איך מנחים שיחת ועידה?

שרטט את ההערות או את נקודות השיחה שלך. בשר פריטים שכבר נמצאים על סדר היום כדי למנוע מעצמך לאבד את הפוקוס. אל תנסח הצהרה מוכנה. היצמד לרשימת תבליטים של נקודות מפתח, ציווי קצר ומשפטים לא שלמים. זה ימנע ממך להישמע מכני. כמה דוגמאות כוללות:

• המצב הנוכחי של צרכי הגיוס: הנהלת חשבונות מאוישת במלואה. עדיין זקוק למנהל חדש בשיווק ועוזר מנהלתי חדש בפרסום. מגבלת תקציב = 74600 € סה"כ לשתי הפתחים.
• שינויים בהטבות: משרדים ראשיים בהדרגה 401,000. ייסוד תוכנית 403b חדשה לגיוס עובדים חדשים. ביטוח בריאות, שיניים, ראייה ללא שינוי לעת עתה אך עדיין בבדיקה.

ערכו רשימת משתתפים. כלול מאיפה הם ומידע אישי כללי אודותיהם. השתמש במידע זה כאשר אתה מציג את כולם זה לזה. אתה יכול גם להשתמש במידע זה כדי לשוחח בצ'אט בזמן שאתה ממתין למשתתפים נוספים שיצטרפו.

• צור עותק מרשימה זו עבור רושם ההערות שלך. במקום לקחת את הזמן לכתוב את שמו של כולם, הלוקח יכול פשוט לבדוק את השם של כל אדם כשהוא מגיע או מתחבר.

בדוק את כל המידע שתציג. אל תחכה לרגע האחרון. התחל לעיין במידע יום לאחר סיום ההערות ו / או המצגת שלך. נסה להקדיש את הנקודות העיקריות לזיכרון כדי שתוכל לדון בהן בלי להשהות ולהביט בעיתון או במסך. כל שנייה שאתה שומר יכול לשמש למגישים אחרים או לשאלות.

סקר את החדר יום-יומיים לפני השיחה. וודא שכל הציוד קיים ועובד כראוי. חפש רמקולים במיקום אסטרטגי אם אתה משתמש בחדר גדול לקראת משתתפים רבים. אם משהו חסר או לא תקין, הודיעו למחלקה הרלוונטית בהקדם האפשרי.

הגדר את השיחה. היכנס לשיחת הוועידה לפני 10 דקות, אם אפשר. כלים מסוימים לא יאפשרו לך להיכנס עד למועד שנקבע. אחרים לא יתנו לאיש לתקשר עד שמנהיג עם סיסמה מיוחדת ייכנס. בדוק את הגשר בפעם האחרונה כדי לוודא שהוא פועל בצורה חלקה.

• אם אינכם יודעים להשתמש בציוד, למדו כמה ימים לפני הזמן. קבל עזרה ממחלקת ה- IT של החברה שלך, במידת הצורך. אי הידיעה כיצד להפעיל את התוכנה או החומרה יכולה לגרום לך להראות לא מקצועית.

אפשר חמש דקות נוספות למאחרים. שים לב כמה הערות ליזום שיחות חולין בתחילת השיחה. הציגו את כל המשתתפים בשמם, בתאריהם ובתפקידים שהם ממלאים. אם מישהו מגיע או מצטרף לשיחה לאחר העיכוב של חמש הדקות, אל תפריע לדיון בעיצומו. המתן עד לאחר שהדובר סיים או שהנושא הסתיים כדי לאפשר למאחרים להציג את עצמם.

סקירת נימוסי פגישות. בקש מהמשתתפים החייגים להשתיק את הטלפונים שלהם כדי למנוע רעשי רקע. בקש מהם להימנע משימוש בלחצן ההמתנה כדי למנוע שידור מוסיקת החזק של החברה שלהם. אמור לכל מי שנמצא פיזית להשתיק את הטלפונים הסלולריים שלהם ולהרחיק אותם מטלפון הפגישה כדי למנוע הפרעות. ודא שכל המשתתפים מדברים בקול וברור כדי שכולם יוכלו לשמוע אותם.

היצמד לסדר היום. לפקוח על השעון כדי להתאים לצרכים של הנוכחים והמגישים. סקר תחילה את הנושאים החשובים ביותר למקרה שייגמר לך הזמן. אם מישהו שואל שאלה שלא תוכל לענות עליה או שלא ציפית לה, אמור לו שתחזור אליהם בהקדם האפשרי.

קבעו שיחת המשך, במידת הצורך. אל תחכה עד סוף השיחה כדי לעשות זאת. עשו זאת ממש לפני שתגיעו לשאלות ותשובות (שאלות ותשובות) שעל סדר היום. בקש מכולם את התאריך והשעה הנוחים ביותר לשיחה הבאה. אם מרבית המשתתפים מתלבטים, שלח סקר תזמון לאחר השיחה.

אפשר לפחות 15 דקות לשאלות ותשובות. בשיחת ועידה יתכן שתתקשה לגרום לכולם להשתתף. כדי למנוע את זה, אל תשאל אם יש למישהו שאלות. במקום זאת, שאלו אנשים ספציפיים הרלוונטיים לנושא הדיון.

• לדוגמה, תוכל לשאול: "בוב, האם קיבלת את כל המידע הדרוש לך כדי ליצור את טקסט הנושא?"

סגור את השיחה. התחל להתעטף כחמש דקות לפני זמן הסיום המתוכנן. אם שאלות ותשובות עדיין מתבצעות, ספר לכולם שיש לך זמן לשאלה נוספת. תודה לכולם על זמנם ומאחל להם יום או שבוע טוב (סוף).

צור סיכום. התחל לעשות זאת מיד לאחר השיחה. בקש מעורך ההערות העתק מהפרוטוקול. ודא שאתה כולל רשימה של האחריות של כולם. הפרוטוקול יתעד את השיחה בכתב למקרה שיהיו אי התאמות בהמשך.

• בקש מעמית להגיה את התמצית לפני שתשלח אותה. זוג עיניים שני יכול לתפוס טעויות שאולי התעלמת מהם, לא משנה כמה פעמים הגדרתם את החומר.

שלח את הסיכום לכל המשתתפים. בצע זאת ברגע שביצעת עריכות שהמגיה שלך המליץ עליו. הזמינו את כל הנמענים להעיר הערות או לשאול שאלות שאולי החליקו את דעתם במהלך השיחה. אם הבטחת לשלוח סקר תזמון לשיחת המשך, כלול את הקישור עם הסיכום.

עקוב אחר הבטחות ומועדים. נקוט פעולה כפי שנדון במהלך השיחה. אם הבטחתם לענות על שאלות במועד מאוחר יותר, עקבו אחר מועד לא יותר משבוע. עמדו בכל מועדים שקבעתם. וודאו שכל עבודה שהובטחה תועבר למקבלים הנכונים בתוך זמן סביר.