כיצד לארגן קבלות?
לדוגמה, אם אתה משתמש בקלסר לארגון הקבלות שלך, תוכל לארגן את מחיצות הכרטיסיות שלך לפי שנה.
ארגון קבלות יכול להיראות כמשימה מרתיעה, במיוחד אם יש לכם פתקי נייר המונחים על כל הבית. אמנם אין דרך נכונה או לא נכונה למיין את הקבלות שלך, אך תוכל לנסות להתנסות בשיטות ארגוניות שונות כדי לראות איזו מהן מתאימה ביותר לביתך או למשרדך. אם אתה רוצה להחזיק בקבלות נייר, אסוף ומיין אותן באזור אחד. אם אתה מעדיף למיין ולהיכנס לתלושים שלך ביתר קלות, השתמש במחשב או בסמארטפון כדי לארגן אותם במקום זאת.
שיטה 1 מתוך 2: איסוף קבלות נייר
- 1עברו על הקבלות שלכם באופן קבוע כדי שלא יצטברו. על בסיס שבועי או חודשי, מיין את הקבלות שלך וזורק את כל מה שאתה לא צריך. ככלל אצבע, שמור חשבונות רפואיים, הצהרות על כרטיסי אשראי, הצהרות בנק ושטרות גנריים אחרים למשך כשנה.
- כלל זה אינו חל על קבצים חשובים כמו החזרי מס, הצהרות חשבון והגשת הלוואות. שמור על אלה בהישג יד.
- 2אחסן את הקבלות שלך בקלסר או בארון תיוק. אם אין לך הרבה קבלות, שמור אותן בקלסר. מלא את הקלסר במגני יריעות ואז החלק את הקבלות למגנים. אם יש לך קבלות רבות, ארון תיוק הוא פתרון אחסון טוב יותר,
- כדי להוסיף שכבה נוספת של ארגון, השתמש במחיצות כרטיסיות שכותרתן כדי למיין ולסדר טוב יותר את הקבלות שלך.
- אם הבית שלך הוא קטן, 1 ל 11/2 ב (2,5 עד 3,8 ס"מ) קלסר יעבוד היטב. אם אתה עובד עבור עסק, קלסר 3 אינץ '(7,6 ס"מ) עשוי להיות טוב יותר.
- שימוש בחוצצים שכותרתו מאפשר לארגן את הקבלות לפי קטגוריה, תאריך או שם.
למשל, תוכל לתייג את קבלות המכולת שלך עם תג ירוק ואת קבלות הדלק שלך עם תג כחול. - 3מיין את הקבלות שלך כרונולוגית כדי לעקוב אחר ההוצאות שלך. השתמש במערכת תיוג המסייעת לך לעיין בקבלות שלך לפי תאריך. תייג את מפרידי הכרטיסיות או התיקיות שלך עם תוספות זמן שונות, כך שתוכל לגשת לקבלות מסוימות ביתר קלות. נסה למיין את הקבצים שלך לפי שנה אם אין לך הרבה קבלות, או אם אתה בן בית קטן. אם אתה מנהל עסק או ארגון גדול, ייתכן שיהיה עליך לארגן את הקבלות לפי חודש או שבוע.
- לדוגמה, אם אתה משתמש בקלסר לארגון הקבלות שלך, אתה יכול לארגן את מחיצות הכרטיסיות שלך לפי שנה. אם אתה משתמש בארון תיוק, תוכל להשתמש בתיקיות בודדות כדי לייצג כל חודש בשנה.
- 4סדר את הקבלות שלך לפי קטגוריות כדי לראות כמה אתה מוציא על מה. לפני שאתה מציב את הקבלות הישנות שלך במגני גיליון או בתיקיות, מיין את החלקות שלך בערימות שונות כדי שתוכל לקבל מושג כמה אתה מוציא על פריטים מסוימים. לאחר מיון הקבצים שלך, סידר והפיץ את הקבלות למיקומם הנכון.
- לדוגמה, אם אתה עוקב אחר הוצאות משק הבית, אתה יכול למיין את הקבלות שלך לקטגוריות כמו מצרכים, כספי דלק, ביגוד וצרכים אחרים.
- אם אתה מנהל עסק גדול יותר, תוכל למיין את התקבולים שלך לפי תשלומי בנקאות, חשבונות אשראי ותשלומי ביטוח.
- 5ארגן את הקבלות שלך לפי שם אם אתה אוהב דברים בסדר אלפביתי. בחר קטגוריות או קבוצות שונות לשימוש במערכת התיוק שלך הגיוניות לך. אם אתה בא ממשק בית גדול או עובד אצל עסק, יתכן שיהיה לך קל יותר למיין קבלות לפי שמות בני הבית או העמיתים לעבודה שלך.
- מיון קבלות בסדר אלפביתי בתוך תיקיה גדולה יותר. למשל, אם הייתה לך קטגוריה בשם "הוצאות אוכל", תוכל למיין את הקבלות שלך כך: Applebees, Bob's Bakery, Burger King וכו '.
בתוך תיקיות גדולות אלה, צור תיקיות משנה ספציפיות יותר שיכולות לעזור לך לארגן ולסווג את הקבלות בפירוט רב יותר.
שיטה 2 מתוך 2: העלאת הקבלות דיגיטליות
- 1סרוק את הקבלות הישנות שלך כדי שתוכל למחזר את התלושים. השקיעו בסורק קטן בו תוכלו להעביר את הקבלות הישנות שלכם. צור מרכז פעולות ליד המחשב או המחשב הנייד שלך, ואז הקדיש מעט זמן בכל שבוע או חודש לסריקה והעלאת הקבלות שלך לממשק דיגיטלי. אל תזרוק אישורי נייר כלשהם עד שסרקת אותם בהצלחה למחשב או למחשב הנייד שלך.
- אם אין לך סורק בהישג יד, הורד במקום זאת אפליקציית סריקה לטלפון שלך. השתמש באפליקציה זו כדי לסרוק תמונה של הקבלה ברגע שתקבל אותה. כמה אפליקציות נהדרות בשוק הן Scannable, Scanner Pro, CamScanner ו- Genius.
- לקבלת גישה ואחזור קלים יותר, נסה להמיר את כל הסריקות שלך לפורמט קובץ PDF.
- 2ממיין את הסריקות בתיקיות ותיקיות משנה דיגיטליות. צור תיקיות דיגיטליות עם כותרות ברורות ויעילות. אם יש לך מערכת תיוק כרונולוגית, צור תיקיות שתויגו לפי חודש או שנה. אם יש לך מערכת תיוק אלפביתית, שקול ליצור תיקיות על פי אות. בתוך תיקיות גדולות אלה, צרו תיקיות משנה ספציפיות יותר שיעזרו לכם לארגן ולסווג את הקבלות בפירוט רב יותר.
- לדוגמה, אם אתה משתמש במערכת תיוק קטגורית, תייג את אחת התיקיות שלך כ"מצרכים ". בתוך תיקיה זו, צור תיקיות משנה המתאימות לחנויות שונות.
- אם אתה משתמש במערכת תיוק כרונולוגית, ייתכן שתיקייה תווית "2020", ואז תיקיות המשנה יתויגו בינואר, פברואר, וכן הלאה.
- 3תייג את הקבצים שלך לפי תאריך כדי שתוכל לגשת אליהם במהירות. חשוב על קצרנות יעילה שתקל עליך למצוא ולהפנות את הקבלה בהמשך. אם אתה מעדיף מערכת הגשה כרונולוגית, ציין את השנה, ואחריו התאריך הספציפי. אם אתה אוהב הגשה קטגורית, תוכל לתייג את הקבלה עם שם החנות ותאריך הרכישה. התנסו בשמות תוויות שונים עד שתמצאו מערכת המתאימה ביותר לכם ולבני ביתכם.
- לדוגמה, תוכל לתייג קבצים בודדים כמו: "Jan_04_2019" או שתנסה משהו כמו "סופרמרקט_יאן_04."
- אם אתה מעדיף מערכת תיוק קטגורית או אלפביתית, תוכל לתייג את התיקיות שלך כ" Albertson Grocery Run 14" או משהו דומה.
- מחשבים מסוימים מאפשרים לך לתייג קבצים לפי צבע. אם למחשב או למחשב הנייד שלך יש תכונה זו, נסה להשתמש בה כדי למיין טוב יותר את הקבלות שלך. למשל, תוכל לתייג את קבלות המכולת שלך עם תג ירוק ואת קבלות הדלק שלך עם תג כחול.
אם יש לך קבלות רבות, ארון תיוק הוא פתרון אחסון טוב יותר. כדי להוסיף שכבה נוספת של ארגון, השתמש במחיצות כרטיסיות שכותרתן כדי למיין ולסדר טוב יותר את הקבלות שלך. - 4צור גיבוי במחשב שלך כדי להגן ולהגן על הסריקות שלך. קח מקל USB ריק והכנס אותו למחשב או למחשב הנייד שלך. השתמש בסמן כדי להעתיק ולהדביק את קבצי הקבלה מהמחשב למקל האחסון. נסה לעדכן את מקל האחסון כל כמה חודשים כדי שיהיה לך גיבוי עדכני של הקבלות שלך.
- כונן קשיח חיצוני יכול לעבוד בשביל זה, גם.
וריאציה: הורד אפליקציית סריקת קבלות אם אינך רוצה להשתמש במחשב שלך. חפש אפליקציות לנייד בעלות תכונת סריקה ומאפשר לך לשמור את הקבלות שהועלו בתוך האפליקציה. כאשר מערכת מסוג זה קיימת, תוכלו לסרוק ולמיין את הקבלות שלכם בדרכים. כמה אפליקציות פופולריות לסריקת קבלות הן Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, קבלות מאת Wave ו- Certify Expense.
איסוף קבלות נייר
- כורך
- מגן יריעות
- מפרידי כרטיסיות
- ארון תיוק
- תיקיות קבצים
מעלה את הקבלות שלך באופן דיגיטלי
- סורק או טלפון מצלמה
- מחשב או מחשב נייד
- דיסק און קי
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
