כיצד לבטל פגישה?
כדי למזער את אי הנוחות ולהיות מנומס, חשוב לבטל ברגע שיהיה ברור שלא תוכל להגיע לפגישה.
החיים הם בלתי צפויים ולפעמים אתה רק צריך לבטל פגישה. כדי למזער את אי הנוחות ולהיות מנומס, חשוב לבטל ברגע שיהיה ברור שלא תוכל להגיע לפגישה. התן הודעה 24 שעות מראש, במידת האפשר. היו מנומסים ומכבדים והציעו לעקוף את לוחות השנה של אחרים כדי לתזמן מחדש. לחלופין, אם ישנם מספר אנשים שנקבעו להשתתף בפגישה, בדוק אם אתה יכול להתקשר או לשלוח מישהו במקומך כדי שלא תצטרך למצוא זמן אחר שמתאים לכולם.
שיטה 1 מתוך 2: ביטול פגישה בנימוס
- 1שלחו דוא"ל להתנצלותכם לביטול פגישה מראש. אם אתה מבטל 24 שעות או יותר מראש, דוא"ל עובד טוב. תן כמה שיותר ראשים שאתה יכול. בדרך זו, האדם האחר יכול לשנות את לוח הזמנים שלו. אם הם עסוקים מאוד, הודעה מראש עשויה לחולל הבדל עצום.
- דוא"ל הוא לרוב יעיל יותר משיחת טלפון מכיוון שהנמען יכול לדלג עליו במהירות בדקה או פחות, אך אינך יכול להיות בטוח שמישהו יראה את ההודעה שלך אם תשלח אותה ברגע האחרון.
- אם האדם האחר נסע מחוץ לעיר לפגישתך, עשה את מירב המאמצים לתזמן מחדש לפני שילך הביתה. אם הם עדיין לא הגיעו לעיר, נסה להודיע על כך לפחות יומיים כדי שיוכלו לבטל את תוכניות הנסיעה במידת הצורך.
- 2התקשר לביטול של הרגע האחרון, אם אתה יכול. אם אתה מבטל פגישה שאמורה לקרות תוך יום, התקשר לאדם השני. אחרת, הם עשויים שלא לראות את הדוא"ל לפני הפגישה ויכולים לבזבז זמן בהמתנה עבורך.
- אמור משהו כמו, "אני יודע שהיינו אמורים להיפגש היום, אבל הייתי צריך לאסוף את הילד שלי שחלה בבית הספר. יצאתי אחר הצהריים, יש לך זמן להיפגש בבוקר?"
- אם אינך מצליח להגיע לטלפון, שלח דוא"ל בהקדם האפשרי.
החיים הם בלתי צפויים ולפעמים אתה רק צריך לבטל פגישה. - 3תן את הסיבה לביטול בקצרה. ביטול פגישה גורם לעיתים קרובות לקשיים עבור אחרים שציפו לך. מנומס ליידע אותם מדוע אינך מצליח להגיע בלי לפרט יותר מדי. אחרת, הם עשויים להניח שפשוט לא התחשק לך להופיע.
- לדוגמא, אמירה שאתה חולה היא מספיק סיבה לפספס פגישה מבלי להיכנס לפרטי מחלתך.
- אם עלתה פגישה או פגישה אחרת שאינך יכול לפספס, פשוט אמור שהיה לך סכסוך תזמון בלתי צפוי. סידור פגישה אחת לאחרת יכול לצאת מגס רוח, אז זה בסדר לשמור על הפרטים מעורפלים.
- 4הימנע ממציאת תירוצים. אם יש לך סיבה תקפה להחמיץ פגישה, זה בסדר לדבר קצת על זה. עם זאת, אם אין לך סיבה, אל תמציא אחת. אנשים יוכלו לומר שאתה ממציא משהו וזה ייצא כגס רוח.
- אם אתה פשוט לא מרגיש פגישה, שמור על זה כללי. לדוגמא: "משהו אישי עלה ואני צריך לתזמן מחדש את הפגישה של היום."
- אל תשתמש בתירוצים גנריים לעתים קרובות מדי. אם "משהו אישי" עולה פעם בחודש ומעלה, הקולגות שלך יתחילו לחשוב עליך כפתית.
- 5תן התנצלות כנה. ביטול פגישה יעבור הרבה יותר טוב אם תתן התנצלות מכל הלב. קשר את זה לסיבה שאתה מבטל והציע לפצות על אי הנוחות.
- נסה לומר משהו כמו: "אני יודע כמה הזמן שלך יקר ואני רוצה להתנצל על סכסוך התזמון. אני מצרף את ההערות שלך כדי שתוכל להסתכל עליו כדי שנוכל לייעל את פגישת המעקב שלנו."
אם אתה יודע מראש שלא תוכל לערוך פגישה, אמור מייד לאדם שמארגן אותה. - 6היו מכבדים את זמנם של האחרים. אם ישנם אנשים רבים אחרים המיועדים להשתתף, שים לב כי ביטול הפגישה לחלוטין עלול לגרום לאי נוחות עבור מספר אנשים. אם אפשר, הימנע מביטול והציע במקום זאת פיתרון אחר.
- לדוגמה, תוכל להתקשר, לשלוח חבר אחר במחלקה שלך למילוי, או לשלוח כל מידע רלוונטי שהיית אמור לתרום בדוא"ל.
שיטה 2 מתוך 2: תזמון פגישה מחדש
- 1תכנן לתזמן מחדש במהירות האפשרית. רוב הסיכויים שהפגישה נקבעה מלכתחילה לעבור על מידע רגיש לזמן. הגדר זמן נוח לתזמן מחדש תוך יום-יומיים כדי למזער את אי הנוחות.
- 2עקוב אחר לוח הזמנים של האדם האחר ככל שתוכל. מכיוון שאתה גורם לאי נוחות, זה מנומס לעקוב אחר לוח הזמנים של האדם האחר. עם זאת, הציעו להיפגש רק כאשר אתם זמינים בפועל. אתה לא רוצה שתצטרך לתזמן מחדש שוב.
- שאל, "באיזו שעה יהיה נוח לך לתזמן מחדש? אני לא זמין ביום חמישי אחר הצהריים, אבל אני יכול לפנות לך זמן בבוקר או ביום אחר."
אם אתה מבטל פגישה שאמורה לקרות תוך יום, התקשר לאדם השני. - 3חסום זמן ביומן שלך כשאינך זמין. כדי למנוע כאבי ראש כשאתה קובע את הפגישה מחדש, חסום את כל הזמן שלא תהיה זמין. לאחר מכן, תוכלו לשתף בבירור זמנים אפשריים לתזמון מחדש מבלי להיתקל בעימותים נוספים.
- אם אתה מוצא שאתה זקוק לזמן הפסקה במהלך היום בין הפגישות, חסום את זה ביומן שלך כדי שאנשים לא יראו אותך זמין במהלך חלון זה.
- 4הציעו להפוך את הפגישה לשיחת טלפון. אם הסיבה שאתה לא יכול לקיים את הפגישה היא תנועה, מזג אוויר או גורם כלשהו שמונע ממך להגיע פיזית לשם, הציע להפוך את הפגישה לשיחת טלפון במקום זאת. התנצל על שלא הצלחתי להגיע לפגישה. הקדיש זמן למעקב אישי במידת הצורך.
- אם אתה יודע מראש שלא תוכל לערוך פגישה, אמור מייד לאדם שמארגן אותה. אם אתה משתמש בלוח שנה כמו Outlook, דחה את הפגישה ותן הסבר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
