כיצד להתכונן לפגישת חברים בעמותה קהילתית?
במקרים רבים, רבים מהיעדים המוזכרים לעיל של אסיפת חברים עשויים להיות משולבים בפגישה אחת אחת.
רוב ישיבות החברים השנתיים מתקיימות בסתיו ובחורף. ההכנה לפגישות חברים אמורה להתחיל כעת ותקנון האגודה יספק את ההנחיות לפגישה כזו.
- 1בהיעדר הנחיה כזו, תקנות המדינה יסייעו גם להבחין ולהפעלת הישיבה. להלן בדרך כלל הסיבות לישיבות החבר: ישיבות חבר שנתיות, ישיבות בחירות, ישיבות תיקון, ישיבות לוויתור על עתודות, ישיבות לוויתור על דרישות ביקורת, כמה ישיבות הערכה מיוחדות, זיכרון דירקטורים, כמה ישיבות שדורשות הוצאות מיוחדות ולכל סוג אחר מטרה לפיה נדרשת החברות להצביע או לאשרר פעולה שננקטה על ידי הדירקטוריון. במקרים רבים, רבים מהיעדים המוזכרים לעיל של אסיפת חברים עשויים להיות משולבים בפגישה אחת אחת. הדרישה לפגישות נפרדות אינה מיותרת.
- 2באופן כללי, רוב מכלל האינטרסים של ההצבעה נדרש להוות מניין באסיפת חבר. In a עמותה בעלי בתים, דרישת המניין הייתה הורידה בחוק כדי 30% מן אינטרסי ההצבעה הכולל, אלא אם כן בתקנון לאפשר כמות פחותה. זה הוקם במטרה להגביר את האפשרות להשיג מניין באסיפת חברים. בבתי משותף ובאגודות שיתופיות רוב מכלל האינטרסים להצביע נדרש למניין.
- 3כל העמותות נדרשות לקיים לפחות ישיבת חברים אחת מדי שנה. פגישה זו היא בדרך כלל האסיפה השנתית של העמותה. החברות תבחר את הדירקטורים לשנה הקרובה ותתייחס לכל עסק אחר אשר עשוי להיחשב בפגישה זו. הפגישה השנתית היא בדרך כלל פגישה בה ישמעו החברים על הישגי העמותה בשנה האחרונה והאתגרים והפרויקטים הצפויים לשנה הקרובה באמצעות קצינים ודוחות הוועדה. זהו זמן ומקום לפיו החברים יוכלו לשאול שאלות ולהשתתף בפגישה. בנוסף לבחירת הקצינים, החברות עשויה לשקול גם תיקונים במסמכים ובעניינים אחרים הדורשים אישור חברות.
לאסיפות חברים מיוחדות אלו בדרך כלל יש אג'נדות מוגבלות, שכן מטרתן היחידה נקבעת ומוכרזה בתכלית הפגישה. - 4בחלק מחוקי העזר של האגודה נדרשים להתקיים ישיבות חברים נוספות לאורך כל השנה. לרוב מדובר בפגישות רבעוניות או שנתיות למחצה, המשמשות בדרך כלל בכדי לשמור על חברות חברותית על פעולות וניהול העמותה. ישיבות חברים אחרים שעשויות להיקרא מעת לעת יהיו: ישיבת חבר מיוחד שתבחן הערכה מיוחדת, תיקון למסמכים, הוצאת כספים על סכום מסוים כנדרש במסמכים, או כפי שנקבע במסמכים ועל ידי את פסלי המדינה. התקנון יציין מי רשאי להתקשר לפגישה המיוחדת. במקרים מסוימים, החברות עשויה להיות מסוגלת להתקשר לישיבה מיוחדת של החברות על ידי עתירה לחברות ואז הגשת העתירה בפני הדירקטוריון, ואז הדירקטוריון יידרש לקיים את הישיבה. אסיפת החברים המיוחדים עשויה להיות לצורך בחינה מחדש של תקציב,תיקון למסמכים, זיכרון של חבר מועצה או לכל עניין אחר שעשוי להתייחס למסמכים. המסמכים עשויים להכיל נהלים מיוחדים לפגישה המיוחדת. התקנות המשותפות והחוקים השיתופיים קובעות ביצוע נהלים מסוימים על מנת שהפגישה המיוחדת תהיה תקפה. בכל המקרים, אסיפת החברים המיוחדת מאפשרת לחברות להיות מעורבת בתהליך קבלת הדיונים וההחלטות.אסיפת החברים המיוחדת מאפשרת לחברות להיות מעורבת בתהליך הדיונים וההחלטות.אסיפת החברים המיוחדת מאפשרת לחברות להיות מעורבת בתהליך הדיונים וההחלטות.
- 5לאסיפות חברים מיוחדות אלו בדרך כלל יש אג'נדות מוגבלות, שכן מטרתן היחידה נקבעת ומוכרזה בתכלית הפגישה. כמו כן, הודעת הפגישה, סדר היום וטופס ה- proxy יהיו לאותה מטרה. כל מטרה, עסק או הצעה אחרת שמגיעים לפני החברות לא יהיו תקפים, מכיוון שלא היו למטרה המוצהרת של אותה פגישה מיוחדת. להלן רשימה מוצעת של חומרים ואספקה שיידרשו לאסיפת חברים שנתית:
- 6הודעה, סדר יום והוכחת הודעה
- 7פרוקסי, פתקי הצבעה, מעטפות
- 8גיליון כניסה לאלפא
- 9פרוטוקול הפגישה האחרונה
- 10העתק מסמכים
- 11העתק הדוח הכספי האחרון
- 12נהלי חוק בבחירות
- 13קלפי
- 14חתימה ותאגיד כרטיס רזולוציה
- 15דוח קצינים וועדים
- 16חומרים לדקות וכניסה
- 17עפרונות נוספים, סוללות וקלטות
- 18לקראת פגישת חברות, בדוק את תקנון העמותה שלך, עיין בתקנון המדינה הנוגע לישיבות חברות. כמו כן, נפגשים עם העמותה שלך עו"ד כדי לסקור שלך אג'נדה, הליכי התראה ומפגש.
בכל המקרים, אסיפת החברים המיוחדת מאפשרת לחברות להיות מעורבת בתהליך קבלת הדיונים וההחלטות. - 19יש להקים כל ועדה שתשתתף ותעזור בניהול הפגישה ותודיע לה על חובותיהן הספציפיות. התחל לגייס מתנדבים שיעזרו בניהול הפגישה כעת.
- 20התחל את ההכנה שלך עכשיו על מנת להבטיח אסיפת חברים שנתית מנוהלת היטב.
קרא גם: כיצד להפוך למנהל מידע?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
