איך להגן על עצמך במהלך ביקורת הגירה?
הדרך הטובה ביותר להגן על עצמך במהלך ביקורת על הגירה היא להיות יזום ולקבוע מדיניות בהתאם לחוקים הפדרליים.
אם אתה הבעלים של עסק קטן או ניהולו, קבלת הודעה מאכיפת ההגירה והמכס בארה"ב (ICE) כי טפסי ההגירה שלך מבוקרים עלולה להיות חוויה מלחיצה - אך זה לא צריך להיות. למרות שהפרות עלולות לגרום לקנסות נוקשים, עונשים אלה נובעים מכישלון ידיעה של ניהול תיעוד נדרש לכל העובדים. הדרך הטובה ביותר להגן על עצמך במהלך ביקורת על הגירה היא להיות יזום ולקבוע מדיניות בהתאם לחוקים הפדרליים. עדויות למדיניות כזו בשילוב שמירת רישומים קפדנית עלולות להביס את האישום שהתעלמת מכוונה מדרישות החוק.
חלק 1 מתוך 3: הכשרת מנהלים
- 1קבע מדיניות ליצירה ושימור של i-9s. קיום מדיניות סטנדרטית לטיפול ב- I-9 ומעקב אחר מדיניות זו מקטין באופן עקבי את הסיכון לאובדן מסמכים נדרשים.
- העסק שלך חייב לשמור על תיק I-9 לכל עובד שנשכר לאחר 6 בנובמבר 1986. אם אתה מסיים עובד, עליך לשמור את ה- I-9 שלו בתיק למשך שלוש שנים מיום ההעסקה או שנה לאחר סיום העבודה., איזה מהם שארוך יותר.
- כל שכירה חדשה חייבת להשלים את החלק העליון של ה- I-9 שלו ביום ההשכרה. יש להשלים את סעיף 2 ולאמת את המסמכים המתאימים תוך שלושה ימים מיום שכירת העובד.
- לא נדרש במפורש לצלם מסמכים המסופקים על מנת לאמת את אישור העבודה של העובד. עם זאת, אם תחליט לצלם מסמכים אלה, יש לעשות זאת עבור כל עובד באופן עקבי.
- שמור שני קבצים נפרדים, אחד לעובדים הנוכחיים ואחד לעובדים שהופסקו. זה הופך את תהליך טיהור ה- I-9 הישן ליעיל יותר.
- יש לשמור את קבצי ה- I-9 שלך בנפרד מקבצי כוח האדם האחרים שלך, כך שלא תצטרך להשקיע זמן בסידורם בעת ביצוע ביקורות עצמיות שנתיות, או אם תקבל הודעת בדיקה מ- ICE.
- 2ספק ספר ידני כתוב. שירותי אזרחות והגירה של ארה"ב (USCIS) מפרסמים מדריך I-9 המסביר את הטפסים וכיצד לציית לחוק הפדרלי.
- אתה יכול להוריד את מדריך המעסיק I-9 בכתובת http://uscis.gov/i-9-central.
- בנוסף לספר הידני שסופק על ידי USCIS, עליכם לקבל תיעוד בכתב של המדיניות והנהלים הספציפיים של החברה שלכם, כולל שמות ופרטי קשר למנהלים המופקדים על ציות להגירה. בדוק את המידע בספר הידני שלך ועדכן אותו באופן קבוע.
- 3הגדירו מנהלי מערכת ספציפיים להשלמת i-9s. רק מתן אפשרות למנהלים מסוימים להשלים I-9 שעברו הכשרה מלאה יכול לעזור לך לשלוט בתהליך ולהימנע משגיאות.
- ודא שהמנהלים שלך עיינו בספר הידני של USCIS ובטופס I-9 עצמו. הם אמורים להיות מסוגלים לזהות שגיאות נפוצות שעובדים מבצעים במילוי הטפסים כדי שה- I-9 שלך יהיו נכונים בפעם הראשונה, במקום לחכות לביקורת שתזהה אי דיוקים או טפסים לא שלמים.
- אם יש לך צוות מצומצם, אתה יכול לקבוע מנהל יחיד שיהיה אחראי על מטוסי ה- I-9, גם אם יש לך כמה מנהלים שבכוחם להעסיק עובדים חדשים.
- על מנהל המערכת האחראי על I-9 ליצור תזכורות כשאתה מעסיק עובדים בעלי הרשאות עבודה זמניות, כך שניתן יהיה לעדכן את הטפסים שלהם כאשר הרשאות אלה ישתנו או יפוגו.
אם אינך משתמש בחברת ביקורת חיצונית, עליך להיות עובד שאינו מעורב בדרך כלל בשכירות או בתהליך I-9 בביקורת ה- I-9 שלך. - 4ערכו אימונים מדי שנה. הכשרות וקורסי רענון מתוזמנים באופן קבוע למנהלים מספקים הגנה חשובה במקרה שמתגלים פערים במהלך ביקורת.
- באופן אידיאלי, כדאי לתזמן אימונים לאחר שתסיים את הביקורת העצמית השנתית שלך, כך שתוכל ליידע מנהלים מתאימים על כל שגיאה שנמצאו.
- ודא שמנהלים האחראים על מטוסי ה- I-9 מבינים גם את הוראות האפליה בחוק הפדרלי. כל מדיניות צריכה להיות עקבית, ולא צריך לדרוש מעובד תיעוד נוסף או שונה רק משום שיש לו שם בעל שם זר.
חלק 2 מתוך 3: ביצוע ביקורת עצמית
- 1שקול להתקשר עם חברת ביקורת חיצונית. שירות צד שלישי עם ביקורת ניסיון I-9 עלול למצוא שגיאות שמישהו מהצוות שלך יחמיץ.
- שימוש במבקר צד ג 'יכול להגיע רחוק בכדי לקבוע כי עשית מאמץ בתום לב לעמוד בחוק ההגירה הפדרלי.
- חברות מסוימות מספקות עורכי דין להגנת ביקורת וכן שירותי ביקורת. חפש באינטרנט או שוחח עם בעלי עסקים קטנים אחרים כדי למצוא שירות המתאים ביותר לצרכי העסק שלך ולתקציבו.
- ICE כולל ביקורת שנתית עצמית כחלק משיטות העבודה המומלצות שלה. במקרה שבדיקת ICE מגלה שגיאות, ראיות לביקורות עצמיות קבועות מספקות הגנה שאתה רציני לגבי ציות להגירה.
- אם אינך משתמש בחברת ביקורת חיצונית, עליך להיות עובד שאינו מעורב בדרך כלל בשכירות או בתהליך I-9 בביקורת ה- I-9 שלך.
- 2ערכו רשימה של כל העובדים. אתה חייב שיהיה לך I-9 לכל העובדים הנוכחיים וגם לאלה שהופסקו בשלוש השנים האחרונות.
- ייתכן שתרצה ליצור גיליון אלקטרוני עם סגל העובדים שלך כדי שתוכל לעקוב אחר כל I-9 תוך כדי ביצוע הביקורת שלך. בצע שורה לכל עובד הזקוק ל- I-9, ואז צור עמודות עבור I-9 מלא ומדויק, I-9 שדורש תיקון או I-9 חסר. זה מאפשר לך לבדוק את כל הצוות שלך במבט חטוף.
- 3אסוף i-9 לכל העובדים. משוך את כל הטפסים שיש לך והשווה אותם לרשימת העובדים שלך כדי להבטיח שאין לך I-9 חסרים.
- עליך גם לשמור על עדכוני I-9 לעובדים שאינם פעילים - כל מי שפוטר אך זכאי להחזרתו, או מי שנמצא כעת בחופשה.
- לעובדים שהופסקו, בדקו אם עליכם לשמור עליהם. אם העובד הועסק לפני יותר משלוש שנים, או הופסק לפני למעלה משנה, אתה יכול להשמיד את ה- I-9 של אותו עובד.
- רשום את כל ה- I-9 שאתה מטהר מרשומותיך עם שם העובד ותאריך טיהור ה- I-9. ואז גרוס את ה- I-9.
- 4הערך כל i-9. בדוק היטב כל קטע מכל טופס תוך שימוש בהנחיות המופיעות בספר הידני I-9 שפורסם על ידי USCIS.
- על העובד להשלים את סעיף 1 של ה- I-9 שלו, תוך ציון שם, כתובת, שם נעורים ותאריך הלידה. לאחר מכן על העובד לספק את מספר הביטוח הלאומי שלו ולחתום או לתארך את הטופס.
- אם טופס לא ממולא כהלכה, עליך לדבר מיד עם העובד על תיקון השגיאה או המחסור.
- עיין במידע בטופס אודות המסמכים שמסר העובד. אם פג תוקפם של מסמכים אלה או שיש לעדכן אותם, בקש מהעובד למסור תיעוד עדכני.
- וודא שהמסמכים שנבדקו רשומים כראוי בטופס וכי צילומי המסמכים שנבדקו כלולים ב- I-9 של העובד.
- רשמו ברשימה או בגיליון האלקטרוני שלכם כי נדרש אימות מחדש של מסמכי העובד. כאשר אתה מקבל ובוחן את המסמכים הנוכחיים, עדכן את הגיליון האלקטרוני שלך בתאריך אימות המסמכים מחדש.
- אמנם אין צורך בצילום מסמכים, אך אם נעשה צילומים, עליהם להיות ניתנים לקריאה ויש לשמור אותם יחד עם טופס I-9 אליו הם מתייחסים.
הכשרות וקורסי רענון מתוזמנים באופן קבוע למנהלים מספקים הגנה חשובה במקרה שמתגלים פערים במהלך ביקורת. - 5תקן שגיאות כלשהן. במקום פשוט שהעובד ימלא טופס חדש, עליך לעקוב אחר התהליכים הספציפיים שנקבעו על ידי USCIS לתיקון I-9 שגוי.
- ייתכן שיהיה צורך לעדכן טפסים מסוימים - למשל אם עובד התחתן ושינה את שם משפחתו.
- ברוב המקרים, אתה יכול פשוט לתקן את המידע בטופס המקורי. מחק את המידע הלא מדויק והוסף את התיקון שלך. לאחר מכן ראשוני את התיקון וכתוב את תאריך התיקון.
- רשמו ברשימתכם את התיקון ואת התאריך בו בוצע.
- אם לא ניתן לתקן את השגיאה בקלות, כגון פשוט לחדור דרך המידע השגוי ולכתוב את המידע הנכון שמעליו, אתה צריך שהעובד ישלים I-9 חדש. צרף את ה- I-9 הישן והלא נכון לזה החדש והנכון. אל תשמיד או תשליך את ה- I-9 הישן, ואל תאריך מחדש את החדש.
- 6עבוד עם עובדים כדי להשלים את i-9 חסרים. אם עובד נוכחי לא השלים I-9, דרוש ממנו למלא את החלק העליון של הטופס ולהגיש את התיעוד המתאים.
- אם לעובד אין I-9 ואתה יוצר אחד כדי לכסות את המחסור, הקפד לא לתארך את התאריך הזה. במקום זאת, עליך להשתמש בתאריך בו נבדקים המסמכים התומכים של העובד.
- שים לב ליצירת ה- I-9 החדש בסגל העובדים שלך כפעולה מתקנת, וכלל את התאריך שבו הושלמה I-9 החדשה.
- אם חסר I-9 לעובד שהופסק, רשמו הערה בנוגע להיעדרות ושמרו את הפתק הזה עם ה- I-9 שלכם למשך אותו פרק זמן שהייתם צריכים לשמור על ה- I-9 של אותו עובד.
חלק 3 מתוך 3: טיפול בבדיקות ICE
- 1קבל את הודעת הבדיקה שלך (NOI). תהליך בידוק ICE מתחיל כשאתה מוגש עם NOI שגורם לך להגיש I-9 שלך צורות לביקורת.
- הודעתך תציין כיצד תתבצע הבדיקה. במקרים מסוימים יתכן שיהיה קצין ICE במקום העסק שלך כדי לבצע את הבדיקה. באחרים, אתה פשוט צריך לשלוח את הטפסים שלך למשרד השטח המתאים של ICE.
- יתכן שתקבל זימון או צו שתדרוש את הטפסים שלך ולא הודעה. אמנם יש לך שלושה ימים להגיש את המסמכים הנדרשים על ידי ה- NOI, אך עליך להמציא מסמכים הנדרשים בהזמנה או לצו מיידית.
- 2שקול להתייעץ עם עורך דין. אם אתה חושש שה- I-9 שתגיש לא יעבור בדיקה, עליך לפנות לעורך דין מנוסה בהקדם האפשרי כדי לדון באפשרויות שלך.
- חפש עורך דין שיש לו ניסיון בעבודה עם ICE ו- USCIS, ומבין את הדרישות והנהלים החוקיים I-9.
- 3אסוף את i-9s שלך. לרשותך שלושה ימי עסקים בלבד מיום קבלת ה- NOI למסירת ה- I-9 שלך למבקר.
- ICE עשויה לבקש תיעוד תומך נוסף, כגון העתק משכר העבודה שלך, רשימת העובדים הנוכחיים שלך, או מסמכים עסקיים כגון מורשי ההפעלה שלך או תקנון ההתאגדות.
- לאחר שקיבלת ICE את המסמכים שלך, מבקר ינתח אותם בשלמותם ובדיוקם.
- אם אתה מבצע ביקורת עצמית שנתית, כדאי לך לשקול להגיש את תוצאות הביקורות הללו ל- ICE יחד עם ה- I-9 שלך. זה כולל הערות שביצעת לגבי חסר או תיקון I-9, וגיליונות אלקטרוניים שיצרת במהלך הביקורת העצמית שלך. דיווחים אלה מוכיחים שהתאמנת בתום לב לעמוד בחוק.
- אם אתה שומר את ה- I-9 שלך באופן אלקטרוני, עליך לספק לקצין גישה לטפסים שלך יחד עם כל תוכנה או חומרה הדרושים כדי להציג אותם.
אתה יכול להגן על עצמך במהלך ביקורת הגירה על ידי הוכחה שהתאמנת בתום לב לעמוד בחוק הפדרלי, גם אם טעויות מסוימות חלפו דרך הסדקים. - 4קבל את הודעתך על תוצאות הבדיקה. לאחר סיום הביקורת תקבל הודעה מ- ICE המסביר מה מצא המבקר ואילו פעולות יבואו.
- אם המבקר לא יגלה בעיות בטפסים שלך, תקבל מכתב תאימות לפיו אתה עומד בחוק ההגירה הפדרלי.
- המבקר עשוי למצוא פערים שמעוררים חשדות שעובד מסוים אינו רשאי לעבוד. במקרים אלה עומדת בפניכם והעובד הזדמנות להציג תיעוד נוסף המוכיח כי העובד מורשה לעבוד.
- אם המבקר יגלה הפרות אימות משמעותיות, ייתכן שתקבל הודעה על כוונה לקנס. הודעה זו שמורה לפערים בניירת שבהם למבקר יש ראיות נוספות או סיבה להאמין שהטעויות היו ידיעות ומכוונות.
- זכור כי ניתן להעריך קנסות בגין ניירת לא מדויקת או לא שלמה שאינה תואמת את חוק ההגירה הפדרלי, גם אם כל עובדיך מורשים לעבוד בארה"ב.
- 5בצע את התיקונים הנדרשים. אם המבקר יגלה כשלים טכניים או פרוצדורליים, לרוב יהיו לך עשרה ימים לתקן טפסים אלה.
- אם הטפסים לא יתוקנו תוך עשרה ימים, השגיאות ייחשבו כהפרות מהותיות ותישלח אליך הודעה על כוונה לקנס.
- לדוגמא, ייתכן שיש לך עובד אזרח ארה"ב ומורשה לעבוד בארה"ב, אך רישיון הנהיגה שהוא סיפק לצורך זיהוי פג כעת. יש לעדכן את ה- I-9 הזה לאחר שווידא שהאדם חידש את רישיונו על ידי הכללת תאריך התפוגה החדש.
- 6בקש שימוע. אם ICE שולח לך הודעה על כוונת קנס (NIF), יש לך אפשרות לנהל משא ומתן להסדר או לבקש שימוע.
- יש לך 30 יום מקבלת ה- NIF שלך לבקש שימוע. קרא את ה- NIF שלך בכדי ללמוד את הדרישות הפרוצדוראליות והמועדים להגשת תגובתך.
- למרות שאתה מבקש שימוע, אתה יכול להמשיך ולנהל משא ומתן להסדר.
- זכור כי קנסות בדרך כלל מוערכים רק על ידיעת הפרות. אתה יכול להגן על עצמך במהלך ביקורת הגירה על ידי הוכחה שהתאמנת בתום לב לעמוד בחוק הפדרלי, גם אם טעויות מסוימות חמקו דרך הסדקים.
- 7טען את המקרה שלך. בשימוע שלך תהיה לך האפשרות להתגונן מפני טענות המבקר.
- תיעוד של ביקורת עצמית וכן את המדיניות והנהלים הכתובים שלך משמשים כראיה להגנה בתום לב. אתה יכול לטעון כי עשית מאמץ בתום לב לעמוד בחוק ובלבד שביקורת עצמית ומדיניות כתובה נוצרו ויפעלו לפני שקיבלת הודעה על בדיקה מ- ICE.
- ניתן לטעון גורמים אחרים להפחתת הקנסות המוערכים כנגדך. השופט יביא בחשבון את גודל העסק, בין אם אתה פועל באופן עונתי לבין מידת תחלופת העובדים.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
