איך להקל על פגישה?
כדי להקל על הפגישה, התחל במסמר פרטים כמו המטרה, נושאי דיון עיקריים, זמני התחלה וסיום, מיקום וכיצד על המשתתפים להתכונן לפגישה. לאחר מכן, תכנן את רשימת המשתתפים ושלח הזמנות בדוא"ל הכוללות את כל המידע הדרוש. לאחר מכן, הגיע מוקדם למיקום הפגישה והגדר את החלל. לסיום, התחל את הפגישה בזמן, הבהיר את היעדים בהתחלה, והחזיר את הפגישה למסלול אם הדיון ייעלם מהנושא. לקבלת טיפים להגדרת המרחב להשלמת מטרות הפגישה, המשך לקרוא!
מנחה פגישות הוא האחראי להובלת פגישה.
מנחה פגישות הוא האחראי להובלת פגישה. בעיקרו של דבר, מטרת המנחה היא להבטיח שהמפגש יעבור בצורה חלקה מהארגון, מההתחלה ועד הסיום. פגישה שהושגה היטב אמורה להבטיח שכל מטרות הפגישה יושגו על ידי מסקנתה. לפיכך, מנחה טוב יבטיח כי כל המשתתפים יבינו את מטרת הפגישה, יוודא כי כל צרכי המשתתפים מתקיימים, יוודא כי הפגישה זורמת בצורה חלקה, וידאג להשתתפות מלאה.
חלק 1 מתוך 3: הנחת היסוד לפגישה מוצלחת
- 1הכנה היא המפתח ולכן התחל מסדר יום. בעוד שמנחה צריך להתמזג בפגישות ולגרום לתפקידם להיראות קל, חיוני שהם יתכוננו באופן נרחב לפגישות. התחל בכתיבת סדר יום. סדר יום טוב יכלול נקודות מפתח בנושא הפגישה וכן יספק פירוט הולם כך שהמשתתפים ידעו היכן להיות ולמה לצפות.
- שימו לב לשעות ההתחלה והסיום של ההפעלות, כמו גם מגבלות הזמן הריאליסטיות לכל מפגש, כדי להבטיח שהפגישה תפעל בזמן.
- בחר נושאים המשפיעים על כל מי שמשתתף בפגישה. נסה לקבל תשובה מהנוכחים בפגישה בנושאים המצדיקים דיון.
- נסה להציג את הנושאים כשאלות שזקוקות למענה כדי לעורר דיאלוג בפגישה.
- שימו לב מה מטרת הדיון. האם זה לצורך מידע, לפתור בעיה או לקבל החלטה?
- ציין כיצד המשתתפים צריכים להתכונן לפגישה.
- 2תכנן את רשימת ההזמנות. זה דורש איזון עדין. אם יש מעט מדי או יותר מדי אנשים, אתה מסתכן בפגישה לא פרודוקטיבית. תרצה להזמין רק אנשים שיעזרו לך להגיע למטרת הפגישה. שאל את עצמך את הדברים הבאים.
- מיהם מקבלי ההחלטות המרכזיים בנושא?
- מי הכי יודע על המידע הנדון?
- למי יש אינטרס מיוחד בנושאים?
- מי יצטרך ליישם החלטות כלשהן שמתקבלות?
- יש מומחים שמציעים להזמין 8 אנשים לפגישות שבהן צריך לקבל החלטה. לעומת זאת, הם מציעים 18 אנשים כאשר מטרת הפגישה היא סיעור מוחות.
- 3שלח את ההזמנות בדוא"ל. שליחת דוא"ל היא הדרך הקלה ביותר להזמין את המשתתפים שלך. הדוא"ל שלך אמור לספק הקדמה קצרה לפגישה. זה צריך לכלול גם את התאריך, השעה ואולי מועד אחרון לשמירה. יש לצרף את סדר היום למייל.
- דרישה ל- RSVP היא אופציונלית, אך היא תאפשר לך להכין כמות נכונה של חומרים לכל המשתתפים.
פגישה שהושגה היטב אמורה להבטיח שכל מטרות הפגישה יושגו על ידי מסקנתה. - 4התחל לחשוב מה עושה מנחה טוב. על ידי הרהור מה עושה מנחה במהלך פגישה, אתה תהיה במצב טוב לדעת מה מצופה ממך כאשר תורך לבצע את העבודה. למנחה טוב יהיו מספר תכונות שעוזרות לו או לה לנהל זמן, אנשים ודעות שונות. עדיף לפתח תכונות אלה מוקדם.
- ערך אנשים ורעיונותיהם. מנחה טוב יעביר מחמאות משלו לאחר שהמשתתף הציג רעיון. אמור משהו כמו "תודה סמנתה, אלה נקודות שימושיות מאוד שעוזרות לנו לחשוב על הנושא בצורה אחרת." בכך תבטיח שכל אדם ורעיון יישמעו וגם שאחרים יהיו בטוחים בדברים.
- להיות על האצבעות. יהיה עליך להגיב למספר מצבים שונים במהלך הפגישות. עליכם לחשוב ולהגיב במהירות למצבים שונים אלה. לדוגמא, אם מישהו מספק עצות משמעותיות, מהרו לשבח אותם, ואז חפשו מיד אחר משתתף שמבקש לבנות על קו מחשבה זה. אם מישהו מעלה נקודה רעה שאינה מהנושא, עם זאת, עשה כמיטב יכולתך כדי להדגיש את הטוב בתגובה ולחפש משתתף אחר שיבנה על מה שחשבת שטוב.
- היו דיבורים היטב. חשוב שכולם בחדר יבינו אתכם. אתה תרצה לדבר בעוצמה סבירה כדי שכולם יוכלו לשמוע. ניסח בבירור ואל תמלמל או תמלמל. דאג להשתמש בז'רגון רק אם כולם בפגישה מכירים את המינוח.
חלק 2 מתוך 3: קביעת הבמה לפגישה
- 1תכנן את המיקום וסדר את הרהיטים. יהיה עליכם לשקול אם הפגישה הולכת להיות פנים אל פנים, פגישה וירטואלית דרך מסכים או שילוב של השניים. בהתאם למתכונת הפגישה, יהיה עליכם לוודא כי כל הרהיטים והחומרה נמצאים במקום, כולל כיסאות, שולחנות ומסכי מקרן. ישנן מספר דרכים אפשריות להגדרת רהיטים לפגישה.
- מערך שולחן עגול יעזור לפגישות מוכוונות לדיון.
- תפאורה עם כיסאות בשורות היא טובה להקמת רמקול כמוקד העיקרי. מערך זה פועל היטב כאשר המטרה העיקרית היא העברת מידע במקום חיפוש דיון.
- מערך תיאטרון כולל שולחן בקדמת החדר ומאפשר לפאנל רמקולים לשבת מקדימה. המשתתפים ישבו בשורות מול דוברי הפאנל כמו במתכונת הרצאה.
- מערך כיתתי כולל שולחנות מול שורות הכיסאות כדי לאפשר למשתתפים לרשום הערות בעוד הדובר נותר במוקד הפגישה.
- השתמש במערך בצורת U לפגישות בהן אתה רוצה שהמשתתפים יראו זה את זה ויקיימו אינטראקציה בעת הצורך.
- הגדר כסאות במעגל איתך במרכז לפגישות המיועדות כפתוחות ומשתפות.
- 2ספק אספקה למשתתפים בפגישה. מנחה מוכן לחלוטין יספק למשתתפים עטים, פנקסים, חוברות עבודה, חוברות יד וכלים אחרים הדרושים לפגישה. שקול גם אם תצטרך לספק מידע כניסה מראש לפגישות וירטואליות. צריך שיהיה לוח שהוקם כדי לאפשר לאנשים ולמציגים לרשום הערות לכולם, אולי טבלה או לוח לבן. זה שומר על זרימת חלקה יותר של הפגישה, ומאפשר למשתתפים לענות על שאלותיהם במועדים מוגדרים במהלך הפגישה.
- תלוי באורך הפגישה, חשבו לספק למשתתפים שלכם משקאות (קפה), חטיפים, מים ו / או ממתקים.
- 3שלח תזכורת בדוא"ל על הפגישה עם התקרבותה. אנשים עסוקים, וללא תזכורות, יתכן שהם ישכחו מפגישה הקרובה. נסו לשלוח תזכורות לאלו שישתתפו יומיים לפני שהפגישה אמורה להתקיים.
- אם ביקשתם מהמוזמנים לענות על כך, תוכלו לשלוח תזכורת שהם צריכים לענות לפני המועד האחרון.
- בדוא"ל התזכורת שלך הקפד לשאול אם מישהו שינה תוכניות.
חלק 3 מתוך 3: הכרת התפקיד שלך להקל על הפגישה
- 1הגיע לפגישה מוקדם. כמנחה אתה צריך להיות שם כדי לברך את כל מי שמגיע לפגישה. או ללחוץ את ידם בזמן שהם נכנסים לחדר או לברך אותם בזמן שהם נכנסים לכנס הטלפונים. זה ייצור סביבה חמה בפגישה ובמקביל יראה שאתה רציני ומוכן לדון.
פעולה זו שומרת על פגישה חלקה יותר, ומאפשרת למשתתפים לענות על שאלותיהם במועדים מוגדרים במהלך הפגישה. - 2התחל את הפגישה בזמן והבהיר את היעדים. בעוד שכולם בפגישה יקבלו את סדר היום, אך על ידי הצגתם מחדש של היעדים, כל המשתתפים יתחילו באותו עמוד. זה גם יעזור לתת את הטון לפגישה ולהעלות אנשים בדרך הנכונה באופן מיידי.
- ניתן גם להודיע על ניקיון בית בתחילת הפגישה, כולל מידע על זמני הפסקה, יציאות אש ומיקומי שירותים.
- אתה יכול גם לחשוב על קביעת כללים לאינטראקציה, תלוי מי משתתף בפגישה. הכללים יכולים לכלול כבוד הדדי זה לזה, להישאר בנושא, לתקוף את הבעיה ולא לאדם, להביא לסגירה לדיון ולא להפריע לאחרים.
- 3הדריך את הפגישה על ידי כך שכל המשתתפים מדברים. לכל אחד יש שיטה אחרת להנחות פגישה ולשמור את הדוברים בנושא. שיטה חיונית אחת היא לוודא שהשיחה והדיון לא נשלטים על ידי אדם אחד או שניים. ודא שאתה מחפש אחר כל מי שירצה להצביע ולתת להם את ההזדמנות לדבר על ידי שאלת מחשבותיהם.
- נגיד שעמית בשם סמנתה נראה מעוניין אך עדיין לא תרם. אתה יכול לנסות לומר: "סמנתה, איך הנושא הנדון משפיע על המחלקה שלך ועלייך במיוחד?"
- 4היצמד לנושא. תפקיד המנחה הוא לשמור על כל הנוכחים או הדוברים בנושא. התרת משיקים מחוץ למטרה תפיל את לוח הזמנים שלך ומשמעותה שהפגישה לא תגיע לתוצאה המיועדת. אם אתה מרגיש שדיון עובר מחוץ לנושא, הפנה מחדש את השיחה על ידי שאלת שאלות הנוגעות ישירות לנושא.
- אם הדיאלוג התחיל להיסחף, אתה יכול לומר: "אבל איך זה משפיע על הנושא עליו אנו דנים היום?" או, "כל אלה נקודות מעניינות מאוד. עלינו לדון בהן במועד מאוחר יותר, אך בינתיים בואו נתמקד בנושא הנדון."
- ייתכן שתרצה גם לסמן את הרעיונות שהועלו ולטפל בהם בפגישה מאוחרת יותר או בדרך אחרת. כך תוכלו לכבד כראוי את הרעיונות המשיקים הללו ולא לפגוע באף אחד מהמשתתפים.
- 5יש לתכנן מצבים קשים ולנטרל אותם. אם אתה מרגיש שהמשתתפים נמצאים על סף כניסה לוויכוח סוער, הביא אדם אחר שאתה יודע שידבר בנושא. בעיקרו של דבר, תרצה לנטרל דיון על ידי הבאת דיאלוג נוסף. במקרה של סכסוך, אתה יכול גם להקשיב לשני הצדדים ולזהות בסיס משותף להפגיש בין הצדדים היריבים.
- במקרה של מצב קשה, אתה יכול לומר: "ברור ששניכם באים מצדדים שונים. עם זאת, ברור שאתה מסכים בחשיבות הנושא הזה, אז בוא ננסה למקד את האנרגיה שלנו במציאת תוצאה מועילה הדדית. "
- 6לענות ולהפנות שאלות. כמנחה אתה יכול לקחת שאלות מהמשתתפים כל עוד אתה יכול להגיב בצורה מדויקת. אם לא, עליך להפנות את השאלה למישהו בפגישה שנמצא במצב טוב יותר להגיב בצורה מדויקת.
- אם אינך יודע את התשובה לשאלה, אתה יכול לומר: "זו שאלה מצוינת. עם זאת, אני חושב שסמנתה מושכלת יותר בנושא זה. סמנתה, מה המחשבות שלך?"
כדי להקל על הפגישה, התחל במסמר פרטים כמו המטרה, נושאי דיון מרכזיים, זמני התחלה וסיום, מיקום וכיצד על המשתתפים להתכונן לפגישה. - 7סיכמו ופשטו את הממצאים. רשום הערות במהלך הפגישה וודא שאתה רושם את כל הרעיונות והדעות המרכזיים. בסיום דיון בנושא מסוים, מועיל אם המנחה מעביר סקירה של הנאמר והמסקנות שהושגו.
- עשה כמיטב יכולתך כדי לסכם את נקודות המפתח של כל אחד מהנוכחים. כמו כן, הדגיש את כל ההחלטות שהתקבלו בנושאים שטופלו.
- 8שאל כיצד התנהלה הפגישה בסיומה. משוב חיוני כדי שתשתפר כמנחה פגישות. אולי תחשוב לשאול את הדברים הבאים: האם סדר היום הופץ בשעה טובה? עד כמה המשתתפים היו מוכנים היטב? האם הזמן שהוקצה לכל נושא עבד? האם היה מספיק זמן לדיון? כיצד ניתן היה לשפר את מערך החדרים?
- ניתן לאסוף משוב באמצעות סקר דוא"ל שנשלח למשתתפים זמן קצר לאחר הפגישה.
- הקפד לבדוק את התוצאה ולבצע את כל השינויים הדרושים לפגישה הבאה.
- זכור שכדי להקל על פגישה אינך צריך להיות מודאג יתר על המידה מתוכן. במקום זאת, דאג לתהליך.
- היצמד לזמני הפסקה שנקבעו.
- להיות זמין למשתתפים על ידי שהייה לאחר הפגישה לכל מי שאינו רוצה לפנות לקבוצה.
קרא גם: כיצד לשפר את הפגישות העסקיות?
תגובות (4)
- זה הסביר את הפריסה והעובדות בצורה כה ברורה.
- טיפים שימושיים מאוד שניתן ליישם בכל הפגישות!
- זה מאוד מסביר. לקח לי זמן למצוא דף שהסביר בדיוק מה אני צריך. הוא כיסה הכל בדיוק בפרטים הנכונים.
- זה הרחיב את הידע שלי בתחום זה. נהדר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
