איך בוחרים מלון לכנס שלכם?

השתמש באתר האינטרנט של המלון כדי לראות אם יש להם את ההתאמות הנכונות. רוב המלונות ישימו מידע כמו זמינות חדרים, חדרי ישיבות וציוד, והאם הם אירחו כנסים בעבר באתר שלהם. השתמש בדף זה כדי להחליט באופן מיידי אם לחקור בית מלון נוסף או לא.

וודאו כי המלון יהיה נגיש עבור משתתפי הכנס. המלון יצטרך להיות ממוקם קרוב לשדה תעופה או תחנת רכבת, אם המשתתפים נוסעים לכנס מרחוק. אם אתה מצפה שהרבה משתתפים ייסעו למלון, צריך שיהיה לו חניון מספיק גדול כדי להכיל את המכוניות שלהם.

• כדאי גם לחפש אם יש מסעדות, ברים ואטרקציות אחרות ליד המלון, כך שמשתתפי הכנס יוכלו לעשות משהו משעשע לעשות בערבים.

שאל על מספר וגודל חדרי הישיבות הזמינים. בכנסים רבים נדרשים חדרי כנסים או כינוסים מרובים המספקים מקום למפגשים של קבוצות קטנות וקבוצות גדולות במהלך הכנס. הקפד לברר לגבי זמינות החשמל וחיבורים אלחוטיים גם בכל אחד מהחדרים.

• אם אנשים יעבירו מצגות בחדר הישיבות, יהיה על המרחב להיות בעל ציוד אורקולי ויכולות שהמגישים יכולים להשתמש בהם.

התקשר לבירור אודות קייטרינג ארוחות ותכנון תפריט, במידת הצורך. זה הכרחי רק אם אתה רוצה שהמלון יתאים את הכנס שלך או אם אתה רוצה שהמלון יתאים לחברת קייטרינג. שוחח על סידורים פוטנציאליים לקייטרינג ותכנון תפריטים, כמו גם כיבוד ואוכל אצבעות להפסקות בין הפגישות, כדי לוודא שלמשתתפי הכנס תהיה גישה לאוכל ולשתייה במהלך האירוע.

• באופן אידיאלי המלון שבחרתם יכול להכין תפריט מגוון מספיק בכדי לנהל את הדרישות התזונתיות השונות שהמשתתפים שלכם יזדקקו לו.

התייעץ עם הצוות לגבי היכולת לקבל ולאחסן ציוד תצוגה. שאל מנהל או איש צוות אם המלון יכול לארח תערוכות של משתתפים מבעוד מועד או לאחסן אותם בחדר ישיבות לפני שהמצגות אכן מתקיימות. אם למלון אין מרחב מסוג זה, המשתתפים יצטרכו לשמור את התערוכות בחדריהם לאורך כל הכנס, דבר שעשוי להיות לא נוח.

• שאלו גם איזו סיוע יכול המלון לספק למשלוח הציוד והתערוכות לאחר סיום האירוע.

צרו קשר עם חברות אחרות שהשתמשו במלון כדי לקבל משוב. אם ידוע לך על ארגונים אחרים שהשתמשו במלון לצורך קיום כנס בעבר, הם יוכלו לספר לך איך הייתה החוויה שלהם. שאלו במיוחד אם הם הרגישו שהמלון הוא בחירה טובה עבור הכנס שלהם והאם הם יבחרו באותו מלון לכנסים עתידיים.

• אתה יכול גם למצוא מידע מסוג זה על ידי חיפוש ביקורות על המלון באופן מקוון.

שוחח עם מנהל על העלויות והעמלות שתצטרך לשלם. בנוסף לעלויות המוקדמות של חדרים וציוד מצגות, גלה אם יש עמלות אחרות שאתה לא חושב עליהן מיד. אם הם יגידו לך שאין כאלה, ייתכן שתרצה לקבל חוות דעת שנייה ממישהו שאירח שם כנס בעבר, אם אתה יכול.

גלה אם לכל מלון יש זמינות במהלך תאריכי האירוע שלך. לאחר שתדעו באילו מלונות אתם מעוניינים שמתאימים לצרכים שלכם, עליכם לברר האם הם אכן רשאים לארח את הכנס שלכם כאשר אתם מתכננים לקיים אותו. חוצה את הרשימה מכל מלונות שאין להם זמינות, אלא אם כן יש לך מרחב לסדר מחדש את תאריכי הכנס שלך.

קבל הצעת מחיר מכל מלון שאתה מעוניין בו והשווה ביניהם. התקשר לדלפק הקבלה כדי להסביר את כל מה שיידרש לכנס שלך ושאל מה המלון יגבה מהארגון שלך. הקפד להתחשב בביקורות המלון כמו גם במחיר. מחיר נמוך עשוי להיות אטרקטיבי אבל אם המלון יש מוניטין של איכות נמוכה ב אירוח ושירותי אורחים, זה עשוי להיות עדיף להשקיע קצת יותר וללכת עם מלון בעל דירוג גבוה.

• שאל אם המלון יציע תמריצים לארגון שלך לבחור בהם. אם הם יודעים שאתה משווה מספר מלונות, ייתכן שיש להם הטבות שהם יכולים לתת לך על מנת להבטיח את העסק שלך.

וודאו שכל מלון עובד לצרכים שלכם. בקרו במלון אם עוד לא עשיתם סיור במקום. בדוק אם היא מציעה את כל ההתאמות שלדעתך נחוצות בהחלט כדי שהכנס שלך יצליח.

• לדוגמא, אם מקום הכנסים שלך בהחלט צריך שיהיה לפחות חדר ישיבות אחד, בדוק בכל מלון שאתה מעוניין בו כדי לאשר שיש לו חדר ישיבות גדול שתוכל להשתמש בו לכנס שלך.