איך להתחיל פגישה?
תוכל למצוא תבניות כיצד להתחיל פגישה מזדמנת באופן מקוון: http://sossobriety.org/start-a-meeting.
בין אם הם מיועדים לעסקים, בילויים או תמיכה, פגישות הן דרך חיונית לספק מידע רב לקבוצת אנשים. דיבור מול קבוצה יכול להיות מאיים, במיוחד כשמתפקידך לשמור על הפגישה על המסלול. למרות שזה אולי נראה מלחיץ בהתחלה, פתיחת פגישה יכולה להיות קלה כל עוד אתה מכין את דברי הפתיחה שלך, מנהל את הזמן שלך היטב ומעביר את הנקודות שלך בצורה ברורה.
שיטה 1 מתוך 3: הכנת דברי הפתיחה
- 1טיוטת דברי פתיחה לפגישה עסקית. החלט על פורמט פגישה לפני שתתחיל לתכנן הצהרות פתיחה כלשהן. בישיבות עסקיות ודירקטוריונים צריכים להיות דברי פתיחה רשמיים יותר כדי להכיר בחברים הנוכחים. שמור על פתיחת מילים לפגישות מזדמנות יותר, במיוחד כאשר למשתתפים יש זמן קצוב להציג את עצמם. תוכל למצוא תבניות כיצד להתחיל פגישה מקרית באופן מקוון: http://sossobriety.org/start-a-meeting.
- ישיבות השולחן העגול עשויות שלא לדרוש הכנה כה רבה, מכיוון שכל חבר מוביל חלק אחר מהפגישה.
- לדוגמה, התחל פגישה באמירה: "ברוך הבא! אני רוצה להודות לכולם על היציאה לפגישת התקציב הרבעונית שלנו. לפני שנתחיל, אני רוצה שכולכם תסתכלו יחד את סדר היום."
- 2ציין בבירור את מטרת הפגישה. וודאו שכל משתתפי הפגישה מבינים על מה אתם דנים. לאנשים יהיה הרבה יותר קשה להתמקד אם לא תקבע מטרה או מטרה ברורים. שיידעו למה לצפות אחרי שתברכו אותם.
- במסגרת עסקית, אתה יכול להגיד משהו כמו: "מטרת הפגישה היא להבין דרך לקצץ את תקציב הרבעון הזה."
- לקבלת הגדרות מזדמנות יותר, תוכלו להישאר "בואו נחלוק את מחשבותינו וחוויותינו בנושא זה."
לדוגמה, התחל פגישה באמירה: "ברוך הבא! - 3עקוב אחר סדר היום כדי למנוע בלבול. בדוק מה יכסה הפגישה לפני שתקפוץ לשיחות חדשות. נושאים שונים יכולים להוביל לדיונים שונים, אשר יכולים להשתחרר במהירות מהנושא אם אינך עוקב אחר סדר יום מתוכנן. קיום סדר יום מסייע לשמור על הפגישה על המסלול ועל הנושא, ומעניק למשתתפים דרך לפקח על משך הזמן של הפגישה.
- ציין בבירור אם חלק מסוים בסדר היום חל רק על אדם אחד. כדי למנוע בלבול בפגישה, קבע מי אחראי על איזו משימה. לדוגמא, אמור, "ג'ון יטפל בכל ניירת התקציב. דבר איתו אם יש לך שאלות."
שיטה 2 מתוך 3: הפעלת היעילות ביעילות
- 1התחל את הפגישה בזמן כדי להישאר בלוח הזמנים. וודא כי הפגישה מתחילה בשעה שנקבעה. אתה רוצה להראות לכל משתתפי הפגישה שזמנם יקר. על ידי התחלת המפגש בזמן אתה יוצר אווירה של כבוד הדדי. דייקנות גם מקלה לפנות זמן עבור שאלות מאוחר יותר.
- דאגו לסיים את הפגישה גם בזמן.
- 2עיין בכל כללי היסוד כדי לשמור על הסדר. הזכר למשתתפים את מדיניות הפגישה לפני שתתחיל. בהתאם לפגישה, יתכן שיהיו לך יותר כללי יסוד מאחרים.
- לדוגמא, בפגישת תמיכה עשויה להיות תזכורת סודיות לחברים. בפגישה עסקית עשוי להיות כלל על כך שהמשתתפים יהיו יסודיים וספציפיים בעת הדיבור.
- קבעו כללים אלה בתחילת הפגישה. יהיה הרבה יותר קשה לאכוף כללים כלשהם אם אתה מעלה אותם בזמנים אקראיים.
- למשל, בפגישה עסקית אתה יכול לומר: "אם יש לך בעיות עם תקציב הרבעון הזה, אנא המתן עד סוף הפגישה כדי לדבר איתי באופן פרטי."
קיום סדר יום מסייע לשמור על הפגישה על המסלול ועל הנושא, ומעניק למשתתפים דרך לפקח על משך הזמן של הפגישה. - 3תן זמן למשתתפים להציג את עצמם. תנו למשתתפים אפשרות לומר שלום וללמוד את שמות זה. היכרות עם חברים נחוצה ובעלת ערך רב יותר עבור קבוצות תמיכה, מכיוון שכל משתתף ישוחח במהלך הפגישה. היכרות יכולה להיות בעלת ערך גם במסגרת רשמית, אך וודאו שהם לא מורידים מפריטים שעל סדר היום של הפגישה.
- לדוגמא, אתה יכול לומר זאת בפגישה רשמית: "לפני שנתחיל ברצוני להסתובב בחדר כדי שכל אדם יוכל לומר את שמו ותפקידו בחברה."
- בפגישה מזדמנת, היית יכול לומר: "בוא נסתובב במעגל ונציג את עצמנו. אתה יכול גם לשתף דבר אחד חיובי ושלילי אחד שקרה לך השבוע."
- 4קבע זמן לשאלות והערות. וודאו שלמשתתפים יש הזדמנות להשמיע את קולם. נסה לכלול פריט ספציפי בסדר היום של הפגישה המוקדש למענה על שאלות והאזנה למשוב. אם המשתתפים מרגישים מבולבלים כשעוזבים, הם עשויים לחשוב שהפגישה כולה הייתה בזבוז זמן.
- סגור כל התנהגות רעילה מהמשתתפים. אמנם תקשורת פתוחה חשובה, אך שיחות פסיביות-אגרסיביות נוטות להפוך את הפגישה למתוחה ולא נוחה. אם אתה מרגיש שפרשנות פסיבית-אגרסיבית יכולה להיות נושא רציני עבור משתתפיך, הגב הערה על התנהגות רעילה בתחילת הפגישה.
שיטה 3 מתוך 3: להעביר את הנקודה שלך
- 1דבר בשפה תמציתית כדי להבהיר נקודה ברורה. הימנע משימוש בשפת מילוי מיותרת במסגרת פגישות עסקיות רשמיות. במצב יותר מזדמן, נסה להשתמש בשפה ידידותית ומזמינה כדי למנוע כל בלבול למי שאתה פונה אליו. על ידי ייעול השפה שלך, אתה מייעל את יעילות הפגישה באופן כללי.
- למשל, בפגישה רשמית במקום לומר "אנו מתקשים בהפצת ניירות בגלל בעיה מכנית", אומרים, "אנחנו לא יכולים ליצור שום עותקים בגלל שהמדפסת נשברה."
- בפגישה מזדמנת, אמור "כולנו נשתף משהו טוב שקרה השבוע" כדי להבהיר שאתה פונה לכל הקבוצה.
למשל, בפגישה עסקית אתה יכול לומר: "אם יש לך בעיות עם התקציב של הרבעון הזה, אנא המתן עד סוף הפגישה כדי לדבר איתי באופן פרטי.". - 2שלבו הפסקות כדי לשים דגש על נקודה. בחר מקומות אסטרטגיים בנאום שלך כדי לכלול שנייה או שתיים של הפסקות, מכיוון שזה עוזר למאזין לשים לב יותר למה שתגיד בהמשך. השהיה גם מאפשרת לתפוס את הנשימה ולסקור נפשית את מה שתרצו לומר בהמשך. דבר לאט וברור כדי שכולם יוכלו לשמוע ולהבין אותך.
- 3הגע לנקודה באמצעות פעלים ברורים ופעילים. דבר בצורה ברורה וניתנת לפעולה, כך שאנשים יוכלו להבין מיד מה אתה מנסה לומר. נסו להימנע משימוש בקול הפסיבי, שיוציא את הפעולה הישירה מנאומכם. הכללת קול פעיל מעבירה את נקודתך הרבה יותר באופן ישיר וחלק מאשר קול פסיבי.
- לדוגמא, אמור "הגענו למטרה שלנו", במקום לומר "המטרה הושגה".
- 4הימנע משפה מיותרת כדי שתוכל להצביע על נקודה ברורה. אל תשתמש במילים מיותרות כשאתה מנסה להביע את דעתך. אין צורך בהצהרה ארוכה ממה שהיא צריכה להיות כאשר אתה יכול להביע את דבריך בכמה מילים.
- בכל סוג של פגישה ניתן לקצר מונחים כמו "קרבה" ו"עניין מסוים "ל"קרבה" ו"עניין "כשאתה מדבר.
- למשל, אמור, "פרויקט זה חייב להסתיים עד הצהריים" במקום לומר, "פרויקט זה חייב להסתיים עד 12 בצהריים."
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
