפחות 10 דקות אחרי כל נקודת שיחה לדיון.
להיות מוכן, לקחת מנהיגות בעת הצורך ולהאציל ביעילות הם מרכיבים חשובים בפגישות יעילות. - 7הפץ את סדר היום. יום לפני הפגישה, הפץ את סדר היום של הפגישה. זה מבטיח לכולם עותק, ומוכן למה לצפות מהפגישה עצמה. זה גם נותן להם את האפשרות לפנות אליכם אם יש מידע שגוי בסדר היום.
- 8שלח תזכורות. אם זו פגישה חדשה או לא תדירה, שלח תזכורת שעה לפני הפגישה כדי להזכיר לכולם להשתתף.
חלק 3 מתוך 3: להיות יו"ר יעיל
- 1להיות מנהיג. קח אחריות לתקשורת בפגישה. ודא שהוא עומד בכל יעדי האג'נדה. האצלת אחריות מנהיגות רלוונטית לדוברים שיש להם תפקיד בפגישה. להפגין השתתפות בכל שלבי הדיון.
- 2ציין התקדמות וחוסר התקדמות. אם פגישה זו מתייחסת לסדרת יעדים מתמשכת, ציין היכן התרחשה ההתקדמות ומי היה האחראי עליה.
- אם יש יעדים שלא התקדמו מאז הפגישה האחרונה, התייחס למה.
- אם זה נובע ממחסור בזמן או במשאבים, שוחח עם איש הנקודה כיצד לטפל בכך, אולי מחוץ לפגישה עצמה.
- 3מיקוד מחדש של הדיון שנדד מהעניין. ישנם מקרים בהם התלהבות או תסכול יכולים לדחוף את הדיונים כמובן. הישאר קשוב והקפד להחזיר את הדיון הלא נקודתי למטרות סדר היום. להלן כמה גישות מוצעות:
- מסגר את הפגישה כ"משימה לאיסוף עובדות ": כשאנחנו עושים זאת, זה מרמז שכולם צריכים להישמע כדי לצבור כמה שיותר מידע. זה יכול לעודד פגישה עם מונופולים לחכות לתורם.
- נסה Cyberstorming: Cyberstorming משתמש בצ'ט אלקטרוני או במבנה פורום כדי לשתף רעיונות וניתן לרתום אותו לצורך פגישות לא רשמיות. מכיוון שכל שאר חברי הקבוצה יכולים לראות את כל מה שנכנס, זה מסיר את התחרות לגבי מי שנשמע.
- נטרל השתוללות: אם מישהו מסתובב, אמור "זו נקודה טובה, בוב, ואני שמח שהבאת את זה. בוא נדבר על זה אחר כך, בסדר." פעמים רבות אנשים לא מבינים שהם מסתובבים, אבל אם הנקודה חשובה להם מספיק, הם יבואו אליך באופן עצמאי כדי לדבר בהרחבה.
- משיקי שליטה: לפעמים הבעיה היא לא שאדם נמשך זמן רב מדי אלא שהם מנסים למקד מחדש את הדיון בנקודה זרה מחוץ לסדר היום. כשזה קורה, הכירו באמור והציעו להוסיף את נקודות הדיון לסדר היום של הפגישה, אך הישארו איתנים כי על הפגישה לעבור ליעדים המוצהרים.
- שיהיה אחד על אחד. שוחח עם המונופול על מה שקרה. עשו זאת באופן פרטי. הקפד לשים לב לטון של דאגה, ולא להרגיז. הקפד להתמקד במה שצפית והציע הזדמנות לאדם האחר להסביר את תגובתו. הציעו לעזור לאדם זה למנוע מונופול בעתיד.
- 4מעבר בין נקודות ביעילות. היו אסרטיביים כששומרים על אילוצי זמן. זה לא אומר להיות גס רוח; עם זאת, המשמעות היא להודיע לאנשים כי הפגישה עוברת וכי הם יכולים להמשיך בדיון הנוכחי שלהם עם הגורמים הרלוונטיים לאחר הפגישה.
- אל תגלגל קיטור: למרות שחשוב לעקוב אחר הפגישה על המסלול, היא יכולה להועיל מהר יותר מדי בין סעיפי סדר היום. לפני שתמשיך, שאל תמיד שאלות או חששות. ודא כי הצוות נמצא על הסיפון ומוכן להתקדם איתך, במקום להישאר מאחור.
- 5הדגיש נקודות חשובות. יש להדגיש את היעדים המרכזיים, ולהדגיש את יחסם ליעדים פחות קריטיים.
- עזור לחברי המפגש להבין את היקף הפרויקט ואיך כל חלק בודד הוא חלק חשוב במכלול חשוב הרבה יותר.
בנוסף, המשמעות היא גם שהפגישה שלך תוזמן כמה שיותר זמן מראש, כדי למנוע התנגשויות עם פגישות אחרות. - 6עזור לרישום הערות במידת הצורך. בדרך כלל יש מישהו המוטל על רישום הערות בכל פגישה; עם זאת, אם הם המומים, תפקיד המנהיג להיכנס ולהטיל עליו את עצמו.
- 7הבהיר כל אי הבנה. בסוף כל נקודה, מוביל המפגש מציע סיכום שהמשתתפים יכולים לקחת מהפגישה. סיכומי כובע הקצה הללו מהווים גם הזדמנות לאנשים לצלצל כאשר הם לא ברורים לגבי משהו.
- כמוביל הפגישה, היה מוכן להסביר רעיונות מפורטים להבנת חברי הצוות.
- 8מציעים סיכום מקיף בתום הפגישות. מנהיגות נחרצת נמנעת מקיפאון והתערערות, תוך שמירה על עובדים על המשימה ומוטיבציה, תוך התנהגות מגיבה לשינוי ומידע חדש. להלן התכונות של מנהיגות החלטית:
- בהירות המטרה: מבטיחה התאמה של כל ההחלטות למטרות האתיקה והאתיקה.
- מעורבות: מאפשר למנהיגים לחיות לדוגמא, תוך גילום מעורבות בערכי החברה המאפשר קבלת החלטות יעילה ויעילה.
- שקיפות: אינו מאפשר אינטרס עצמי. במקום זאת, מדגים כיצד החלטות לטובת החברה עוזרות לכולם לפרוח.
- יצירת תרבות של כישלון כנה: כישלונות כנים הם נקודות למידה המשמשות קרש קפיצה לקבלת החלטות טובה יותר. מנהיגות החלטית מאמצת את אותם זמנים בהם נעשות טעויות.
- תקשורת פתוחה ויעילה: יישור עם ערכי החברה מבטיח כי כאשר מתקשרים כלפי מעלה להנהלה הבכירה או במורד ההיררכיה לעובדים מנוהלים, אין חוסר עקביות או סתירה.
קרא גם: כיצד להשיג כרטיס TWIC?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לוודא שאני עומד בדרישותיי?התאמן מול בני המשפחה ובקש את ביקורתם. הם יכולים לומר לך אם אתה עושה עבודה טובה או לא.
- אילו סוגי שאלות אשאל בראיון עבודה?הם בדרך כלל שואלים אותך לגבי נקודות החוזק והחולשה שלך, הניסיון, מדוע אתה רוצה לעבוד בחברה זו, מדוע עזבת / עוזבת את עבודתך האחרונה ומה דרישות השכר שלך.
תגובות (10)
- קיבלתי מידע מקיף על פגישות, מהכנה ועד לניהול.
- מאמר זה עזר לי רבות לדיווחים שלי. אתה יכול גם להבין את זה טוב מאוד כי יש בו תמונות.
- זה נתן לי כמעט את כל המידע שהייתי צריך לדעת.
- עזר לי ללמוד כיצד לנהל פגישה ארגונית רשמית.
- הצלחתי לבחור נקודות כיצד אוכל לבנות את הפגישות שלי ולהפיק את המיטב מהמשתתפים.
- זה סיפק עצות שימושיות למישהו שיש לו ניסיון מוגבל בפגישות.
- זו תהיה הפגישה המובילה הראשונה שלי, והמידע הזה היה מאוד מועיל וברור.
- כתב תמציתי זה היה מועיל באמת, מכיוון שאני יכול לקרוא אותו שוב ושוב פעמים רבות, והוא באמת מכסה הרבה על ניהול הפגישות. תודה.
- נותן הרבה טיפים. מצאתי שזה מאוד מועיל!
- מידע שימושי כיצד לתעד פרוטוקולי פגישה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
