איך מארגנים כנס?
כדי לארגן כנס, ראשית תצטרך לבחור מיקום ותאריכים. כאשר אתם מזמינים מקום, לכו עם משהו בסמיכות לשדות תעופה, תחבורה ציבורית ובתי מלון, כך שיהיה נוח למשתתפים שלכם. לאחר מכן, בוא עם לוח זמנים לכנס שלך הכולל את המפגשים שיהיו לך וכל האורחים והפעילויות המיוחדים. לאחר מכן, עליך לקבוע את מחירי הכרטיסים ולהמציא דרך קלה לאנשים לקנות אותם, כמו דרך אתר רשמי לכנס שלך. כדי ללמוד כיצד לפרסם כנס, גלול למטה!
אם החלטתם לארגן כנס באזורכם, ייתכן שתתחילו להבין כי בכנס מתוכנן היטב יש רשימת מטלות באורך של כקילומטר.
כנס הוא דרך נהדרת לאנשים עם אינטרס משותף להתכנס ולהחליף את הרעיונות החדישים ביותר בתחומם. ועידות הן התרחשויות קבועות באקדמיה, בתחומי תעשייה רבים, קבוצות שיווק רב-מפלגות וקבוצות דתיות, עד כמה שם. אם החלטתם לארגן כנס באזורכם, ייתכן שתתחילו להבין כי בכנס מתוכנן היטב יש רשימת מטלות באורך של כקילומטר. יש את מקום הכנס, רשימת המשתתפים, חומרים, טכנולוגיה ואפילו כיבוד לחשוב ולתכנן. אם אתה מתחיל להתחרט שהתגברת לתכנון, האטה, קח נשימה ותדע שיש לך את הכישורים לארגן כנס. המפתח לתכנון כנסים מוצלח הוא לקחת כל משימה צעד אחד בכל פעם, ולנהל רשימה יסודית של מה שעשית ומה אתה צריך לעשות בהמשך.
חלק 1 מתוך 4: תכנון הכנס: שלבים מוקדמים
- 1להתחיל מוקדם. עליכם להתחיל בשלבים מוקדמים של תכנון הכנס לפחות שמונה חודשים מראש, אפילו יותר אם בכנס יהיו משתתפים רבים או שהוא גדול בהיקפו.
- זכרו, יש להזמין מקומות רבים ושירותי קייטרינג חודשים מראש, ומשתתפים רבים יצטרכו לנסוע ולקבוע סידורי תזמון בכדי להיות נוכחים.
- יתר על כן, יתכן שתזדקק לנותני חסות וחברות גדולות להכין את התקציבים השנתיים שלהם חודשים מראש, כך שיש לדון איתם מראש על כל עזרה פיננסית או לא פיננסית.
- 2להקים ועדה. ועדת ועידה מקבלת את כל ההחלטות לקראת הכנס, ולקיים יותר מאדם אחד מבטיח שיש לך מספיק נקודות מבט כדי לקבל החלטות בנושאים חשובים ושיהיה לך מספיק אנשים כדי לשלוף את הפרטים בפועל.
- תזדקק לרכז ועידה, שהוא האדם הנקודתי לכל ההחלטות העיקריות, ובסופו של דבר ייתן את מירב הזמן להרכיב הכל. אתה יכול גם לשכור מתכנן אירועים אם יש לך תקציב מספיק גדול ולחסוך מעצמך את כאב הראש.
- אם ועידה זו היא חזרה על כנס שהתקיים בעבר, נסה להכניס לוועד את רכז השנה הקודמת. אם הוא או היא לא יכולים להשתתף, לפחות בקש חומרים מהשנה הקודמת שיעזרו לייעל את התכנון.
- 3כתוב את היעדים והאג'נדה שלך. יהיה עליך להגדיר בבירור מה אתה מקווה להשיג בכנס זה מכיוון שזה יעצב את שאר ההחלטות שלך. הידיעה מה אתה רוצה להעביר ולמי לפני שתתחיל כל ארגון ועידה אחר מקלה על הלחץ להתקדם.
- אם מעולם לא תכננת כנס, זה חכם להיצמד לתוכנית קטנה ויחסית פשוטה בפעם הראשונה שתנסה אותה. מבחינה מעשית, זה אומר כנס של יום או יומיים לכל היותר, עם לא יותר מ -250 עד 300 איש.
- 4בחר את העיר ואת התאריכים. למרות שלא תוכל לבחור את התאריך והמיקום הספציפי ללא תכנון נוסף, חשוב שיהיה לך מושג כמה זמן אתה צריך לתכנן.
- סביר להניח שיש הרבה אילוצים בתאריך שבחרת בשל המצב הספציפי שלך, אך באופן כללי, כנסים מתקיימים בדרך כלל בתקופות מסוימות בשנה ובימים מסוימים בשבוע. באירופה, למשל, נערכים בדרך כלל כנסים בין מרץ ליוני או בין ספטמבר לנובמבר; בכל זמן אחר ואנשים נוטים פחות להופיע. באופן דומה, כנסים נוטים להתקיים מיום חמישי עד שישי או שני עד שלישי. גלה מהן הנורמות התעשייתיות באזורך לפני שתבחר את החודש והימים.
- אורך הכנס תלוי בכמה אנשים לדעתך ישתתפו, ומה צריך להשיג בכנס. לכנס של 250-300 איש, תכננו במשך יומיים שלמים.
- באופן כללי, עליכם לנסות לארגן כנס בעירכם בלבד, ולעיריה תהיה גישה לשדה תעופה סמוך, לבתי מלון ולבחירה מקובלת של מקומות. עדיף גם אם העיר היא מטרופולין גדול שאנשים ירצו לבקר בכל מקרה; אנשים על הגדר לגבי השתתפות בכנס נוטים יותר ללכת אם זה ביעד תיירותי.
- 5תן שם לכנס. זה יעזור כשאתה מתחיל לפרסם, אבל גם עוזר בתכנון מכיוון שאתה יכול לשמור על עקביות החומרים שלך ולהתחיל לבנות נוכחות ברשתות חברתיות לכנס.
- בחר שם שרומז למטרה ו / או לקהל הכנס עצמו. חפש שמות של כנסים דומים כדי לקבל רעיונות, אך הקפד ששלך מקורי ולא נשמע דומה לאירוע אחר, במיוחד כזה הקשור לנישה שלך.
כדי לארגן כנס, ראשית תצטרך לבחור מיקום ותאריכים.
חלק 2 מתוך 4: ארגון הכנס
- 1פתח את התקציב שלך. אין שום דרך שתוכל לעשות שום דבר אחר בלי לדעת כמה כסף אתה צריך להוציא בסך הכל, ואז לפרק את זה למקצים כגון מקום כנסים, חומרים ודמי רמקולים. שמור על התקציב שלך, ואם אתה מאציל אחריות, ודא שהעוזרים שלך עומדים גם במגבלות הכספיות שלהם.
- התקציב עשוי להיות מושפע משאלה אם ברצונך לנסות לגייס נותני חסות לאירוע שלך. נותני החסות משלמים תשלום על מנת לתמוך בכנס, אך גם מקבלים אמירה בתוכן הכנס עצמו, לרוב כולל אירוח מצגות או פאנלים עם דוברים משלהם ומיתוג חומרי ועידה עם הלוגו שלהם. בצד החיובי, נותן חסות משלם לך מראש, וזה נותן לך יותר כסף לעבוד איתו בזמן שאתה מתכנן. נותני חסות עשויים לכלול מנהיגי תעשייה מקומיים או נדבנים, תלוי בנושא שלך.
- 2קבעו את מחיר הכרטיס ושיטת המכירה. חלק מהכנסים חופשיים למשתתפים, ואחרים גובים עמלות מופרזות. ישנם מספר גורמים שיש לקחת בחשבון בעת קביעת מחיר הכרטיס וקביעה כיצד להתחיל למכור כרטיסים:
- מהם העמלות הכרוכות בתכנון ועידה? אם מדובר בכנס מקומי קטן עם עמלות מועטות או ללא, זה עשוי להיות הגיוני לא לחייב אנשים על השתתפותם. אפשרות נוספת היא לאפשר לאנשים המציגים להשתתף בחינם, בעוד שאחרים משלמים תשלום קטן לכיסוי עלויות הוועידה.
- כנסים מרובי-ימים או כאלו המגישים ארוחות גובים בדרך כלל דמי רישום, אשר עשויים להשתנות בין 22 € לכמה מאות באירופה.
- בכנסים רבים משתמשים בסולם שכר הזזה לאנשים בשלבים שונים בקריירה שלהם. לדוגמא, כנסים אקדמיים גובים בדרך כלל תשלום נמוך יותר עבור סטודנטים מאשר עבור אנשי סגל, וכן גובים תשלום נמוך יותר עבור חברי העמותה המממנת מאשר על כלל הציבור.
- 3בחר את מקום הכנס שלך. כשאתה צופה במיקומים, זכור את מספר המשתתפים, נוחות המיקום, חניה וקרבה לתחבורה ציבורית, שדות תעופה ובתי מלון. המטרה שלך במציאת מקום לקיום הכנס צריכה להיות להקל על השתתפות המשתתפים ככל האפשר.
- בדוק אם בעיר שלך יש מרכז כנסים או מלון עם חדרי כנסים. לכנסים קטנים, לעתים קרובות תוכלו לשכור כנסייה מקומית או מרכז קהילתי.
- 4היעזרו בצוות המקום. אם בחרתם במקום שידוע בקיום כנסים, השתמשו במשאב לא יסולא בפז. זה מה שהצוות עושה כל יום ואמור להיות מסוגל לענות על כל שאלה או עניין ולספק ייעוץ בעת הצורך.
- בחלק מהמקומות יש צוות מתכנן אירועים שיוכל לטפל ברבים מהפרטים שנותרו בכנס שלך. גם אם המתכנן גובה תשלום, יתכן וכדאי למנוע זאת להפוך למשרה מלאה משלכם בשבועות הקרובים.
- 5החליטו על תפריט. כשאתם מארגנים כנס, עליכם לזכור שהמשתתפים לא ירצו לשבת כל היום בלי לאכול ארוחה הגונה, ורבים לא יידעו מה יש באזור. בדקו אם תזמינו שירות קייטרינג להכנסת ארוחות בוקר, צהריים וחטיפים או שמקום הכנסים שבחרתם יספק שירות אוכל.
- זכור שלאנשים רבים יש מגבלות תזונתיים, אלרגיות והעדפות שיכולות להקשות על תכנון הארוחות. אם תבחרו בקייטרינג מנוסה, הם יוכלו ליצור אפשרויות להעדפות ארוחות צמחוניות, ללא אגוזים, ללא גלוטן, כשרות או אחרות.
- 6התעקש על מעבר דרך. לאחר שעברת את עיקר התארגנות הכנס שלך, אל תשאיר שום דבר במקרה על ידי הליכה עם שאר המשתתפים כאשר הכנס אמור להתחיל.
- היכנס למקום הכנס ונפגש עם הצוות יום קודם כדי להיות בטוח שהכל במקום ולדאוג לכל הפרטים של הרגע האחרון.
אורך הכנס תלוי בכמה אנשים לדעתך ישתתפו, ומה צריך להשיג בכנס.
חלק 3 מתוך 4: תכנון תכני הכנס
- 1תכנן את לוח הזמנים. אתה כבר יודע את כותרת הכנס ויש לך מושג כללי על הנושאים. אבל עכשיו אתה צריך להחליט איך זה באמת יתקיים. ועידות קיימות בסוגים רבים, ותעשיות שונות נוקטות בגישות שונות. אם אינך בטוח כיצד להמשיך, שקול ללכת עם פורמט ועידה משותף:
- התחל במפתח מרכזי או בכתובת פתיחה. זה בדרך כלל נאום או מצגת הניתנים בשם עצום בענף או בתחום - מי שבמקרה הוא הדובר הידוע ביותר שתוכל לשכנע להגיע. המפתח המרכזי יכול להתקיים בערב, ואז להסתיים בארוחת ערב, או שהוא יכול להתקיים דבר ראשון בבוקר ביום הראשון של הכנס.
- את היום או את ימי הכנס הנותרים יש לחלק למפגשים קצרים יותר. התוכן בפועל של הפעלות נקבע בדרך כלל על ידי מי שמתכנן להשתתף (המשתתפים יגישו הצעות), אך ניתן גם לתכנן סדנאות, הקרנות סרטים או פורמטים אחרים שאתה יודע שאתה רוצה לכלול. תלוי כמה אנשים משתתפים, אתה יכול לקיים מפגש אחד בו זמנית (מה שמכונה "מליאה") או שאתה יכול לקיים מספר מפגשים הפועלים במקביל (נקראים "קבוצות פריצה") כך שלמשתתפים תהיה אפשרות לבחור במה להשתתף.
- סיימו את הכנס ברמה גבוהה, עם דובר מוטיבציה או אתגר לקהל.
- 2החליטו איזה סוג הפעלות יתקיימו. אלה ישתנו בהתאם לסטנדרטים בתעשייה, אך תוכלו לשקול הרצאות, מצגות מתבצעות, סדנאות, עדכוני מדיניות או כתובות מהשורה הראשונה, הפעלות אינטראקטיביות או מצגות פוסטר בקומה הפתוחה.
- סוג הפגישות שאתה מצפה להן ישפיע על אופן פרסום הכנס שלך, אז החלט מוקדם איזה סוג תוכן יהיה הכי משמעותי לקהל היעד שלך.
- הפעלות יכולות לנוע בין 45 דקות לשלוש שעות כל אחת, תלוי במספר המצגות ובתוכן.
- 3תכנן אם אתה צריך לכלול פעילויות אחרות. להבין כיצד להתאים אירועים חשובים אחרים בלוח הזמנים של הכנס שלך הוא חיוני לאירוע מצליח.
- ניתן גם לתזמן זמן לעסקים ארגוניים כגון פגישות עסקיות או פרסים.
- אתה יכול לכלול ארוחות בשירות או לבקש מהמשתתפים להביא ארוחה עם שקית חומה (בדרך כלל בחר באפשרות האחרונה רק אם אינך גובה תשלום עבור הנוכחות; אחרת אנשים יצפו שדמי ההרשמה שלהם יכסה לפחות ארוחה אחת). אתה יכול גם לקחת הפסקה ולתת למשתתפים לארוחת צהריים במפעלים הסמוכים, אם המקום שלך נמצא בעיר.
- החליטו אם משתתפיכם צפויים לרצות כל סוג של בידור, כמו סיורים באזור המקומי, לילה במועדון קומדיה או הופעה קולנועית או תיאטרונית. בערים מסוימות ובחלק מהתעשיות אלה צפויות, אך באחרות הן עשויות להיראות לא במקום.
עליכם להתחיל בשלבים מוקדמים של תכנון הכנס לפחות שמונה חודשים מראש, אפילו יותר אם בכנס יהיו משתתפים רבים או שהוא גדול בהיקפו.
חלק 4 מתוך 4: פרסום הכנס
- 1קבע מי ישתתף. ישנם סוגים רבים של כנסים, כולל אקדמיים, דתיים ותעשייתיים, וכל אחד מסוגים אלה שונה בסוג המשתתפים. עליכם להיות בטוחים שיש מספיק עניין בקטע שאליו אתם מכוונים לפני שתמשיכו בתכנון.
- אם אתה מכוון רק לקבוצה קטנה, כמו עובדי החברה שלך או חברי הכנסייה שלך, אינך צריך לנקוט בכמה שיותר צעדים כדי לפרסם את הכנס. דוא"ל פשוט או שניים, יחד עם אזכור בעלון ו / או בישיבות מנהליות, צריכים להספיק בכדי לפרסם את הכנס.
- 2מצא מנהיגי תעשייה להשתתף. אתה צריך כותרת ראשית או דובר מפתח כדי לעזור לשכנע אנשים אחרים בענף.
- ברגע שיש לך אישור כי ישתתפו שמות גדולים בתחום, תוכל לכלול מידע זה בחומרי הכנס שלך, כגון שיחותיך למשתתפים.
- 3צור אתר כנס. בימים אלה כמעט חובה להיות נוכחת דיגיטלית לכנס מצליח. מצא כתובת URL זמינה הכוללת את שם הכנס או נגזרת לוגית שלו, כך שיהיה קל למצוא אותו. כלול באתר את כל המידע החשוב על הכנס, והקפד לרשום את כתובת האתר על כל חומרי הדפוס והפרסומות הקשורים לכנס.
- באתר, הקפידו לכלול את התאריך, השעה וכתובת מקום הכנס ושמות כל הדוברים הבולטים. ניתן גם לכלול מידע אודות תחבורה, לינה, אטרקציות באזור, וניתן לצרף את לוח הזמנים של הכנס כאשר הוא זמין, אם תרצה בכך.
- אתה יכול גם לעדכן את האתר באמצעות קישור להרשמה כשאתה מוכן לפתוח את ההרשמה.
- 4לפרסם. התחל מוקדם (עד שנה מראש) כדי שהמגישים יוכלו להתחיל להגיש הצעות לרעיונות מושבים. בהתאם לגודל הכנס שלך ולקהל היעד שלך, הגישה שלך תהיה שונה. זכור היכן חברי קהל היעד שלך מקבלים את המידע שלהם על תעשייה או קבוצה זו. אלה עשויים לכלול:
- מדיה חברתית, כגון עמוד הפייסבוק של הארגון המממן ופיד הטוויטר
- רשימות שירות ורשימות דואר אלקטרוני
- סחר בבלוגים, כתבי עת, עלוני מידע או כתבי עת
- פוסטרים, עלונים או הודעות אחרות הנשלחות לקבוצות, ארגונים או עסקים רלוונטיים
- 5בקש הצעות. בחומרי הפרסום שלך, עליך לכלול גם "קריאה למשתתפים" או "קריאה להצעות" המבקשת מאנשים פרטיים או קבוצות להגיש הצעות נייר, פאנל או סדנה.
- בהתאם לענף שלך, אתה יכול לבקש אורך ספציפי של ההצעה. באקדמיה, כנסים קטנים יותר מבקשים בדרך כלל תקציר של כמה מאות מילים; בכנסים גדולים יותר נדרשים כתבי יד שלמים.
- 6התחל לקבל הרשמות. מומלץ שיהיה למשתתפים דרך להירשם לפני הכנס, אפילו חודשים מראש, כדי לתת לכם מושג כמה אנשים יופיעו.
- הקים אתר הרשמה המקושר לאתר הכנס. ישנן מספר דרכים לעשות זאת באמצעות שירותים קיימים אם אין לך את הכישורים הטכניים ליצור משלך. לדוגמא, אתה יכול לשלם תשלום עבור השימוש בשירותיה של RegOnline, חברה המארחת הרשמות מקוונות לאירועים, מרכיבה אותם ושולחת אליך בצורה ידידותית למשתמש.
- אתה יכול גם לאפשר למשתתפים להתקשר או לשלוח פקס בהרשמות שלהם אם יש לך דרך לעבד תשלום באמצעות כרטיס אשראי.
- אם אינך רוצה לעשות שיטה מקוונת או טלפונית, צור טופס הרשמה והעלה אותו לאתר שלך כקובץ PDF, ואז המשתתפים ידפיסו וימלאו אותו בדואר, יחד עם המחאה, לכתובת העסק שלך.
- כדי לעודד הרשמה מוקדמת, הציעו מחיר מוזל למי שנרשם חודש ומעלה מראש, תשלום מעט גבוה יותר עבור המתנה להרשמה בחודש שקדם לכנס, ותשלום מעט גבוה יותר עבור הרשמות בפתח
כיצד אוכל להקים מערכת רישום לכנס?
- שאל את הרמקולים מראש אם הם יזדקקו לציוד נוסף לצורך הצגתם כמו דוכן, טלוויזיות, מסכים גדולים או מחשבים.
- גלה אם לאחד ממשתתפי הכנס שלך יש דרישות תזונתיות מיוחדות בעת הכנת התפריט.
- שקול את מטרת הכנס בעת הקמת החדר וספק ישיבה מסוג אודיטוריום או ישיבה עם שולחנות לרישום הערות.
- כאשר אתה משווה את התמחור של המקומות, שאל גם לגבי המחיר עבור מזון, מים, משקאות וכו '. אלה יכולים להיות יקרים מאוד.
קרא גם: איך ללמוד את כללי הסדר של רוברט?
שאלות ותשובות
- מהם תפקידיו של קצין פרוטוקולים בכנס?עליכם לוודא את העיתוי, במיוחד אם נכנס אדם חשוב. אתם מטפלים גם בחלוקת הפרס, בפרט בחלק המלווה, ואחראית על ארגון המושבים לפי עמדותיהם המכובדות.
- כיצד אוכל להקים מערכת רישום לכנס?נסה להשתמש באתרים פופולריים כמו ShowClix או EventBrite. אם מדובר בכנס גדול השתמש באחרון; הוא מציע הרבה יותר סטטיסטיקה.
תגובות (14)
- היה מאוד מועיל לדעת לתכנן ולארגן כנס עם השלבים המפורטים הנלווים.
- זה חומר מדהים מאוד!
- זה עזר לי לייצר תבנית שלב אחר שלב לארגון סימפוזיון שישותף עם חברי הצוות לדיון ופיתוח מתווה לאירוע המתוכנן.
- טיפים יוצאי דופן, מלמעלה למטה!
- ארגנתי אירועים בעבר, אך המדריך הצעד אחר צעד הזה עם תמונות לא רק רענן את זיכרוני, אלא פרש את הדברים וזה יהיה כל כך מועיל כאשר מפגישים את כל מי שרוצה להיות מעורב. מדריך זה מציע מידע נהדר.
- זה עזר לי מאוד.
- זה הפך את הכנס שלי להצלחה.
- התחיל בנימה טובה.
- זה עזר לי לדעת מה אני רוצה לעשות.
- המאמר הזה עזר לי מאוד.
- קיבלתי משימה דחופה לארגן כנס שלא היה לי מושג לגביו, אך כשהגעתי לאתר זה הוקל לי לאחר הגלישה. צברתי ביטחון להמשיך במשימה זו. תודה.
- זה עזר לי למצוא את הפיתרון הנעלה לקיום הכנס. מאוד מוערך!
- זה היה מאתגר בעיני מאז שהתחלתי לארגן כנסים, אך הצעדים האלה כל כך פשוטים ונראה שהם עובדים. תודה!
- זה מצויין! תוכן רב תושייה וחינוכי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
