כיצד לקבוע מועדים כיזם?
עם זאת, על ידי הבהרת המועדים שלך, תקשורת נכונה של מועדים ותפעל כמקצוען תוכל לקבוע מועדים שעובדים עבור הארגון שלך ועובדיך.
מועדים חשובים לכל העסקים. עם זאת, עסקים קטנים והיזמים המנהלים אותם מכירים את האתגרים שבקביעת מועדים מעשיים לעובדיהם. הסיבה לכך היא שכיזם תצטרכו לקבוע מגוון מועדים כדי לוודא שהעסק שלכם מתפקד ושהלקוחות שלכם מרוצים. עם זאת, על ידי הבהרת המועדים שלך, תקשורת נכונה של מועדים ותפעל כמקצוען תוכל לקבוע מועדים שעובדים עבור הארגון שלך ועובדיך.
שיטה 1 מתוך 3: קביעת מועדים סבירים
- 1חנך את עצמך לגבי המתחרים שלך. בסופו של דבר, כל מועד אחרון שתגדיר צריך להיעשות עם ידע רלוונטי אודות השוק ופעולות המתחרים שלך. ללא מידע כזה, המועד האחרון שלך עשוי להיות לא רלוונטי, מיותר או לא מציאותי.
- השתתף בכנסי סחר. ועידות סחר, כמו הפגישה השנתית של איגוד הזכיינים והעוסקים האירופיים, הן מקומות נהדרים לרשת עם בעלי עסקים קטנים אחרים הנמצאים במצב כמוכם.
- אסוף מידע על מחקרי שוק. אתה יכול לעשות זאת על ידי התקשרות עם חברת שיווק, עריכת מחקר משלך באינטרנט או דרך מגמתך לפגוש את המתחרים שלך בסביבה אחת על אחת.
- 2כלול מדדים מוצקים. כל מועד אחרון שתקבע צריך לצרף פרטים להשלמתו. ללא מדדים קבועים ותאריך ספציפי, אתה והעובדים שלך יתקשו לעמוד בזה.
- צרו מועד אחרון. למשל, אם אתה מבקש מהעובדים שלך להתחשב במלאי שלך, תן להם תאריך ספציפי בו הם חייבים להיעשות.
- ספק מספרים כדי שאתה והעובדים שלך יוכלו למדוד את התקדמותם לקראת עמידה ביעדים שלהם ובמועד האחרון. לדוגמה, אם אתה אומר לעובדים שלך שהם צריכים לגדול במכירות משנה לשנה, תן להם נתון מסוים שהם צריכים להגיע אליו, כמו 149000 € מכירות.
- 3צרו מועדים מציאותיים וניתנים להשגה. אולי הדבר החשוב ביותר בקביעת מועדים הוא לוודא שהם ניתנים להשגה. קביעת מועדים בלתי ניתנים להשגה פשוט תסכל אתכם ואת עובדיכם ותיצור סביבת עבודה לחוצה.
- מדוד את משך הזמן למועד האחרון מהפרק הממוצע שלוקח לעובדים שלך להשלים עבודה דומה.
- אם על ידי קביעת מועד אחרון אתה מבקש מהעובדים לעבוד יותר או מהר מהרגיל, ודא שהגידול אינו דרמטי. למשל, בקש מהעובדים לעבוד 10% מהר יותר ולא 50% מהר יותר.
בשלב מסוים, ייתכן שיהיה צורך לבחון מחדש את המועדים שקבעתם. - 4לערב בעלי עניין. הקפד תמיד לשתף אנשים שיודעים או יהיו מעורבים בהגשמת מטרה נתונה בתהליך קבלת ההחלטות. ללא ידע ספציפי לפרויקט שצריך לסיים, לא תוכל לקבוע תאריך יעד ריאלי.
- שוחח עם עובדים המוטלים עליהם להגשים את המועד האחרון. עובדים עשויים להבין טוב יותר גורמים ייחודיים, כגון מכירות הקשורות לעונה או נושאים אחרים, שישפיעו על היכולת שלך לעמוד בזמנים.
- ערכו סיעור מוחות בפגישה. למשל, בקש מההנהלה והעובדים רעיונות כיצד להשיג מטרה. נסה לומר "אני רוצה לקבוע מועד אחרון להשלמת עסקת ג'ונסון. האם יש למישהו רעיונות טובים לבצע זאת במועד?"
- התייעץ עם בכירים בארגון שלך. לשותפים או למנהלים שלך יהיו דעות כדאיות לגבי המועד האחרון שאתה רוצה לקבוע.
שיטה 2 מתוך 3: העברת מועדים לעובדים
- 1לקיים פגישה. לאחר קביעת המועד האחרון, עליכם לקיים פגישה כדי להודיע לכל העובדים הרלוונטיים על יעדי הפרויקט. על ידי עריכת פגישה, תוודא שכולם יתאימו במהירות לגבי המועד האחרון.
- שלחו דוא"ל לכולם. למשל, שלח לכולם דוא"ל "אנא השתתף בפגישה בשעה 9:30 ב -6 בינואר כדי לדון בפרטים, יעדים ומועדים של פרויקט ווסט לייק."
- ערכו ועידת וידיאו כך שעובדים שלא יכולים להשתתף פיזית יוכלו להצטרף לדיון. השתמש בסקייפ או בתוכנית דומה כדי להקל על ועידת הווידאו שלך.
- ערכו פגישות מעקב מדי שבוע או שבועיים כדי לדון בהתקדמות העובדים שלכם לקראת המועד האחרון.
- וודאו שכל הצדדים הרלוונטיים משתתפים בפגישה או שמודעים לדיון בפגישה.
- 2ברור לבטא את המועד האחרון. במהלך קיום פגישה ולאחריה, עליך להסביר בבירור את פרטי המועד שאתה מגדיר. ללא הסבר מתאים, לעובדים שלך לא יהיה חזון מוחלט מה הם צריכים לעשות.
- לעולם אל תניח שהעובדים שלך יודעים מה אתה אומר.
- הסבר מושגים חשובים. לדוגמה, אם אתה מיישם תהליך חדש או משתמש במאגר מידע חדש לעמידה במועד האחרון, הציע סדנה המלמדת עובדים על התהליך החדש.
- כלול פגישה לשאלות ותשובות בכל פגישה שקיימת בנוגע למועד האחרון.
- הסבירו לעובדיכם את חשיבות המועד האחרון לארגון. למשל, אם אתה מנסה להשלים פרויקט כדי להראות התקדמות לפני מיזוג, בקשת הלוואה או משהו דומה, כמה עובדים צריכים לדעת.
- 3פרסם מועדים וערכים. ודא שאתה והצוות שלך יכולים לראות את הפרטים של מועד אחרון מדי יום. מבלי להזכיר ולחזק את המועד האחרון, אתה והצוות שלך עשויים להיעשות חסרי יכולת ואולי לא לעמוד בו.
- תלו עלון עם מידע על מועד אחרון במיקום מרכזי, כמו חדר הפסקה.
- כלול את התאריך והמספרים הספציפיים הרלוונטיים, כמו מספרי ביצועים או יעדי צמיחה, בכל תקשורת אודות המועד האחרון.
- שלח מיילים לצוות על בסיס שבועי או דו שבועי.
- מלה את כל התזכורות למועד האחרון בצורה ידידותית. שקול למסגר את זה כתחרות. למשל, אם אתה מפרסם עלון במשרד, כלול שפה כמו "זכה באתגר! פרויקט ווסט לייק אמור להסתיים ב -4 במאי."
- הימנע מפרסום הפרמטרים של המועד האחרון, כך שהם נראים מציקים או מעיקים על הצוות. לדוגמה, אל תשלח תזכורות דוא"ל יומיות ואל תטריד את העובדים יותר מפעם או פעמיים בשבוע לגבי המועד האחרון.
ללא ידע ספציפי לפרויקט שצריך לסיים, לא תוכל לקבוע תאריך יעד ריאלי. - 4להיות חיובי. אחד מסימני ההיכר של אנשי עסקים קטנים מצליחים הוא השקפה חיובית. על ידי היותך חיובי, אתה לא רק יעניק השראה לעצמך, אלא תעזור ליצור סגנון עסקי חיובי שבו אנשים בעלי גישה "יכולה לעשות".
- שוחח במונחי צוות חיוביים והשתמש בביטויים כמו "אנחנו יכולים" או "אנחנו נעשה".
- שבח את העובדים שלך בכל פעם שהם מתקדמים לעבר המטרה שלך. למשל, אמור, " עבודה טובה, ג'ואל. זה באמת יעזור לנו להשיג את המועד האחרון."
- הימנע מלהציג את המועד האחרון כמשהו שקשה להשיג. במקום זאת, הציגו זאת כמאמץ שידגים את יכולות העובדים והארגון שלכם.
- הימנע מלהיות חיובי מדי, ותמיד טמפר גישה חיובית בריאה עם מציאות עסקית וציפיות מציאותיות.
- 5עודד את העובדים שלך. על ידי עידוד העובדים שלך, תניע אותם לעמוד בלוחות הזמנים שלך. בנוסף, תבנה תרבות עבודה חיובית ותסייע ביצירת סביבה שהעובדים ייהנו ומעריכים אותה.
- אמור לעובדים שלך שאתה יודע שהם יכולים לעשות את זה. למשל, אמור, "ג'ון, אני יודע שמועד זה עשוי להיות קרוב, אבל אני באמת בטוח ביכולות שלך.
- הציעו תגמולים או פיצויים בגין עמידה או מכה במועדים קשים. למשל, הציעו יום חופשה נוסף או פיצוי כספי בגין מכת מועד.
- לעולם אל תזלזל או יעליב את העובדים שלך. בנוסף, לעולם אל תגיד לעובדיך שתפקידם תלוי בקבלת מועד אחרון.
שיטה 3 מתוך 3: להחזיק את עצמך במועדים
- 1לקחת אחריות. כאיש עסקים קטן, אתה אחראי לכל ההיבטים של העסק שלך. בסופו של דבר, עליכם לבוא לראות את ההצלחה או הכישלון של העסק כשלכם. מבלי לקחת בעלות אינטלקטואלית, לא תוכל להתנהג כמקצוען אמיתי.
- חבק את הרעיון של "הכסף נעצר כאן." כבעל עסק, אתה זה שאחראי בסופו של דבר - ואחראי - לכל כשל בארגון שלך.
- אל תאשים את עובדיכם או אחרים במועד האחרון שהוחמצ. בסופו של דבר, הארגון שלך לא הצליח לעמוד בתאריך האחרון כי המועד האחרון היה בעייתי או שההנהלה נכשלה.
- היו ידיים. דאג להיות מנהל פעיל. עשו זאת על ידי שיחה או עבודה עם העובדים שלכם לעיתים קרובות במהלך הפרויקט. בסופו של דבר הם יידעו שאתה מנהל אכפתי ואחראי.
- 2לקבוע השלכות בגין מועדים חסרים. על ידי חקיקת השלכות, תנהיג מוטיבציה נוספת עבורך או עבור עובדיך בסיום המועד האחרון.
- יש להעביר תוצאות לעובדים תמיד כאשר מוצג להם מועד אחרון.
- התוצאות צריכות להתמקד בצמיחה או בשיפור הפרט, במקום בהענשה. למשל, עובדים שמחמיצים מועד אחרון צריכים להשקיע יותר זמן בהכשרה או להיות בעלי הכשרה גבוהה יותר.
- נקוט בצעדים עונשיים רק לאחר שהעובדים מפגינים מגמה של חוסר יכולת. שקול סיום רק לאחר שעובד לא מצליח להגדיר כמה מועדים ודיברת עם העובד והדרכת אותו.
הסיבה לכך היא שכיזם תצטרכו לקבוע מגוון מועדים כדי לוודא שהעסק שלכם מתפקד ושהלקוחות שלכם מרוצים. - 3התבונן על כשלים קודמים. אם אתה או העובדים שלך החמצת בעבר מועדים, עליך להקדיש זמן לחשוב מדוע. לאחר מחשבה, ללא ספק תבחין במגמות או בסוגיות מתמשכות המשפיעות לרעה על יכולתו של הארגון שלך לעמוד בזמנים.
- חשוב מה תוכל לעשות כדי לשפר את עבודתך כמנהל. שקול להשתתף בכנסים, בכנסים ולחנך את עצמך להיות מנהל טוב יותר.
- נפגש עם עובדים או מנהלים רלוונטיים לאחר מועד אחרון שהוחמצ. שאל אותם מדוע הם החמיצו את המועד האחרון או מדוע הם חושבים שהארגון לא הצליח לעמוד במועד האחרון.
- הערך אם עובד שהחמיץ מועד אחרון היה חסר אחריות. למשל, אם ג'ון מפרסם הרבה בפייסבוק בזמן העבודה, הדבר יפגע בתפוקה שלו.
- חשוב האם היו נסיבות ייחודיות או בלתי צפויות שהפריעו ליכולת הארגון שלך לעמוד במועד אחרון. לדוגמא, התקלה במכונות עשויה למנוע ממך לעמוד במכסת הייצור עד לתאריך מסוים.
- הצע דרכים לעובדים שלך לספק משוב אנונימי. העובדים שלך יוכלו לתת לך תובנה לגבי מועד אחרון שהוחמצ אם הם לא חוששים מנקמה.
- 4הערכה מחדש של מועדי אמצע הפרויקט. בשלב מסוים, ייתכן שיהיה צורך לבחון מחדש את המועדים שקבעתם. בסופו של דבר, אין שום סיבה להחזיק את עצמך במועד אחרון שאינו הגיוני יותר.
- שאלה את היתכנות המועד האחרון שלך לאחר חזרה הקשורה לפרויקט. לדוגמא, חשוב אם מועד אחרון בר ביצוע הוא לאחר שהספק הודיע לך שלא יוכל להשיג לך מוצרים מסוימים בזמן.
- דחה או הגדר את מועדיך בחזרה, אם יהיה צורך. אם אתה או העובדים שלך סבורים שהמועד האחרון לא הפך לבלתי נשמר, שקול לדחות אותו לאחור.
- רק דחף את המועדים לאחור מסיבה שניתן לאמת.
- לדחות או לבטל מועד אם הוא הפך ללא רלוונטי. לדוגמה, אם אתה נמצא במועד אחרון להשלים פרויקט כדי שתוכל להתחיל בפרויקט אחר, שקול לבטל את המועד האחרון אם ציר הזמן של הפרויקט הבא הוארך.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
