איך כותבים סדר יום עסקי?
על ידי יצירת סדר יום עסקי טוב לפגישה, תוכלו לדאוג בעסק בצורה יעילה ותוכלו להתמקד ביעילות בעתיד.
פגישה עסקית בלי אג'נדה הרבה כמו לנסוע ליעד חדש בלי מפה. ללא סדר יום, סביר להניח שבפגישה לא יהיה מוקד מועט, אין כיוון ואין דרך פעולה. על ידי יצירת סדר יום עסקי טוב לפגישה, תוכלו לדאוג בעסק בצורה יעילה ותוכלו להתמקד ביעילות בעתיד.
- 1קבלו את המשתתפים וקראו לפגישה לסדר. בשלב זה אתה רשאי להודיע כל הודעה כללית הנוגעת לפגישה או למרחב הפגישה לפני שתמשיך הלאה.
- 2הזמינו את המזכירה והגזבר להגיש את דוחותיהם ולהגיב לשאלות. במהלך הפגישה, דוחות המזכירות והגזבר צריכים להיות מאושרים רשמית על ידי הקבוצה.
- 3סקור עסק ישן. אם לחברה או לדירקטוריון יש מחלקות או חטיבות, כל קבוצה צריכה לקבל את החלק שלה מסדר היום כדי להעלות שניים או שלושה נושאים רלוונטיים בנוגע לנושאים עסקיים בעבר או מתמשכים. יש לדווח על התקדמות כל נושא, ולהקדיש זמן לכל שאלה והסבר נוסף.
- 4פנה לעסק חדש. שוב, לכל חטיבה או מחלקה צריכה להיות הזדמנות להודיע למועצה או לקבוצה על פרויקטים או מאמצים קרובים. זה יכול להיות הזמן לבקש מעורבות, מתנדבים או צורות אחרות של השתתפות או תמיכה. יש לאפשר זמן לשאלות ותשובות מעקב.
- 5ספק הזדמנות למשתתפים לטפל בנושאים חדשים שמדאיגים אותם לא דנים במהלך סעיפי עסקים אחרים שעל הפרק. זה נקרא בדרך כלל "פורום פתוח". במהלך תקופה זו, ניתן לטפל בחששות או ברעיונות חדשים באופן מסודר. על היו"ר המנהל את הפגישה להכיר במשתתף או להזמין אותו באופן רשמי לפני שתתחיל את הדיון הפתוח בפורום שלה.
- 6סגור את הפגישה לאחר סיום כל הדיונים. בעת ההפסקה יש לקבוע מועד פגישה חדש. תאריך מתוכנן מראש זה אמור להופיע על סדר היום. אם יש צורך לשנות אותו, התאריך החדש יכול לבוא לידי ביטוי בדקות.
- 7שלח את סדר היום של הפגישה לכל המשתתפים הצפויים כדי שיידעו למה לצפות במהלך הפגישה.
פגישה עסקית ללא סדר יום היא כמו נסיעה ליעד חדש ללא מפה.
- לעתים קרובות מועיל לכלול ציפיות זמן לכל נקודה בסדר היום שלך. זה נותן למשתתפים מושג כמה זמן לחסום את הפגישה.
- כשאתה מקליד את סדר היום שלך, השתמש בתבנית מתאר ובשברי מילה אחת או שתיים כדי לתאר כל פריט עסקי.
- לאחר הפגישה, תוכלו לבחור להתפנות לישיבת מנהלים כדי לדון בכל נושא הדאגה, כמו אנשים שאינם נבחרים או נושאים רגישים אחרים שאינם צריכים להיכלל בפרוטוקול הישיבה.
- לפני יצירת סדר יום עסקי, פנה לכל מפקח מחלקה ובקש נושאים שייכללו בסדר היום.
קרא גם: איך להקל על פגישה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
