כיצד להכין הצהרת משימה?

לעורר דיון בהצהרות משלחות לדוגמא. השג הצהרות משימה של ארגונים מצליחים הדומים לשלך. בחן אותם בזהירות. שאל את כל אחד מחבריך או קבוצתו לדעתו על מה ההצהרות המדגמיות האלה טובות ומה לא טוב. הצהרת המשימה הסיימת שלך אינה חייבת לחקות את הצהרות המתחרים שלך. אך על ידי התבוננות בכמה דוגמאות תוכל לעזור לחברי הקבוצה שלך לסיעור מוחות רעיונות חדשים שעשויים לעבוד עבור הארגון שלך.

הגדירו את לקוח היעד שלכם. התמקדו במי שאתם רוצים לקנות את המוצר שלכם. עשו כמיטב יכולתכם לדמיין את עצמכם מנקודת מבטו של הלקוח. קבע מה החברה שלך מספקת שאף אחד מהמתחרים שלך לא עושה. כדאי גם להשקיע זמן בכדי להבין כיצד הלקוח שלך ימצא אותך. על ידי חשיבה דרך "למה לקנות", תתחיל ברגל ימין.

• אם אתה מנהל מועדון שגובה דמי חברות, בדוק מה הארגון שלך מספק לחבריו שאף מועדון דומה אינו עושה.
• אם אתה מנהל עמותה או ארגון צדקה העוסק ישירות בקהילה, שקול לדבר עם חברי הקהילה כדי לקבל מושג טוב יותר על האופן שבו הארגון שלך יכול לשרת אותם בצורה הטובה ביותר. אתה יכול לקיים פגישות בעירייה או להיפגש עם חברי קהילה חשובים כמו שרים, מורים או אנשי עסקים.

הדגש את הטוב שאתה עושה. בין אם הארגון שלך מטרת רווח ובין אם לא מטרת רווח, עליך להזכיר את ההשפעה החיובית שיש לך. פעולה זו יכולה לסייע בשיפור המיקום שלך בשוק. אזכור האופן שבו העסק שלך דואג לעובדיו על ידי הצעת תמריצים שאף אחד אחר לא עושה, למשל, יכול לעזור לך למשוך מועמדים איכותיים יותר לעבודה.

הישאר ממוקד מטרה. הצהרת המשימה שלך תהיה תזכורת מתמדת למה שהארגון שלך מנסה להשיג. לכן, אמירה המבטאת מטרה ברורה שימושית הרבה יותר מהצהרה מעורפלת שאינה אומרת הרבה מאוד. האמירה "אנו מבקשים להעמיד מים נקיים לרשות כולם בעולם המתפתח" או "אנו מבקשים להקל על האפשרות למצוא מכונאי טוב " היא דרך טובה לפרוש את חזונך לארגונך במשפט הראשון ולהתבסס שבמשפטים הבאים, אם יש כאלה.

• גש כמה שיותר גדול כשאתה מבטא את המטרה שלך פעולה זו יכולה לעזור לך ליצור תחושת רוח צוות בקרב עובדיך על ידי הגדרת מטרה מאחדת. זה יכול גם לעזור לך להיות בלתי נשכח יותר, בין אם ללקוחות שלך, למשקיעים או לעובדים פוטנציאליים. זה לא אומר שאתה יכול להרגיש חופשי לחצות ולהעלות טענות לא מציאותיות או לא מדויקות על מה שהארגון שלך עושה. זה פשוט אומר שעליך לעשות כמיטב יכולתך לפרוש את החזון הכללי של הארגון שלך בהצהרת המשימה שלך.

הימנע מז'רגון. עובדים ומשקיעים פוטנציאליים עשויים להיפסק על ידי הצהרות משימה מלאות מילות מפתח ארוכות שנשמעות מרשימות אך לא אומרות הרבה. מילים כמו "פרדיגמה", "העצמה" ו"מחויבות "עשויות לפעול נגדך על ידי כך שהצהרת המשימה שלך נשמעת מעורפלת. זכור שאם אין לך מושג מאוד ברור מה עושה הארגון שלך לאחר קריאת ההצהרה, עליך לשנות את ההצהרה.

• הרבה עסקים, במיוחד תאגידים גדולים, משתמשים במילות buzz בהצהרות המשימה שלהם. אז על ידי הימנעות משפה כזו, אתה יכול להתבלט מהחבילה.

היה תמציתי. אתה אמור להיות מסוגל לקרוא את הצהרת המשימה שלך לא יותר מ 15-30 שניות. כמה מנהיגים ללא מטרות רווח אפילו דוגלים בקפידה על לא יותר ממשפט אחד. אמנם הצהרת המשימה שלך לא חייבת להיות קצרה כל כך, אך היא לא צריכה להיות הכרחית לחלוטין.

השתמש בטיוטות מרובות. התחל בטיוטה ראשונה שאורכה פסקה מלאה. ואז חתוך את כל מה שאתה לא צריך עד שאתה לא יכול לחתוך יותר. השתמש בכמה שיותר סבבי עריכה לפי הצורך. שוב, המטרה שלך צריכה להיות להצהיר את ההצהרה לא יותר מכפי שהיא בהחלט חייבת להיות.

לערב עוד יותר אנשים. אם כבר יש לך לקוחות וספקים, בקש את משובם על הצהרת המשימה. בדוק אם הם ירצו לעשות עסקים עם חברה שהשתמשה בהצהרה כזו. אם הארגון שלך הוא עמותה שחיפשה משוב קהילתי בשלבים הראשונים של תהליך הניסוח, חזור לאותם חברי הקהילה כדי לראות מה הם חושבים.

קח את הזמן שלך בתהליך התיקון. אתה לא צריך להתחיל להשתמש בהצהרת המשימה שלך עד שתהיה בטוח שזה עושה בדיוק מה שאתה רוצה שיעשה. הקדיש זמן רב ככל שאתה חושב שתצטרך לחדד ולבנות את הצהרת המשימה שלך. זה יכול להיות כמה ימים או אפילו מספר שבועות.

השתמש בהצהרה רחבה ככל שניתן לאחר שתסיים לשנות אותה. פרסם את ההצהרה בכל מקום שאתה חושב שזה עשוי להיות שימושי. כלול אותו למשל על נייר המכתבים של הארגון שלך, או כשורות חתימה במיילים שלך. שים את ההצהרה באתר שלך בצורה כזו שזה הדבר הראשון שאנשים רואים כאשר הם מבקרים באתר זה. אתה יכול אפילו למסור סחורה כמו חולצות טריקו עם ההצהרה שעליה מוטבע. ודא שאנשים יודעים בדיוק בשביל מה החברה שלך מייצגת.

אל תשנה את הצהרת המשימה ברגע שהיא תעשה אלא אם כן אתה בהחלט צריך. הצהרת המשימה שלך צריכה להיות אחד החלקים הציבוריים ביותר בארגון שלך. מכיוון שהוא מציג את החזון והמטרה הכללית שלך, עליך להימנע מביצוע שינויים בו גם אם הפרטים אודות פעולתו של הארגון שלך משתנים לאורך זמן. במקום זאת, עליך לשנות את הצהרת המשימה שלך רק אם הארגון שלך מסתובב למודל או למטרה אחרים לגמרי.