איך לכתוב מכתב תלונה לפוליטיקאי?

הקלדת התלונה מראה גם שאתה נוקט בגישה עסקית ורוצה להתייחס למכתב שלך ברצינות.

כמו רוב אנשי העסקים, לפוליטיקאים אין הרבה זמן לקרוא או להגיב למכתבי תלונה של בוחרים. מכתב או אימייל שלך נקראים בתחילה על ידי עוזר, דנים בקצרה עם הפוליטיקאי, ותגובה מנוסחת על פי אותו דיון. כתוצאה מכך, עליך להפוך את מכתבך לברור ותמציתי ביותר כדי שהעוזר יבין את תלונתך לחלוטין. עקוב אחר השלבים במאמר כדי להיות בטוח שאתה מקנה את הנקודות החשובות ביותר ומשאיר את הנקודות המיותרות מאחור.

חלק 1 מתוך 5: זיהוי הנמען

1

הכינו שיעורי בית. וודא שאתה כותב לאדם הנכון. לדוגמא, אם אתם מתלוננים על בורות בדרך בה אתם משתמשים לעבודה, בררו מי הסמכות שלה לתחזק את הכביש. כבישים מהירים הם בדרך כלל תחום שיפוט פדרלי או מדינה / פרובינציה, בעוד שכבישים בתוך עיר הם באחריות מחלקת התחזוקה בעיר.
2
הפנה את תלונתך לאדם בעל הסמכות לטפל בה. התקשר למחלקה או למשרד הבחירות של הפוליטיקאי. שוחח עם המזכירה / העוזר ושאל אם יש לך את הפוליטיקאי הנכון וכיצד לאיית את שמו. אל תניח שאתה יודע. ואל תתביישו. סביר להניח שבכל מקרה לא תתכתב עם המזכירה בעתיד, ואתה רוצה לקבל את זה נכון, נכון?
- לדוגמא: האם השם הפרטי הוא אהרון או ארין? האם שם המשפחה מאוית מקנזי או מקנזי? מה הכותרת שלהם? האם מיס, גברת, גב ', מר או ד"ר (יש אנשים שאינם רופאים הרוויחו את הזכות להשתמש בתואר זה על ידי השלמת דוקטורט באוניברסיטה)? האם יש תואר אחר שהפוליטיקאי משתמש בו, כמו שר האוצר או עוזרו של מנהל התכנון הקהילתי? השתמש בכותרות במידת הצורך וודא שגם הם מאוית נכון.
3

פנה למקבל בכבוד. הוא / היא יהיו מוכנים יותר לעזור לך אם אתה מנומס. "גב 'ג'ונס היקרה", מתאים, ולא "אדוני / גברתי היקרים", מה שמראה שלא היה אכפת לך מספיק לגלות את שמם מלכתחילה.

חלק 2 מתוך 5: ניסוח הפסקה הראשונה

1

תגיד להם מה אתה רוצה להגיד להם. משפט או שניים קצרים יספיקו.
2
להיות ישיר. זכרו, הוא / היא לא הספיקו לקרוא את מכתבכם, אז הודיעו במהירות על מטרתכם.
- לדוגמא: "הבורות בכביש משדרה 22 ורחוב 6 לקניון פיקדילי גרמו נזק לכלי רכב רבים. כשר התחבורה המחוזי, היית יודע למי לפנות כדי לטפל בנושא זה."

כתוצאה מכך, עליך להפוך את מכתבך לברור ותמציתי ביותר כדי שהעוזר יבין את תלונתך לחלוטין.

חלק 3 מתוך 5: ניסוח הפסקה האמצעית

1
הסבירו את תלונתכם. כאן, עליך להסביר מדוע אתה מתלונן. אתה יכול להשתמש במספר משפטים כדי לגבות את התלונה שלך.
- לדוגמא: "צוותי הכביש לא הצליחו להשלים את תחזוקת הכביש בחורף שעבר בגלל סדרת סופות השלג שחווינו. כתוצאה מכך הבורות המקוריים נותרו ללא השגחה וכעת גדלו עד כדי כך שלפחות 12 בעלי רכב משכונתנו התמודדו עם חברות הביטוח שלהם כדי לפתור נזקים חזיתיים לרכבים שלהם. "
2
מעבר לפסקה הבאה. כתוב משפט, המצורף בסוף הפסקה האמצעית ובקש בעדינות מהפוליטיקאי לעזרה.
- "מכיוון שהמחלקה שלך אחראית לתחזוקת הכבישים, חשבנו שעדיף לפנות אליך תחילה."
- או "הערכתך תהיה לעזרתך בפתרון בעיה זו."

חלק 4 מתוך 5: ניסוח הפסקה האחרונה

1

דרשו פיתרון והודו להם על שיתוף הפעולה.
2
היו ישירים ותנו להם מסגרת זמן. היו אדיבים, אך שוב, היו ישירים. (כל מי שקורא מכתב תלונה מעריך לדעת בדיוק מה הציפיות שלך וכמה דחופה התלונה שלך).
- "האם אתה יכול בבקשה לשלוח צוות תחזוקת דרכים לתקן את הבורות לפני סוף החודש, 30 באוגוסט. אנו מצפים לנסיעה נטולת דאגות לעבודה לפני שהחורף יתחיל."
3

תודה להם. "אנו מעריכים את עזרתך," הוא כל מה שאתה צריך כדי לסיים את מכתבך.

קרא גם: כיצד להגיש בקשה לכניסה מפורשת בקנדה?

חלק 5 מתוך 5: חתימה על מכתבך

1

השאירו מספיק מקום בדף לחתימה שלכם. אינך צריך לכתוב "בברכה" או "שלך באמת" מכיוון שרוב האנשים מאמינים שזה מיושן.
2

מתחת לזה, הקלד את שמך המלא (והכותרת, אם יש לך שם). מרבית החתימות נועדו להיות קשים להעתקה; לכן סביר להניח שקשה לקרוא אותם ולכן יש צורך להבהיר מאוד את שמך.
3

הדפיסו את המכתב שלכם. לאחר מכן, בשטח שהשארת מעל שמך שהקלדת, הוסף את חתימתך בדיו כחול או שחור.

כמו רוב אנשי העסקים, לפוליטיקאים אין הרבה זמן לקרוא או להגיב למכתבי תלונה של בוחרים.

טיפים

הקלד תמיד את מכתביך לפוליטיקאים או לכל אנשי עסקים. אמנם אתה יכול לקרוא את הכתיבה שלך, אך לא סביר שהנמען יכול לבחור את כל המילים. הקלדת התלונה מראה גם שאתה נוקט בגישה עסקית ורוצה להתייחס למכתב שלך ברצינות.
זכרו: ככל שהמשפט קצר יותר כך הוא מובן יותר. רוב הכותבים המתחילים רוצים לקשט מכתבים עם נעימות, אך בכל מכתב עסקי עדיף להיות תמציתיים ככל האפשר. כאשר אתה מוכיח את מכתבך, אל תהיה אכזרי בחיתוך מילים ו / או ניסוח משפטים ארוכים.