איך ממחישים את הפעילות העסקית?
מיחשוב של פעולות עסקיות הוא דרך יעילה לייעל תהליכים עסקיים, לנהל בצורה מדויקת כמויות גדולות של מידע ונתונים ולהשיג יותר עבודה בפחות זמן.
מיחשוב של פעולות עסקיות הוא דרך יעילה לייעל תהליכים עסקיים, לנהל בצורה מדויקת כמויות גדולות של מידע ונתונים ולהשיג יותר עבודה בפחות זמן. פרסום, הנהלת חשבונות, ניהול פרטי לקוחות ותקשורת בין-משרדית הם תהליכים עסקיים הנהנים ממחשבים. ההחלטה למחשב את הפעילות העסקית דורשת קלט מכל רמות הארגון. יש לקחת בחשבון פרטים חשובים, כולל החלטות בנוגע לרכישת חומרת תוכנה ותוכנה, צרכים מיוחדים להכשרת מחשבים וגישה שיטתית להזנת נתונים וניהולם.
חלק 1 מתוך 3: הערכת אפשרויות מחשוב
- 1סיעור מוחות ואזורי מחקר שבהם מחשוב יכול להיות שימושי. קח זמן לשקול מה יכול להיות אוטומטי כדי לשפר את הפעילות העסקית שלך. חשוב על עבודה עתירת עבודה שניתן לפשט או לשפר באמצעות תוכנה. לחלופין, שקול מערכות שייתכן שיהיה צורך לגבות אותן (כמו חשבונאות או רשומות כוח אדם). שאלו בעלי עסקים אחרים מה הם אוטומטיים וכיצד זה השפיע על פעילותם.
- אתה יכול גם לקרוא פרסומים מסחריים וכתבי עת לתעשייה כדי לקבל רעיונות למחשוב.
- 2התייעץ עם כל אנשי הצוות. נפגש עם מנהלים וראשי מחלקות. בקש מהם להכין רשימה של כל הפעילויות העלולות להיות ממוחשבות. בדיקת שכר ותוויות מעטפה בכתב יד, חישוב סכומי מוצר מס ומס מכירה, ומיקור חוץ של ייצור טיסות למדפסות הם רק כמה דוגמאות למשימות שניתן לבצע בבית במחשב.
- בקשו ממנהלים להיפגש עם עובדיהם. כלול עובדים בכל רמות העסק בשיחה כדי להטמיע מערכת המועילה לכולם.
- לדוגמא, נהג משלוחים שתפקידו העיקרי הוא לספק סחורה עשוי לחסוך זמן מהשקעה של חברה במערכת GPS, במקום לכתוב הוראות הוראות או להתייעץ במפה.
- 3שקול להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות. הצעד הראשון שעושים עסקים רבים במחשוב הפעילות שלהם הוא השימוש בתוכנות הנהלת חשבונות. תוכנה זו מאפשרת לך לעקוב אחר חשבונותיך, לשלם לעובדים שלך, ליצור דוחות כספיים ולהגיש מסים שלך (או עשויה להציע חלק מהאפשרויות הללו בהתאם לתוכנה שתבחר). זה עשוי גם להבטיח שהנתונים הכספיים שלך מגובים מחוץ לאתר במקרה שאתה זקוק להם. תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להחליף את ניהול הספרים הפיזיים שעשויים להיות לא מאורגנים או עתירי עבודה בכל גרסת מחשב נוחה לגישה.
- כמה אפשרויות בתשלום כוללות QuickBooks ו- FreshBooks.
- עם זאת, אתה יכול גם להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות בחינם כמו Wave Accounting.
קח זמן לשקול מה יכול להיות אוטומטי כדי לשפר את הפעילות העסקית שלך. - 4השתמש במחשבים לצורך תקשורת ו / או שיווק. רוב העסקים הקטנים כבר משתמשים בדוא"ל ואולי בפקסי מחשב לצורך ביצוע תקשורת עסקית. שיטות אלה מאפשרות עלויות נמוכות יותר, דרכים קלות יותר לתקשר עם ולשלוח מידע ללקוחות וספקים. עם זאת, תוכנה עשויה לשמש גם למאמצי שיווק. לדוגמה, ניתן להשתמש בדוא"ל לשליחת עלון או פרטים על מוצר חדש ללקוחות קיימים.
- תוכנת שיווק מסובכת יותר מאפשרת לעסקים לעקוב אחר פרטי לקוחות, לעקוב אחר לידים וליצור קמפיינים שיווקיים.
- דוגמאות לכך כוללות Marketo, Sailthru ו- Vocus.
- 5קבל תוכנה מיוחדת לעיצוב או ייצור. אם העסק שלך עסק בתכנון וייצור מוצרים, תוכנה יכולה לסייע מאוד לתהליך יצירת המוצר שלך. תוכנת עיצוב מאפשרת לכם ליצור מודלים וירטואליים של המוצר שלכם ולהריץ עליו בדיקות, מבלי ליצור אפילו אב טיפוס. בנוסף, ניתן לקשר תוכנה זו לתוכניות ייצור השולטות במכונות, ומאפשרת לבצע את כל תהליך היצירה במחשב.
- סוג התוכנה המשמשת תלוי בתעשייה שלך, סוג המוצר והמכונות שלך. חפש באופן מקוון חבילות תוכנה לעיצוב וייצור ספציפיים לצרכים שלך.
- 6השתמש בתוכנה לניהול מלאי. תוכנת מלאי מסייעת להזמנה, קבלה, מעקב ומשלוח מלאי. תוכנה זו עשויה לעבוד גם עם תוכנות הנהלת חשבונות ו / או מערכות ניהול מלאי אלקטרוני כדי להפוך את הפעולות שלך לאוטומטיות. זה מאפשר לך לשלוט ביתר קלות במלאי שלך, להפחית את הצטמקות המלאי ולשפר את היעילות.
- דוגמאות כוללות מנהל מחסן 3PL, BizSlate ו- Cin7.
- 7ניהול משאבי אנוש ותזמון. תוכנה יכולה לשמש גם לניהול חלק מיחסי העובדים שלך. ראשית, חבילות תוכנת משאבי אנוש מאפשרות לך לשלם, לשולחן ולתת חופשה לעובדים שלך. הם עשויים גם לאפשר לך לנהל הטבות לעובדים או להתמודד עם פרטים ספציפיים לקבלנים עצמאיים, תלוי בתוכנה שתבחר.
- דוגמאות לכך כוללות Zenefits, sumHR ו- BambooHR.
- בנוסף, ניתן להשתמש בתוכנות אחרות לניהול תזמון לעובדים לפי שעה ו / או פגישות לקוחות. תוכניות אלה מייעלות ומשפרות את תהליך התזמון, ומפחיתות שגיאות אפשריות ופגישות שנשכחו.
- דוגמאות לכך כוללות When I Work, Genbook ו- Booker.
חלק 2 מתוך 3: התקנת מערכות מחשב
- 1בחר את התוכנה או חבילת התוכנה הנכונים. בחר את האזורים שבהם התוכנה עשויה לשפר את פעולותיך ביותר. לאחר מכן, חקרו תוכנות וחבילות תוכנה (קבוצות של תוכניות מחוברות זו לזו) העונות על צרכיכם ומתאימות לתקציב שלכם. הקפד לא לפוצץ את כל התקציב שלך בתוכנה, מכיוון שאתה עדיין צריך לרכוש חומרה ולשלם עבור עלויות נלוות כמו הכשרת עובדים, התקנת מערכת ותוכנות אבטחה.
- הקפד לחקור תוכנות קוד פתוח. יתכן ואין בו את כל התכונות הדרושות לך במקרים מסוימים, אך היא חינמית ועשויה לשמש כמבוא טוב למחשוב.
- תוכניות כמו SugarCRM (לניהול לקוחות) וחשבוניות פשוטות (לחשבונית) זמינות באינטרנט בחינם.
שאלו בעלי עסקים אחרים מה הם אוטומטיים וכיצד זה השפיע על פעילותם. - 2זהה את צרכי החומרה שלך. בדוק אם יש דרישות חומרה בחבילות התוכנה שלך. הקפד לציין כוח עיבוד נדרש, זיכרון (RAM), כרטיסי גרפיקה ומערכת הפעלה. ברוב המקרים, התוכנה תפרט את דרישות המינימום, כך שתוכל לשקול לצלם קצת יותר גבוה כדי שלא יהיה צורך לשדרג את המערכת שלך אם תחליט לשנות תוכנה בעוד כמה שנים. הידיעה איזה סוג של כוח חומרה אתה זקוק תעזור להנחות את חיפוש המחשב שלך.
- 3חקר אפשרויות חומרת מחשב. התייעץ עם מומחה מחשבים, הסביר את תהליכי העסק שלך ובקש המלצות חומרה. סוג העסק שאתה מנהל, כמות המידע שעליך לעבד ולשמור והמהירות שבה יש לגשת לנתונים הם שיקולים חשובים בבחירת חומרת המחשב.
- רוב הכסף שתוציאו יהיה ככל הנראה על מחשבים אישיים עבורך ועבור עובדיך. הבחירה הראשונה שלך היא בין מחשבים נייחים למחשבים ניידים. שניהם מספקים את אותן יכולות (אלא אם כן אתה זקוק לחומרה חזקה מאוד להפעלת תוכניות מורכבות), אך מחשבים ניידים הם היקרים ביותר.
- עם זאת, הם גם מציעים יותר גמישות ועשויים לעודד שיתוף פעולה (עובדים יכולים להסתובב במשרד עם מחשבים ניידים).
- זכור לבדוק גם ציוד היקפי עבור המחשב שלך, במידת הצורך. לדוגמה, ייתכן שתצטרך צגים נוספים, מדפסות, כוננים קשיחים חיצוניים, סורקים או טאבלטים עבור תוכניות מסוימות או כדי לסייע בפעולותיך.
- 4דאג להתקנות מחשב. לאחר קבלת החלטות לגבי אפשרויות חומרה ותוכנה, דאג להתקנת המחשבים. אם מדובר במשרד קטן, המשימה עשויה להיות פשוטה כמו לחבר את המחשבים בעצמך. אם חברת החומרה או התוכנה שרכשתם מציעה התקנה, דאגו לנצל זאת. ודא שהמערכות שלך פועלות לפני עזיבת המתקין.
- אם על המחשבים שלך להיות מחוברים זה לזה כדי לשתף מסמכים, הגדר רשת. שכר מנהל רשת זמני או קבוע כדי להגדיר זאת עבורך.
- 5אבטח את מערכת המחשב שלך. התייעץ עם מומחה לאבטחת מחשבים כדי לבחור את תוכנת האנטי-וירוס הטובה ביותר. גלה אפשרויות תוכנה לאבטחת נתונים חסויים כמו פרטי תשלום של לקוחות ומידע אישי של עובדים. אתה צריך לקנות תוכנית המספקת הגנה כמו אנטי-וירוס, חומת אש וזיהוי חדירת רשת. לעסקים יותר רגישים לנתונים, אתה יכול לקחת את זה צעד קדימה בעזרת כלי הצפנה וזיהוי עובדים שונים.
חלק 3 מתוך 3: שילוב מערכות מחשב
- 1הגדרת הפעלות הדרכה לכל העובדים. אנשי הצוות עשויים להחזיק בדרגות שונות של נוחות ובקיאות במחשבים ובתוכנות מיוחדות. דאגו להכשרת העובדים בכל פעילויות המחשב הדרושות למשימות שהוקצו להם. במערכות מסובכות, ייתכן שתרצה שהספק או טכנאי השירות יכשיר את העובדים.
- ודא כי מפגשי האימון הם יסודיים, במיוחד למשימות קריטיות.
- אם העסק שלך הוא מרפאה, למשל, ודא שכל הרופאים והאחיות מאומנים היטב כיצד להזין ולגשת למידע קריטי על המטופל.
ההחלטה למחשב את הפעילות העסקית דורשת קלט מכל רמות הארגון. - 2התחל תהליך מאורגן והגיוני להזנת נתונים. התחל עם משימות בעדיפות גבוהה ופרויקטים עם מועדים דחופים. יישם מערכת אחת בכל פעם כדי שהפעולות שלך לא ייבקעו על ידי יישום מערכת איטי. המטרה הכללית שלך צריכה להיות שילוב מערכת המחשב במהירות ובצורה חלקה.
- לדוגמה, אם העסק שלך ימחשב דוחות שכר, העדיף משימה זו כדי להבטיח בדיקות שכר בזמן.
- שקול להעסיק עובדים זמניים להזנת נתונים אם יש כמות משמעותית ממנה. זה מאפשר לעובדים הקבועים שלך להמשיך ולעשות את עבודתם ללא הפרעה.
- 3שמור את כל מסמכי העותק הקשיח. במקרה שנעשות טעויות בהזנת נתונים או בשמירת נתונים במערכת החדשה, אתה עלול לאבד את כל הנתונים שלך. כדי למנוע זאת, שמור את כל מסמכי ההעתק הקשיח, כגון חשבוניות, רשומות לקוחות, פרטי עובדים ומסמכים אחרים המכילים פרטים חשובים.
- 4השקיעו במערכת גיבוי. התייעץ עם מומחה מחשבים לבחירת מערכת הגיבוי הטובה ביותר לצרכי העסק שלך. אם העסק שלך קטן, ייתכן שתבחר לגבות את הנתונים שלך באופן ידני להתקן אחסון נייד באופן קבוע. עבור עסקים גדולים יותר, האפשרויות כוללות אוטומציה של הליך הגיבוי באמצעות ספקי אחסון קבצים מקוונים ושרת גיבוי.
- באופן אידיאלי, יש לשמור גיבויים מחוץ לאתר, פיזית או מקוונת באחסון ענן.
קרא גם: כיצד להקים דירקטוריון?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
