כיצד ליישם מערכת חשבונאית?
יישום מוצלח של תוכנות חשבונאיות או מערכות צריך להיות מוביל על ידי מנהל פרויקטים שיכול להקדיש זמן בבחירת מערכת הנהלת החשבונות שלך, כדי להבטיח שאתה בוחר באפשרות עם הכשרה מקיפה ותמיכה טכנית.
שינוי או הגדלה של מערכת הנהלת חשבונות היא דרך מצוינת להפוך מידע פיננסי לאוטומטי וליצור תשתית יעילה יותר, במיוחד אם אתה עובר מסגנון ספר חשבונות למערכת חשבונאית מבוססת תוכנה. יישום מוצלח של תוכנות חשבונאיות או מערכות צריך להיות מוביל על ידי מנהל פרויקטים שיכול להקדיש זמן בבחירת מערכת הנהלת החשבונות שלך, כדי להבטיח שאתה בוחר באפשרות עם הכשרה מקיפה ותמיכה טכנית. למד כיצד ליישם מערכת חשבונאית.
- 1בחר בקפידה את מערכת החשבונאות החדשה שלך. אתה יכול לבחור לשכור רואה חשבון חיצוני שיבדוק את הנהלים הכספיים שלך ויציע שינויים שיכולים לעזור לחברה. בדוק את היתרונות של כל שינוי במחלקת הנהלת חשבונות או הנהלת חשבונות שלך, מכיוון שהם יצטרכו לעבוד איתו ביום יום.
- וודא כי תהיה לך תמיכת ההנהלה ומחלקת הנהלת החשבונות לפני ביצוע המעבר. קשה לבצע שינויים ברחבי החברה מבלי לאשר את האנשים אשר יכשירו אחרים.
- 2זהה מנהל פרויקט שיעמוד בראש תהליך ההטמעה. אדם זה אמור להיות בעל ניסיון רב בפרויקטים כלל-חברתיים. הידע במחלקות הנהלת חשבונות וראיית חשבון יאפשר להם להבין את התקציב, המשאבים והתמיכה הדרושים.
- 3צור תקציב וציר זמן. שינוי מערכות הנהלת חשבונות מחייב אתכם להשקיע במנהל, זמן עובדים, חומרי הדרכה ועוד. קבעו ציר זמן מציאותי עם מנהל הפרויקט ומחלקת הנהלת החשבונות שלכם.
- 4תכנן את מערכת הנהלת החשבונות החדשה. לאחר שבחרתם באיזו מערכת הנהלת חשבונות תשתמשו, יהיה עליכם לקחת זמן להתאמה אישית לצרכים שלכם. התייעץ עם המעצבים בחברה בה אתה קונה אותה כדי לבחור את התכונות הדרושות לך.
- 5בנה תוכנית אימונים. בחן את התשתית הנוכחית שלך וצור תכנית הכשרה שונה לכל מחלקה שעובדת עם תוכנת הנהלת החשבונות. אם תוכנית הנהלת החשבונות אינה מספקת לך מדריך הכשרה, התייעץ עם חברת כתיבה טכנית בכדי לספק לך מדריך מדויק.
העבר את הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות הישנה שלך למערכת החדשה. - 6בנה מערכת חשבונאות פיילוט. הצוות שלך יוכל לבדוק את המערכת הזו, אך אתה עדיין אמור להיות מסוגל להציע שינויים להליכים מוצלחים יותר. יש עסקים שמקימים מודולים קטנים והעובדים שולחים משוב בשלב מוקדם בתהליך.
- 7הכשיר את העובדים שלך לשימוש במערכת. אם אנשים רבים צריכים להיות מאומנים, ייתכן שתרצה לעשות זאת בגלים נפרדים. השתמש במערכת הפיילוט כדי לאמן אותם.
- 8בצע שינויים וקבל את מערכת הנהלת החשבונות. לאחר הגדרת המערכת על ידי התוכנה או חברת הפיננסים, תוכל להתחיל בציר הזמן הסופי שלך ליישום. העבר את הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות הישנה שלך למערכת החדשה.
- הגדר נהלים במקרה של בעיות בהעברת נתונים היסטוריים. זהו חלק חשוב ביותר ביישום שלך, ועל ספק מערכות חשבונאות להיות מוכן בכדי להבטיח שהמערכת תפעל באופן מלא.
- 9התחל את המעבר. התחל עם המחלקות הפיננסיות והתחל לפעול לכל החברה. בנה קצת זמן נוסף ללימוד המערכת החדשה במהלך יום העבודה של העובדים שלך.
- 10הגדר נהלי תמיכה. יש ליצור קשר עם החברה בה רכשתם את תוכנת הנהלת החשבונות וליצור קורסי הכשרה לרענון לכל מי שזקוק לעזרה נוספת.
- חברות רבות מספקות סמינרים מקוונים או מפגשים קבוצתיים לצורך תמיכה שוטפת. שקול תכונה חשובה זו כאשר אתה בוחר במערכת החשבונאות החדשה שלך.
- מבקר פנימי
- מדריכי הדרכה
- סמינרים להכשרה
- מנהל פרוייקט
- תקציב
- ציר זמן
- מערכת פיילוטים
- העברת נתונים
- תמיכה טכנית
קרא גם: כיצד לנהל מבקרים ורגולטורים?
תגובות (1)
- הוא מכסה את כל הנוגע לנושא בתהליך צעד אחר צעד פשוט אך יסודי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
