איך לכתוב מפרט עבודה?
התבונן בכמה מהיעדים הנפוצים הללו שיהיה על תיאור משרה טוב: תיאור התפקיד יכסה את הפרטים הדרושים של משרה זו.
בין אם אתה יוצר משרה חדשה או ממלא משרה ישנה, יהיה עליך ליצור תיאור משרה. תיאור התפקיד יאפשר למחפש עבודה לקבל הבנה מדויקת מה התפקיד דורש ומה עשויות להיות אחריותו. תרצה לפרט בקפידה, לארגן ולהציג את המידע המשויך לתפקיד שפתוח כרגע כדי ליצור תיאור תפקיד אידיאלי.
חלק 1 מתוך 3: יצירת תיאור התפקיד
- 1כתוב מתווה גס. זה יכול להיות מועיל ליצור מתווה מחוספס של תיאור התפקיד שלך לפני שתקבע לכתוב את הגרסאות הסופיות. זה יאפשר לך לאסוף את כל פרטי התפקיד ולוודא שאתה לא שוכח לכלול נקודות חשובות. נסה ליצור ולהשתמש במתאר גס של תיאור התפקיד כדי לעזור ללטש את הגרסה הסופית שאתה מפרסם.
- ערכו רשימה פשוטה של הפרטים המעורבים בתפקיד. כלול דברים כמו שכר, תפקיד, שעות קבועות או פרטים אחרים שאתה חושב שיהיה שימושי.
- תארו כמה מהאחריות המרכזית בתפקיד.
- בדוק במהירות כיצד מתבצעים כמה מתהליכי המפתח והכלל אותם ברשימה שלך.
- חשוב על חלק מהכישורים שתרצה שהמבקש שלך יהיה ורשום אותם.
- 2החליטו על תואר המשרה. יתכן ויש לך מושג גס כיצד לקרוא למיקום הפתוח, אך זיקוק זה יכול להשפיע על תהליך הבקשה בקפידה. מסיבה זו, תרצה לחשוב אילו מונחים מתארים במדויק את העבודה. התואר שלך צריך להיות תמציתי וממחיש, ולמשוך את תשומת ליבם של מועמדים פוטנציאליים באופן מיידי.
- הימנע מכותרות ארוכות מדי.
- הימנע משימוש במונחים מעורפלים.
- ודא שהמונחים שבהם אתה משתמש משקפים במדויק את המיקום.
- לדוגמא, "מנהל ראשי של צוות הסטודנטים החדש במכללת בנסון" יהיה ארוך מדי.
- "מנהל ראשי" או "מנהל תוכנית" יהיו כותרים מקובלים.
- 3כלול את פרטי התפקיד. לא תצטרך לכתוב הרבה על כל פרט משרה, אך תצטרך לכלול הרבה מהם. פרטים אלה יאפשרו למועמד להבין במהירות את האופי הכללי של התפקיד ולהחליט אם זה מתאים להם. נסה לכלול כמה מפרטי תיאור המשרה הנפוצים הבאים כדי להשלים את התיאור שלך:
- סיווג התפקיד
- שכר
- שכר ציון
- מחלקה
- מקום
- סוג עבודה
- טווח משרות
- עמדות דומות
הקפד לכלול כמה מהפרטים הבאים על גורמי התפקיד בתיאור התפקיד שלך. - 4צור סיכום של העבודה. מעבר להצגת פרטי התפקיד, תרצה לכתוב סיכום קצר של התפקיד עצמו. סיכום זה יאפשר למועמדים להשיג הבנה בהקשר של פרטי התפקיד. רוב הסיכומים יהיו באורך של פסקה בלבד ויכסו את חובות הבסיס ודרישות התפקיד.
- 5כלול את החובות והאחריות של העבודה. כדי לתת למועמד שלך הערכה מלאה של מה בדיוק התפקיד ידרוש מהם, תרצה לכלול רשימה מלאה של חובות הקשורות לתפקיד. זה יאפשר למבקש לשפוט במדויק אם הוא מסוגל לעמוד בדרישות התפקיד. זכור כמה מהטיפים הבאים בעת כתיבת החובות והאחריות של המשרה הפתוחה:
- אתה יכול לנסות לפרק כל אחריות לשלוש קטגוריות: האחריות העיקרית, משפט המתאר את האחריות וכמות המיקוד שמקבלת האחריות.
- לרוב המשרות תהיה בין שלוש לחמש אחריות מרכזית.
- נסה לשמור על השפה שלך תמציתית. השתמש בתבנית "מילת פעולה + נושא + פעילויות ספציפיות". לדוגמא, " איזון תקציבים חודשיים על ידי בדיקת דוחות " יתאים היטב.
- 6הוסף גורמי תפקיד לתיאור. רוב הסיכויים שיהיו לך רמות מסוימות של כישורים שתצטרך למלא אחר המועמד. גורמי עבודה אלה יעזרו למועמדים ללמוד אם הם האדם הנכון לתפקיד. הקפד לכלול כמה מהפרטים הבאים אודות גורמי התפקיד בתיאור התפקיד שלך:
- רמת השכלה מינימלית
- מינימום רמות ניסיון
- כישורים או יכולות נדרשים
- פרטים בדבר כמות שעות העבודה בשבוע
חלק 2 מתוך 3: ליטוש תיאור התפקיד
- 1להבין מה תיאור תפקיד טוב צריך לעשות. לפני שתתחיל ליצור את תיאור התפקיד שלך, תרצה ללמוד עוד על המרכיבים שעל תיאור טוב להיות. לדעת מה תיאור התפקיד צריך לעשות יכול לעזור לך ליצור כזה שיביא בהצלחה מועמדים וימלא את התפקיד הפתוח. התבונן בכמה מהיעדים הנפוצים האלה שעל תיאור משרה טוב צריך להיות:
- תיאור התפקיד יכסה את הפרטים הדרושים של משרה זו.
- תיאור התפקיד אמור לכסות את חובות התפקיד.
- תיאורי התפקיד צריכים לתאר כיצד מתבצעת עבודה.
- תיאור תפקיד טוב יאפשר למועמד להעריך את התפקיד וללמוד אם הוא כשיר.
- מי שקורא את התיאור צריך להרגיש שהוא מבין בבירור את אופי התפקיד.
מעבר להצגת פרטי התפקיד, תרצה לכתוב סיכום קצר של התפקיד עצמו. - 2חשוב על מפרט העבודה מנקודת מבטו של מחפש העבודה. כאשר אתה יוצר תיאור התפקיד שלך, זה רעיון טוב לחשוב על זה מהווה את מחפשי עבודת נקודת מבט. רוב הסיכויים הם שכבר תדעו הרבה על התפקיד ועשויים להשמיט פרטים שנראים לכם מובנים מאליהם. תמיד דמיין שאתה מישהו שקורא לראשונה על התפקיד בעת כתיבת התיאור שלך.
- הימנע משימוש בז'רגון של החברה.
- כלול פרטים שמחפש עבודה ירצה לראות.
- הבהרת אופי המשרה יכולה לסייע בהגדלת כמות המועמדים המוסמכים הפונים.
- 3ארגן את תיאור התפקיד שלך. בעל היטב מאורגן תיאור התפקיד יאפשר למועמדים פוטנציאליים כדי להבין מהם התפקידים ותחומי האחריות הן קריטיות. מועמדים יוכלו גם ללמוד אם כישוריהם ויכולותיהם מתאימים לתפקיד. זכור כמה טיפים אלה בעת ארגון תיאור התפקיד שלך.
- באופן כללי, תחילה יופיעו חובות חשובות יותר או נפוצות יותר.
- אתה רוצה לרשום את הכישורים הדרושים לפני אופציונלים.
- הצב את הסקירה והפרטים לפני דיונים מעמיקים יותר על התפקיד.
- 4השתמש בסוג השפה הנכון. לתיאורי המשרה יש גוון וסגנון כתיבה מסוים בו תרצו להשתמש. סגנון כתיבה זה יעזור למועמדים להבין במהירות אם העמדה מתאימה להם. תשתמש בשפה ברורה ומדויקת לאורך כל המסמך כדי להקל על הקריאה וההבנה. השתמש בכמה מהטכניקות הללו כדי לשמור על תיאור התפקיד שלך ברור:
- כתוב את תיאור התפקיד שלך בזמן הווה.
- גזור מאמרים מיותרים כמו "a", "an" או "the".
- כלול רק את הפרטים הדרושים בתיאורים שלך.
- נסו להימנע משימוש בכינויים מגדריים.
- הימנע משימוש במונחים סובייקטיביים לתיאור העמדה. לדוגמה, תרצה לא לכלול מילים כמו "מסובך", "לעתים קרובות", "לעתים קרובות" או "כמה".
חלק 3 מתוך 3: הימנעות מטעויות נפוצות
- 1אל תשתמש בז'רגון מקצועי או פנימי. למרות שאתה וצוות הגיוס שלך אולי מכירים את התנאים הייחודיים של החברה שלך, המועמד לא יהיה. כשאתה יוצר את תיאור התפקיד שלך, אתה תמיד תרצה להימנע משימוש במינוח טכני או פנימי. זה יעזור להבהיר את אופי התפקיד לכל מי שפונה.
כשאתה יוצר את תיאור המשרה שלך, מומלץ לחשוב על כך מתוך נקודת המבט של דורשי העבודה. - 2הימנע מלהיות לא מציאותי. כשאתם עובדים לתפקיד, תרצו להעסיק את האדם הכי טוב שיש. עם זאת, אתה גם רוצה להיות מציאותי בציפיות שלך. קיום דרישות גבוהות מדי או בלתי אפשרי לעמוד בהן יקשה על מילוי המשרה הפתוחה. ודא תמיד שהדרישות שאתה מציין בתיאור התפקיד שלך הן מציאותיות והכרחיות.
- 3אל תזניחו את עדכון תיאור התפקיד. גם לאחר שיצרת את תיאור התפקיד, עבודתך לא הסתיימה. חשוב שתעדכן את תיאורי המשרות ותתאים את תוכנם לצרכים הנוכחיים של המשרה. עיין מדי פעם בתיאורי התפקיד שלך כדי לוודא שהם משקפים את כל השינויים שעברו על החברה שלך או על התפקיד.
- לדוגמא, ייתכן שדרישות ההשכלה המינימליות עלו.
- ייתכן שטווחי השכר השתנו מאז שיצרת את תיאור התפקיד המקורי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
