איך כותבים דוח ביקורת?
כדי להתחיל בדו"ח ביקורת, כתוב "מבוא" המספק מידע רקע. לאחר מכן, הוסף קטע "מתודולוגיית מטרה והיקף" המתאר את יעדיך ומסביר מה הכללת והכללת בדוח שלך. לאחר קטע זה, הוסף את כתב ויתורך, "ההצהרה על תקני ביקורת" וסיים ב"סיכום ההנהלה ". סיכום זה אמור להסביר את הממצאים, הדירוגים וכל פעולה שתבוצע. במהלך הדוח השתמש בשפה תמציתית ובנקודות תבליט. לקבלת טיפים ממבקר הכספים שלנו לגבי מה לכלול בביקורות מסוגים שונים, המשך לקרוא!
דוח ביקורת הוא חוות הדעת הרשמית על ממצאי הביקורת.
דוח ביקורת הוא חוות הדעת הרשמית על ממצאי הביקורת. דוח הביקורת הוא התוצאה הסופית של ביקורת ויכול לשמש את האדם או הארגון המקבל ככלי לדיווח כספי, השקעה, שינוי פעולות, אכיפת דין וחשבון או קבלת החלטות. דוח ביקורת יעיל חיוני בכדי לוודא שתוצאות הביקורת שלך מוצגות באופן שימושי לצד המקבל את הביקורת.
חלק 1 מתוך 3: הכנה לכתיבת דוח ביקורת
- 1הבן את היעדים הבסיסיים של כל דוחות הביקורת. לפני שנעמיק במפרט של כתיבת דוח ביקורת, חשוב שיהיה ראייה רחבה של היעדים העיקריים של כל דוחות הביקורת. אם לזכור את אלה כשאתה מתעמק בטכניקות של כתיבת דוח, יוודא שהדוח שלך עושה את מה שהוא אמור לעשות.
- המחשת אי התאמות: המטרה העיקרית של כל דוח ביקורת היא להמחיש היכן הארגון אינו תואם את כל התקן, הכלל, הרגולציה או המטרה שהוא אמור לעשות. חשוב לזהות בבירור את חוסר ההתאמה, כמו גם את התקן שאינו תואם. חשוב אז להדגים באילו ראיות השתמשת כדי לאשר את אי התאמה. המטרה היא שכל אי התאמה תכיל מספיק מידע כדי שמקבלי דוח הביקורת יוכלו לשנות אותו.
- מתווה חיובי: דוח ביקורת לא צריך לכלול רק שליליות. זה נכון במיוחד לגבי דוחות תאימות וביקורות תפעוליות. זה מאפשר לארגון להתמקד בתחומים העובדים ולהחיל אותם על תחומים אחרים. לדוגמא, אם אתה מבצע ביקורת תאימות כדי להבטיח שארגון עומד בדרישות ההדרכה, אתה יכול לומר, "הביקורת חושפת שתוכנית ההדרכה הנוכחית חרגה מהדרישות בזמן והתקציב".
- הזדמנויות לשיפור: מעבר לציון דברים שאינם תואמים לדרישות (אי התאמות), חשוב לציין גם אזורים בסיכון גבוה, או אזורים שעשויים להיות תואמים, אך בסיכון שלא יעמדו בסופו של דבר, או שניתן יהיה לשפר אותם.
- 2חשוב על מי יקרא את הדוח. מי יקרא את הדו"ח שלך, ומה היקף הידע שלהם בשפה בה תשתמש? דוח ביקורת הוא תיעוד רשמי של פרויקט ביקורת, ולכן סביר להניח שהוא יוחזר אליו בשנים מאוחרות יותר לביקורות חוזרות.
טיפ: הקפד להגדיר את כל המונחים והקיצורים שבהם אתה משתמש, מכיוון שלצורות התקשורת הסטנדרטיות יש פוטנציאל לשינוי.
- 3למדו את סוגי הביקורת השונים. ביקורת נחשבת לבדיקה רשמית כדי לוודא שמדיניות ונהלים מתאימים ננקטו, ולכן, ביקורת יכולה ללבוש צורות רבות.
- ביקורת פיננסית: זוהי צורת הביקורת הידועה ביותר ומתייחסת לבדיקה שיטתית של הדיווח הכספי של החברה כדי להבטיח שכל המידע תקף ועומד בתקני GAAP.
- ביקורת תפעולית: ביקורת תפעולית היא סקירה של השימוש במשאבים בארגון כדי להבטיח שמשתמשים במשאבים אלה בצורה יעילה ויעילה ככל האפשר להשגת המשימה והיעדים של הארגון.
- ביקורת תאימות: מבוצעת ביקורת תאימות כדי לקבוע אם ארגון או תוכנית פועלים על פי חוקים, מדיניות, תקנות ונהלים.
- ביקורת חקירה: בדרך כלל הם מוזמנים כאשר יש הפרה משוערת של כללים, תקנות או חוקים, ועשויים לכלול תערובת של כל סוגי הביקורות שהוזכרו בעבר.
כיצד אוכל לדעת אם עלי לכתוב עוד משהו עם דוח הביקורת שלי? - 4למדו את סוגי חוות הדעת בביקורת. אם אתה כותב דוח ביקורת פיננסית, למשל, חשוב להבין שיש ארבעה סוגים בסיסיים של דעה שניתן לבטא. איזו דעה שאתה מביע משפיעה על הנימה, המבנה והארגון של דוח ביקורת, וסוג הדעה שאתה מביע נקבע על פי תוצאות הביקורת. סוגים אחרים של ביקורות (כמו ביקורת תפעולית ומשפטית) יכולים להשתמש באותם סוגי דעות.
- נעשה שימוש בחוות דעת נקייה אם הדוחות הכספיים של ישות הם ייצוג ברור של חוות הדעת הכספית של הישות.
- נעשה שימוש בחוות דעת מוסמכת כאשר היו מגבלות היקף על עבודת המבקר. מגבלות היקף הן מגבלות על הביקורת שנגרמות על ידי הלקוח או אירועים אחרים שאינם מאפשרים למבקר להשלים את כל ההיבטים של הליכי הביקורת שלו.
- נעשה שימוש בחוות דעת שלילית אם המידע הכספי היה מוטעה.
- חוות דעת כתב ויתור יכולה להיות מופעלת מכמה מצבים שונים. לדוגמא, המבקר לא יכול להיות עצמאי או שיש חששות עם המבקר.
חלק 2 מתוך 3: התחלת הדוח שלך
- 1דע את סגנון דיווח הביקורת לפני שתתחיל. ישנן הנחיות סגנון מסוימות שעליך להקפיד עליהן בכל דוח ביקורת, לכן ודא שאתה יודע מה הם עקרונות אלה לפני שתתחיל לכתוב.
- ספק נקודת מבט לקורא, תוך מתן איזון הוגן בין התוצאות החיוביות והשליליות של הביקורת.
- היו מדויקים והימנעו מניסוחים מיותרים וממינוח לא מדויק. למען הבהירות, בחר במשפטים קצרים יותר מאשר במשפטים ארוכים יותר. מומלץ לכתוב 15 עד 18 מילים בכתיבה עסקית. כמו כן, הימנעו ממגברים כמו ברורים, מיוחדים, מפתח וסבירים מכיוון שאלה חסרים דיוק.
- אל תשתמש בקול פסיבי. קול פסיבי יכול להיות קשה לקריאה. במקום לומר "לא נמצאה חריגה בפעולה" אמור "צוות הביקורת לא מצא שום עדות לאי סדירות."
- השתמש בנקודות קליע, המפרקות מידע קשה ומבהירות אותו לקורא.
- השתמש במונחים ניטרליים מגדריים.
- אל תשתמש במילות buzz. מילות Buzzword הן ביטויים מעורפלים ומשתמשים יתר על המידה כמו "באופן כללי משופר", "סיכון משמעותי" ו"הדק את הפקדים ".
- 2מתאר את דוח הביקורת שלך. לפני שתתחיל לכתוב, קרא את תוצאות הביקורת וערוך לעצמך מתווה על פי כל הסעיפים שתזדקק להם. מתווה סטנדרטי מורכב מכותרות, המסומנות בספרות רומיות, וקטעי משנה המשתמשים באותיות, מספרים או ספרות רומיות קטנות . בחר ואסטרטגיה ארגונית שמתאימה לך ותעבור משם.
- לדוגמא, אם אתה מבקר את התהליכים עבור מחלקה מסוימת בארגון, תוכל לשקול לפרק את המחלקה למספר חלקים מרכזיים ולדווח על ממצאים באופן זה.
- 3כתוב את ההקדמה שלך. המבוא מציג סקירה על מידע על אזור הביקורת ומיידע את הקורא על כל רקע שעליו לדעת לפני קריאת הדוח המלא.
דוח ביקורת הוא תיעוד רשמי של פרויקט ביקורת, ולכן סביר להניח שהוא יוחזר אליו בשנים מאוחרות יותר לביקורות חוזרות. - 4עקוב אחר מתודולוגיית המטרה וההיקף. סעיף זה מספק מידע על הביקורת ועליו לענות על השאלות הבאות, כמו גם להתייחס למתודולוגיה הנהוגה בביקורת:
- מדוע נערכה הביקורת?
- מה נכלל ולא נכלל בביקורת?
- מה הייתה תקופת הזמן המבוקרת?
- מה היו יעדי הביקורת?
- 5המשך בהצהרה על תקני ביקורת. ביקורת זו הינה כתב ויתור בסיסי שאנשים יחפשו כדי לוודא שהביקורת התנהלה כהלכה. בהצהרה על תקני ביקורת יש לומר כי הדו"ח נערך על פי תקנים ממשלתיים.
- 6כתוב את סיכום ההנהלה. זו סקירה של תוצאות הביקורת. עליה להציג מסקנות והמלצות הכוללות הקשורות למתודולוגיית המטרה וההיקף. סעיף זה חייב לכלול:
- תיאור קצר של מה נבדק, מטרות, היקפים ותקופות זמן.
- הצהרות על תכניות פעולה משמעותיות.
- הצהרות כלליות של חששות ומסקנות.
- דירוג דוח ביקורת כולל.
חלק 3 מתוך 3: כתיבת התוצאות וההמלצות שלך
- 1כתוב הצהרת פתיחה לסעיף הממצאים / המלצות שלך. דוח ביקורת בדרך כלל מסתיים עם התוצאות של ביקורת והמלצות לשיפור המבוקר. תוצאות והמלצות הן הבסיס לדיווח טוב. לפני שתתחיל לכתוב קטע זה, ספק הצהרת פתיחה קצרה המתארת את המידע שתמסור.
דוח ביקורת יעיל חיוני בכדי לוודא שתוצאות הביקורת שלך מוצגות באופן שימושי לצד המקבל את הביקורת. - 2להבין את המצב, הקריטריונים, הסיבה והתוצאה. ממצאי דוח הביקורת שלך מסתמכים על תנאים אלה, והבנה והתייחסות אליהם בכל ממצא היא המפתח לדיווח טוב.
- קריטריונים הם הסבר על יעדי הניהול והסטנדרטים המשמשים להערכת התוכנית, הפונקציה או הפעילות המבוקרת.
- התנאי הוא באיזו יעילות ניהול מחלקה עומד ביעדים ו / או בהשגת סטנדרטים. יעדים יכולים להיות מושגים באופן מלא, מושגים חלקית או לא מושגים.
- הסיבה היא הצהרה על הסיבה שהדברים עברו טוב או רע. האפשרויות כוללות נהלים לקויים, נהלים שלא ננקטו, פיקוח לקוי או עובדים בלתי מוסמכים.
- האפקט מציין את תוצאת התנאים, במונחים ניתנים לכימות. האם ההשפעה מוגברת בסיכון או בחשיפה? האם מדובר בעלות כספית? האם מדובר בביצועים גרועים? יש לטפל בזה כאשר אתה מכסה את האפקט.
- 3הגש המלצות יעילות. כמבקר, המשימה הסופית שלך היא המלצות לשיפור עבור הישות המבוקרת. יש לרשום אותם יחד בהצהרה מובילה כגון "אנו ממליצים למנהל המחלקה:" זכור לעשות את הפעולות הבאות בזמן כתיבת המלצותיך:
- להיות חיובי. התמקדו במה שמתנהל נכון לעכשיו, וכיצד ניתן ליישם את ההיבטים הטובים של הישות באזורים לא יעילים.
- תהיה ספציפי. היה ברור מאוד לגבי היבטים ספציפיים שאינם עומדים בפרוטוקול, ובאילו צעדים קונקרטיים ניתן ליישם כדי להבטיח תאימות.
- זהה מי צריך לפעול. האם החברה זקוקה לביצועי עובדים טובים יותר או שההנהלה צריכה להעלות את הקצב? הבהיר מי צריך לבצע שינויים.
- שמור על המלצות קצרות. היה תמציתי - כלול רק פרטים הדרושים לנקודתך.
- 4בצע את הפורמט הנכון. כאשר אתה מבריק את דוח הביקורת שלך כדי לשלוח להנהלה, הקפד לבצע את הפורמט הנכון לפני שתשלח אותו.
- כלול דף שער. עמוד השער צריך להיות שלוש או ארבע שורות, ולהתוות את הנושא של דוח ביקורת ואת הסוג של ביקורת.
- תזכיר צריך לעקוב אחר עמוד השער. התזכיר צריך להיות פיסקה קצרה אחת או שתיים המסקנות את מי ומה נבדק, מי קיבל או מקבל את הדו"ח ותוכניות להפצה עתידית.
- תוכן עניינים עוקב אחר התזכיר, והוא מכיל קטלוג של פרקים, מספרי עמודים, חלקים והצעות הביקורת.
- הדו"ח צריך להיכתב בשפה שאינה טכנית מנוסחת בפשטות ולהשתמש בדקדוק וארגון פסקאות נאותים.
- הדוחות מסודרים לפי פרקים, כל אחד מהם כולל כותרת, ולפי חלקים ותתי חלקים, כל אחד מהם מסומן בכותרת. הכותרות צריכות לעבור מכלליות לספציפיות יותר.
קרא גם: איך כותבים תוכנית ניהול?
שאלות ותשובות
- מדוע מבקר עצמאי קובע מספרי עמודים בדוח הביקורת?רואי החשבון קובעים את מספרי העמודים כדי לציין את הדפים שבדקו או ביקרו. לכן, אם יתגלו תקלות או טעויות בשאר המסמך, אין באחריותן.
- האם יש לכתוב דוחות בגוף שלישי או בגוף ראשון?דוחות צריכים להיכתב בגוף שלישי.
- האם אוכל לכתוב טבלה הכוללת ליקויים, השלכות והמלצות בדו"ח?כן, טבלאות יהפכו את הדוח למובן יותר עבור הקוראים. הקוראים יראו את החולשה וההשלכות שלה ומה אתה ממליץ להימנע מהישנות של כל בעיה.
- איך אפשר להיות יעילים יותר ולשפר מיומנויות כמבקר פנימי?ראשית יש להפוך את סביבת העבודה לטובה לעבודה, וכל פערי התקשורת צריכים להיות מלאים. קשישים צריכים להתבונן בעבודות שביצעו זוטרים.
- אתה יכול להציג את מחזור הביקורת?מחזורי הביקורת הם סטנדרט קבוע, מבקרים מחדש, משקפים, מתכננים יישום שינוי, מודדים את הנוהג הנוכחי, משווים את התוצאה למערך התרגול.
- כיצד אוכל לכלול את נושאי הבקרה הפנימית בדוח הביקורת?דוח ביקורת הוא התוצר הסופי של תצפיות המבקר. הוא מפרט את יעילות ההנהלות בטיפול במערך סיכון אחר בגוף העסקי שאחת מהן היא בקרות פנימיות. ניתן להציג בצורה הטובה ביותר סוגיות הנוגעות לבקרה פנימית באמצעות טופס טבלאי כך שקורא הדוח יבין טוב יותר את הנושאים שצוינו.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לאשר דוח ביקורת?
- כיצד אוכל לדעת אם עלי לכתוב עוד משהו עם דוח הביקורת שלי?
תגובות (21)
- אני מבקר פנים בבנק. המאמר איפשר לי לראות תחומים של עצמי הדורשים שיפור בכתיבת הדוחות.
- תודה, זה יעזור לי בלימודים האקדמיים שלי. זו הפעם הראשונה שלי שכותבת דוח ביקורת.
- חיפשתי הערות מסוכמות היטב על מבנה פיסקת ביקורת טובה. מאמר זה, בכמה מילים, לא רק סיפק את המידע הזה, אלא גם הראה כיצד יש לארגן את הדוח כולו!
- למדתי כמה צעדים בכתיבת דוח ביקורת.
- לא היה לי מושג לגבי כתיבת דוח. לאחר שקראתי את הגדרת הביקורת, ראיתי שאני מחוץ לבסיס. תודה על ההתמוטטות. הצלחתי לעשות את זה.
- קיבלתי מדריך מידע אמיתי בנושא המחקר שלי.
- שפה ברורה עזרה לי לאסוף את מחשבותיי.
- מדהים! קל לקריאה ולהבנה, תודה!:)
- נאלצתי ליצור דוח PowerPoint עבור כיתת HIT בנוגע לביקורת על ההשפעה הכספית של קידוד הערכה וניהול. מעולם לא קראתי דוח ביקורת, וזה עזר לי להבין את המטריצה של תיעוד מסוג זה.
- כל פיסת מידע שקראתי כאן שימושית מאוד.
- הוא קובע את החלקים השונים של דוח ביקורת בצורה הגיונית, פשוטה ופשוטה; אפילו לא מומחים כמוני יכולים לעקוב אחריו בקלות.
- המדריך סיפק דרכים פשוטות וקלות ללמוד... המשך לעשות את העבודה הטובה.
- זה מועיל מדי ביצירת דוח ביקורת פנימית.
- זה מאוד מועיל. תודה.
- זה שימושי ולמדתי הרבה כיצד לכתוב ביקורת דוחות.
- כתבתי את דוח הביקורת הטוב ביותר אי פעם.
- רעיונות טובים מאוד לגבי כתיבת דוחות ביקורת.
- נחמד שיש מאמר טוב להכנת דוח ביקורת. זה יעזור לי להכין דוח שיעזור לחברה בה אני עובד.
- המאמר היה אטרקטיבי מאוד.
- המחבר היה ישר ומדויק בנקודות החשובות.
- זה עזר מאוד בהכנת דוח ביקורת שלי. עבודה טובה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
