איך כותבים הזמנת רכש?
להזנת מידע על הזמנת הרכש ב- Word, לחץ על השורה המבקשת את מספר הזמנת הרכש והזן את מה שהקצית להזמנה. לאחר מכן, הכנס את התאריך שבו ברצונך להשתמש עבור ההזמנה. לאחר מכן הקלד את פרטי הספק, כולל שם החברה, כתובתם ומספר הטלפון שלהם. לאחר שהזנת מידע זה, לחץ על "שלח אל" והקלד את שם איש הקשר ואת שם החברה. הוסף כתובת ומספר טלפון אם הם שונים ממידע החיוב שכבר הזנת. בקטע "שיטת משלוח", הזן את הספק שבו ברצונך להשתמש וכן את העלות, דרישות האריזה וחבות ההעברה. לאחר הזנת פרטי החיוב והמשלוח, ציין את המוצרים שאתה רוכש, כולל הכמות, מספר הפריט והעלות. כדי ללמוד כיצד ליצור הזמנת רכש באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות, המשיכו לקרוא!
להזנת מידע על הזמנת הרכש ב- Word, לחץ על השורה המבקשת את מספר הזמנת הרכש והזן את מה שהקצית להזמנה.
הזמנות רכש הן טפסים עסקיים שנועדו להזין מידע מפורט לרכישה או מכירה של סחורות ושירותים. הזמנות רכש נוצרות על ידי קונים ונשלחות למוכרים. הם מציינים את הפריט שיירכש, הכמות, המחיר המוסכם, פרטי המשלוח וכל פרט אחר אודות הרכישה. הזמנת רכש היא מסמך משפטי המגן הן על הקונה והן על המוכר. עסקים יכולים לבחור בין מספר אפשרויות שונות ליצירה או רכישה של תבניות להזמנת רכש.
שיטה 1 מתוך 3: הגדרת מסמך הזמנת רכש באמצעות Microsoft Word
- 1בחר תבנית הזמנת רכש. אם אתה משתמש ב- Mac, לחץ פעמיים על סמל Word במעגן שלך. אם אתה משתמש במחשב, לחץ על סמל Windows בפינה השמאלית התחתונה של שולחן העבודה שלך. לחץ על אריח Windows.
- תראה מסך שמציג את כל התבניות שהוכנו מראש ל- Word. בשורת החיפוש הקלד "הזמנת רכש".
- בדוק את התבניות השונות להזמנת הרכש ובחר תבנית עם פריסה שתרצה. חפש אחד עם מספיק מקום לכל השורות שאתה רוצה לכלול בהזמנת הרכש שלך.
- לחץ פעמיים על סמל התבנית בה ברצונך להשתמש. פעולה זו תפתח את המסמך.
- Word יצר את התבנית באמצעות טבלה. אתה יכול להשתמש באפשרויות עיצוב הטבלה כדי להתאים אישית את התבנית בהתאם לצרכים שלך.
- 2התאם את פריסת העמוד. לחץ על "פריסת עמוד" בראש המסך. השתמש באפשרויות התפריט כאן כדי להתאים את גודל הנייר ושוליים של המסמך שלך.
- לחץ על סמל "גודל" בצד שמאל עליון של המסך. בחר את הנייר בגודל המתאים.
- לחץ על סמל "שוליים" בפינה השמאלית העליונה. בחר אחת מאפשרויות השוליים שנקבעו מראש, או לחץ על "שוליים מותאמים אישית" כדי להזין שוליים קטנים יותר או גדולים יותר.
- 3הפוך את קווי הרשת לגלויים. מכיוון שתבנית זו היא טבלה, היא עשויה מתאים המסודרים בשורות ועמודות. עם זאת, קווי הרשת של תאים אלה עשויים שלא להיראות באזורים מסוימים בתבנית. יכול להיות שקל לך יותר לראות את קווי הרשת בזמן עריכת התבנית.
- אם אתה רוצה לראות את קווי הרשת, חפש תחילה את הכרטיסייה הצהובה "כלי שולחן" בחלק העליון של המסך. תחת זה תראה לשונית "עיצוב" ולשונית "פריסה".
- לחץ על "לשונית העיצוב".
- בקצה הימני תראה סמל שאומר "גבולות". לחץ עליו ובחר "הצג קווי רשת".
- כעת תוכל לראות את קווי הרשת בזמן שאתה מזין את כל המידע. אתה יכול להפוך אותם לבלתי נראים שוב לפני הדפסת הזמנת הרכש.
- 4הצב את לוגו החברה שלך בהזמנת הרכש. לחץ לחיצה ימנית על תיבת הטקסט שאומרת "הלוגו שלך כאן." מהתפריט הנפתח בחר "שנה תמונה". תוכל לגלוש באינטרנט אחר תמונה שתכלול או לדפדף בין קבצי המחשב שלך. דפדף ובחר בתמונה שברצונך להציב בהזמנת הרכש.
- Word יכניס אוטומטית את התמונה לתיבת הטקסט. אם התמונה גדולה מדי או קטנה מדי, התאם אותה באמצעות כלי הטרנספורמציה, שהם העיגולים הקטנים על המסגרת סביב התמונה שלך.
- 5הקלידו את סיסמת החברה. אם יש לך סיסמה שברצונך לכלול, לחץ על השורה שאומרת "סיסמת חברה" והקלד אותה. אם אין לך אחת או שאתה לא רוצה לכלול אותה, לחץ על השורה ומחק אותה. Word יסיר את השורה הזו מהזמנת הרכש שלך.
- 6הכניסו את שם החברה וכתובתכם. לחץ על השורה שאומרת "שם חברה" והקלד את שם החברה שלך. לחץ על השורות שמתחת כדי לערוך אותן. הזן את כתובת החברה, מספר הטלפון. הזן את כתובת הדואר האלקטרוני שלך אם יש לך אחת. אם אינך רוצה להזין אף אחת מהשורות הללו, לחץ עליהן ומחק אותן..
- לדוגמא, נניח שמטפח כלבים יוצר הזמנת רכש. היא הייתה מכניסה את שם החברה שלה, Puppy Pampering, Inc., כתובת המשלוח, Doggie Drive 123, Puppyville, PA, 19123, מספר הטלפון, 1-800-PAMPERME וכתובת דואר אלקטרוני, groomer@puppypamering.com.
הזן את מספר הזמנת הרכש שאתה מקצה להזמנת רכש זו.
שיטה 2 מתוך 3: הזנת מידע על הזמנת הרכש במילה
- 1צור את מספר הזמנת הרכש. לחץ על השורה שאומרת "[לא.]" לצד "PO #". הזן את מספר הזמנת הרכש שאתה מקצה להזמנת רכש זו. אתה יכול להקצות מספר קוד אלפא-מספרי שאתה רוצה למספר הזמנת הרכש. עליכם להמציא אמנת שמות הגיונית לחברה שלכם, כך שתוכלו להשתמש במספרי הזמנת הרכש כדי לעקוב בקלות אחר מידע.
- 2הכנס את התאריך. לחץ על השורה שאומרת "[לחץ לבחירת תאריך]" לצד "תאריך". לחץ על החץ למטה. תראה לוח שנה. בחר את התאריך שבו ברצונך להשתמש עבור הזמנת הרכש. Word ימלא תאריך זה בתבנית הזמנת הרכש.
- 3הקלד את פרטי הספק. לחץ על השורות כדי לערוך אותן. לחץ על השורה שאומרת "שם הספק" כדי להזין את שם החברה ממנה אתה רוכש את הטוב. לחץ על השורות הבאות להזנת כתובתם ומספר הטלפון שלהם. אם יש לך מספר לקוח לחברה זו, הזן אותו כאן.
- לדוגמא, נניח שהכלב שמספר הכלבים יכניס את שמו והכתובת של הספק ממנו היא רוכשת סחורה, כגון ספק חיות מחמד, Inc וכתובת, 456 Animal Avenue, Puppyville, PA 19123.
- 4הגש את המידע "הספינה אל". לחץ על השורות לעריכת המידע בסעיף זה. הזן את שם איש הקשר ושם החברה. הזן את כתובתם ומספר הטלפון שלהם. אם כתובת החיוב שונה מכתובת המשלוח, ייתכן שיהיה עליך להזין עמודות ולהוסיף זאת לתבנית.
- הדגש את התאים שאומרים "שלח אל" ו"שם החברה ".
- לחץ על הכרטיסייה "פריסה" תחת "כלי שולחן".
- לחץ על "הכנס שמאל" או "הכנס ימינה." זה יכלול שתי עמודות משמאל או מימין. אם הפכת את קווי הרשת שלך לגלויים בשלבים הקודמים, תראה בקלות היכן תוכל כעת להזין את פרטי כתובת החיוב שלך.
- העתק את התא שאומר "שלח אל" ואת התאים הניתנים לעריכה שלידו. הדבק אותם בתאים החדשים שיצרת.
- שנה את המילים "שלח אל" ל"חיוב אל "והזן את כתובת החיוב.
- לדוגמא, נניח שמטפחת הגורים שולחת את כל החשבונות לרואה החשבון שלה במקום לעסק שלה. היא תיצור מדור " חיוב ל" על הזמנת הרכש עם שם וכתובת רואה החשבון שלה, חשבונות עסקיים בע"מ, רחוב מיין 789, Puppyville, PA 19123.
- 5הגדר את שיטת המשלוח ומידע התנאים. לחץ על התא שעליו כתוב "שיטת משלוח" והזן את הספק בו ברצונך שהספק ישתמש. הזן את תנאי המשלוח. זה כולל מידע כמו העלות, דרישות האריזה והעברת האחריות. לסיום, הזן את תאריך המסירה. זה התאריך שאתה מצפה לקבל את הסחורה.
- לדוגמא, מספרת הכלבים הרוכשת את השמפו יודעת שהיא מקבלת מחיר משלוח אחיד של 4,40 € עבור משלוח עדיף עם USPS. לפי השיטה, היא הייתה נכנסת ל"משלוח עדיף, USPS ", ובתנאים שהיא הייתה מכניסה" תעריף משלוח שטוח 4,40 € "
- 6ציין את התנאים וההגבלות. בתחתית התבנית, Microsoft Word הוסיף כמה תנאים והגבלות מוצעים. אם אתה אוהב את אלה, אתה יכול לשמור אותם. אם ברצונך לשנות או להוסיף, הקלד אותם כאן.
- 7ציין את המוצרים שאתה רוכש. הזן שורת מידע אחת עבור כל פריט שברצונך לכלול בהזמנת רכש זו. הזן את הכמות, או את מספר הפריטים שאתה רוצה. הזן את מספר הפריט, שהוא מספר שהספק משתמש בו כדי לזהות מוצרים ספציפיים. הזן תיאור של הפריט. הזן את עלות היחידה, או את העלות ליחידת מכירה אחת. לאחר מכן הזן את סך השורה, שהוא סך כל היחידות שברצונך לרכוש.
- בדוגמה עם מספרת הכלבים, היא רוכשת 10 בקבוקי שמפו שנמכרים באריזות של 2 תמורת 9 €
- תחת כמות, היא הייתה מכניסה 5 (כי 5 חבילות x 2 בקבוקים לאריזה = 10 בקבוקים).
- תחת מספר הפריט היא הייתה מכניסה "ABC123", שהוא מספר הפריט של הספק עבור המוצר.
- על פי התיאור, היא הייתה מכניסה את השם של "חבילה של 2 בקבוקים של Scratchy Suds".
- לפי מחיר יחידה, היא הייתה נכנסת 9 אירו
- תחת השורה הכוללת, היא הייתה מכניסה 45 € (5 חבילות x 9 € = 45 €).
- 8חשב את הסכום עבור הזמנת הרכש. ראשית, חישב את סכום המשנה על ידי הוספת העלות של כל הפריטים שהזנת בהזמנת הרכש. לאחר מכן חישב את המס במידת האפשר.
- לדוגמה, עלות הסחורה הכוללת עבור מספרת הכלבים היא 45 € ואז היא מוסיפה 6 אחוז מס מכירה (45 € x 0,06 = 2,70 €). סך הזמנת הרכש הוא 47 אירו
בחר שמור וחדש כדי לשמור את הזמנת הרכש ולפתוח חלון ריק חדש ליצירת הזמנת רכש נוספת.
שיטה 3 מתוך 3: יצירת הזמנת רכש עם תוכנת הנהלת חשבונות
- 1צור הזמנת רכש באמצעות תוכנת הנהלת החשבונות שלך. עסקים קטנים משתמשים במגוון תוכנות לניהול רישום הכספים שלהם, כולל שכר, מלאי ומכירות. אם אתה כבר משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות כמו QuickBooks לצורך הנהלת החשבונות שלך, נוח להשתמש בתבניות הזמנת הרכש שלהם מכיוון שכל אנשי הקשר של הספק שלך, כתובות משלוח ופרטי חיוב כבר יהיו במערכת. תוכל גם לקשר את פרטי הזמנת הרכש שלך לדוחות הכספיים שלך.
- 2צור הזמנת רכש בספרים מהירים. אמור ל- QuickBooks שאתה רוצה ליצור הזמנת רכש עבור אחד הספקים שלך. בחר ספקים> צור הזמנות רכש. פעולה זו פותחת את החלון "צור הזמנות רכש".
- 3בחר ספק. לחץ על הרשימה הנפתחת בתפריט "ספק". תופיע רשימה של כל הספקים בהם השתמשת בעבר. בחר את הספק שעבורו ברצונך ליצור את הזמנת הרכש. המערכת תאכלס את הזמנת הרכש עם שם החברה וכתובת הספק.
- 4סיווג את הרכישה. השתמש ברשימה הנפתחת בכיתה כדי לבחור קטגוריה עבור הסחורה שאתה רוכש. זה אופציונלי, אך מומלץ להזין מידע זה. זה יעזור לך לקשר את הזמנות הרכש שלך לדוחות הכספיים שלך, המפרטים הוצאות לפי קטגוריות.
- 5הזן את המידע "ספינה אל". מכיוון ששם החברה וכתובתך כבר נמצאים במערכת, QuickBooks מאכלס את החלק הזה במידע החברה שלך. עם זאת, אם אתה שולח לכתובת אחרת, אתה יכול לבחור כתובת אחרת להזין כאן. ל- QuickBooks יש רשימה של כל הלקוחות, הספקים והעובדים שלך. אתה יכול לבחור אחת מהכתובות האלה או להזין כתובת אחרת באופן ידני.
- 6בחר את תאריך הזמנת הרכש. המערכת תמלא אוטומטית את התאריך הנוכחי. עם זאת, אם ברצונך להזין תאריך אחר, תוכל להזין אותו ידנית להזמנת הרכש.
- בחר את התאריך בקפידה. מכיוון שהזמנת רכש היא חוזה המחייב את הספק באופן חוקי למלא את ההזמנה בפרק זמן מוגדר, התאריך שתזין צריך להיות מדויק.
- 7הקצה מספר הזמנת רכש. QuickBooks יקצה אוטומטית מספר הזמנת רכש. המערכת מזמינה ברצף את כל הזמנות הרכש שאתה יוצר. אם הוא לא מזין את מספר הזמנת הרכש הנכון או שיש לך מוסכמת שמות אחרת, תוכל להזין ידנית את מספר הזמנת הרכש.
- 8רשום את הפריטים שברצונך להזמין. השתמש בעמודות בחלון "צור הזמנות רכש" כדי לתאר את כל הפריטים שאתה רוכש. שים פריט אחד בכל שורה.
- כלול את מספר הפריט ותיאור הפריט והכמות שאתה רוכש.
- הזן את מחיר היחידה (העלות לאחד). QuickBooks מחשבת אוטומטית את המחיר המורחב על ידי הכפלת מחיר היחידה בכמות.
- 9הדפס ושמור את הזמנת הרכש. לחץ על כפתור ההדפסה כדי להדפיס עותק קשיח של הזמנת הרכש. אתה יכול לשלוח לספק עותק קשיח או להגיש והעתק אלקטרוני. שמור עותק של הזמנת הרכש שלך באופן אלקטרוני במערכת QuickBooks שלך.
- בחר שמור וסגור כדי לשמור את הזמנת הרכש ולצאת מהמערכת.
- בחר שמור וחדש כדי לשמור את הזמנת הרכש ולפתוח חלון ריק חדש ליצירת הזמנת רכש נוספת.
אם הוא לא מזין את מספר הזמנת הרכש הנכון או שיש לך מוסכמת שמות אחרת, תוכל להזין ידנית את מספר הזמנת הרכש.
- בעת הורדה או יצירה של תבנית הזמנת רכש חדשה, שמור עותק גיבוי לקבצים שלך.
- לאחר השלמת הזמנת הרכש, שמור עותק של הזמנת הרכש שהושלמה לרישומים הכספיים שלך.
- באפשרותך להדפיס ולשלוח עותקים קשיחים של הזמנות רכש לספקים, או שתוכל לשלוח אליהם אלקטרוני קבצי PDF.
קרא גם: איך להשיג רישיון סיטונאי?
שאלות ותשובות
- מי חותם על הזמנת הרכש?פקיד הרכש או האחראי על הזמנת טובין ושירותים בחברה המבצעת את הרכישה, בדרך כלל יחתום על הזמנת הרכש.
תגובות (1)
- הדרכה זו כל כך קלה לביצוע!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
