איך כותבים פרוטוקולים ארגוניים?
לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "הפגישה הבאה נקבעה ל -1 ביולי 2016, זמן ומקום שייקבעו.
לעתים קרובות נדרש פרוטוקול חברות על פי החוק. מדינות רבות דורשות מתאגידים וגופים עסקיים אחרים לנהל פרוטוקולים של ישיבות בעלי המניות או הדירקטורים שלהם. פרוטוקולים של תאגידים עשויים להיות מרכזיים גם בתביעות מסוימות, במיוחד במקרים שבהם תובעים דירקטורים על החלטותיהם העסקיות. כדי לכתוב נכון פרוטוקולים, עליך לרשום הערות מפורטות במהלך הפגישה. לאחר מכן, עליך לשבת בהקדם האפשרי לניסוח הפרוטוקולים. לפני שהדקות יהיו סופיות, הדירקטוריון כנראה יצטרך לאשר אותן.
חלק 1 מתוך 3: רישום הערות במהלך הפגישה
- 1שימו לב לפרטים אודות הפגישה. לפני שתכנס לפגישה, תוכל לרשום פרטים נדרשים אודות הפגישה, אותם עליך לכלול בפרוטוקולים שהקלדת. שימו לב לדברים הבאים:
- השם המלא של החברה שלך
- תאריך ושעת הפגישה
- מיקום הפגישה
- 2כתוב מי משתתף. תזדקק לרשימה מלאה של אנשים שמשתתפים בפגישה. רשום גם את החברים שנעדרים. כלול אורחים או יועצים שהוזמנו.
- שימו לב לכל הגעות מאוחרות או הזמן בו מישהו עוזב את הפגישה מוקדם.
- רשום גם מי מנהל את הפגישה והאם קיים מניין.
- 3רשום את מטרת הפגישה. ישנן סיבות רבות מדוע תהיה לך פגישה. חלק מהסיבות הנפוצות יותר הן:
- אסיפה שנתית למנהלים ובעלי מניות
- פגישה לקביעת העסקת עובדים
- ישיבה לדיון על פיצויים
- הודעה על קצינים חדשים
- הנפקת מניות
- דיון בפעילות פיננסית, כגון בנק חדש או קו אשראי
- 4שים לב אם התקבלו פרוטוקולים קודמים. באופן כללי, הסעיף הראשון על סדר היום יהיה לקבל את הפרוטוקול מהפגישה הקודמת. היית צריך לחלק אותם לכולם מראש. רשמו את ההצבעה.
- אם מישהו מתנגד לפרוטוקול, עשוי להתקיים דיון. אם אתה צריך לבצע תיקונים, שים לב למה עליך לשנות.
כדי לכתוב נכון פרוטוקולים, עליך לרשום הערות מפורטות במהלך הפגישה. - 5רשמו דיונים על סעיפי סדר היום. פרוטוקולים תאגידיים צריכים לכלול גם סיכום של הדיון בכל נושא סדר יום. עליך לבחור את מילותיך בקפידה כשאתה כותב את מה שאנשים אומרים. אתה רוצה להיות מדויק, אז הקשב היטב.
- הימנע מלנסות להוריד תמלול מלה במילה. לדוגמה, מישהו עשוי לטעון במשך חמש דקות שמדיניות המוצעת שגויה עבור העסק. די לציין שהם לא מסכימים עם המדיניות ולזהות בקצרה את הסיבה.
- שימו לב באילו מסמכים המשתתפים בוחנים. רשמו את שם המסמך ותאריך. כדאי שיהיה לך עותק של המסמך שצורף לפרוטוקול.
- 6הקלט את ההצבעה על פריטים. אם הפגישה כוללת הצבעה על סעיפי סדר היום, על הפרוטוקול לשקף את ההצבעה. שימו לב גם להימנעות (אנשים שמסרבים להצביע).
- ככלל, רוב ההחלטות יתקבלו פה אחד. עם זאת, עליך לציין את שמותיהם של המתנגדים.
- לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "החלטה אומצה. נבדל: ג'ונס. הימנעות: מת'רס, ג'ונסון."
- 7רשום את הדחייה. רשמו את השעה בה דחה האדם המנהל את הישיבה. אם חברים דנו מתי תתקיים הפגישה הבאה, שימו לב גם למידע זה.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "הפגישה הבאה נקבעה ל -1 ביולי 2016, זמן ומקום שייקבעו. הפגישה נדחתה בשעה 18:16."
חלק 2 מתוך 3: הקלדת הדקות שלך
- 1הקלד את הדקות בהקדם האפשרי. יכול להיות שרשמת הערות בכתב יד בזמן שישבת בפגישה. גם אם הקלדת את ההערות שלך, אולי היית תופס רק משפטים מקוטעים. בהקדם האפשרי, שב וקלד דקות שלמות יותר.
- זכור להשתמש בדקדוק רגיל ומשפטים מלאים. לדוגמא, "מר סמית התנגד לקו האשראי החדש" מקובל. "סמית 'לא באשראי" לא.
- ישנן תבניות לפגישות ארגוניות הזמינות באופן מקוון. ייתכן שתרצה להסתכל עליהם אם אתה זקוק לעזרה כדי להבין כיצד לארגן את הדקות שלך.
- 2זהה מתי התקיימה הפגישה. בראש העמוד שלך, כלול את המקום היכן, מתי ומי השתתף או נעדר. שימו לב גם לכל האורחים ושרשמו את הפרוטוקול לפגישה.
- לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "פרוטוקול ישיבה קבועה של דירקטוריון חברת ABC, שהתקיימה ב -22 בינואר 2017 בשדרת התאגידים 1245. הדירקטורים הבאים נכחו: אברמס, ג'ונס, סמית ', קלברט, בונו. במאים נעדרו: קלינטון. האורחים הבאים נכחו: מייקל מתיוס, רו"ח. פרוטוקולים שהוקלטו על ידי ג'יי אלן. "
- 3שימו לב מתי נקראה לפגישה להזמנה. מדינה שקראה לסדר את הישיבה והכירה בקיומו של מניין. ציין גם את השעה.
- לדוגמא, "היו"ר אברמס הזמין את הישיבה בשעה 18:15 וציין נוכחות של מניין. הוא הציג את האורחים בנוכחות."
- 4ציין אם אומצו פרוטוקולים קודמים. לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "בתנועה שנעשתה, הועברה והובלה, אישרה המועצה את הפרוטוקול שהופץ בעבר מתאריך [הוסף תאריך]."
לפני שתכנס לפגישה, תוכל לרשום פרטים נדרשים אודות הפגישה, אותם עליך לכלול בפרוטוקולים שהקלדת. - 5שימו לב לכל הדיווחים או המצגות שניתנו. כמה דיווחים ניתנים בכל פגישה. עם זאת, ייתכן שהייתה לך גם מצגת מיוחדת הקשורה לפריט סדר היום. זהה את הדברים הבאים:
- מי נתן את המצגת או את הדו"ח. זהה גם את התואר שלהם. חלק מהמצגות מוגשות על ידי האורחים, והפרוטוקול אמור לשקף באופן מלא את זהותם.
- על מה הייתה המצגת או הדו"ח.
- האם המגיש הגיב לשאלות שנשאלו.
- אם הדוח הוצע לאימוץ על ידי הדירקטוריון, שים לב אם היה דיון ואם הוא אומץ. לדוגמא, "לאחר דיון קצר בסוגיות הוצעה בקשה לקבל את הדו"ח הכספי, שהושאל והועבר."
- 6סיכמו את הדיון על סעיפי סדר היום. ייתכן שהדירקטוריון החליט לאמץ החלטה או לנקוט בפעולה בנושא אחר של סדר יום. עליכם לסכם את הדיון על החברים. שימו לב גם להצבעה על כל פריט.
- השתמש בשפה פשוטה. הימנע ממילים ותארים מיותרים, העומסים על הדקות. לדוגמה, "מר סמית 'לא הסכים עם גב' ג'ונס" עדיף על פני "מר סמית 'לא הסכים עם גב' ג'ונס."
- זיהוי נכון של מסמכים שהמשתתפים סוקרים. לדוגמא, "הדירקטוריון אישר את התוספות המוצעות למדיניות ניגוד האינטרסים" אינו ברור. במקום זאת, זהה את המסמך: "הדירקטוריון אישר פה אחד את הצעת 'תוספת לדיווח על סכסוכים' מיום 1 ביוני 2016, שהעתק שלה הופץ לפני הפגישה."
- 7ספק הערות מלאות יותר על פריטי סדר יום חשובים. כמה פריטי סדר היום הארגוני חשובים יותר מאחרים. הן חשובות מכיוון שתביעות עתידיות עשויות לנבוע מהחלטת הדירקטוריון. עורכי דין ושופטים יתייחסו לפרוטוקולים שלך כאל תיאור מדויק של אופן פעולת הדירקטוריון. כדי להגן על הלוח, עליך לספק פרטים נוספים.
- מיזוגים ורכישות, רכישות חוזרות במניות והחלטות משמעותיות אחרות ידרשו פירוט רב יותר. ניתן לתבוע דירקטורים בגין הפעלת שיקול דעתם העסקי באופן לא תקין.
- על חברי המועצה לעיתים קרובות להתייעץ עם מומחים או לבחון דוחות / מחקרים לפני שהם מקבלים החלטה בתחומים אלה. הפרוטוקולים שלך צריכים לשקף כי נערכה מצגת מומחה או שהפצת מחקרים או דוחות לחברי הדירקטוריון לקראת הפגישה.
- כמו כן, יש לשים לב כי ניתן די זמן לדיון וכי הדירקטוריון פעל בצורה עסקית.
- שים לב אם הדירקטוריון דן בחלופות לדרך הפעולה המוצעת. סיכום מדוע הדירקטוריון דחה או אימץ את דרך הפעולה החלופית.
- 8הוסף מידע שנותר. שימו לב לדברים הבאים, במידת הצורך, בסדר הכרונולוגי בו התרחשו בפגישה:
- הכרזות. היו"ר או חברים אחרים עשויים להודיע על ישיבות הקרובות או נושאים אחרים.
- מושב מנהלים. ציין אם הדירקטוריון נכנס לישיבת הנהלה לאחר שהצוות והאורחים עזבו.
- דחיה. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "אין עסק נוסף, הפגישה הופסקה בשעה 19:55."
- 9הפץ את פרוטוקול הטיוטה שלך. יש לבדוק את הטיוטה שלך. פעל לפי מדיניות התאגיד שלך. לדוגמה, יתכן שתצטרך להציג את הטיוטה שלך ליועץ המשפטי הכללי או למנהל הכספים הראשי. הם עשויים להעיר הערות שעליך לשלב.
- יתכן שתצטרך להפיץ את הטיוטה לקבוצת הנהלה רחבה יותר, שעשויה להיות לה הערות.
- לבסוף, תפיץ את הפרוטוקולים לדירקטוריון המלא, מכיוון שהם יצביעו על הפרוטוקול לישיבה הבאה.
- 10הימנע משינויים בדקות האחרונות. לאחר אישור הדירקטוריון, הפרוטוקולים סופיים. כדאי להימנע מביצוע שינויים בהם. מומחים מסוימים מציעים שתוכל לבצע עריכות קלות, כגון תיקון שגיאות כתיב. עם זאת, באמת אין צורך לתקן שגיאות הקלדה ושגיאות זעירות אחרות אלא אם כן הם מונעים ממישהו להבין את מה שנכתב.
- לעולם אל תשתנה דבר מהותי. אם חבר דירקטוריון מעוניין לבצע שינוי בפרוטוקולים שאושרו, אמור ליו"ר הדירקטוריון.
- 11אחסן את הפרוטוקולים שאושרו. אתה לא צריך להגיש את הדקות הארגוניות שלך למדינה שלך. עם זאת, כנראה שאתה חייב לאחסן אותם עם הרשומות הארגוניות האחרות שלך, כגון תקנון ותקנון. שמור את הדקות במשך שבע שנים לפחות או אולי ללא הגבלת זמן, בהתאם למדיניות הפנימית שלך.
- אם הפרוטוקולים שלך שילבו מסמך בהפניה, צרף את המסמך.
- עליך גם להשליך את כל הטיוטות של הפרוטוקולים שלך לאחר שאומצה הגרסה הסופית. יתכן שתצטרך למחוק גרסאות אלקטרוניות מגובות של הפרוטוקול.
![אישרה המועצה את הפרוטוקול שהופץ בעבר מתאריך [הוסף תאריך]."](https://cdn.oytos.com/img/large/9370_528082.jpg)
לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "בהצעה שנעשתה, הועברה והובלה, אישרה המועצה את הפרוטוקול שהופץ בעבר מתאריך [הוסף תאריך]."
חלק 3 מתוך 3: הכנה לפגישה
- 1הודיעו לאנשים הנכונים על הפגישה. אם קיימת אסיפת בעלי מניות, עליך להודיע לכל בעלי המניות. אם אתה מקיים ישיבת דירקטור, עליך להודיע לכל הדירקטורים.
- גם בעלי המניות וגם הדירקטורים רשאים לוותר על חובת ההודעה. עם זאת, הם היו צריכים לחתום על טופס ויתור. חפש אם יש כאלה והגיש הודעה נאותה למי שלא.
- 2הפץ חבילות פגישות. כל משתתף יזדקק לאותה מערך מידע כדי שיוכלו להצביע מושכל בישיבה. עליכם ליצור חבילת מידע ולהפיץ. כלול את הבאים:
- הפרוטוקול מהפגישה הקודמת
- דוחות או מסמכים לבדיקה לפני הפגישה
- 3בחר את כלי הכתיבה שלך. בתור האדם שרושם את ההערות, עליך להחליט כיצד ברצונך לרשום אותם בפגישה. בדרך כלל, אנשים עדיין כותבים הערות ביד ארוכה, אם כי אתה יכול להשתמש במחשב נייד.
- אם אתה משתמש במחשב נייד, כל הטיוטות יישמרו באופן אלקטרוני. המשמעות היא שמישהו יכול לאחזר אותם בתביעה. בהתאם לכך, עליך לחשוב היטב לפני שאתה לוקח דקות באמצעות מחשב.
- לחיצה על מקשי המחשב מסיחה את הדעת גם כן, שכדאי לזכור.
- שאל את הכיסא שלך אם הם מעדיפים לך לקחת דקות ארוכות או עם מחשב נייד.
שאלות ותשובות
- מה עלי להכניס לדקות אם הייתי צריך לצאת מהחדר והחמצתי קטע?אתה יכול פשוט לכתוב שעזבת את החדר במהלך אותו חלק בפגישה. בעתיד, אם תצטרך לצאת, בקש ממישהו אחר שיירשם את הנאמר עבורך.
- מה הדרך הנכונה לשחזר דקות שלא נשמרו במשך שנים?עברתי את הפעילות החשבונאית כדי להזכיר לי החלטות שהתקבלו והתאריכים המעורבים. אתה יכול גם לדבר עם החברים ולראות מה הם זוכרים, יתכן שמישהו אפילו רשם הערות.
- מי חייב לחתום על הפרוטוקול?מזכיר ועד המנהל יחתום בדרך כלל על פרוטוקול הדירקטוריון. במקרים מסוימים, גם המזכיר וגם יו"ר הדירקטוריון יחתמו. בדוק את תקנון ההתאגדות והתקנון.
שאלות ללא מענה
- באילו מילים יש להשתמש בעת כתיבת פרוטוקולים?
- האם הפרוטוקול יכול להיכתב בספרדית אם ספרדית היא שפת הפגישה?
תגובות (2)
- השתלטות על דקות ארגוניות ללא הכשרה, זקוקה רק לרעיון בסיסי של מה שצריך לעשות. זה נתן לי את ההנחיה כיצד להתחיל דברים בצורה נכונה.
- 100% עזרו. זה מתוק לקבל את זה!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
