איך כותבים בקשה להצעה?
כדי לכתוב בקשה להצעה, עליך לכלול מי אתה ומה יעדי החברה שלך, מדוע אתה זקוק ליועץ לפרויקט שלך ואילו תוצאות אתה מצפה בסוף הפרויקט. כמו כן, ציין כמה אתה יכול לשלם וכיצד אתה מצפה שההצעה והפרויקט יושלמו. נסה לפרק את כל המידע הזה לחלקים עם כותרות ברורות, מודגשות ומתוחזקות כך שבקשתך להצעה תהיה מסודרת וקלה למעקב. כדי ללמוד כיצד לשלוח את בקשתך להצעה, גלול למטה!
קרא את ההסברים של אנשים אחרים והבחין אם חסר מידע שיעזור לך לכתוב הצעה טובה יותר.
בקשה להצעה, או RFP, היא כלי עסקי המאפשר לחברות לחפש יועצים או פרילנסרים למילוי צורך. הרכבת RFP יעיל תגדיל את הסיכויים שתקבלו הצעות טובות ממועמדים כשירים. ככל שתהיה מראש עם הציפיות שלך ב- RFP, כך יגדל הסיכוי שתמצא את ההתאמה הנכונה לתפקיד.
חלק 1 מתוך 4: קביעת הצרכים שלך
- 1דע מה אתה רוצה. השלב הראשון הוא לדעת את סוג התוצאה שתרצה מפרויקט. קיום חזון יעזור לך לשאול את השאלות הנכונות לגבי שירותי היועץ.
- זהה את סוג הפרויקט שאתה עושה ורשום את השלבים שתצטרך כדי לבצע את הפרויקט.
- קבע את סוג העזרה שאתה חושב שאתה זקוק לה. האם הצרכים שלך טכניים, קשורים לעיצוב או שניהם? האם תזדקק לאדם אחד או צוות שיעבוד על הפרויקט שלך? האם ניתן לבצע את העבודה מרחוק או שאתה צריך למצוא מישהו באופן מקומי איתו אתה יכול להיפגש באופן אישי?
- שאל את עצמך איזה סוג של מפתחים או מומחים אתה צריך להעסיק כדי לבצע את הפרויקט שלך.
- קיום חזון ראשוני לא אומר שהפרויקט צריך (או יגיע) לצאת בדיוק כמו שדמיינת אותו.
- 2העריך את יעדיך ומשימתך. היעדים והמשימה הגדולה של החברה שלך עשויים להיות חשובים כמו פרטי הפרויקט עצמו.
- קרא מחדש את הצהרת המשימה של החברה שלך, גם אם כתבת אותה בעצמך.
- היה מפורש כיצד הפרויקט ישרת את משימת החברה.
- שנה את החזון שלך לפרויקט אם הוא לא עומד ביעדים הכוללים של החברה.
- זהה כיצד הפרויקט ישפר את החברה שלך, יענה על צרכי בעלי המניות או בעלי המניות, או ישרת את לקוחותיך.
- כתוב הצהרה על האופן בו פרויקט זה יעמוד ביעדי החברה. יתכן שתצטרך לכלול את ההצהרה ב- RFP שלך, אך זה גם יעזור לך למקד את היעדים שלך לפרויקט.
- 3קבעו את התקציב שלכם. עליך להיות בעל מספר קונקרטי עבור סכום הכסף שתוכל להוציא על הפרויקט. קיום מראש עם התקציב המותר יעזור לקשר שלך עם היועץ שתעסיק בטווח הארוך.
- שוחח עם מחלקת החשבונאות או הכספים שלך מבעוד מועד. לא רק להניח שאתה יודע כמה כסף תוכל להוציא על פרויקט.
- ודא שאתה כולל את כל חלקי הפרויקט ואת כל האנשים שתצטרך לשכור כדי לעזור לך לענות על צרכי הפרויקט שלך.
- תכנן הוצאות נוספות. פרויקטים - פרויקטים גדולים במיוחד - לעתים רחוקות נכנסים לתקציב. השארת לעצמך מקום נוסף להוצאות בלתי צפויות מההתחלה תעזור לך לשמור על השחור.
- הציעו שיעור תחרותי. זכרו שתשלום בתדירות נמוכה יותר מוביל לאיכות ירודה יותר. יחד עם זאת, תשלום יתר עשוי לא להביא לך פרויקט טוב משמעותית מאשר פשוט לשלם את "שיעור ההליכה".
- 4הרכיבו ציר זמן. יהיה עליך להרכיב ציר זמן מפורט עם מועדים להצעה ולפרויקט עצמו. ייתכן שתרצה לפרק את הפרויקט לשלבים או לשלבים ולהקצות מועד אחרון לכל שלב.
- הכינו לוח שנה הפוך. התחל עם המועד האחרון עבור הפרויקט המוגמר ועבוד לאחור, וקבע מועדים בודדים תוך כדי.
- הקצה מועד אחרון להצעה שנמצא 2-6 שבועות לאחר שליחת ה- RFP שלך, תלוי ברמת הפירוט וההתאמה האישית שאתה צריך.
- הקציב לעצמך גם מועד אחרון לכתיבת ה- RFP.
כמו כן, ציין כמה אתה יכול לשלם וכיצד אתה מצפה שההצעה והפרויקט יושלמו.
חלק 2 מתוך 4: תכנון ה- RFP
- 1קרא קריאות אחרות. אחת הדרכים הטובות ביותר לכתוב RFP יעיל היא לקרוא את בקשותיהם של אחרים. זה ייתן לך תחושה איזה מידע צריך לכלול, איזה סוג פריסה הכי קל לקרוא ולעקוב אחריו ואיזה סוג חזותי משלים צריך לכלול.
- חפש באינטרנט RFPs לדוגמא. קיימות דוגמאות רבות המפרטות את המבנה ואת המידע החשוב.
- קרא RFPs בפועל של חברות אחרות. העמיד פנים שאתה יועץ שמנסה להרכיב הצעה. קרא את ההסברים של אנשים אחרים והבחין אם חסר מידע שיעזור לך לכתוב הצעה טובה יותר. הקפד לכלול מידע זה ב- RFP שלך.
- נסה למצוא RFPs מחברות התואמות את פרופיל העסק שלך. אם יש לך מכר בחברה אחרת, שאל אם יש להם RFP ישנים שתוכל להסתכל עליהם כמודל.
- עיין בתבניות RFP באופן מקוון. הם עשויים להיות מקום התחלה טוב, אבל אתה יכול להשתמש בהם כדי ללמוד כיצד לכתוב את ה- RFP שלך ואז לעשות זאת לבד כדי שיהיה לך גמישות רבה יותר לעיצוב ולפרטים.
- 2קבעו את ההיקף והגבולות החזויים של הפרויקט שלכם. לפני כתיבת ה- RFP, עליך לדעת את היקף וגבולות הפרויקט שלך. ייתכן שתצטרך לשנות את קנה המידה של הפרויקט אם אתה מבין שאתה מבקש יותר מדי בזמן קצר מדי.
- זה עשוי לעזור לשמור רשימת דברים שפרויקט ספציפי זה לא יעסוק בהם, גם אם אתה מתכנן לחזור לרעיונות בעתיד. (כנראה שלא תכלול מידע זה ב- RFP.)
- הבהרה לגבי היקף הפרויקט ב- RFP שלך תאפשר ליועצים להציע הצעות טובות יותר לפרויקט שלך.
- היה מציאותי לגבי התוצאות שאתה יכול לצפות בהתחשב בתקציב ובמגבלות הזמן שתציב בפני היועץ.
- 3רשום את ה"חובה שלך "ואת ה"אהב שלך". אחת הדרכים לדעת מה אתה באמת רוצה בתגובה ל- RFP שלך היא להכין רשימה של הצרכים והרצונות שלך. כל אחד מהצרכים שלך או "חייבים להיות מוכרחים" צריכים להיכלל ב- RFP שלך. ייתכן שתרצה לכלול חלק או את רוב ה"רצונות "שלך, אך הקפד שה- RFP שלך לא הופך להיות לא מציאותי או מסורבל מדי.
- ייתכן שתרצה להבהיר ב- RFP שלך אילו פריטים נחוצים ואילו מועדפים.
- יותר מדי פריטים מועדפים (רוצים) עשויים להפחיד יועצים פוטנציאליים שחשים שהם אינם כשירים בהתבסס על התיאור האידיאלי.
- שמור את רשימת "כמו שיש לך" לצורך הערכת הצעות לאחר שהן נכנסות.
- 4החליטו מי יקרא את ההצעות ויעניק את הפרויקט. האדם שיקרא את ההצעות הנשלחות בתגובה ל- RFP צריך כנראה לפחות לקרוא את ה- RFP לפני שהוא יוצא.
- ודא שציפיותיו של האדם מוגדרות בבירור ב- RFP.
- 5ציין את הכישורים המינימליים של המועמד. בנוסף לצרכים ולרצונות ספציפיים לפרויקט, כדאי לתאר את הציפיות שלך לגבי הרקע, ההשכלה והניסיון של יועצים שיעבדו בפרויקט שלך.
- 6נסח כרטיס ניקוד בו תשתמש כדי להעריך הצעות. פעולה זו לפני שתשלח את ה- RFP תוכל לעזור לך להתאים את הצרכים והציפיות שלך לפני שאתה כותב אותה. בדרך זו, תוכלו לכלול ולהדגיש את הגורמים החשובים ביותר ב- RFP שלכם.
- קבע מערכת דירוג להצעות. שקול מספר קטגוריות עם סולם 1-10 וציון כולל.
- ההצעה עם הציון הגבוה ביותר תענה על הצרכים שלך בצורה הברורה ביותר וסביר להניח שהיא תיבחר.
- כמה קטגוריות שיש לקחת בחשבון, כולל כרטיס הקלף שלך הן אסתטיקה / עיצוב, חזון, יישום, תוכנית תקציב, ניסיון והתייחסויות, יכולת לעמוד בזמנים, שילוב המודל העסקי שלך בעיצובם, חדשנות, שימוש בטכנולוגיה, מקצועיות, תגובה למשוב בונה. ויכולת תקשורת.
יהיה עליך להרכיב ציר זמן מפורט עם מועדים להצעה ולפרויקט עצמו.
חלק 3 מתוך 4: כתיבת ה- RFP
- 1כלול את כל הפרטים הרלוונטיים. אמנם לא תרצה להציף את קוראי ה- RFP שלך במידע מיותר, אך עליך לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים. אלה עשויים לכלול:
- מי אתה ומה יעדי החברה שלך
- למה אתה צריך יועץ לפרויקט שלך
- לאילו תוצאות אתה מצפה בסוף הפרויקט
- איך תעבדו עם החברה
- כמה אתה מסוגל לשלם
- כיצד ומתי להגיש את ההצעה
- איך אתה מעוניין לעצב את ההצעה
- מתי תזדקק לכל שלב בפרויקט
- כיצד תעריך ותבחר הצעות
- כאשר אתם מתכננים להודיע ליועץ או לחברה שנבחרו
- למי לפנות במקרה של שאלות
- 2היה ספציפי, אך לא ספציפי מדי. אמנם אתה רוצה שה- RFP שלך יהיה ברור ומדויק לגבי סוג הפרויקט והיועץ שאתה מצפה לו, אך אינך רוצה להפוך אותו לכל כך ספציפי שאתה לא כולל מועמדים טובים. למצוא איזון יכול להיות מסובך.
- אם אתה לא מספיק ספציפי, סביר להניח שתקבל מבול של הצעות שעשויות להיות מעורפלות או לא תואמות את החזון שלך.
- אם אתה ספציפי מדי, לא תקבל מספיק הצעות וייתכן שלא תרגיש שיש לך מספיק אפשרויות.
- יתכן שתצטרך לשכתב את ה- RFP שלך אם ההצעות מעורפלות מדי או שלא תקבל מספיק מהן.
- 3ארגן את ה- RFP ביעילות. מכיוון שאתה מספק מידע רב בכמות קצרה, ארגון הוא המפתח ל- RFP יעיל.
- ספק סעיפים ברורים. קיום קטעים יכול לסייע בארגון החלקים השונים בהצעתך ל"נגיסות "מידע הניתנות לעיכול.
- השתמש בהדגשה ובהדגשה כדי להדגיש את הנקודות החשובות ביותר, אך עשה זאת במשורה. פחות מ -10% מהטקסט צריך להיות מודגש או מודגש.
- פרק קטעי טקסט ארוכים בעזרת נקודות תבליט, או חלק למספר קטעים קצרים יותר.
- הוסף מספר גרפיקה מעוצבת כדי להוסיף עניין חזותי ולפרק טקסט.
- 4בקש הפניות. הקפד לבקש הפניות כחלק מה- RFP שלך. אתה אמור להיות מסוגל לברר האם לקוחות עבר שמחו הן בתהליך העבודה עם יועץ או משרד והן עם פרויקט הגמר שקיבלו.
- הקפד להתקשר בפועל להפניות שהיועץ מספק. שאל אם לקוח העבר היה שוכר את היועץ שוב, והקפד לטפל בתהליך ובמוצר בשאלתך.
- 5קרא הגהה על ה- RFP לפני שליחתו. שליחת RFP לא ברור או שכולו שגיאות דקדוק והקלדה הוא לא מקצועי ועשוי לעלות לך כמה הצעות טובות. כדי להתייחס ברצינות לחברה, עליך לשלוח מוצר איכותי.
- בקש גם ממישהו אחר לקרוא את ה- RFP שלך. זה יכול להיות קשה לאתר את השגיאות שלך.
- ייתכן שתרצה לנסות שמישהו מחוץ לפרויקט או אפילו מחוץ לחברה יקרא את ה- RFP שלך לצורך הבהרת המטרה.
בקשה להצעה, או RFP, היא כלי עסקי המאפשר לחברות לחפש יועצים או פרילנסרים למילוי צורך.
חלק 4 מתוך 4: שליחת ה- RFP
- 1שלח RFP לחברות ייעוץ מכובדות. אף על פי שלרוב בחברות גדולות עובדים יועצים רבים ושונים שעובדים עבורם, הם ינסו להגן על התדמית והמוניטין של המשרד שלהם, ולכן סביר להניח שלא יהיו עובדים שיעמדו מתחת לרמות הציפייה שלהם.
- חפש ביקורות על המשרד באופן מקוון. ביקורות מקוונות אינן מושלמות, אך הן לעתים קרובות מקום טוב להתחיל בו. קח ביקורות שליליות עם גרגר מלח, עם זאת. הקפד לקרוא את המפרט של כל התלונות ולהתעלם מכל שפה רגשית.
- שאל עמית לעבודה או מכר מחברה דומה לשלך למי הם ממליצים לשלוח את ה- RFP שלך. אפילו חברות מתחרות עשויות לתת לך המלצה כנה לחברות מכובדות.
- התקשר למשרד ובקש מהם הפניות. אין זה נדיר לבקש מיועצים בודדים הפניות, כך שחברה צריכה להיות מוכנה לספק גם הפניות. הקפד לשאול את התייחסות השאלות הספציפיות לגבי תהליך העבודה עם המשרד והאם הם ישתמשו במשרד שוב לפרויקטים עתידיים.
- 2הגבל את מספר החברות או האנשים שאליהם אתה שולח את ה- RFP שלך. אם ה- RFP שלך יוצא לכולם ולכולם, תקבל יותר מדי הצעות לשקול באופן ריאלי או שה- RFP שלך לא ייקח ברצינות.
- פיתוח הצעה לוקח זמן משמעותי, וסביר להניח כי משרד או יועץ לא יהיו מוכנים לקחת את בקשתך ברצינות ולהשקיע את הזמן בעבודה אם הם רואים שה- RFP שלך צץ ביותר מדי מקומות שונים.
- במקום להתמקד על מיקוד הצעות פחות של איכות גבוהה.
- 3תן פרק זמן מספק לאנשים להרכיב הצעה איכותית. לתת לחברות ויועצים מספיק זמן לקרוא ולקלוט את ה- RFP שלך, ליצור חזון משלהם לפרויקט, ולהרכיב הצעה איכותית תתן לך תחושה טובה יותר של איך יהיה פרויקט הגמר.
- 4היצמד למועד האחרון שלך. חברה ששולחת הצעה באיחור עשויה לאחר גם במועדי הפרויקט. אם אתה רציני לגבי מועדיך, אל תתחשב בהצעות שהוגשו לאחר חלוף המועד. אם אתה פחות מודאג לגבי מועדים מאשר מוצר איכותי, כדאי לך עדיין לשקול הגשות מאוחרות.
קרא גם: איך כותבים פרופיל עסקי מקוון?
תגובות (1)
- קריאה זו סיפקה לי מדריך צעדים מהיר לכתיבת RFP יעיל.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
