איך לכתוב תזכיר?
הדרך הטובה ביותר לכתוב תזכיר היא להתחיל בהקדמה של פסקה אחת המסבירה מה קורה או מה אתה רוצה שאנשים יעשו ולמה. לאחר מכן, כתוב גוף הכולל מידע רקע נוסף וראיות התומכות בהחלטה עליה אתה מודיע לאנשים. אם אנשים צריכים לנקוט בפעולה, הבהיר מה עליהם לעשות ומתי. סיום את התזכיר שלך בסיכום ידידותי שמדגיש מדוע לדעתך ההחלטה היא לטובה. לקבלת עצות נוספות מהסוקר שלנו, כמו כיצד לכתוב כותרת תזכיר ולחתום על תזכיר, המשך לקרוא!
תזכירים הם דרך נהדרת להעביר החלטות גדולות או שינויים במדיניות לעובדים או לעמיתים שלך. חשוב שתקדיש את הזמן לעצב תזכיר טוב כדי שהמסר שלך יתגלה איך שאתה רוצה.
חלק 1 מתוך 4: כתיבת כותרת התזכיר
- 1הקלד "תזכיר" בראש העמוד. ציין כי מסמך זה הוא תזכיר בתחילת הדרך. תייג את העמוד "MEMORANDUM" 4 ס"מ (3,8 ס"מ) מראש הדף. שים את המילה מודגשת בשורה הראשונה. אתה יכול למרכז אותו בקו זה או ליישר אותו שמאלה. אתה יכול גם לבחור להגדיל את הגופן עבור מילה זו.
- רווח כפול בין שורה זו לשורה הבאה בכותרת.
- 2פנה אל הנמען כראוי. תזכיר הוא תקשורת עסקית רשמית, וכדאי לפנות לקורא גם באופן רשמי. השתמש בשם ובכותרת המלאה של האדם שאליו אתה שולח את התזכיר.
- אם אתה שולח תזכיר לכל הצוות, אתה יכול לכתוב: "אל: כל העובדים."
- 3הוסף נמענים נוספים בשורת CC. בשורת "CC" מצוין מי יקבל "העתק באדיבות" של התזכיר. זה לא האדם אליו מופנה התזכיר. במקום זאת, זה מישהו שעשוי להזדקק להישאר מעודכן לגבי מדיניות או נושאים שאתה מתייחס אליהם בתזכיר.
- 4כתוב את שמך בשורת "מאת". הכותרת צריכה לכלול את מי כותב ושולח את התזכיר. שמך המלא ותואר התפקיד שלך מופיעים בשורה זו.
- 5כלול את התאריך. כתוב את התאריך השלם, כתיב את החודש וכולל את התאריך והשנה. לדוגמה, כתוב: "DATE: 5 בינואר 2015" או "DATE: 5 ינואר 2015."
- 6בחר ביטוי ספציפי עבור שורת הנושא. שורת הנושא נותנת לקורא מושג על מה התזכיר. היה ספציפי אך תמציתי.
- לדוגמא, במקום לכתוב "נמלים" לנושא, היה ספציפי יותר על ידי כתיבת "הבעיה של נמלים במשרד".
- 7עצב את הכותרת כראוי. הכותרת צריכה להיות בראש הדף, מיושרת לצד שמאל של הדף. השתמש באותיות רישיות במילים "TO:", "FROM:", "DATE:" ו- "SUBJECT:".
- כותרת לדוגמא תיראה כך:
TO: שם ותואר תפקיד של הנמען
FROM: שמך ותואר התפקיד
תאריך: התאריך השלם בו נכתב התזכיר
נושא: (או RE:) על מה התזכיר (מודגש בצורה כלשהי) - בעת בניית הכותרת, הקפד להכפיל את הרווח בין החלקים וליישר את הטקסט.
- אתה יכול לבחור להוסיף שורה מתחת לכותרת שעוברת לאורך כל הדף. זה יפריד בין הכותרת לגוף התזכיר.
- כותרת לדוגמא תיראה כך:
חלק 2 מתוך 4: כתיבת גוף התזכיר
- 1שקול מי הקהל צריך להיות. כדי לגרום לאנשים לקרוא ולהגיב לתזכיר, חשוב להתאים את הטון, האורך ורמת הפורמליות של התזכיר לקהל שיקרא אותו. כדי לעשות זאת ביעילות דורש שיהיה לך מושג למי מיועד התזכיר.
- חשוב על סדרי העדיפויות והחששות של הקהל שלך.
- נסה לחזות את כל השאלות שיש לקוראים שלך. סיעור מוחות של תוכן כלשהו לתזכיר, כגון דוגמאות, ראיות או מידע אחר שישכנע אותם.
- התחשבות בקהל מאפשרת לך להיות רגיש לכלול מידע או תחושות שאינם הולמים את הקוראים שלך.
- 2דלג על ברכה רשמית. תזכיר לא מתחיל בברכה כמו "מר אדוארדס היקר". במקום זאת, צלול ישר אל קטע הפתיחה שלך המציג את העניין עליו אתה דן במזכר.
- 3הציגו את הבעיה או הנושא בפסקה הראשונה. תן להם בקצרה את ההקשר מאחורי הפעולה שאתה רוצה שהם יבצעו. זה קצת כמו הצהרת תזה, שמציגה את הנושא וקובעת למה זה חשוב. אתה יכול גם לראות את ההקדמה כמופשט, או סיכום של כל התזכיר.
- כהנחיה כללית, הפתיחה צריכה להימשך כפסקה אחת.
- 4לדוגמה, ייתכן שתכתוב: "החל מ -1 ביולי 2015 תאגיד XYZ יישם מדיניות חדשה בנוגע לכיסוי בריאות. כל העובדים יקבלו כיסוי בריאות ויקבלו מינימום של 11 אירו לשעה."
- 5תן הקשר לנושא הנדון. הקורא שלך עשוי להזדקק למידע רקע לגבי הנושא שאתה מטפל בו. תן קצת הקשר, אבל היה קצר וקבע רק מה שנחוץ.
- אם זה רלוונטי, המשך בתזכיר שלך וציין מדוע המדיניות מיושמת. לדוגמה, ייתכן שתכתוב: " ממשלת המחוז הצביעה לדרוש מכל העובדים במחוז לקבל שכר מינימום של 11 € לשעה."
- 6תמכו בדרך הפעולה שלכם בגזרת הדיונים. תן סיכום קצר של הפעולות שייושמו. תן ראיות וסיבות הגיוניות לפתרונות שאתה מציע. התחל עם המידע החשוב ביותר, ואז עובר לעובדות ספציפיות או תומכות. ציין כיצד הקוראים ירוויחו מנקיטת הפעולה עליה אתה ממליץ, או שיקופחו בגלל חוסר פעולה.
- אל תהסס לכלול גרפיקה, רשימות או תרשימים, במיוחד בתזכירים ארוכים יותר. רק היה בטוח שהם באמת רלוונטיים ומשכנעים.
- להזכרות ארוכות יותר, שקול לכתוב כותרות קצרות המבהירות את התוכן של כל קטגוריה. לדוגמא, במקום לציין "מדיניות", כתוב "מדיניות חדשה לגבי עובדים במשרה חלקית." היה ספציפי וקצר בכל כותרת, כך שהנקודה הבסיסית במזכרך תובהר לקורא מיד.
- 7הצע את הפעולות שעל הקורא לנקוט. תזכיר הוא קריאה לפעולה בנושא מסוים, בין אם מדובר בהכרזה על מוצר חדש של החברה, מדיניות חדשה בנוגע לדוחות הוצאות, או הצהרה על אופן הטיפול בחברה בבעיה. בצע מחדש את הפעולה שעל הקורא לבצע בפסקה או במשפט הסיום.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב "כל העובדים חייבים להשתמש במערכת החשבונאות החדשה עד ליום 1 ביוני 2015."
- זה יכול לכלול גם כמה ראיות לגיבוי ההמלצות שלך.
- 8סגרו את התזכיר בסיכום חיובי וחם. בפסקה הסופית של התזכיר יש לבצע מחדש את הצעדים הבאים לטיפול בנדון. זה צריך לכלול גם פתק חם שמדגיש את סולידריות הארגון.
- אולי תכתוב, "אני אשמח לדון איתך בהמלצות אלה בהמשך ולבצע את ההחלטות שתקבל."
- אתה עלול לסיים במשהו כמו: "אנו נרגשים מהרחבת קו המוצרים הזה. אנו בטוחים שזה יגדיל את העסק שלנו ויהפוך את החברה הזו לעסק בר קיימא יותר."
- בדרך כלל זה צריך להיות באורך של שני עד שני משפטים.
חלק 3 מתוך 4: השלמת התזכיר
- 1פרמט את התזכיר כראוי. השתמש בפורמט סטנדרטי לתזכיר שלך כדי להבטיח שהוא קל לקריאה. השתמש בגופן בן 12 נקודות כגון Times New Roman או Arial. השתמש בשוליים באינץ 'בצד שמאל, ימין ותחתון.
- השתמש בפסקאות בסגנון בלוק. רווח כפול בין פסקאות. אל תכניס כל פסקה לכניסה.
- 2הגה את התזכיר שלך. בדוק וערוך את התזכיר שלך כדי לוודא שהוא ברור, תמציתי, משכנע ונקי משגיאות. בדוק שאתה עקבי בסוג השפה בה אתה משתמש. הסר מילים מדעיות מיותרות או ז'רגון טכני.
- בדוק אם יש שגיאות כתיב, דקדוק ותוכן. שימו לב במיוחד לשמות, תאריכים או מספרים.
- בדוק שהוא לא ארוך מדי, וגזור כל חומר זר.
- 3כתוב ביד את ראשי התיבות שלך לפי שמך. תזכיר אינו כולל שורת חתימה. אבל עליך לפתוח את התזכיר עם עט בכותרת. כתוב את ראשי התיבות שלך ליד שמך. זה מצביע על אישור התזכיר.
- 4השתמש בנייר מכתבים תזכיר. יכול להיות שיש לך נייר מכתבים מיוחד המיועד לתזכירים, או שתשתמש בנייר מכתבים עסקי רגיל.
- אם אתה יוצר מסמך דיגיטלי (למשל לשימוש בדוא"ל), ייתכן שתרצה ליצור נייר מכתבים משלך במסמך Word בעל לוגו החברה שלך ופרטי קשר בסיסיים. השתמש בזה בתור תבנית התזכורת שלך לכל תזכיר שאתה שולח.
- 5בחר את שיטת המסירה שלך. קבע את הדרך הטובה ביותר להפיץ את התזכיר שלך. ייתכן שתרצה להדפיס עותקים קשיחים של התזכיר ולהפיץ אותו כך. אתה יכול גם לשלוח אותו באמצעות דוא"ל.
- אם אתה שולח את התזכיר שלך באמצעות דוא"ל, ייתכן שתרצה לעצב את הדוא"ל שלך ב- HTML. לחלופין, אתה יכול לשמור את התזכיר שלך כקובץ PDF ולצרף אותו לדוא"ל שלך.
חלק 4 מתוך 4: שימוש בתבניות תזכיר
- 1חפש תבניות תזכיר. שקול אם ברצונך להשתמש בתבנית במקום לכתוב תזכיר מאפס. אם כן, דרך הפעולה הראשונה שלך צריכה להיות חיפוש באינטרנט כמה תבניות תזכורות טובות. ל- Microsoft Word יש גם תבניות תזכיר. תבניות בדרך כלל כולן חולקות את אותה עיצוב בסיסי, אך הן עשויות להשתמש בגופנים, גדלים ועיצובים שונים.
- הורד את התבנית המתאימה ביותר לצרכיך.
- הקפד לקרוא את תנאי השימוש לפני שתשתמש בתבניות כלשהן ממקור אינטרנט.
- 2פתח את התבנית שהורדת במחשב שלך. לאחר לחיצה על כפתור ההורדה, התבנית תורד אוטומטית למחשב שלך או עשויה לנקוט כמה צעדים בכדי להתחיל בהורדה. זה מוריד כקובץ zip, אז אתה צריך לפתוח את הקובץ ואז לפתוח אותו ב- Microsoft Word.
- מומלץ להשתמש בגירסה העדכנית ביותר של Microsoft Word על מנת להבטיח שלא תיתקל בבעיות תוכנה בלתי צפויות ושהתבנית תפעל כפי שהיא תוכננה לתפקד. אם אתה פועל בגירסה ישנה יותר של Microsoft Word, פשוט עדכן את התוכנה שלך לפני שתוריד תבניות כלשהן.
- 3הגדר את הכותרת שלך. זכור שהכל בתבנית משתנה. אתה יכול להתאים אישית כל חלק בתבנית התזכורת בהתאם לצרכים הספציפיים שלך. לדוגמה, תוכל להוסיף את הלוגו ואת סימן זכויות היוצרים שלך בחלק הכותרת של התבנית. פשוט לחץ על קטע הכותרת והקלד את פרטי החברה שלך.
- 4מלא את השדות בכותרת התבנית. הקפד למלא את השדות "TO" ו- "FROM", כמו גם את השדות "CC" ו- "SUBJECT". היזהר בעת מילוי שדות אלה כדי לוודא שלא דילגת על שום שדה, השארת חלקם ריקים או שלא טעית בהקלדה איפשהו בדרך.
- 5הקלד את ההודעה שלך. כתוב בגוף את חלקי ההקדמה, ההקשר, הדיון והסיכום של התזכיר שלך. אם תרצה, תוכל להשתמש בנקודות תבליט או ברשימות כדי לארגן מידע.
- שמור על עיצוב התבנית. זה יבטיח כי יישור הפסקאות שלך תקין ויש לך את השוליים ואת גודל הגופן הנכונים.
- במידת הצורך, תוכל אפילו להתאים אישית את התזכיר לשימוש בטבלה. לפעמים זה רעיון טוב, במיוחד אם שימוש ברשימת תבליטים או משהו דומה גורם לתזכיר להראות צפוף מדי או קשה לקריאה.
- וודא שמחקת מילים שכבר היו בתבנית. כמו כן, קרא היטב את התזכיר לפני שתשלח אותו.
- 6הקפד לבדוק את הכותרת התחתונה. כותרת התחתונה היא הרווח שבתחתית הדף שלעתים קרובות יש מידע נוסף. אתה יכול לכלול כאן את פרטי החברה שלך או את פרטי הקשר האישיים שלך. חשוב שתקדיש את הזמן לוודא שמידע זה נכון. הדבר האחרון שאתה רוצה שיקרה הוא לכתוב תזכיר מצוין ואז לקבל פרטי קשר שגויים או שהמידע הזה חסר לגמרי.
- 7התאם אישית את המראה שלך. אחד הדברים המושכים ביותר בתבנית הוא שאפילו תוכל לשנות את צבע המסמך. זה מאפשר לך להפעיל מידה מסוימת של אישיות וגורם לכל המסמך להתבלט בצורה מדויקת יותר. זה גם מאפשר לך לבחור צבע המתאים למצב העומד על מנת להבטיח שהתזכיר יהיה מרשים מבחינה ויזואלית, אך מקצועי.
- 8שמור את התזכיר שלך כמסמך ייחודי. הקפד לשמור עותק של תזכיר זה. אז יהיה לך מסמך גיבוי דיגיטלי המספק הוכחה לתקשורת העסקית שלך.
- 9שמור את התבנית כך שתוכל להשתמש בה שוב. בכל פעם שאתה צריך להשתמש בתזכיר לנושא מעט שונה בעתיד, פשוט שנה כל שדה כך שיתאים לנושא התזכיר המסוים. זה יחסוך לך זמן וגם יעזור לך ליצור תזכיר עקבי שהוא מקצועי ושימשוך את תשומת ליבם של אנשים כך שהתזכיר יקרא בצורה מהירה.
- אל תתן יותר מדי למה. חשוב להסביר מדוע אתה רוצה שנעשה משהו, אך אל תגזים.
- תזכירים צריכים להיות קצרים תמיד.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר כדי להזכיר לאנשים על הכשרות העזרה הראשונה הקרובה?הנה דוגמה לשימוש בתבנית מהמאמר. התאם שמות ותאריכים לפי הצורך. מזכר ל: כל העובדים; CC: סנדרה סמית '; מאת: טיילור קם; תאריך: 4 ביוני 2017; נושא: הכשרת עזרה ראשונה; לידיעתך, מחלקת משאבי אנוש תעביר הדרכות עזרה ראשונה לכל אנשי העניין. התאריכים יהיו 20 ביוני 2017 ו -30 ביוני 2017. אנו נרגשים מהיתרונות של הצעת הכשרה חשובה זו ואנו בטוחים שזה יהיה בעל ערך רב עבור החברה שלנו. תוכל לאשר את התעניינותך בטלפון למחלקת משאבי אנוש לא יאוחר מ- 15 ביוני 2017. תודה מראש על שיתוף הפעולה שלך. הכי טוב, ג'ף מילר
- מדוע אנשים כותבים תזכירים?תזכיר הוא פשוט דרך להעביר מידע בארגון. אתה יכול להשתמש בו כדי לתקשר עם העובדים, הקולגות או המפקחים שלך. ניתן לפנות אליהם לנמען אחד או למספר אנשים בו זמנית.
- מהם הסעיפים השונים של תזכיר?זה תלוי בסוג ומטרת התזכיר. לכל הפחות, תזכיר עסקי צריך לכלול כותרת (המכילה מידע אל וממנו), תאריך, שורת נושא והודעה ממשית של התזכיר. גוף התזכיר עשוי להכיל הקדמה, פרטים המרחיבים את נושא התזכורת, ובקשה לקבלת פעולה כלשהי מצד הנמענים. תוכל לכלול קבצים מצורפים במידת הצורך.
- מהם סוגים שונים של תזכירים?תזכיר יכול לשרת כמעט כל מטרה. כמה סוגים נפוצים כוללים הודעות, תזכירים מבצעיים (כלומר, תזכירים המיידעים את הנמען על המדיניות או הנהלים של הארגון), הוראות או בקשות לפעולה, ודיווחים (למשל, על תוצאות ניסוי או חקירה).
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר לעובדים שלי?שמור על זה קצר ופשוט - התחל לנקודה. השתמש בשפה מקצועית ובדוק שוב את האיות והדקדוק לפני שתשלח אותו. כשאתה חותם על התזכיר, הודע לצוות שהם יכולים לבוא אליך בכל שאלה ותודה להם על הציות שלהם.
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר על עוול במקום העבודה שלי?פעל לפי ההוראות המפורטות במאמר לעיל.
- האם יש צורך לחתום מתחת לתזכיר?לא. רק וודא שבכותרת כתוב ממי זה. כותרת נכונה נותנת את כל פרטי התזכיר. למי זה מיועד, התאריך, מה זה נוגע ומי שולח אותו.
- איך אני כותב תזכיר לעובדים שאומר להם שהם חייבים להיכנס פנימה והחוצה להפסקות הצהריים שלהם?"זה כדי ליידע את כל העובדים על המדיניות החדשה בתוקף (תאריך), הקובע כי כל עובד יצטרך לחבוט פנימה והחוצה להפסקת הצהריים שלהם. תודה על הציות, ההנהלה."
- האם ניתן לכתוב תזכירים ללקוח? חשבתי שתזכירים נועדו לשימוש פנימי.כן, תזכירים הם כמו הודעת המלצה. אז אם היית קופאית ולקוח שאל אותך על איזה סוג צ'יפס אתה ממליץ, אז היית אומר מה אתה מעדיף. ולא, הם אינם מיועדים לשימוש פנימי בלבד.
- מה ההבדל בין מכתב לתזכיר?תזכיר משמש בעיקר לשימוש פנימי, בתוך ארגון. ניתן להשתמש במכתב לשליחת מידע מחוץ לארגון.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר למנהל חברה?
- איך אוכל לכתוב תזכיר על משהו מסובך?
- כיצד אוכל לכתוב לבוס שלי להזמין אותם להשתתף בסמינר למערכת בסיסי נתונים?
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר למנהל חברה?
- כיצד ממוספרים דפי תזכורת?
תגובות (30)
- זה באמת פירט יותר על מה שרציתי לדעת לצד דברים שלא ידעתי. תודה רבה שעזרת לנו לנקות את הספקות שלנו ולמצוא פתרונות.
- זה עזר לי מאוד, שכחתי את ספרי במכללה ואני כותב היום בחינה. תודה רבה לך.
- זה באמת עזר. עכשיו אני יכול לכתוב תזכיר בלי לחשוש מכישלון! תודה.
- אני מבין בקלות את פורמט התזכירים בזכות מאמר זה, תודה.
- כל זה היה מאוד מועיל ולא יכולתי לכתוב את התזכיר הזה בלעדיו!
- המאמר הזה עוזר לי מאוד. הפרטים שהוא מספר לנו על אופן כתיבת תזכיר הם חשובים מאוד.
- בדיוק למדתי לכתוב תזכיר בכדי להכין שיעורי בית. זה אינפורמטיבי! תודה.
- זו דרך טובה מאוד להשיג ידע על הלימודים שלנו.
- הדוגמאות שאתה נותן הן פשוטות ובצורה פשוטה.
- אני חושב שזו סביבת למידה נהדרת עבור אנשים לבוא.
- זה נתן הוראות שלב אחר שלב שהבהירו את זה. עכשיו נוח לי לכתוב תזכיר משלי, תודה.
- לאחר הדרכה שלב אחר שלב, עם התמונות להדגמה.
- מאמר זה עזר לי להבין טוב יותר את הצעדים הכרוכים בכתיבת תזכיר ולהבחין בהם ולהעריך את התזכיר.
- זה ממש עזר לי. בדקתי כמה ספרים אבל הם היו שונים, אז החלטתי לבדוק ברשת.
- אני מוצא מדריך כלי חיוני לכל עובדי המשרד לתקשר, לתכנן ולבצע ביעילות את עסקיהם בהתאמה.
- זה נותן לי הבנה רבה לגבי תזכירים. תודה, מצאתי שזה מועיל.
- תודה על עזרתך. הצלחתי ללכת שלב אחר שלב לכתוב תזכיר.
- מאמר טוב, למדתי רעיונות נוספים לכתיבת תזכירים. תודה.
- הסטודנטים שלי למדעי הכלכלה סיימו זה עתה ללמוד על סוגים שונים של מקורות אנרגיה, וכעת הם כותבים תזכיר למתכנן העיר (לא ממש) כדי להציע כיצד העיר עשויה להיות מופעלת בהתחשב בכמה מגבלות. מאמר זה נותן להם את הכלים לכתוב תזכיר מקצועי מאוד ומלוטש. תודה.
- מאמר זה ממש עזר לי להכין את עצמי לבחינות וכן לתת לי רעיון חדש לדיון עם המנכ"ל שלי. תודה.
- לימד אותי שכשאני כותב תזכיר, אני חייב לציין את שמי פעמיים.
- למדתי למבחן שלי, עזרתי רבות למאמר שלי באנגלית. מאמר ואתר מדהים, תודה.: ד
- ההצגה המסודרת של אופן כתיבת התזכיר הועילה. עבודה נהדרת. כבוד!
- ברור ופשוט, ועזר לי לכתוב את התזכיר הראשון שלי. תודה לך, מדריך!
- זה עוזר לי מאוד בכך שהוא מראה לי איך כותבים תזכיר, שמעולם לא עשיתי לפני כן.
- זה עזר לי מאוד, עכשיו יש פרטים כיצד לכתוב תזכיר פנימי.
- לימד אותי פורמט תזכיר סטנדרטי וכיצד לתעדף את החלקים החשובים בבניית הגוף. תודה רבה!:)
- אני חושב שזה מאמץ מצוין שנעשה לצורך למידה ולמידה על תהליך התקשורת.
- זה היה כל כך מועיל. עכשיו אני יכול לכתוב תזכיר עם ההנחיות האלה שפרשת. תודה רבה לך.
- זה טוב מאוד וזה הראה לי איך ליצור תזכיר בלי לחץ.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.