איך כותבים קריאה להשתתפות?
הסעיפים המשותפים לקריאות להשתתפות כוללים: כותרת (כולל "קריאה להשתתפות עד __"), ומיקום ותאריכים של האירוע המרכזי, ומועדים להגשת ההצעות, כולל השעה ביום.
אם אתם חלק מכנס או פרויקט אחר מוגבל בזמן בו אתם רוצים שאחרים יתרמו את עבודתם, עליכם להזמין אותם להשתתף, בצורה ברורה ומשכנעת. במיוחד עבור כנסים, מענקים ופרויקטים אקדמיים, "קריאה להשתתפות", המכונה גם "קריאה למאמרים" או "בקשה להצעות" הוא אחד הפורמטים הנפוצים ביותר להזמנה. המידע החשוב ביותר על האירוע ועל מה שמבקשים נמצא בחלק הראשון, ואחריו פרטים מלאים על אופן הגשת ההצעות, עם מועד אחרון להגשות.
- 1תכנן תורמים חיצוניים לתכנית כנס או לפרויקט אחר. הקריאה להשתתפות במובנים רבים משמשת כמתווה. בכנסים לא ניתן לשלוח את השיחה מבלי שיש תוכנית לתזמון. התכנון צריך לכלול הגדרות ברורות של סוגי ההפעלות שיוצעו, לכמה זמן, באילו ימים.
- 2זהה את הקהל שלך להזמנות. זיהוי האנשים שמהם תרצו תרומות הוא גם מהותי בתהליך, ומסייע בהנחיית סגנון הכתיבה. אתה יכול לסיעור מוחות ברשימות אפשרויות, החל מקטגוריות כלליות (למשל חוקרים בפסיכולוגיה חיובית) וכלה בפרטים (למשל אנשים ספציפיים שיש לך מידע ליצירת קשר).
- 3שקול את צרכי התורמים הפוטנציאליים שלך. סיעור מוחות מבוסס על מה שאתה יודע על מי שתזמין לתרום. כדי לעזור להניע אותם לקחת את הזמן להגיש הצעה, עליהם לראות את התועלת שהם יכולים לקבל. לדוגמא, באקדמיה, מצגות ופרסומי כנסים חשובים בבניית אמינות ולעתים קרובות נדרשים בהחלטות כהונה ולכן הצעות רבות באות בתקווה להצליח להוסיף את העבודה שנעשתה לקורות חיים.
הקריאה להשתתפות במובנים רבים משמשת כמתווה. - 4מתאר טיוטה ראשונה. הסעיפים המשותפים לקריאות להשתתפות כוללים:
- כותרת (כולל "קריאה להשתתפות ל- __"), ומיקום ותאריכי האירוע המרכזי, ומועדים להגשת ההצעות, כולל השעה ביום. זה מאפשר לאנשים להעריך במהירות אם הם יכולים להתחייב לאירוע ולזמן הכרוך בהגשת ההצעה.
- טקסט מבוא - מנוסח בכדי לתפוס את עניין הקוראים שלך, תוך התייחסות לנושאים שהם דואגים להם, עם סקירה כללית של האירוע או הפרויקט - קביעת ציפיות למה שהם יכולים להחיל להיות חלק ממנו.
- תיאור סוגי ההצעות המבוקשות - כולל תוכן ומבנה. לכנס זה יכלול תיאורים של פורמטים של הפעלות ומה צפוי לכל אחד מהם (למשל שיחות, הפגנות, סדנאות אינטראקטיביות, פוסטרים), כולל משך הזמן שצפוי להיות מגיש לעבוד איתו.
- רשימת פעולות להגשת הצעה, כולל רשימה בסיסית של האלמנטים הדרושים, כולל ספירת מילים לכל קטע. זה צריך לכלול את המועדים (שוב), את הקישורים הקשורים למידע מפורט יותר וטפסי הגשה מקוונים.
- קריטריונים לקבלה - מעבר לעמידה ביסודות פורמט ההצעה, אילו אלמנטים ניתן יהיה לכלול בהצעות הטובות ביותר. זה משמש כמדריך או כותרת עבור כותבי ההצעה.
- קישורים רלוונטיים לשאלות נפוצות, אירועים קודמים ופרטי קשר במקרה שלמישהו יש שאלות.
- 5בדק את הטיוטה על ידי אחרים לפני שליחתה. בתדירות גבוהה מדי, קריאות להשתתפות יכולות להיות מבלבלות או לפרשויות שגויות בקלות. בקשה ממישהו שמכיר את הפרויקט והקהל לבחון אותו ישפר את הבהירות והאיכות של מה שתשלח, ותפחית את הסבירות שתצטרך לשנות ולשלוח אותו מחדש.
- 6פרסם אותו באתר שלך. רגע לפני שתשלח את הקריאה להשתתפות, טוב לוודא שקל למצוא אותה באינטרנט
- 7בדוק את תהליך ההגשה. ודא שאתה יכול להשלים את השלבים ושכל הקישורים והטפסים הרלוונטיים פועלים כפי שתכננת.
- 8נסח את הקדמת הדוא"ל לשיחה. לפני שאנשים קוראים את השיחה, בין אם זה מגיע בתוך דוא"ל ובין אם כקובץ מצורף, תזדקק לשורת נושא טובה ולפתיחה בתוך הדוא"ל על מנת למשוך את תשומת ליבם. כלול מידע על תאריכים מוקדם ככל האפשר - זה עוזר להם להחליט מהר יותר אם הדוא"ל הוא משהו שהם רוצים לבחון מקרוב יותר. בקש גם להעביר אותו לעמיתים מתאימים.
התכנון צריך לכלול הגדרות ברורות של סוגי ההפעלות שיוצעו, לכמה זמן, באילו ימים. - 9שלח אותו לקהל היעד שלך. בכל דיוור המוני אתה יכול לצפות לכמה "קפיצות חזרה" מכתובות דוא"ל גרועות וממשיבים אוטומטיים נגד ספאם. קבע כמה זמן אתה רוצה להשקיע בבדיקה וטיפול בהם.
- 10קבעו פעם שניה לשליחה מחדש, ואולי שלישית אם ההגשות שאתם מקבלים אינן מספיקות.
- 11הכן תכנית לבדיקת הגשות ושיטות תגובה לכל מגיש.
- בחסימת זמן למפגשי מצגת שונים, הכירו בכך שמגישים מנוסים רבים נוטים לרצות זמן רב יותר להצגה, ויכולים להעביר את הקצאת הזמן שלהם בכמה דקות. יש לתכנן הפסקות בין מגישים, מה שמאפשר לחדר להתפנות ומאפשר למגיש הבא להתקין ולהתחיל בזמן.
- אם יש לך שמות בולטים או השתייכות בולטת בפרויקט, שיעור התגובה שלך יכול להיות גבוה יותר אם ההזמנה מגיעה מהם או עם שמם מצורף.
זיהוי האנשים מהם תרצו תרומות הוא גם מהותי בתהליך, ומסייע בהנחיית סגנון הכתיבה. - כדי להקל על אנשים לנסח הצעות ולהגיש אותן, שקול ליצור תבנית להורדה עם החלקים שהם יצטרכו להשלים, גם אם ההגשה תטופל באמצעות טופס מקוון. זה מועיל במיוחד לאנשים שמשתפים פעולה בכתיבת ההצעה ומאפשר להפיץ טיוטות לפני הגשתן.
- מחקרי שוק מסוימים הראו כי דוא"ל שהתקבל מוקדם ביום שלישי בבוקר הוא בעל שיעורי תגובה גבוהים מהממוצע. אם יש לך מספיק זמן, שקול את הקהל שלך והתאם את הזמן שבו אתה שולח את השיחה למועד שבו סביר להניח שהוא יקרא ושקול אותו.
קרא גם: כיצד להפוך ל- CTO?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
