כיצד להתכונן לישיבת דירקטוריון?
הדרך היחידה של ישיבת דירקטוריון להתנהל בהצלחה היא אם כל חברי הדירקטוריון, מקצינים ועד חברי דירקטוריון, מתכוננים בצורה נאותה לישיבה.
חבר דירקטוריון לא מוכן יכול לחוות חוויית ישיבה במועצה מתסכלת ולהשאיר חברי דירקטוריון אחרים ללא מוטיבציה ולחוצים מהעבודה שהם עושים. הדרך היחידה להתמודד בהצלחה עם ישיבת הדירקטוריון היא אם כל חברי הדירקטוריון, מהקצינים ועד חברי הדירקטוריון, מתכוננים בצורה נאותה לישיבה. לנושאי החברה יש בדרך כלל תפקיד גדול יותר בניהול ישיבות דירקטוריון וכנראה שייקח יותר זמן להתכונן לפגישה. השלבים שלהלן מכילים מידע לשימוש כל חברי הדירקטוריון על מנת להתכונן לישיבת דירקטוריון מוצלחת.
- 1קרא והבין את התקנון. לכל תאגיד, בין אם מדובר למטרות רווח ובין אם לא למטרות רווח, יש קבוצה של תקנון. בתקנון נקבע כיצד יתנהל התאגיד, כיצד מתנהלת ההצבעה, מי הם הקצינים, יחד עם מידע חשוב אחר. על כל חבר מועצה להחזיק עותק של התקנון ולהביא אותו לכל ישיבת מועצה לצורך התייחסות.
- 2סקור חוזים ומסמכים עסקיים אחרים. אם חוזים או מסמכים אחרים יידונו בישיבת דירקטוריון, גם אם הדיון יהיה קצר, על כל מי שמשתתף בישיבת הדירקטוריון לקבל עותקים של המסמכים ולעיין בהם לפני שהוא משתתף בישיבה. אחרת, זמן מבוזבז כאשר חברי הדירקטוריון נאלצים לעיין במסמך ולנסות לנהל דיון בהם במקום. מתן חברי הדירקטוריון את המסמכים מבעוד מועד מאפשר להם לעיין בקפידה במסמכים, לרשום הערות בנושאים שהם רואים איתם ולהגיע לפגישה מוכנים לדון בהם. אם, למשל, החברה שוקל להשכיר בניין, כל חבר דירקטוריון אמור לקבל העתק מההשכרה המוצעת לבדיקה לפני הפגישה בה תידון השכירות.
אם ישיבות הדירקטוריון מתרחשות לעיתים רחוקות, על הוועדה להיפגש זמן קצר לפני ישיבת הדירקטוריון כדי לבחון את העבודה שנעשתה ולהכין הערות לדיווח לדירקטוריון. - 3נפגש עם ועדות. ישיבות דירקטוריון הן הזדמנות מצוינת לחלוק עם הדירקטוריון כולו את העבודה שנעשתה על ידי הוועדות. אם ישיבות הדירקטוריון מתרחשות לעיתים רחוקות, על הוועדה להיפגש זמן קצר לפני ישיבת הדירקטוריון כדי לבחון את העבודה שנעשתה ולהכין הערות לדיווח לדירקטוריון.
- 4מעקב אחר משימות שהוקצו. אם הוטלה עליכם משימה בישיבת דירקטוריון קודמת, דאגו לבצע משימה זו לפני ישיבת הדירקטוריון הבאה.
- 5הכן הערות על פריטים שברצונך להציג בפני הלוח. אם יש לך על מה לדווח לדירקטוריון, כמו למשל חוזה פוטנציאלי עם ספק שאותו ביקשת, או משוב שקיבל מלקוח, רשום אותו כדי לדווח לדירקטוריון. כתיבת הערות, או לפחות רישום הדברים שאתה מעוניין לדון בהם, יגרום לפגישה להתנהל בצורה חלקה ותבטיח שכל הפריטים שאתה מעוניין לדון בהם יידונו.
חבר דירקטוריון לא מוכן יכול לחוות חוויית ישיבה במועצה מתסכלת ולהשאיר חברי דירקטוריון אחרים ללא מוטיבציה ולחוצים מהעבודה שהם עושים. - 6קבעו סדר יום. מי שאחראי על ניהול ישיבת הדירקטוריון, בדרך כלל אך לא בהכרח הנשיא, צריך להפיץ סדר יום המוצע לכל חברי הדירקטוריון כשבוע לפני ישיבת הדירקטוריון. הנשיא רשאי להיעזר במזכיר או בחבר הנהלה אחר להפצת סדר היום. דוא"ל שימושי במיוחד למשימה זו. בשנות ה הדוא"ל, לשאול את חברי ההנהלה לכול פריטים נוספים הם רוצים לדון, ולהגדיר אג'נדה כי הוא לניהול.
- קבעו נושאים הרגישים לזמן או הדוחקים ביותר בשלב מוקדם של סדר היום, ואת אותם פריטים שיכולים להמתין לפגישה הבאה - אם הפגישה תארך זמן רב - עד לתחתית סדר היום. הגדירו את הנושאים לפי סדר הגיוני, כך שלא תקפצו לפריטים שונים שעל סדר היום. אם בדרך כלל הפגישות שלך אורכות כשעה-שעתיים, נסה לתכנן את סדר היום בהתאם. אם יש מספר נושאים דחופים שיש לדון בהם, הודיעו לדירקטוריון מוקדם כי פגישה זו תארך זמן רב יותר מישיבות אחרות כדי שיוכלו לתכנן להישאר זמן רב יותר.
- לאחר קביעת סדר היום, שלח אותו לחברי הדירקטוריון בדוא"ל כדי שיהיה להם עותק סופי. בנוסף, על המזכיר להדפיס עותקים להפצתם בישיבה ולהגשתם לספר התאגידי.
- 7עיין בפרוטוקול מהפגישה הקודמת. זה מתרחש בדרך כלל בתחילת ישיבת הדירקטוריון, שם יקרא המזכיר את הפרוטוקול בקול רם בפני הדירקטוריון. זה גם חלק מההכנה שלך לפגישה. היזכרות במה שנדון בפגישה הקודמת מסייעת בהקשר לפריטים החדשים שעל סדר היום של הפגישה. זה גם יכול לעזור לך לזכור משימות שהוקצו לך בפגישה הקודמת.
- 8וודא כי כל הציוד הדרוש נמצא וקיים. אם הדירקטוריון שלך מאפשר לחברים שלא יכולים להשתתף בפגישה באופן אישי להיות נוכחים באמצעות שיחת ועידה, ודא שיש ברשותך את הציוד המתאים כך שכולם יוכלו לשמוע אחד את השני. ערוך שיחות בדיקה לפני הפגישה כדי להבטיח שהציוד שלך עובד. וודא כי כל ציוד אחר שישמש, כגון מקרן או מחשב, נמצא בפגישה ומוגדר מראש.
מי שאחראי על ניהול ישיבת הדירקטוריון, בדרך כלל אך לא בהכרח הנשיא, צריך להפיץ סדר יום המוצע לכל חברי הדירקטוריון כשבוע לפני ישיבת הדירקטוריון.
- אם אתה חבר חדש בדירקטוריון קיים, שאל את חברי הדירקטוריון האחרים מה הם עושים בדרך כלל כדי להתכונן לפגישה ולמה אתה יכול לצפות מהפגישה. זכור כי דירקטוריונים שונים ינהלו את ישיבותיהם באופן שונה, כך שגם אם אתה מנוסה בישיבה בדירקטוריון, אם זו הפעם הראשונה שלך בישיבת דירקטוריון מסוימת, הקפד לבקש מחברי הדירקטוריון האחרים שלך סקירה כללית של האופן בו פגישה מסוימת זו רץ.
- לדבר על חבר הנהלה אחר, לנהל שיחות צדדיות ולהפריע זה לא רק גס רוח אלא גם לא פרודוקטיבי.
- כלי נפוץ המשמש לישיבות דירקטוריון הוא "כללי הסדר של רוברט". הכללים קובעים נוהל לביצוע ישיבות דירקטוריון, אך הם יכולים גם לחול על כל ישיבות קבוצתיות. הכללים של רוברט הם רשמיים למדי, וכוללים קריאה לחברי דירקטוריון וקצינים אחרים בכותרות כמו 'גברת' ו'יו"ר. ייתכן שהוועד שלך ירצה להיות פחות רשמי מזה. בשני המקרים, עדיף שהדירקטוריון יחליט בשלב מוקדם כיצד באופן רשמי או לא רשמי הוא מעוניין לקיים ישיבות.
קרא גם: איך מזמנים פגישה לפי הזמנה?
תגובות (1)
- רמזים ורעיונות מעשיים באמת.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
