כיצד להגיש הצעה בישיבת דירקטוריון?
כדי להגיש הצעה בישיבת דירקטוריון, התחל בהרמת ידך או בעמידה כאשר הקצין היושב ראש פותח את הרצפה לתנועות. ברגע שהנשיא יתן לך את הדיבור, פנה אליהם בכותרתם הרשמית וציין שברצונך להציע הצעה. לאחר מכן, הציג את הצעתך באמירה "אני זז" ואחריו ההצעה שלך. לדוגמא, אתה יכול לומר "אני מניע שהמועצה מבטלת את החוזה עם ABC גינון." כדי ללמוד כיצד להכין את התנועה שלך כך שתהיה מוכן להציג אותה בפגישה, המשך לקרוא!
אם אתה רוצה שהדירקטוריון ינקוט בפעולה מסוימת, עליך להגיש הצעה בישיבת הדירקטוריון.
דירקטוריון הוא הגוף המנהל של עסק, ארגון או קבוצה. אם אתה רוצה שהדירקטוריון ינקוט בפעולה מסוימת, עליך להגיש הצעה בישיבת הדירקטוריון. מרבית הלוחות עוקבים אחר גרסה כלשהי של כללי הסדר של רוברט, המתארת את נוהל ההצעה.
חלק 1 מתוך 3: כתיבת התנועה שלך
- 1עיין בכללי הקבוצה שלך. בעוד שרוב ישיבות הדירקטוריון מתנהלות על פי גרסה כלשהי של תקנות הסדר של רוברט, ייתכן שחלק מהדירקטורים יהיו בעלי פרטים משלהם. הבנת הכללים הספציפיים לקבוצה שלך היא חיונית אם אתה רוצה שההצעה שלך תישמע ותתייחס אליה ברצינות.
- לרוב הקבוצות יש עותק כתוב של הכללים שלהם. הם עשויים להתפרסם באתר הקבוצה. אם לא, שוחח עם האדם שלוקח את פרוטוקול ישיבות הדירקטוריון - בדרך כלל יש לו עותק.
- גלה אם עליך לספר למישהו על הצעתך לפני שתגיש אותה, ואם אתה נדרש להגיש תיעוד בכתב של הצעתך.
- אם מעולם לא היית בישיבת דירקטוריון, הקפד ללכת לאחת לפני שתגיש את הצעתך, במידת האפשר. אתה יכול לראות שאחרים מבצעים תנועות להכיר יותר את הנוהל.
- 2חפש טופס או תבנית. אם תידרש להגיש את הצעתך בכתב, ייתכן שקבוצתך תהיה טופס ספציפי שבו אתה אמור להשתמש. בקבוצות מסוימות עשויות להיות תבניות בסיסיות שינחו אותך, גם אם אינך נדרש להשתמש בהן.
- ניתן לפרסם את הטופס באתר הקבוצה. המזכירה או אדם אחר שלוקח את פרוטוקול ישיבות הדירקטוריון יוכלו לעזור לך.
- בהעדר טופס או תבנית, בנה את התנועה הכתובה שלך כך שתכלול כותרת, מקום לתיאור קצר של ההצעה והחלטה מוצעת.
- 3החליטו איזה סוג תנועה תרצו לבצע. ישנם ארבעה סוגים בסיסיים של תנועות: תנועות עיקריות, בת, מיוחסות ומקריות. סוג התנועה שתרצה לבצע יקבע בין השאר כיצד מנוסחת ומובנית התנועה שלך.
- תנועות עיקריות ותנועות מיוחסות אינן קשורות לשום עסק אחר ויש להביא אותן לבד. תנועות בת ותקריות נוגעות לעניין אחר של עסק כבר בפני הדירקטוריון, כך שלרוב לא תהיה לך הזדמנות לכתוב את הדברים מבעוד מועד.
- לקבוצה שלך עשויים להיות כללים ספציפיים להכנסת תנועה עיקרית. לדוגמה, יתכן שתצטרך להודיע למנכ"ל על הצעתך תוך 24 שעות לפני קיום הפגישה.
האם אני אומר לקרוא להזמנה להגיש הצעה בישיבת דירקטוריון? - 4השתמש בניסוח ברור ותמציתי. התנועות בדרך כלל קצרות ומתארות בדיוק איזו פעולה אתה רוצה שהמועצה תנקוט, או איזו עמדה אתה רוצה שהמועצה תאשר. השתמש בשפה פעילה והפוך כל מילה לספירה.
- מצד אחד, אתה רוצה לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים. מצד שני, אתה לא רוצה להיות יותר מדי מילולי. נסו להכות מדיום שמח אך וודאו כי כללתם כל דבר חיוני.
- אם יש לך מספיק זמן להתכונן, זה יכול להיות מועיל שמישהו אחר יסתכל על התנועה שלך ויראה אם ניתן לחתוך ממנה משהו.
- 5היו ספציפיים ככל האפשר. אם התנועה שלך מעורפלת, תוכל להקטין משמעותית את הסבירות שהתנועה תעבור. סביר להניח שחברי הדירקטוריון לא יצביעו להצעה אם הם לא מבינים מה זה אומר, או אם אפשר לפרש אותה בדרכים מרובות.
- באופן כללי, אתה רוצה להשאיר כמה שפחות מקום לפרשנויות. לדוגמה, אם ברצונך לעבור כי התאחדות בעלי הבית שלך עוברת מ- ABC Landscaping ל- XYZ Landscaping, ברצונך לרשום את החברות הללו באופן ספציפי.
חלק 2 מתוך 3: הצגת התנועה שלך
- 1עמדו או הרימו את היד. לפני שתגיש את הצעתך, עליך להיות מוכר ולאפשר לך לדבר על ידי הקצין המכהן. הפרוטוקול משתנה בין הקבוצות, אך בדרך כלל תחכה עד שהקצין המכהן יבקש תנועות ואז תעמוד או תרים יד.
- באופן כללי המנכ"ל יפתח את הרצפה לתנועות על ידי השאלה "האם יש עסק חדש?"
- 2חכה שיזהו אותך. כאשר המנכ"ל מוכן לשמוע את הצעתך, הם יצביעו אליך או יפנו אליך בשם ויידעו שיש לך דיבור. בהתאם למוסכמות הפרוצדוראליות של הקבוצה שלך, אתה יכול לעמוד ליד המושב שלך או לעבור לחזית החדר.
- בקבוצות קטנות ובלתי פורמליות יותר, למשל היכן שאנשים יושבים סביב שולחן יחיד, ייתכן שלא תצטרך לעמוד או לזוז כלל.
- 3ציין את מטרתך. כאשר הקצין המכהן מכיר בך, פנה אליהם בכותרתם הרשמית (בדרך כלל "יו"ר" או "נשיא"). אם אינכם בטוחים בתואר הרשמי שלהם, הקשיבו למה הם משתמשים כשהם מזהים אתכם. בדרך כלל הם יתייחסו לעצמם בגוף שלישי (למשל, "הכיסא מזהה את מר מלארקי").
- לאחר התואר הרשמי, התייחס לנשיא המכהן כאל "מר" או "גברת", מה שהם מעדיפים.
- התחל באמירה "ברצוני להציע הצעה." בחלק מהקבוצות עשוי להיות מקובל שהמנהל יודה במטרתך וייתן לך הרשאה להמשיך. באחרים, אתה יכול פשוט להמשיך ולהצהיר על תנועתך.
- בהתאם לחוקים או למנהגים של הקבוצה שלך, ייתכן שתצטרך לתאר את סוג התנועה שאתה רוצה לבצע כאן.
לאחר שהצהרת את בקשתך, יושב ראש המנכ"ל מחדש את בקשתך כשאלה לשאר חברי הדירקטוריון. - 4הציגו את התנועה שלכם. ברגע שמפנים אותך להמשיך, התחל באמירה "אני זז" ואז ציין את הפעולה שאתה רוצה שהמועצה תנקוט. אם כתבת את הצעתך, תוכל לקרוא ישירות מהמסמך הכתוב שלך.
- תמיד יש להצהיר בחיוב על הצעתך. אמור ללוח מה אתה חושב שהוא צריך לעשות, ולא מה הוא לא צריך לעשות.
- לדוגמא, אתה יכול לומר "אני מעביר שהמועצה מבטלת את החוזה עם ABC גינון ובמקום זאת שוכרת גינון XYZ."
- 5חכה שמישהו יעביר את תנועתך. רוב ההצעות חייבות להיות מופעלות על ידי חבר אחר במועצה. זה עוזר להבטיח שהדירקטוריון לא מבלה זמן פגישות בהתחשב בתנועה שחשובה רק לאדם אחד.
- הקצין המכהן ישאל בדרך כלל אם מישהו יגיש את ההצעה. מישהו יעמוד או ירים יד ויגיד "אני משני את התנועה" או פשוט "אני שנית".
- ברוב הקבוצות מקובל שכבר יש לך שני בשורה. שוחח עם אחרים בקבוצה לפני ישיבת הדירקטוריון וספר להם על הצעתך. גלה אם מישהו מוכן לשדר אותו.
חלק 3 מתוך 3: הגעה להחלטה
- 1האזן להצהרת קצין המנחה על השאלה. לאחר שהצהרת את בקשתך, יושב ראש המנכ"ל מחדש את בקשתך כשאלה לשאר חברי הדירקטוריון. זה נקרא "הצהרת השאלה", ופותח רשמית את הצעתך לבחינת הדירקטוריון.
- לדוגמא, אם הגשת את ההצעה להחליף גינון, הקצין המכהן יכול לומר "האם על הדירקטוריון לבטל את החוזה שלנו עם ABC גינון ולהעסיק גינון XYZ?" שאלה זו תמיד תהיה שאלה כן / לא.
- 2התווכח על הצעתך. לאחר שהקצין המנכ"ל יסיים להגיד את השאלה, הם בדרך כלל יתנו לך את ההזדמנות להסביר מדוע הגשת הצעה זו. בדרך כלל יש לך את הרצפה לתקופה מוגבלת.
- הפנה את הערותיך לוועדה כולה, ולא לנשיא המנהל ישירות. הסבירו כל מה שאתם מרגישים שהוא הכרחי. זה הזמן לשכנע את שאר חברי הדירקטוריון לעמוד לצדך.
- בדרך כלל עליכם להימנע מהערות אישיות או מפנייה לכל חבר מועצה ספציפי בנפרד, אלא אם כן יש צורך בהחלט לעשות זאת במסגרת ההצעה.
- 3השתתף בדיון ובדיון. לאחר שתסיים להסביר את הסיבות להצעתך, הקצין המכהן יפתח דיון לדיון. הדיון עשוי להיות נמרץ ופתוח, או שהוא יכול לנקוט בהליך קפדני ופורמלי יותר.
כדי להגיש הצעה בישיבת דירקטוריון, התחל בהרמת ידך או בעמידה כאשר הקצין היושב ראש פותח את הרצפה לתנועות. - 4שקול תנועות משניות. כל חבר דירקטוריון רשאי להגיש הצעות בת, מיוחסות או מקריות. אם תנועות אלו הועלו, אתה צפוי למסור את הרצפה לאדם שמבצע את התנועה. הצעה זו תישקל על ידי הדירקטוריון לפני שהם יחזרו להצעתך.
- אם מתבצעת תנועה משנית, היא תעבור את אותו ההליך כמו שעשתה התנועה שלך. בדרך כלל אין לך אפשרות לשנות את התנועה שלך על סמך התנועה המשנית, אבל אתה יכול לבצע תנועה חדשה.
- 5הצביעו על התנועה. לאחר שקבע הנשיאות כי הדיון או הדיון בהצעה אמורים להסתיים, הם יקראו להצבעה. ישנן מספר שיטות הצבעה, אך בדרך כלל זה יהיה כרימת ידיים או באמצעות קול.
- קצין המנחה קורא תחילה להצביע בחיוב, וסופר אותם. אם ההצבעות החיוב הן רוב מובהק של החברים, הם לא יבקשו הצבעות שליליות.
- אם אין מספיק הצבעות חיוביות, ההצעה אינה עוברת. ייתכן שתוכל להעלות אותו שוב, או להציע טופס מתוקן. זה משתנה בהתאם לחוקי הקבוצה או הארגון שלך.
- 6עזור לנסח את ההחלטה. אם הצעתך תעבור, ניתן לצפות שתציג טיוטה להצעה שהצעת הדירקטוריון לאמץ. אם היית נדרש להגיש עותק כתוב של הצעתך, ייתכן שיהיה עליך לכלול טיוטה של ההחלטה המוצעת יחד עם זה.
- גם אם אתם לא נדרשים להגיש עותק כתב התנועה שלך, זה רעיון טוב כדי לכתוב את טיוטת ההחלטה. אם הצעתך תעבור, תוכל להציע את טיוטתך לקצין המנחה.
שאלות ותשובות
- האם ניתן לבצע תנועה מהרצפה (מחבר שאינו בדירקטוריון)?זה תלוי. אם ברשותכם עותק מסדר היום של הפגישה, יש לציין מתי מותרות שאלות מהאורחים.
- מה ההבדל בין הימנעות והתנגדות לתנועה?הימנעות פירושה שאתה פשוט לא מסכים אבל לא אומר כלום. התנגדות פירושה להשמיע את דעתך נגד משהו.
- האם על היו"ר להגיש הצעות רבות, אם בכלל, במהלך פגישת HOA?אם היושב ראש הוא חבר ב- HOA, יש להם אותן זכויות כמו לכל חבר אחר. הם יכולים לבצע כמה תנועות שהם רוצים. על הקבוצה עדיין צריך להתווכח ולהצביע, בדיוק כמו של כל אחד אחר.
- האם נשיא המועצה (העומד בראש הישיבות) יכול להגיש הצעה?זה תלוי בכללי הארגון. לפעמים זה מותר בקבוצות קטנות, אך לארגונים אחרים עשויים להיות כללים שונים לניהול פגישות.
- איך מחזירים תנועה?אתה מחזיר תנועה על ידי בקשת הרשות מהכיסא לחזור בה מהצעתך. היו"ר יעלה אותו להצבעה ואם רוב הקבוצה מסכים, הצעתך תיסוג.
- האם בישיבה דחויה יכולים להשתתף אנשים שלא הגיעו לפגישה הקודמת?כאשר היושב ראש קובע כי הפגישה נעצרת, פירוש הדבר שהפגישה הסתיימה. איש אינו משתתף בישיבה נדחית. בדרך כלל אם אתה רשאי להשתתף בישיבת דירקטוריון, אתה יכול להשתתף ללא קשר אם השתתפת בישיבות קודמות. אין דרישה שכל חבר ישתתף בכל פגישה. פרוטוקול הפגישה הקודמת יוקרא בכדי לעודד את כולם.
- האם ניתן לבחור מראש את ההצעה וההצעה של הצעה באסיפה כללית?אין צורך או אפילו רגיל להציע מראש את המציע והמשחה של הצעה. הכיסא קורא לתנועות, ואם שניים או יותר אנשים מבקשים להכיר אותם, הכיסא בוחר בצדק בזה או אחר, ואז מתבצעת תנועה ושומר הוא בדרך כלל האדם הראשון שהוכר על ידי הכיסא שהעביר את התנועה.
- האם מזכיר ועד הכנסייה יכול להגיש הצעה?כל אחד מחברי הדירקטוריון יכול להגיש הצעה. מזכיר הדירקטוריון חבר בוועדה ולכן יהיה רשאי להגיש בקשה.
- האם אוכל להצביע על דעת עצמי?ברוב המקרים כן. ישנם יוצאים מן הכלל, ועליך לבדוק עם המנחה שלך.
- אם תגיש בקשה לאישור פריט, האם תוכל להצביע נגדו?על פי הכללים של רוברט, אתה רשאי להצביע נגד הצעתך שלך. עם זאת, אינך יכול לדבר נגד הצעתך בדיון פתוח. יש לך גם אפשרות לבקש רשות לבטל את הצעתך. היו"ר יעלה אותו להצבעה, ואם כל הקבוצה תסכים, הצעתך תיסוג.
שאלות ללא מענה
- ברגע שאני משדר את התנועות, לאן אני הולך משם?
- מתי אוכל להצביע בהצעה על הצעה?
- האם אני אומר לקרוא להזמנה להגיש הצעה בישיבת דירקטוריון? האם עלי להתקשר להזמנה מאשר לבקש הצעה?
- אם אינני יכול להשתתף בישיבת המועצה שלי, האם אוכל להגיש בקשה בדואר?
- מה עלי לעשות אם ההצעה תאושר?
תגובות (3)
- זה אישר בצורה פשוטה את מה שידעתי שנכון נכון מכללי הסדר של רוברטס. זו דרך פשוטה ותמציתית להציג הצעה, עשית עבודה טובה, תודה!
- לא הייתי ברור מתי / איך להציג תנועה, שכן נראה שללוחות שונים יש גישות שונות.
- הקל על הבנת תפקידי כיושב ראש לאסיפה הקרובה שלי!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
