כיצד לנהל פגישות יצרניות באמצעות שיחות ועידה?
שיחות ועידה פרודוקטיביות מתקיימות גם כאשר יש מארח מוגדר (אסרטיבי לניהול סדר היום של הפגישה) ומשתתפים פעילים וממוקדים.
רוב האנשים מתארים את פגישות הוועידה כמשעממות, לא יצרניות וחסרות תועלת. פעמים רבות הסיבה לכך היא שהמשתתפים מעולם לא השתתפו בשיחת ועידה דינמית שענתה על כל צרכי התקשורת שלהם. גלה כיצד לנהל שיחות ועידה מוצלחות.
- 1להתכונן. שום דבר אינו פרודוקטיבי כמו קיום פגישה עם אנשים שאינם מוכנים. חוסר מוכנות הוא לא רק ניקוז אנרגיה, אלא גם מטריד באמת. בנוסף, קיום פגישה בה המשתתפים אינם זוכרים מעט או ללא כל קשר לסדר היום של הפגישה, יכול להחריף אש וללא מה להראות בסופו של דבר.
- עיקרון זה חל בשיחות ועידה. המשתתפים צריכים להיות מודעים לזמן הפגישה ולסדר היום שלה. חובה זו להכין אנשים לפגישה נופלת על כתפי המארח. על המשתתפים להתכונן לפגישה גם על ידי תזכיר סדר היום, או להזמין אותם לפני הפגישה. זה יצייד אותם ביכולת לתרום תרומות מועילות במהלך ישיבת הכנס.
- 2דע את פלטפורמת הכנס. מארחים ומשתתפים צריכים להיות מאומנים היטב בשימוש בתוכנית שיחת ועידה. אי אפשר להגיע להשתתפות מלאה בפגישה אם הצדדים אינם יודעים כיצד להשתמש בפלטפורמת שיחות הוועידה.
- אי הבנת התככים של תוכנית שיחת ועידה יכולה להפוך את הפגישה לפורה פחות. בהצגת פלטפורמת ועידה חדשה לעמיתיך, ללקוחות או לעובדים שלך, ספק את ההדרכות הדרושות והדרכות כיצד השימוש בכלי הופך את כל האינטראקציות לאפשריות ומשמעותיות. אתה יכול גם להקל עליהם באמצעות שיחות ועידה בחינם ללא קוד PIN המוצעות על ידי השירותים.
אתה יכול גם להקל עליהם באמצעות שיחות ועידה בחינם ללא קוד PIN המוצעות על ידי השירותים. - 3להיות מקצועי. חוסר מקצועיות מהווה מכשול נפוץ להצלחה בשיחת ועידה. יש רמה של פחד שרוב האנשים מתמודדים עם ישיבות. שאלות כמו, "האם שיחת הוועידה מוקלטת?", "האם היא פתוחה לכולנו?", "האם אני נמצא במקום בשיחת ועידה זו?", ו"האם זה ייעשה באופן פרטי? " לעיתים קרובות דומיננטיים במוחם של הנוכחים.
- המשתתפים צריכים לדעת את עמדותיהם במהלך השיחה. בעוד שההודעה על הקלטת הכנס עשויה להאט או להפחית את ההשתתפות מצד גורמים מסוימים, היא גם מסייעת ליידע את המשתתף אם תתקיים הקלטה כלשהי.
- מקצועיות גובלת גם סביב יצירת סביבה חיובית לשיחה. זה עשוי לכלול הגבלת כמות הסחות הדעת החזותיות והשמע סביבך במהלך השיחה. בקש תמיד מהמשתתפים ללחוץ על כפתור ההשתקה כדי להגביל את רמות הרעש מקצותיהם במהלך השיחה.
בסך הכל, המפתח לניהול שיחות ועידה יצרניות הוא באמת להתכונן אליהם מראש. - 4הפוך את שיחת הוועידה לאינטראקטיבית. פגישות בהן הצדדים משתתפים באופן חופשי, מסורתיות יותר הן פרודוקטיביות יותר מאלה שהן אינן. היו פתוחים לתרומות האחרים של המשתתפים כדי להבטיח שהם מרגישים חלק חשוב מהמפגש.
- שאל שאלות ועודד תשובות בחינם במהלך השיחה, כדי להימנע מלהיות השולט בכל נושא בפגישה. עם זאת, תמיד שלטו בפגישה על ידי היגוי סדר היום עד הסוף.
- בנוסף, כדי להימנע מליפול לתוך בביצה שימור ירודה ביותר הפנים שיחות ועידה, להתעקש על המשתתפים מגיעים לפגישות מוכן לרשום הערות ולהשתתף. זה צריך להיעשות באותה צורה כמו שהיו עושים בפגישות פנים מול פנים. כמו כן, נופל על המארח לקבוע צד אחד שייקח דקות ממה שנדון. תוכלו לשלוח אותם בדוא"ל למלווים בסיום הפגישה.
- בסך הכל, המפתח לניהול שיחות ועידה יצרניות הוא באמת להתכונן אליהם מראש. על כל משתתף להתכונן לשיחת הוועידה מבעוד מועד על ידי מעבר לסדר היום של הפגישה. עליהם ללמוד גם כיצד להפעיל את תוכנית שיחת הוועידה או להכין את החדרים שלהם (ואת עצמם) לשיחת הוועידה, במיוחד שיחות וידאו (אם כי ניתן להשתמש בשיחות ועידה בחינם ללא קוד PIN כדי להקל עליהם).
- שיחות ועידה פרודוקטיביות מתקיימות גם כאשר יש מארח מוגדר (אסרטיבי לניהול סדר היום של הפגישה) ומשתתפים פעילים וממוקדים. אתה יכול להשיג את כל זה על ידי הפיכת שיחת הוועידה לאינטראקטיבית, קלילה אך אובייקטיבית. זה גם עוזר לרשום הערות, לשמור על אדיבות עם כל המשתתפים ולשלוח דקות לאחר שיחת הוועידה.
קרא גם: כיצד לנהל פגישות יעילות?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
