כיצד ליצור סדר יום?
צור סדר יום המסכם את כל פרטי פריט סדר היום שאספת.
סדר יום הוא טבלה מפורטת של נושאים שיוסקרו במהלך פגישה. סדר היום של הפגישה הוא חלק בלתי נפרד מתכנון והפעלת פגישה, שכן הוא מגדיר את מטרת הפגישה, מפרט את פריטי הדיון בפגישה, מייעד את מגישי הפגישה ומציין את משך הזמן המוקצב לכל נושא. אם אתה צריך לתכנן פגישה תצטרך כיצד לאסוף מידע לסדר היום וכיצד להרכיב את הכל. צור סדר יום על ידי ביצוע השלבים הבאים.
שיטה 1 מתוך 2: יצירת סדר יום משלך
- 1הודע לכל מי שאמור להיות מעורב בפגישה.
- אתה יכול לשלוח דוא"ל או להפיץ תזכיר משרדי. רק וודא שזה על הנייר.
- כלול את התאריך, השעה, המיקום ומטרת הפגישה.
- בקש אישורי פגישה לפגישה. הבהיר כי מי שמקבל את ההזמנה צפוי להשתתף.
- 2בקש מהמשתתפים לקבל בקשות בנושא פריטי סדר היום בפגישה לפי תאריך ושעה מוגדרים.
- בקש מהם לפרט את פריט סדר היום עבורך, כך שתוכל לרשום אותו כראוי על סדר היום הקרוב. בקשה כי הם מספקים לך עם לא רק את הנושא מסדר היום, אלא גם תיאור קצר של מה שהם מתכוונים כדי כיסוי.
- ודא את משך הזמן הדרוש להם כדי להציג את פריט סדר היום.
- 3צור סדר יום המסכם את כל פרטי פריט סדר היום שאספת.
- הכינו טבלה בת 3 עמודות עם כותרות עבור "פריט סדר היום", "מגיש" ו"זמן ".
- ציין את פריטי סדר היום על פי סדר הקבלה, הדחיפות או הרלוונטיות.
- כתוב תיאור קצר של כל נושא סדר יום, כמפורט על ידי המגישים התורמים.
- כלול כותרת עם פרטי הפגישה כגון תאריך, שעה, מטרה / היקף, מיקום ומשך זמן.
בקש מהמשתתפים לקבל בקשות בנושא פריטי סדר היום בפגישה לפי תאריך ושעה מוגדרים. - 4הגש את האג'נדה המוצעת למגישי פריטי האג'נדה כדי לוודא שהם נוחים לפרטי מיקומם ומשבצת הזמן המוקצבת.
- 5בצע שינויים או סידורים מחדש במידת הצורך.
- 6הפץ את סדר היום שאושר לכל המשתתפים. תנו להם הרבה זמן לפני הפגישה לבדיקה ולדיון בנושא סדר היום, כדי שהם יתרמו לדיון כראות עיניהם. 2 הודעת ימים מראש היא זמן הודעה סביר.
שיטה 2 מתוך 2: באמצעות תבניות סדר יום
- 1מצא תבנית סדר יום מתאימה. השלב הראשון הוא למצוא תבנית מתאימה לאג'נדה לפגישות, מכיוון שיש מעט שימוש מתחיל מאפס, כשיש כל כך הרבה כלים פנטסטיים באינטרנט. חיפוש מהיר יציג רשימה של אתרים שיכולים לעזור לכם להתחיל. אתרים אלה מכילים סוגים שונים של פורמט סדר יום, לכן דפדף עד שתמצא אחד שאתה מרוצה ממנו.
- 2הורד תבנית סדר יום. לאחר שמצאת את התבנית המושלמת, בחר אותה ולחץ על כפתור ההורדה לאחר מסך התצוגה המקדימה שסופק.
בקש מהם לפרט את פריט סדר היום עבורך, כך שתוכל לרשום אותו כראוי על סדר היום הקרוב. - 3פתח במילה של מיקרוסופט. אתר את התבנית על ידי פתיחת תיקיית ההורדות במחשב שלך ואז פתח את קובץ התבנית באמצעות Microsoft Word. זוהי הבחירה הטובה ביותר של תוכנות דוקומנטריות, מכיוון שהיא קלה לניווט ופשוטה לשימוש. לקבלת תבנית סדר היום המהירה והיעילה ביותר, מומלץ להשתמש ב- Microsoft Word המעודכן.
- 4התאם אישית את סדר היום שלך. אל תשכח להתאים אישית את סדר היום שלך. התבנית שהורדת תתמלא במידע לדוגמא, כך שתדע מה לכתוב ואיפה לכתוב אותה. צריך להחליף מידע זה בנתונים על החברה שלך. זה כולל את הכותרת העליונה; הקפד להוסיף את הלוגו שלך, טקסט זכויות יוצרים וכל פרט חשוב אחר.
- לאחר שמילאתם את המידע הבסיסי, הגיע הזמן לפנות לפורמט האג'נדה. אתה אחראי על הקצאת זמן לכל סדר יום, ועל ההחלטה אילו סדר יום חשוב מספיק בכדי להכניס אותו ללוח הזמנים, לכן היזהר בעת מילוי המשבצות. יכול להיות שימושי להשתמש בכותרות, פריט סדר היום, מגיש וזמן - רק כדי לשמור על הכל ברור ומוגדר היטב.
- 5שמור על זה מקצועי. מומלץ לא להשאיר אף אחד מחריצי סדר היום ריק. אם יש לך יותר רווחים ממה שאתה צריך, מחק אותם. אתה צריך גם להיות חופשי לבצע שינויים אסתטיים. אין שום סיבה שלא תוכלו לשנות את הצבע, הכותרות והפורמט כך שיתאימו למהות החברה. עם זאת, מומלץ לא להשתמש בצבעים כהים מכיוון שהם יקשו על הקריאה של המסמך. השימוש באור ובסגנון הצבעים של החברה יגרום לו להראות מקצועי.
- 6הגה את סדר היום שלך. השלב האחרון הוא לתת לסדר היום המלא שלך קריאה מהירה תוך שמירה על שגיאות כתיב והקלדות. עכשיו אתה מוכן לקיים פגישה נהדרת.
הגש את האג'נדה המוצעת למגישי פריטי האג'נדה כדי לוודא שהם נוחים לפרטי מיקומם ומשבצת הזמן הקצובה.
- אם לפגישה שאתה מתכנן מטרה ספציפית ואתה מקבל בקשת פריט לסדר היום שאינה מתאימה להיקף הפגישה, בקש מהאדם שביקש את הפריט לשלוח דוא"ל או תזכיר בין משרד למטפל בנושא, או להציע הפריט יוכנס לסדר היום הבא של הפגישה.
- הקפידו לאפשר מספיק זמן לכל מגיש להתייחס לאייטם של סדר היום. היה מציאותי לגבי זמני ההצגה ואל תנסה לסחוט יותר מדי מידע לפגישה אחת. זכור שלמשתתפי הפגישה עשויות להיות שאלות או לרצות להציע קלט על אחד או יותר מפריטי סדר היום המוצעים.
קרא גם: כיצד לנהל פגישה יעילה?
שאלות ותשובות
- האם על סדר יום של שני עמודים להכיל כותרת בראש העמוד השני?אין נכון או לא בסדר. זה יכול להיות מועיל לחזור על הכותרת, או שהוא יכול להיות כפול או לתפוס יותר מדי מקום. נסה את שתי האפשרויות ואז עבור עם האפשרות שאתה הכי אוהב. כמו כן, כמה מעבדי טקסט מאפשרים לך לחזור אוטומטית על כותרות, עם הכיתוב (המשך), וכן לאפשר לך לשנות את הגופן, הגודל וכו 'של כותרת חוזרת זו.
- כיצד אוכל לכתוב פרוטוקולים לסדר יום?בדרך כלל אני כותב דברים במרווחים של 15 דקות, אבל גם חצי שעות מועילות. אתה יכול לעשות זאת על גיליון אלקטרוני, לוח שנה או נייר ולהתחיל להוסיף משם אירועים.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
