כיצד להתגבר על העצבים כיו"ר ראשונה?

וודא שיש לך את כל הניירות הדרושים. בקש מהמזכירה ומכל החברים הרלוונטיים האחרים לספק לך את הניירות הנכונים. כמו כן, זה נכון לקרוא את החומרים העקרוניים שיידונו בפגישה כדי למנוע תחושות של מארב או חוסר וודאות באשר לדיון.

גשו השקפה משלכם לגבי הכיוונים האפשריים לפגישה. בעיקר, יושב ראש נראה כמפלגה ניטרלית שצפויה לנהל את הישיבה ולהתחשב בכל נקודות המבט שם. זה לא בהכרח אומר שאתה לא יכול להראות את הצבעים שלך (זה תלוי בחוקתה או באופי הקבוצה שמכהנים בה), אך זה מציב עליך חובת כבוד לכל נקודות המבט ולצפות לכך מכל המשתתפים. אם ביצעת מראש אילו נושאים וחששות אפשריים עשויים להיות, יחד עם כל פוטנציאל לסיטואציות תנודתיות, תהיה מוכן היטב לכל מה שיתעורר. תכננו מראש כיצד תתמודדו עם כל תרחיש אפשרי.

הישאר רגוע. בדרך כלל כל העיניים אינן נשואות אליך לתוכן - העיניים יופנו אליך למנהיגות ולסיכום נקודות המבט. המשמעות היא שעליך לציין את ההשקפות, ההוראות והאפשרויות העולות במהלך הפגישה, כך שתוכל לשקף את הדיון בחזרה לקבוצה ולהציג החלטות שיצביעו עליהן לפי הצורך. אם אתה יו"ר בעמדה שאתה יכול להשפיע על תוצאות הפגישה באמצעות הצבעה ישירה או קבלת ההחלטה הסופית על פריטי הפגישה, אזי שציינת את דעותיהם וסיכומם של כולם הופכת לחשובה עוד יותר כאמצעי שבו אתה מצדיק את החלטותיך.

דע את הכללים המסדירים את הפגישה. עליכם לקרוא את הכללים הנוגעים לפגישה. שאל שאלות של נושאי משרה לפני השתתפותך בפגישה כדי שלא תהיה בטוח לגבי הדברים. זכור זאת אם אינך זוכר דבר אחר - "הכללים הם החברים שלך". הם הכלים שבאמצעותם אתה יכול לשמור על הסדר בפגישה, להפנות את החברים לנקודות הדיון הרלוונטיות ולתמוך בהצבעה שלך. הכללים יעזרו לך להיות יו"ר יעיל יותר.

נשמו עמוק לפני שאתם נכנסים לחדר. זה עוזר להגיע כמה דקות מוקדם כדי להגדיר את העיתונים שלך ולברך את משתתפי הפגישה. אם אינך יודע את שמותיהם, הכן תרשים חזותי של מי יושב איפה לפי השם שאתה יכול להתייחס אליו. שמור פנקס קטן ועט או עיפרון מועדף כדי לרשום נקודות, שאלות וסיכומים בולטים. ודא כי כל המסמכים שלך מסודרים לפני תחילת הפגישה.

היו כנים. אנשים בדרך כלל סלחניים אם אתה מבהיר שאתה טירון. אם אתה לא יודע משהו, אתה יכול לומר שתקח את זה בהתראה ותחזור, או שאתה יכול לפתוח את השאלה לקבוצת הפגישות. לחלופין, אתה יכול להודות שאתה לא יודע כפי שאתה עדיין לומד ושאתה מעמיד את עצמך בחסד הסובבים אותך לסייע בתגובה. פעולה אחרונה זו תלויה, כמובן, בהקשר של הפגישה וייתכן שלא תתאים בסביבות מסוימות בהן חשוב לשדר תחושת שליטה. אך בעיקרון, עדיף להיות פתוחים ושקופים לגבי המגבלות שלך מאשר לבצע פעולה הגורמת קשיים לפרויקט, לקבוצה או לתהליך בטווח הארוך.