כיצד לכתוב מכתב המבקש החזר כספי?
כדי לכתוב מכתב המבקש החזר כספי, התחל בנימה חיובית עם ביטוי כמו "הייתי נרגש לנסות את המוצר שלך על סמך המלצות של כמה חברים." לאחר מכן, עקוב אחר משהו כמו, "עם זאת, התאכזבתי מאוד מהאיכות שקיבלתי." לאחר מכן, כלול פרטים ספציפיים כמו קשיים בלתי צפויים, חלקים חסרים או פגיעה בסחורה. לסיום, ציין אם ברצונך לקבל החזר כספי, החלפה או כל דבר אחר שאתה חושב שיהיה פיצוי ראוי. לקבלת ייעוץ נוסף, כולל כיצד להשיג תוצאות אם החברה לא מתייחסת למכתב שלך ברצינות, המשך לקרוא.
כיצד אוכל לכתוב מכתב לבקש החזר אם לא קיבלתי סחורה ושילמתי מראש?
אם אתה לקוח לא מרוצה שרוצה לקבל החזר כספי עבור סחורה פגומה, משלוח תוכן שגוי או סחורה פגומה, כתיבת מכתב תלונה יכולה לעזור לפתור את המצב. מכתב פשוט המתאר בבירור את הבעיה ומה החברה יכולה לעשות כדי לתקן את המצב הוא לרוב יעיל יותר מאשר פשוט להתלונן על שירות לקוחות.
חלק 1 מתוך 3: איסוף מידע נחוץ
- 1להבין את המטרה שלך. מה החברה יכולה לעשות כדי לשפר את המצב עבורכם? האם הם מחויבים לתקן את המצב על ידי מתן החזר כספי, החלפת המוצר או מתן שירות חלופי? וודא שהתלונה שלך לגיטימית לפני שתמשיך לכתוב את המכתב בפועל.
- הקפד לבדוק את האחריות והערבויות המצורפות למוצר המסוים. לדוגמא, אם יש לך אחריות על מוצר ונזקת למוצר, ייתכן שתוכל עדיין לקבל החזר כספי או החלפה. עם זאת, אם אתה אחראי על נזק למוצר (כגון הטלתו על הרצפה) והוא לא בא עם אחריות, ייתכן שתצטרך פשוט לגיר אותו כהפסד ולעבור הלאה.
- אם הרכישה שאינך מרוצה מההרכבה הביתית הנדרשת (כגון רהיטים), בדוק כי מילאת אחר כל ההוראות. במקרים מסוימים יכול להיות שהחמצת שלב ופשוט לא הגדרת אותו נכון. ניתן גם להתקשר לשירות הלקוחות לקבלת סיוע בנושא זה.
- אם מוצר נמכר "כפי שהוא" יהיה קשה או בלתי אפשרי לקבל החזר מכיוון שהצרכן לוקח על עצמו את כל הסיכונים העשויים לבוא ברכישות המסומנות "כפי שהוא".
- 2בררו למי לפנות. לאחר שווידאת שיש צורך במכתב תלונה, עליך לברר למי לכתוב את תלונתך. אם יש מחלקה או אדם ספציפי שמטפל בתלונות, אתה רוצה להיות בטוח שהתלונה שלך עוברת אליהם ישירות כדי להבטיח תשומת לב מהירה.
- אם אתה מבקש החזר מחברה גדולה, עליך להתקשר תחילה לשירות הלקוחות ולספר להם את חששותיך. אם הם לא מצליחים לטפל באופן משביע רצון בתלונתך, בקש את שם האדם או המחלקה המתאימים וכתובת הדואר עבור מכתבך.
- אם אתה מתמודד עם חברה או חנות קטנה יותר, עיין בקבלה או בהזמנת הרכש כדי למצוא פרטי קשר. שלח את מכתבך לאדם או לכתובת המופיעים בקבלה. אם אין מידע על הקבלה שלך, התקשר לחנות או בדוק באתר האינטרנט לגבי החזרים והחזרים.
- אם אתה מחפש מידע ליצירת קשר באופן מקוון, בדרך כלל תוכל למצוא מספר שירות לקוחות בתחתית דף האתר או על ידי לחיצה על קישור שאומר "צור קשר" או "פרטי קשר". בדרך כלל יש לאתרים סרגל חיפוש בראש הדף, כך שתוכל לחפש "שירות לקוחות" או "פרטי קשר".
- 3אסוף את החומרים שלך. על מנת למקסם את הסיכויים לטפל בצורה מספקת בחששותיך, עליך לאסוף כמה שיותר תיעוד כדי לכלול במכתב שלך.
- ספק עותקים של כל הקבלות, החשבוניות, הזמנות הרכש או מסמכים תומכים אחרים. המסמכים צריכים לרשום את תאריך הרכישה, עלות הסחורה או השירות ומידע התשלום.
- אם כבר דיברת עם שירות לקוחות והם לא הצליחו לפתור את הבעיה שלך, כתוב את שמם וכן את תאריך ושעת השיחה. לאחר מכן תוכל לכלול מידע זה במכתבך כהוכחה שניסית כבר לפתור את המצב אך נאלצת לנקוט בכתיבת מכתב תלונה.
כיצד אוכל לכתוב דוא"ל ללקוח שלי להחלפת החזר והחזר?
חלק 2 מתוך 3: כתיבת המכתב
- 1קרא אותיות אחרות. קריאת מכתבי תלונה אחרים לדוגמא תיתן לך מושג כיצד לעצב את המכתב שלך והן יכולות גם לתת לך מושג על ניסוח משכנע שתוכל להשתמש בו לטובתך.
- אתה יכול לגלוש באינטרנט כדי למצוא אותיות לדוגמה. להלן דוגמה אחת, אך זכרו שזו תבנית בלבד ועליכם לכתוב מכתב משלכם המפרט את מצבכם הספציפי.
- כתובת חזרה ותאריך
- לכל מאן דבעי:
- אני כותב לגבי המנורה שרכשתי דרך האתר שלך. קניתי פריטים ביתיים אחרים דרך האתר שלך ותמיד הייתי מרוצה מהמשלוח המהיר שלך ואיכות הפריטים מהעבר. עם זאת, עם קבלת ההזמנה הספציפית הזו, מצאתי כי מעמד המנורה חסר ולכן אינו יכול להקים כראוי את המנורה שלי. ברצוני לבקש החזר מלא או החלפה למנורה מתפקדת. קניתי מוצרים אחרים דרך האתר שלך בעבר ותמיד הייתי לקוח מרוצה עד עכשיו. מצורפת הוכחת הרכישה שלי. אני סומך שתגיב לעניין זה מיד. תודה על זמנך.
- בכנות,
- פלוני אלמוני
- אתה יכול לגלוש באינטרנט כדי למצוא אותיות לדוגמה. להלן דוגמה אחת, אך זכרו שזו תבנית בלבד ועליכם לכתוב מכתב משלכם המפרט את מצבכם הספציפי.
- 2התחל בחיובי. גם אם אתה מוטרד, עליך להתחיל את מכתבך בנימה חיובית. אתה יכול לציין שאתה לקוח נאמן או שהערכת את שירותיהם בעבר. כעס נוטה להיות פרודוקטיבי והאיום המוסווה של אובדן לקוח מרוצה בדרך כלל יניע את החברה לטפל בתלונתך.
- גישה אחת יכולה להיות "לשבח עם קלון לעזאזל" או לשבח תחילה ואז להתלונן שנייה. לדוגמא, אתה יכול להתחיל את מכתבך באומרו "כלקוח ארוך טווח של העסק שלך, בדרך כלל אני מתרשם משירותיך. לצערי, אני כבר לא יכול לומר שזה המקרה שכן השירות האחרון שקיבלתי היה מאוד לא מספק."
- אם אתה לקוח בפעם הראשונה, אתה יכול להתחיל בלציין היבט חיובי של המוצר או השירות או על ידי הדגשת ההתרגשות שלך. דוגמת שורת פתיחה היא: "התרגשתי לנסות את שירותיך" או "המוצר שלך הומלץ על ידי כמה חברים, אך בסופו של דבר התאכזבתי."
- 3ציין פרטים חשובים. שלב זה חשוב במיוחד אם אתה כותב לעסק גדול יותר שעלול להתקשות בזיהוי העסקה הספציפית שלך. מידע חשוב עשוי לכלול מספרי הזמנות, זיהוי לקוחות או מספרים, או שמות האנשים איתם דיברת.
- שמור את כל הקבלות, הודעות הדוא"ל או כל עדות אחרת לאינטראקציות בעבר, שכן החברה עשויה לבקש מחומרים אלה להתקדם בהתייחס לתלונתך. בכל פעם שאתה מדבר עם נציג שירות לקוחות, הקפד לבקש ולרשום את שמם כדי שתוכל להתייחס אליהם במכתב שלך כהוכחה נוספת לצעדים שעשית לפני כתיבת המכתב.
- 4הביע את תלונתך בצורה ברורה ותמציתית. ספק פרטים על חוסר שביעות רצונך מהרכישה או מהחוויה הכוללת. כתוב על כל קשיים בלתי צפויים או פגיעה בסחורה.
- לדוגמא, במקום רק לכתוב שקיבלתם פריט פגום, הסבירו בדיוק איך הפריט נפגע והבהירו גם מדוע הנזק אינו באשמתכם. בדרך זו, אתה יכול להדוף מראש כל ניסיונות של החברה להאשים אותך בגרימת הנזק.
- תיאור לדוגמא יכול להיות: "פתחתי את החבילה המכילה את הרכישה שלי וגיליתי שחתיכות ממנה התנתקו מכיוון שלא היה קלקר או חומר אריזה אחר שיגן על הפריט במהלך המשלוח."
- אם אתה מתלונן על כך שמעולם לא קיבלת פריט או שירות לא שלם, הוסף פרטים שאתה יכול לחשוב עליהם כדי להבהיר מדוע החברה אשמה. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "אמרו לי להיות בבית בשעות 12 ו -6 אחר הצהריים, ובכל זאת אנשי השירות מעולם לא הגיעו ואני עדיין מחויב בגין השירות. לא צריך לצפות ממני לשלם עבור שירות שלעולם לא. קיבלו."
- לדוגמא, במקום רק לכתוב שקיבלתם פריט פגום, הסבירו בדיוק איך הפריט נפגע והבהירו גם מדוע הנזק אינו באשמתכם. בדרך זו, אתה יכול להדוף מראש כל ניסיונות של החברה להאשים אותך בגרימת הנזק.
- 5ציין מה אתה רוצה. ציין בבירור אם אתה רוצה החזר כספי, החלפה או כל דבר אחר שאתה מחשיב כפיצוי ראוי. הבהרת הציפיות שלך תעזור לחברה לדעת מה היא יכולה לעשות כדי להפוך אותך ללקוח מרוצה.
- בכתיבה על חוסר שביעות רצונם, אנשים רבים נוטים לשכוח לבקש פיצוי ספציפי במכתבים שלהם. זכרו שהמטרה הסופית שלכם היא לקבל פיצויים, ולא רק לפרוק.
כיצד אוכל לכתוב מכתב החזר כספי על תשלום מרופא מטעם הרופא? - 6קבע מסגרת זמן בה אתה מצפה לתגובה סבירה. זכור שלחלק מהחברות ייקח יותר זמן להגיב, במיוחד אם מדובר בחברה קטנה יותר שאין לה מחלקה ספציפית המטפלת בתלונות לקוחות.
- ייתכן שחלק מהחברות הגדולות כתבו מדיניות באתר שלהן כדי ליידע אותך כמה זמן אתה אמור לחכות לתגובה. עם זאת, אם אינך מוצא מידע אודות זמן המתנה סביר, נסה להתקשר לשירות הלקוחות או לבעלי העסקים (אם מדובר בעסק קטן יותר). אם אינך יכול ליצור קשר עם אף אחד, צפה לחכות בין שבועיים לחודש לתגובה.
- 7לסיים את המכתב בנקודות החשובות ביותר. תרצה לסגור את המכתב בהצהרה קצרה שתדגיש מחדש את האינטרס שלך להגיע לרזולוציה מספקת הדדית. שמור על המכתב ישיר וקצר ככל האפשר (עמוד אחד הוא אידיאלי) מכיוון שחברות עשויות להתעלם מאותיות ארוכות מדי.
- השתמש בחוק לטובתך. אחת הדרכים לסגור את מכתבך היא להזכיר לחברה את זכויותיך כצרכן. אחת צרכן מוכר יותר ויותר מימין הוא זכות טיעון, כלומר החששות ואינטרסים של צרכנים חייבים להישמע ומוגנים. להזכיר לחברה שיש לך החוק לצידך יעודד אותה לטפל בדאגתך במהירות ובשביעות רצון כדי למנוע מאבק משפטי אפשרי.
- מסקנה אפשרית למכתבך עשויה להיות: "בהתחשב בכך שקיבלתי פריט חדש במצב שבור / לא מספק ללא אשמתי, אני מצפה להחזר מיידי ומלא. כצרכן זו זכותי החוקית לקבל מה שרכשתי במצב עבודה, ואם זה לא קורה, להחזר התשלום שלי במלואו. "
- 8הקפד לכלול פרטי קשר מלאים. חיוני הוא לתארך את מכתבך וכולל כתובת חזרה יחד עם מספרי חשבון וכל מידע שימושי אחר. אם אינך מצליח לספק מספיק מידע, יתכן שלחברה אין שום דרך לענות לך.
- בעת חתימת המכתב, כתוב למטה את מספר הטלפון המלא, כתובת הדוא"ל וכתובת הבית שלך. כך לחברה לא יהיה שום תירוץ לא ליצור איתך קשר בצורה הכי נוחה להם.
- 9פרמט את המכתב שלך עם הנחיות רשמיות למכתב. מכתבים רשמיים כוללים פרטי קשר, הצדעה רשמית ונימה מקצועית.
- בעת סגירת המכתב, כתוב "בברכה", "בברכה", או הצהרה רשמית דומה לפני כתיבת שמך.
- אל תכלול כל כתבי דואר, שבדרך כלל מתאימים רק באותיות לא רשמיות. כמו כן, כל מידע שתצטרכו להעביר צריך להיות כבר בגוף המכתב, כך שכתיבת פוסט צריכה להיות מיותרת.
חלק 3 מתוך 3: השגת התוצאות הרצויות
- 1כתוב את המכתב במוקדם ולא במאוחר. ככל שאתה ממתין זמן רב יותר, כך הסיכוי של החברה לטפל בתלונתך פחות. כתוב ושלח את מכתבך ברגע שאתה מחליט שאתה לא מרוצה מהעסקה או המסירה של מוצרים או שירותים.
איך אוכל לכתוב מכתב לחברה שמספרת החזר מס שאומר שאני רוצה החזר? - 2שמור עותק של המכתב וכל המידע ששלחת לחברה. אתה יכול להפנות חזרה לעותק זה כשאתה מדבר עם החברה כדי לסיים את ההסכמים.
- אם אתה מקבל מכתב טופס בתגובה, אל תוותר. במקום זאת התקשר לשירות הלקוחות או עם מי שדיברת איתו לפני כתיבת המכתב כדי ליידע אותך שאינך מרוצה מתגובת המניות שלהם וכי תרצה שהם יבדקו מחדש את תלונתך. לפעמים חברות מצפות שלקוחות פשוט יוותרו ברגע שהם יקבלו מכתב טופס, אבל אם תמשיך לעורר מהומה, הם יתייחסו לדאגה שלך יותר ברצינות.
- 3הישאר אדיב ומקצועי. אם לא תשיג מיד את התוצאה הרצויה, אל תתני לתסכול שלך להשתפר ממך. להיות סרקסטי או כועס רק יהפוך את מי שאתה מתקשר אליו פחות להוטים לעזור לפתור את הבעיה.
- התקשר לחברה אם לא קיבלת תגובה במהלך פרק הזמן שציינת במכתבך. רוב החברות יאשרו את קבלת התלונה שלך. עם זאת, אם לא קיבלת מענה לאחר שבועיים עד חודש, התקשר שוב כדי לוודא שהחברה קיבלה את מכתבך.
קרא גם: איך לעצור חוקית גנב?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב דוא"ל ללקוח שלי להחלפת החזר והחזר?יקר (שם כאן), אני לא יכול להציע לך החזר כספי, אבל אני יכול להציע לך תמורה מלאה לווידג'ט שקנית. אנא צרו איתי קשר אם יש לכם שאלות. בברכה, ג'ון דר.
- כיצד אוכל לבקש פיקדון שאינו ניתן להחזר ממכללה?חשוב מדוע לא ניתן להחזר פיקדון זה ומדוע. התשובה יכולה להיות שנדרש מאמץ רב מדי להחזר ההפקדה המקורית, אך הסבר על התוצאה העיקרית מדוע תרצה לקבל החזר הוא מקור מועיל. זכור להציג את עצמך בנימוס, להשתמש במילים ברורות, הגיוני והכי חשוב, התייחס להבנה סבירה מדוע אתה רוצה החזר.
- איך אוכל לכתוב מכתב לחברה שמספרת החזר מס שאומר שאני רוצה החזר?רק בגלל שאתה רוצה החזר מס זה לא אומר שאתה זכאי לקבלת מס. אם החברה ביצעה את המסים שלך, היית צריך לקבל עותק של ההחזר שהוגש עבורך, ואם היית זכאי להחזר, הממשלה הייתה צריכה לשלוח לך אותו באמצעות המחאה או הפקדה ישירה. החברה שהגישה את המסים שלך לא משלמת לך.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לבקש החזר עבור שירותים המשמשים חלקית?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב לבקש החזר אם לא קיבלתי סחורה ושילמתי מראש?
- כיצד אוכל להחזיר סחורה למפעל?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב החזר כספי על תשלום מרופא מטעם הרופא?
- איך אוכל לכתוב מכתב למנהל כדי להודיע להם שאני הולך לשלם את הכסף לאחר שבועיים?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
