כיצד ליישם אסטרטגיות יעילות?
אתה יכול למקד את אסטרטגיות היעילות שלך בשלושה תחומים עיקריים: שיפור יעילות העובדים שלך, שיפור יעילות החברה בהתמודדות עם לקוחות ושיפור יעילות החברה כולה.
אסטרטגיות התייעלות הן חלקים אינטגרליים מכל עסק. בעזרת אסטרטגיות אלה תוכלו למקסם את היעילות ולקבוע יעדים וסטנדרטים של החברה לאספקת ערך. זה יאפשר לעסק שלך להשיג פרודוקטיביות גבוהה ועלויות ניתנות לניהול. אתה יכול למקד את אסטרטגיות היעילות שלך בשלושה תחומים עיקריים: שיפור יעילות העובדים שלך, שיפור יעילות החברה בהתמודדות עם לקוחות ושיפור יעילות החברה כולה.
שיטה 1 מתוך 3: יישום יעילות העובדים
- 1זהה פערים ביעילות העובדים. לפני שתוכל ליצור יעדי יעילות עובדים, עליך לזהות פערים או נושאים ביעילות העובדים בחברה שלך. אם יש לך כמה מחלקות בחברה שלך, כדאי לך לנסות לזהות פערים יעילים של לפחות אחד לשני בכל מחלקה.
- לדוגמא, יתכן שיש לך פער יעילות בין שעות העובד לפרויקטים שהושלמו. למרות שנראה שהעובדים שלך עובדים ימי עבודה מלאים, הפרויקטים לא מסתיימים ושולי הרווח אינם מתקיימים. לאחר מכן תוכל לנתח כיצד עובדיך עובדים. אולי אין להם גישה לטכנולוגיה העדכנית ביותר, מה שמוביל לתהליכי עבודה איטיים יותר ואי עמידה בלוחות הזמנים של הפרויקט. זה עשוי להיות פער יעילות אחד עבור העובדים שלך: סביבת עבודה לא פרודוקטיבית.
- דוגמה נוספת שתוכלו לשים לב אליה היא שעובדיכם אינם נראים בעלי מוטיבציה או אנרגיה במקום העבודה וכתוצאה מכך קשרי הלקוחות סובלים והפרויקטים אינם מתנהלים בצורה חלקה כראוי. לאחר מכן תוכלו לזהות פער יעילות נוסף: מוטיבציה נמוכה ותמריצים לעובדים.
- 2ספק רשת אינטרנט מאובטחת. חוסר יעילות רבים של עובדים, כמו תקשורת לא נכונה בקרב עובדים ולקוחות, ביצועים גרועים של העובדים והחמצת מועדים, ניתן לייחס לרשת אינטרנט גרועה. אתה יכול לטפל בחוסר היעילות הזה על ידי לוודא שבבניין החברה יש רשת אינטרנט מאובטחת וחזקה שיכולה לעמוד בעומס העבודה של החברה.
- זה חשוב במיוחד אם העובדים שלך משתמשים באינטרנט כדי לתקשר עם הלקוחות וביניהם. רשת איטית או פגומה עלולה להוביל להחמצת הודעות דוא"ל, תקשורת לקוח כושלת ומשוב מעוכב מלקוחות, ובכך להאט את התפוקה של העובד שלך.
- 3וודאו כי לעובדיכם קיימת סביבת עבודה יצרנית. כמעסיק, זה גם חיוני שתספק סביבת עבודה יצרנית לעובדים שלך כדי לוודא שהם יעילים ככל האפשר. פירוש הדבר הוא להבטיח שיש להם גישה למחשבים השולחניים או למחשבים הניידים האחרונים ולאלקטרוניקה מתפקדת היטב כמו מדפסות, סורקים ומכשירי פקס. כמו כן, עליכם לוודא כי ישנם חדרי ועידה מתפקדים באופן מלא בכל חדר ישיבות ולספק טלפונים ניידים לשימוש החברה אם עובדיכם לעיתים קרובות בדרכים.
- ייתכן שתרצה להקל גם על העובדים שלך לשתף מידע זה בזה באמצעות Google Drive או תוכנית שיתוף קבצים אחרת. בדרך זו, מסמכים חשובים אינם מתקבלים במקום או נשכחים, ומאפשרים לעובדים שלך להשתמש בטכנולוגיה ושיתוף קבצים בצורה היעילה ביותר האפשרית.
- המעבר לשיתוף קבצים מקוון יקטין גם את כמות פסולת הנייר שהחברה מייצרת מדי שנה, ובכך מבטלת חוסר יעילות כמו ייצור פסולת גבוה וכסף שמושקע למיחזור וצמצום הפסולת במשרד.
בעזרת אסטרטגיות אלה תוכלו למקסם את היעילות ולקבוע יעדים וסטנדרטים של החברה לאספקת ערך. - 4בדקו כי משכורות העובד שלכם תחרותיות וכוללות הטבות מלאות. גורם אפשרי נוסף לחוסר יעילות העובד הוא היעדר פיצוי תחרותי. אם אתה משלם פחות מדי ועובד יתר על המידה בעובדים שלך, זה יכול להוביל לטינה, מוטיבציה נמוכה ורמות לחץ גבוהות בקרב העובדים שלך. וודא שאתה מספק משכורות לעובדים שלך שתחרותיים על בסיס השוק וכוללים הטבות מלאות, כגון שירותי בריאות ותוכנית שימור עובדים אחרת של 401K.
- רוב העובדים יעבדו קשה יותר ויותר אם הם יודעים שיש להם ביטחון ויציבות בעבודה ויכולים לסמוך על המעסיק שלהם שיעניק שכר הוגן ותחרותי. שירותי בריאות ותכנית פרישה הם גם תמריצים גדולים לעובדים לעבוד ביעילות ויכולים לעזור לך לשמור על העובדים שלך לתקופה ארוכה. זה יקטין את הצורך להוציא כסף על העסקה והכשרה לעובדים חדשים.
- 5צמצם את זמן הנסיעה של החברה לעובדים שלך. נסיעה בזמן החברה ובהוצאות החברה יכולה להוביל להפחתת יעילות תפעולית ולבזבוז משאבים. התמקדו בהפחתת משך הזמן שעובדיכם זקוקים לנסיעה כדי להגיע ללקוח או לאתר עבודה. במידת האפשר, הסתמך על ועידת וידאו ודואר אלקטרוני ככל האפשר כדי להפחית את הצורך בנסיעות לעובדים ולאפשר נסיעות לעובדים רק כאשר הדבר הכרחי.
- 6יישום תוכנית להכרת עובדים. גרמו לעובדים שלכם להרגיש שהם חיוניים לחברה שלכם, והכרחיים לשיפור היעילות בחברה על ידי יצירת תוכנית להכרת עובדים. קבע מפקח או הוביל מכל מחלקה לבחור עובד אחד המייצג עבודה קשה, חריצות, תרבות החברה ו / או יעילות תפעולית.
- התוכנית יכולה אז לתגמל עובדים מוכרים בבונוס, שם שנכנס לתיקו או אפילו צעקה ברשתות החברתיות. התגמול לא צריך להיות יקר או מפואר. במקום זאת, עליו להבליט את העובד ולהבטיח שהוא ירגיש מוכר על ידי החברה, עובדים אחרים ולקוחות.
- 7הקים ועדת יעילות עובדים. כדי להתעדכן ביעילות העובדים, תוכל לעודד מפקחים או מובילים להקים ועדת יעילות עובדים. נסה שיהיה נציג מכל מחלקה או אזור בוועדה כך שהוא יהיה מעוגל היטב. קבע פגישות חודשיות כדי לדון כיצד לשפר את יעילות העובדים ולהבטיח שנוצרות יעד אחד לפחות לשתי יעילות בכל חודש.
לפני שתוכל ליצור יעדי יעילות עובדים, עליך לזהות פערים או נושאים ביעילות העובדים בחברה שלך.
שיטה 2 מתוך 3: יישום יעילות הלקוח
- 1הגדר צ'ק-אין שבועי עם לקוחות. כדי לשפר את יעילות הלקוחות, תוכלו לבצע צ'ק-אין באופן אישי עם הלקוחות שלכם, או להתמקד בלקוחות ספציפיים בעלי צרכים גבוהים ולדון בחוסר יעילות או בעיות אפשריות. שאל את הלקוחות שלך כיצד היה הניסיון הכללי שלהם עם החברה, כמו גם כיצד הם מרגישים שמנהל הפרויקט, המנהיג או הקשר שלהם מסתדר מבחינת ניהול זמן ותקשורת.
- עליכם לוודא כי העובדים שומרים על תקשורת פעילה עם לקוחותיהם ועל בסיס נוגע ללב על בסיס יומי או שבועי. למרות שלעובדים שלך עשויים להיות רבים מהפרויקטים, חשוב להם לשמור על תקשורת עם לקוחותיהם פתוחים ונגישים. זה יראה שהם יכולים להתייעל עם זמנם ולשמור על קשר יעיל עם הלקוחות.
- 2בקש מהלקוחות משוב על יעילות החברה שלך. אתה צריך להיות מוכן ומוכן לציין כל משוב מלקוחות שאתה מקבל בצ'ק-אין השבועי שלך. צור מערכת משוב ללקוחות שבה המשוב מוזן מדי שבוע או חודשי בסקר או ברשימה. לאחר מכן תוכל לבדוק את המשוב עם עובדיך כדי לתת להם תחושה של ציפיות וצרכי הלקוח.
- אתה יכול גם להשתמש במשוב הלקוח כדי לזהות חוסר יעילות של הלקוח, כגון מועדים שהוחמצו או תקשורת נכשלה. אתה יכול לעבוד עם העובדים שלך כדי ליצור פתרונות אפשריים לחוסר יעילות אלה, כגון קביעת מועדים מוקדם שבוע כדי להבטיח שהם מתקיימים או לשמור על צ'ק-אין יומיומי עם הלקוחות כדי לשמור על תקשורת פתוחה ונגישה.
- 3עקוב אחר לוחות הזמנים של הפרויקט בכדי להבטיח עמידה בביצועים. אמנם אינך מעוניין לנהל מיקרו את העובדים שלך או את הלקוחות שלך, אך אתה אמור לחוש היטב היכן פרויקטים של לקוחות עומדים ולזהות מתי מתקיימים מוצרים. המשמעות של זה עשויה ללכת על רצפת המשרד מספר פעמים ביום כדי לבצע צ'ק-אין עם צוותים או אזורים מסוימים או קביעת פגישות יומיות או שבועיות בפגישות לעובדים העובדים על חשבונות או פרויקטים מסוימים.
- נסה לזהות פרויקטים שבהם לקוחות הם בעלי צורך גבוה או סיכון גבוה ועקוב מקרוב אחר אלה. ייתכן שתרצה גם להבטיח שהעובדים בחשבון או בפרויקט מוכנים להתמודד עם צרכי הלקוח ויכולים לענות היטב על ציפיות הלקוח. חלק גדול מהקמת פרויקט להצלחה הוא לוודא שהעובד והלקוח עובדים היטב ביחד.
שיטה 3 מתוך 3: יישום יעילות החברה
- 1זהה פערי התייעלות מרכזיים לשנת הכספים. ראו מבט רחב על יעילות החברה ונסו לזהות לפחות ארבעה עד חמישה פערי יעילות בהם הייתם רוצים שהעובדים יתמקדו בשנה הפיסקלית. זה יבטיח שהיעדים שלך יהיו שוטפים מדי שנה ויכולים לבנות את יעדי השנה הקודמת.
- יתכן ויהיו לך יעדי יעילות של החברה כמו שיפור סביבת העבודה על ידי מעבר לתוכנת מחשב או מערכת מחשוב מתוחכמת יותר, צמצום כמות פסולת הנייר המיוצרת במשרד, מתן פיצוי טוב יותר לעובדים ותיקים, והבטחת לקוחות קבלת ניהול פרויקטים יעיל יותר. מעובדים.
- לאחר שזיהיתם את פערי היעילות העיקריים לשנה, הקצו יעד אחד לכל מחלקה או אזור בחברה. זה יבטיח שיהיה ברור מי אחראי לטיפול בפער ויגדיל את הסבירות לפער.
התמקדות בטכנולוגיה העדכנית תשמור על יעילות תפעולית גבוהה ותאפשר לעובדים שלך לעבוד במלוא הפוטנציאל שלהם. - 2שפר את הטכנולוגיה של החברה בכל שנת כספים. רוב החברות יכולות לשפר את היעילות שלהן על ידי שיפור הטכנולוגיה שלהן מדי שנה, החל משדרוג למחשבים מהירים יותר ועד השקעה במספר סורקים או מדפסות לשימוש במשרד. התמקדות בטכנולוגיה העדכנית תשמור על יעילות תפעולית גבוהה ותאפשר לעובדים שלך לעבוד במלוא הפוטנציאל שלהם.
- אם יש לך צרכי IT ודרישות הולכים וגדלים, כדאי לך לשקול לבצע מיקור חוץ של צרכי ה- IT שלך לקבלן או לחברה חיצונית. זו עשויה להיות הוצאה הכרחית אם החברה אינה מצליחה לעמוד בצרכי ה- IT של הלקוחות והעובדים, ולאפשר לחברה שלך להתמקד במתן שירות לקוחות מעולה ועמידה בזמנים, ולא בנושאי IT.
- 3עדכן את צרכי היעילות של החברה על סמך משוב עובדים ולקוחות. השתמש במשוב מלקוחותיך ועובדיך כדי להוסיף ליעדי היעילות של החברה וודא כי יעדים אלה עדכניים ונוכחים. תן לעובדים ולקוחותיך לדעת שהם משתתפים פעילים ביישום אסטרטגיות התייעלות בחברה וכי אתה סומך עליהם שיעזרו לחברה להתייעל.
קרא גם: כיצד לרכוש מניות חברה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
