איך כותבים מכתב משרדי?
כדי לכתוב מכתב משרדי, התחל בברכה כמו "יקירתי", ואחריו שם הנמען ונקודתיים. אם אינך יודע את שמם, השתמש ב"מי זה עשוי לדאוג "או" אדוני היקר או גברת. " לאחר ההצדעה, כתוב פסקת היכרות בכדי להציג את עצמך ואת מטרתך לכתיבה. לאחר מכן, עקוב אחר פסקאות נוספות כדי לספק פרטים ומידע רקע. סיים בפסקה מסכמת כדי להדגיש מחדש את הנקודה העיקרית שלך, וכלול סגירה חינם כגון "תודה על התחשבותך." לקבלת ייעוץ נוסף, כולל כיצד לבחור את הגופן שלך ולהגדיר את השוליים שלך, המשך לקרוא.
כדי לכתוב מכתב משרדי, התחל בברכה כמו "יקירתי", ואחריו שם הנמען ונקודתיים.
מכתבי משרד, המכונים גם מכתבים עסקיים, הם סוג של תקשורת בכתב המשמשת למסירת מידע מקצועי. מכיוון שמכתבי משרדים הם השתקפות של המחבר ושל הארגון בכללותו, חשוב שמכתבים אלה יהיו רשמיים, אדיבים ומקצועיים.
חלק 1 מתוך 5: עיצוב מכתבך
- 1החליטו באיזה פורמט תשתמשו. ישנם שלושה פורמטים פופולריים לשימוש: בלוק, בלוק שונה וחסימה למחצה. פורמט החסימה פירושו שכל רכיבי האות מיושרים משמאל לדף, בלוק שונה מאפשר להעביר כמה אלמנטים ימינה, וחצי בלוק מיושר שמאלה אך כל פיסקה מוטעת.
- פורמט החסימה הוא הפורמט הרשמי והנפוץ ביותר. אם אינך בטוח באיזה סוג פורמט להשתמש, זו הבחירה הטובה ביותר.
- זכור שארגונים שונים משתמשים בטכניקות עיצוב שונות, לכן היה גמיש בעיצוב שלך במידת הצורך.
- 2בחר גופן. התקן לבחירת גופנים הוא Times New Roman, 12 נקודות. אריאל נחשב גם לגופן מקובל. הדבר החשוב לזכור הוא לא רק קריאת המכתב אלא גם מי הקהל שלכם.
- לדוגמא, אם אתה כותב לארגון שמרני, עליך לבחור ב"טיימס ניו רומן " הסטנדרטי. לחלופין, אם הארגון שלך ליברלי יותר, יש לך יותר מרחב לבחירת גופנים שונים.
- 3הגדירו את השוליים שלכם. שוליים הם האזורים של חלל ריק לבן סביב קצה אזור הכתיבה. מרבית מעבדי התמלילים מוגדרים אוטומטית לתקן (שוליים של 2,50 ס"מ מסביב), אך תמיד תוכלו לבדוק שוב על מנת לוודא שאתם מעצבים נכון.
- בדוק את הפרופורציות של המכתב באמצעות תצוגה מקדימה של ההדפסה.
- 4התכונן להקליד את המכתב שלך. יש להקליד אותיות עסקיות (רווחים בודדים) על מעבד תמלילים שמוגדר להדפיס נייר לבן ריק 8,5" על 11".
חלק 2 מתוך 5: מתן מידע בסיסי
- 1צור כותרת. הכותרת היא כתובת החזרה (בדרך כלל 2-3 שורות) והיא מכילה מידע על הארגון והיכן הקורא יכול להחזיר כל התכתבות. הוא כולל את שם הארגון (שורה ראשונה), כתובת רחוב (שורה שניה), ועיר ומדינה (שורה שלישית).
- הכותרת צריכה להיות ממוקמת שני סנטימטרים מראש הדף.
- מקובל לכלול פרטי קשר נוספים (טלפון, דוא"ל, פקס) לאחר השורה השלישית של הכתובת.
- נסו לא להשתמש בקיצורים (למשל, לאיית רחוב במקום רחוב). אם אתה מקצר את המדינה, ודא שאתה משתמש בקיצורי שירות הדואר הרגילים והשתמש באותיות רישיות באותיות רישיות.
- אינך חייב לכלול כותרת אם לחברתך יש נייר מכתבים רגיל הכולל את כל המידע המזהה של הארגון.
- 2כלול תאריך. בעת שימוש בסגנון חסום, תמיד דלג על שורה ואז כלול את התאריך מתחת לכתובת ההחזרה. העיצוב האירופי הסטנדרטי לתאריך הוא: חודש, יום ושנה (כולל פסיק אחרי היום). אל תקצר חודשים, והשתמש בארבע ספרות לשנה.
- העיצוב הבריטי הסטנדרטי לתאריך הוא: יום, חודש, שנה (ללא פסיק).
- אם אתה משתמש בנייר מכתבים במקום בכותרת, הצב את התאריך שלוש שורות מתחת לשורה האחרונה של נייר המכתבים.
- 3כלול כתובת פנים. הכתובת הפנימית היא כותרת הנמען, שמו המלא וכתובתו. יש לכלול שורה זו מתחת לכתובת הדואר של השולח בארה"ב או סנטימטר אחד מתחת לתאריך. זה תמיד מיושר לצד שמאל.
- תמיד לכתוב לאדם ספציפי בארגון. אם אין לך שם או כותרת, התקשר או היכנס לרשת למחקר.
- כלול את התואר הגבוה ביותר האפשרי (ד"ר, פרופסור וכו '). אם פונים לאישה ללא תואר מקצועי, קבע אם יש לפנות אליה כגברת, גב 'או מיס. אם יש ספק, השתמש בגב'.
- בעת שימוש בכתובות בינלאומיות, כלול את שם המדינה (בכל האותיות הראשיות) בשורה האחרונה.
כיצד אוכל לסיים מכתב רשמי של המשרד?
חלק 3 מתוך 5: הסבר מדוע אתה כותב
- 1כלול ברכה או ברכה. השתמש באותו שם / כותרת המשמשים בכתובת הפנימית. סוג הברכה יהיה תלוי במערכת היחסים שלך עם הנמען, אך הברכה הנפוצה ביותר היא "יקירתי", ואחריה שמו של הנמען ונקודתיים. יש להציב את ההצדעה בשוליים השמאליים, שתי שורות מתחת לכתובת הפנימית.
- אם אינך יודע את שמו של הנמען, תוכל גם להשתמש בביטויים כמו "למי זה עשוי לעניין" או "אדוני היקר או גברת."
- בשנת אנגלית בריטית, אתה לא צריך נקודותיים אחרי שם הנמען. במקום זאת, השאר אותו ריק או השתמש בפסיק.
- 2החלט אם ברצונך לכלול שורת נושא. שורת הנושא היא משפט שעוזר לקורא להבין במהירות את מטרת המכתב שלך. זה אופציונלי לחלוטין. מקדמת אותה בדרך כלל המילה נושא: או Re: וניתן למקם אותה שורה אחת מתחת לברכה, או ישירות אחרי הכתובת הפנימית.
- כדי להבליט את שורת הנושא, אתה יכול להשתמש בגופן מודגש, בכל הכותרות, או בקו תחתון של הטקסט.
- 3כלול פסקת גוף מבוא. זה המקום בו אתה מציג גם את מי שאתה וגם את מטרתך לכתיבת המכתב. זה צריך להיות מיושר לצד שמאל, שתי שורות מתחת לברכה (או כל מה שנמצא לפני גוף האות).
- אם אתה משתמש בפורמטים של בלוק או שונה, אין צורך בכניסה. כניסה רק אם משתמשים בפורמט חצי בלוק.
- 4כלול פסקאות גוף נוספות. על הפסקאות הנוספות לספק פרטים נוספים, מידע רקע נוסף, או להבהיר מידע כלשהו. יש להשאיר זאת שוב, למרווח יחיד ולהכניס אותם רק אם משתמשים בפורמט חצי בלוק. דלג על שורה בין כל פיסקה חדשה.
- הוסף פיסקה נוספת בכל עת שתציג רעיון חדש או מידע חדש.
- זכור שחשוב להיות תמציתי ולהגיע ישר לנקודה באותיות עסקיות. נסה לא לתת לפסקאות שלך לגרור או להפעיל זמן רב יותר מהנדרש.
קרא גם: איך להתגבר על זה?
חלק 4 מתוך 5: סיום מכתבך
- 1כלול פסקת גוף סגירה. זו הפסקה האחרונה במכתב שלך. זה צריך להזכיר לקורא את הנקודה העיקרית שלך ולספק לקורא בקשה לפעולת מעקב (אם נדרש).
- 2כלול סגירה משלימה. הסגירה המשלימה היא ביטוי קצר ומנומס שמביא את מכתבכם לסיומו. זה צריך להיות רווח אחד מתחת לסוף גוף האות. סגירות סטנדרטיות כוללות ביטויים כמו בברכה, בברכה, או שלך באמת.
- המילה הראשונה של סגירה היא באותיות רישיות ואילו השנייה לא.
- יישר שמאלה לפורמט החסימה. לבלוק שונה, לחץ על הכרטיסייה מרכז והתחל להקליד (כך שזה מצדיק נכון). עבור חצי בלוק, מרכז את הסגירה באופן מלא.
- אפשרויות אחרות כוללות: בכבוד, מאוד באמת שלך, בברכה ולבביות.
- 3כלול חתימה וזיהוי. לאחר הסגירה, לחץ על סרגל הכניסה ארבע פעמים כדי להשאיר מקום לחתימה. לאחר מכן הקלד את שמך הפרטי, שם המשפחה וכל אישוריך. הכותרת שלך יכולה להיכלל מתחת לשמך.
- בעת חתימת שמך, השתמש בדיו כחול או שחור.
- החתימה שלך צריכה להתחיל מעל האות הראשונה של השם שהקלדת.
- 4ספק הערות סיום לפי הצורך. סימני קצה משמשים לכל מידע נוסף כגון ראשי תיבות או מתחמים. המידע צריך להיות ממוקם בשוליים השמאלים, שני רווחים מתחת למידע החתימה.
- ראשי תיבות כלולים אם מישהו שאינו מחבר המכתב מקליד אותו. ראשי התיבות של המחבר הם ראשונים (באותיות גדולות), אחריהם נקודתיים או קו נטוי קדימה, וראשי התיבות של הקלדנית באותיות קטנות.
- מארזים הם כל פריט אחר שנשלח עם המכתב. זה מסומן על ידי המילה "מארזים" או הקיצור "Enc." או "Encs." כנדרש. אם ישנם מספר מתחמים, נהוג לסמן זאת על ידי הצבת מספר המתחם בסוגריים: מארזים (3).
הדבר החשוב לזכור הוא לא רק קריאת המכתב אלא גם מי הקהל שלכם.
חלק 5 מתוך 5: נשאר מקצועי
- 1כתוב בטון מתאים. הטון ידוע בתור היחס או התחושה של הכותב כלפי הכתיבה. חשוב שיהיה גוון מקצועי לאורך המכתב מכיוון שהוא משקף את הכותב ואת הארגון.
- היה אדיב וכנה בכתיבתך על ידי שימוש בביטויים כמו "תודה" או "אנא אל תהסס לפנות אלי."
- לעולם אל תשתמש בטון מתנשא - גם אם המידע הוא שלילי. לדוגמא, במקום לומר "לא קראת את ההוראות בעיון" במקום זאת, "המערכת עלולה להיסגר אם ההוראות אינן ממומשות כהלכה."
- 2השתמש בשפה שאינה מפלה. אל תשתמש בשום סוג של הכללות או שפה שאחרים עלולים למצוא בהם פגיעה. השתמש בכותרות שאינן ספציפיות למין לצורך הכללות והימנע מהצהרות סטריאוטיפיות.
- לדוגמה, השתמש ביושב-ראש במקום כיו"ר או אמור "צוות המשרד" לעומת "הבנות במשרד."
- 3השתמש בדקדוק ובחירת מילים מתאימים. השתמש במשפטים שלמים ומורכבים והימנע משברים וריצות. קרא תמיד מחדש כדי לוודא שהמשפטים שלך מלוכדים ומורכבים היטב.
- אל תשתמש במונחי סלנג או במילים ברמה נמוכה יותר, לא משנה כמה הם פופולריים. לדוגמא הימנע משימוש במילים כגון: דברים, כמו, או באמת.
- הימנע ממילים משומשות מדי כגון: הרבה, טוב או נחמד.
- אל תשתמש במשפטים רצים שנראה כי אין להם סוף ודורשים פיסוק, אך אל תשתמש באף אחד והרכיב רעיונות רבים למשפט אחד שיש לפרק לכמה. (זו דוגמה למשפט רץ)
- וודאו את המשפטים שלכם. (הם שלמים ולא שברים כמו זה).
- 4השתמש במוסכמות כתיבה מתאימות. זה כולל פיסוק ואיות. אם יש ספק, השתמש בבדיקת האיות והדקדוק שלך במערכת עיבוד התמלילים שלך.
- אל תשתמש בקיצור כמו LOL (צחוק בקול רם) או TTYL (דבר איתך אחר כך).
- הימנע משימוש בסימני פיסוק מוגזמים!!!!!!
לדוגמה, השתמש ביושב-ראש במקום כיו"ר או אמור "צוות המשרד" לעומת "הבנות במשרד.".
- אם אינך בטוח לגבי היבט כלשהו במכתבך, השג מישהו אחר להגהה.
- לעולם אל תכתוב דבר שלא היית רוצה שהבוס שלך יקרא.
- Microsoft Office מציע תבניות ו"אשפים "שיעזרו לעצב מכתבים עסקיים כראוי.
- בדוק תמיד איות ודקדוק באמצעות בדיקת איות וכן קריאה חוזרת.
- הגה את ההתכתבות שלך כמה פעמים, רק כדי לוודא שהיא נשמעת טוב וזורמת טוב.
- מקצועיות היא המפתח בעסקים. אל תסמוך אך ורק על הצעדים הללו כדי לייצר התכתבויות עסקיות כלשהן. בקש תמיד מעמיתים לעבודה בנוגע לתקני התכתבות.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לסיים מכתב רשמי של המשרד?ישנן מספר הצהרות סגירה סטנדרטיות: "בברכה", "בכבוד רב", "בכבוד", "שלך", "בכבוד"... אתה מבין את הרעיון. השימוש בכל אחד מאלה יהיה בסדר גמור. כשאנשים מצפים ל"כבוד שלך "בסוף המכתב, הם לא צריכים לקרוא אותו בפועל; רק לראות את זה יש מספיק, זה חוסך להם זמן. אם אתה הולך להיות יצירתי, זה לוקח זמן לקרוא ולהבין.
תגובות (5)
- צריך לעזור לסטודנט לכתוב מכתב לקולג 'בווייטנאם. חלק מהנקודות שלך יעזרו מאוד. תודה.
- זה היה מאוד מועיל!
- זו הייתה מצגת יוצאת מן הכלל לכולם. זה ממש עזר לי להבין לגבי כתיבת מכתבים, הדרכה ציורית הייתה דרך טובה מאוד לגרום לנו להבין. לאמיתו של דבר, אתם לא חוסכים כל מאמץ להציג מאמר מעולה וקל להבנה.
- בצורה נהדרת! אני מבין את היסודות בכתיבת מכתבים עם כישורי MS Word, פשוט יותר טוב!
- למד לעצב נכון.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
