כיצד ליצור תבנית תיאור תפקיד?
כדי ליצור תבנית תיאור משרה, התחל מ"כותרת משרה "שאותה תרצה להדגיש כדי שהיא תקבל את מירב תשומת הלב. לאחר מכן, הוסף "מפקח", כדי שהמועמדים יידעו למי הם ידווחו. לאחר מכן, ספק כמות משמעותית של מקום ל"סיכום המשרה ", יחד עם קווים לפירוט של" התפקידים העיקריים "של המשרה. לאחר מכן, ייתכן שתרצה לכלול קטעים ל"מיומנויות נדרשות "ו"הסמכות" וכן קטע לתאר כל "תנאי עבודה" ספציפיים. לבסוף, צור מקום ל"משכורת "בתחתית התבנית שלך. למידע נוסף על הוספת מדור לכל תבנית פיזית או נפשית לתבנית תיאור התפקיד שלך, המשך לקרוא!
תרצה להשאיר מקום בתחילת תבנית תיאור התפקיד שלך לשם התפקיד.
תיאור תפקיד הוא מסמך חשוב ביותר המשמש לשכירת עובדים וניהולם. הוא מתקשר עם האחריות של האדם העושה את העבודה, ואת הכישורים והמיומנויות הדרושים להשלמתה. בעל תבנית לכל תיאורי התפקידים בתוך חברה או ארגון יעזור לשמור עליהם עקביים ואחידים בסגנונם ובמהותם, וכן יבטיח תהליך גיוס הוגן. צור מסמך המספק תמונת מצב של החברה והמחלקה, ואז מספק מקום לתפקידים ולכישורים הנדרשים הקשורים לכל תפקיד מסוים.
חלק 1 מתוך 3: איסוף מידע
- 1החלט מי ייצור את התבנית. בדרך כלל, ארגונים משתמשים במשאבי אנוש או במחלקת כוח האדם שלהם כדי ליצור תבניות לתיאור משרות. אולם במקרים מסוימים, קבוצה מחלקתית, מנהל או אדם אחר (בדרך כלל המפקח הישיר על תפקיד) עשויים להיות אחראים ליצירת תפקיד כזה. בכל מקרה, וודא שיוצר התבנית מכיר את צרכי החברה או הארגון.
- 2כתוב תיאור של החברה או הארגון שלך. סקירה זו תיכלל עם כל תיאורי התפקידים, כדי לתת תחושה של מקום העבודה שלך. לפיכך, ניתן לכתוב זאת מבעוד מועד כך שניתן יהיה להכניסו לתבנית בעת הכנתה.
- 3הכן סיכומי עבודה, אם זה רלוונטי. תוכל להשתמש בתבנית תיאור המשרה בה אתה משתמש לכל משרה שאתה מפרסם על ידי מילוי התבנית עם המידע הרלוונטי לתפקיד זה. עם זאת, אם אתה מבצע (או מצפה לעשות) הרבה עובדים למשרה מסוימת, אתה עשוי להכין תבנית מיוחדת הכוללת סיכום של אותה משרה. זה יחסוך לך קצת זמן.
- למשל, בית ספר עשוי לכלול תבנית כללית לכל המשרות, כמו גם תבנית מיוחדת יותר למורים למתמטיקה, אחרת למורים לאנגלית וכו '.
חלק 2 מתוך 3: יצירת התבנית
- 1התחל עם כותרת המיקום. שם התפקיד הספציפי חשוב מכיוון שהוא מבדיל תפקיד זה מזה. תרצה להשאיר מקום בתחילת תבנית תיאור התפקיד שלך לשם התפקיד.
- שקול לכלול תואר משרה ספציפי מספיק כדי להבדיל את התפקיד ולעזור לאדם להבין את חובותיו, אך גם רחב מספיק כדי לכסות את כל החובות הפוטנציאליות בתפקיד.
- למשל, "מורה" יכול להיות רחב מדי מכותרת תפקיד, בעוד ש"מורה למתמטיקה לכיתה ז ' "עשוי להיות ספציפי מדי אם התפקיד צריך מדי פעם גם ללמד מתמטיקה לכיתות ו' או ח '. במקום זאת, " מורה למתמטיקה בכיתות ביניים " עשוי להיות ספציפי ורחב מספיק.
- לעיתים קרובות, כותרת התפקיד מעוצבת במיוחד (תוך שימוש בגופן מודגש, או בגודל גופן גדול יותר וכו ') על מנת למשוך תשומת לב אליו.
כדי ליצור תבנית תיאור משרה, התחל מ"כותרת משרה ", שאותה תרצה להדגיש כדי שהיא תקבל את מירב תשומת הלב. - 2השאר מקום לציון המחלקה (אם רלוונטי). אם החברה או הארגון שלך מחולקים למספר סעיפים, אז על תיאור התפקיד להזכיר לאיזו מחלקה או יחידה אחרת שדווקא התפקיד המסוים מדווח עליה. בעת יצירת תבנית תיאור משרה, חשוב להשאיר מקום לרישום המחלקה, בדרך כלל בסמוך לתחילת המסמך.
- 3הגדר את המפקח. יתכן שתמצא תועלת להשאיר חלק בתבנית שלך שישמש לפירוט הפיקוח על משרה מסוימת ו / או עד כמה היא מפוקחת. זה יכול לעזור לאדם להבין למי הוא או היא ידווחו בעת ביצוע תפקיד מסוים, ואת תפקיד המשרה בהיררכיה של חברה או ארגון.
- אתה יכול גם להשאיר מדור לדיון בתפקידי הפיקוח על תפקיד מסוים (אם רלוונטי), אם זה כרוך בניהול אנשים אחרים.
- הכללת סעיף על פיקוח במסגרת תיאור תפקיד יכולה להיות גם תיעוד שימושי בעת קביעת אופן הטיפול בסכסוכים שעלולים להיווצר בנוגע לתפקיד מסוים.
- 4ספק קטע סיכום משרות. חשוב על כך כמתאר את מטרת התפקיד ואת תפקידו בתוך החברה או הארגון שלך בכללותו. סיכום תפקיד יאשר בקצרה את יסודות התפקיד, לכן השאר מקום בתבנית תיאור התפקיד שלך כדי לענות:
- מה אתה רוצה שהעבודה תשיג?
- מה מטרתו?
- מה חובתו העיקרית של האדם העובד בתפקיד זה?
- 5צרו מרחב לתיאור חובות ואחריות חיוניים. אלה עשויים להיקרא "פונקציות עיקריות" או "פונקציות חיוניות". איך שלא תקראו לזה, החלק הזה בתיאור התפקיד אמור לספק רשימה של התפקידים הקשורים לתפקיד, לא משנה מי ימלא אותו.
- רשום את החובות לפי סדר חשיבות, תוך שימוש ברשימת תבליטים או בעיצוב ברור אחר.
- זכור את המודל הבא כדי לכתוב ביעילות על החובות החיוניות של תפקיד: מילת פעולה + נושא + פעילויות ספציפיות. לדוגמה, ייתכן לרשום החובה ספציפית אחת של קצין ציות בטיחות במקום עבודה כמו " להכין דוחות בטיחות חודשיים על ידי איסוף, אימות ויצירת מסכם נתוני בטיחות במקום עבודה."
- ייתכן שתרצה לכלול גם אחוזים המתארים את משך הזמן שמשרה מקדישה לתפקידים מסוימים. לדוגמה, ניתן להשתמש בתבנית תיאור תפקיד למורים כדי לציין שאולי 75% מהתפקיד מוקדש לתפקידי הוראה, 15% לייעוץ לסטודנטים ו -10% לכהן בוועדות.
- 6שקול להשאיר מקום לתפקידים "אחרים". אם התפקידים המדויקים של תפקידים מסוימים בחברה או בארגון שלך תלויים באנשים שממלאים אותם, ייתכן שתרצה להשאיר מקום בו נאמר "תפקידים אחרים עשויים לכלול...." זה ייתן לך גמישות לשלב חובות ותחומי אחריות אחרים על ניסיון או יכולות של מועמד.
- 7צור מדור מיומנויות נדרש. זיהוי מערך מיומנויות מסוים הנדרש לביצוע בעבודה מסוימת יכול לעזור לאנשים להבין אם יש להם יכולות וידע להשלים את חובותיו הבסיסיות.
- דוגמאות לכישורים כוללים דברים כמו "יכולת להשתמש בתוכנת גיליונות אלקטרוניים בצורה מיומנת" ו"ניהול צוות יעיל של 5-6 מתמחים "
- זכור שכישורים עשויים להיות "קשים" (מיומנויות הניתנות ללמידה, כגון עבודה עם כלי מסוים, הכרת תוכנה ספציפית או יכולת ליצור סוג מסוים של מסמך או אובייקט) או "רכים" (המכונים לעתים קרובות "כישורי אנשים"., "אלה מתייחסים ליכולת שלך לתקשר עם אחרים ולהשתמש באינטליגנציה רגשית). תבנית תיאור התפקיד שלך עשויה לרצות לשקף זאת על ידי יצירת מקום ספציפי עבור אחד או השני או שניהם.
חלק הכישורים של תבנית תיאור התפקיד משמש לרשימת כל השכלה, הכשרה ספציפית או הסמכה הנדרשים לביצוע התפקיד. - 8הקדישו מקום לרישום הכישורים הנדרשים. קטע הכישורים בתבנית תיאור התפקיד משמש לרשימת כל השכלה, הכשרה ספציפית או הסמכה הנדרשים לביצוע התפקיד.
- הכישורים עשויים לכלול: תארים שנצברו; מספר ספציפי של שנות ניסיון בעבודה מסוג מסוים; ניסיון באמצעות ציוד ספציפי, תוכנה וכו '; ואישורים הנדרשים על פי חוק או תקנות אחרות על מנת להשלים את חובות העבודה.
- תוכל גם לשקול לכלול מקום בתבנית שלך למינימום כישורים כמו גם כישורים רצויים. לדוגמא, תפקיד מסוים עשוי לדרוש את הידע והניסיון של תואר ראשון בכדי לבצע את חובותיו החיוניות, אך החברה או הארגון שלך עשויים להעדיף שמי שעובד בתפקיד זה יהיה בעל תואר שני.
- 9פנה מקום לתאר כל מאמץ פיזי או נפשי מיוחד שהתפקיד עשוי לדרוש. לדוגמה, ייתכן שתרצה מקום בתבנית תיאור התפקיד שלך כדי לתאר אם תפקיד מסוים דורש דברים כמו הרמת חפצים כבדים, ישיבה ממושכת, ביצוע משימות חוזרות או נסיעה.
- 10השאירו מדור לאפיון תנאי העבודה. בחלק מהתפקידים יש חשיפה של תנאי עבודה. לדוגמא, עמדות מסוימות דורשות עבודה עם או סביב דברים כמו חומרים רעילים, ציוד שעלול להיות מסוכן, רעש מוגזם או מזג אוויר קיצוני. אם זה רלוונטי למקום העבודה שלך (או עשוי להיות רלוונטי לתפקידים מסוימים), כלול עבורו קטע בתבנית תיאור התפקיד שלך.
- אם למיקום מסוים שאליו אתה משתמש מאוחר יותר בתבנית אין תנאי עבודה מסוכנים או בולטים אחרת, תוכל לכתוב משהו כמו " סביבת משרד רגילה " בסעיף זה, או פשוט למחוק אותו מהתבנית.
- 11פנה מקום לפרט על המשכורת, ההטבות או המימון. אם תבנית תיאור התפקיד שאתה יוצר תשמש או עשויה לשמש לפרסום תפקידים פתוחים ולגיוס מועמדים, תוכל גם להחליט לכלול מידע פיננסי. אתה רשאי לעזוב מקום לזהות שכר או טווח משכורות מסוים, תיאור ההטבות הקיימות במוסד שלך (בין אם כללי ובין אם ספציפי לתפקיד), ומקור המימון של התפקיד, אם זה רלוונטי.
חלק 3 מתוך 3: סקירת התבנית
- 1הפץ טיוטה של התבנית שלך למנהלים ומפקחים. כל מי שיצטרך להשתמש בתבנית ליצירת תיאורי תפקידים אמור לקבל הזדמנות לבדוק את התבנית, לספק עליה משוב ולעבוד יחד בכדי לבצע בה שיפורים.
- 2השתמש בתבנית כדי להזין כמה תיאורי תפקידים שכבר כתובים. זה יעזור לך לקבוע אם השארת משהו, או שאתה צריך להרחיב את התבנית. אם עדיין לא כתוב תיאור תפקיד, השתמש בתבנית לתרגול כתיבה, ואז בדוק אותו יחד עם כל המנהלים הרלוונטיים.
תוכל להשתמש בתבנית תיאור המשרה בה אתה משתמש לכל משרה שאתה מפרסם על ידי מילוי התבנית עם המידע הרלוונטי לתפקיד זה. - 3שמור את התבנית. שמור את התבנית במקום נגיש בקלות. אם אנשים רבים ושונים יצטרכו לגשת לתבנית על מנת לכתוב תיאורי תפקידים, היא צריכה להיות זמינה.
- לדוגמה, שים את התבנית הסופית באינטרא-נט של החברה, אם יש לך אחת. אחרת, שמור אותו בתיקיה משותפת או באחסון בענן.
- 4סקור ועדכן את תבנית תיאור המשרה באופן קבוע. כאשר חברה או ארגון משתנים וגדלים, תיאורי התפקידים שלה יהיו גם כן. הפוך סקירה תקופתית (שנתית, דו שנתית וכו ') של התבנית לפריט לוח שנה בפגישות משאבי אנוש וניהול שלך.
- אל תכלול כל מידע שיפלה לרעה אדם על פי גיל, מין, מיניות, גזע, מוגבלות, לאום וכו '.
קרא גם: איך להעסיק עובדים זמניים?
תגובות (1)
- זה עזר במשימה בריאותית.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
